Файл: Программа Microsoft (MS) Access 2007 является преемником.pdf

54
Таблица 3.3
Свойства полей и типы данных таблицы «Студенты»
Имя поля
Тип данных
Свойства
Фамилия
Текстовый
255
№ зачетной книжки
Текстовый
6
Дата рождения
Дата/время
Краткий формат
Мобильный телефон
Текстовый
12
Фотография
Поле объекта OLE
№ группы
Текстовый
6
Одно из полей таблицы может быть определено как ключевое.
Можно было бы выбрать в качестве ключевого поле Фамилия.
Однако оно не отвечает требованию уникальности данных. У раз- ных студентов могут быть одинаковые фамилии. В нашем случае ключевым полем является № зачетной книжки.
Рис. 3.11. Определение полей, их типов и свойств в режиме Конструктор
Кнопка
Ключевое поле

55
Ключевое поле таблицы задается с помощью контекстного меню при выделении его мышью и выполнении команды Ключевое
поле либо нажатием кнопки Ключевое поле (рис. 3.11).
Поле № зачетной книжки является первичным ключом этой таблицы. При необходимости можно удалить или заменить пер- вичный ключ. Для этого нужно выделить поле и нажать на кнопку
Ключевое поле, индикатор ключа удаляется из поля, которое ранее было задано в качестве первичного ключа.
Сохранение таблицы.После добавления полей в таблицу не- обходимо сохранить ее структуру. При закрытии режима Конст-
руктора появляется окно, предлагающее сохранить изменения макета или структуры таблицы.
Если при создании структуры таблицы первичный ключ не был установлен, то при ее сохранении будет предложено создать этот ключ. Если ответить «Да», приложение Access 2007 создаст поле Код с типом данных «Счетчик» для сохранения уникального значения для каждой записи. Если в таблице уже есть поле с та- ким типом данных, оно будет использовано в качестве первичного ключа. Можно ответить «Нет», в этом случае таблица будет со- хранена без первичного ключа.
3.6.5. Создание таблицы на основе шаблона
Если вас не устраивает «медленный» способ создания струк- туры таблицы с последующим добавлением требуемых полей, то можно создать ее с помощью шаблона таблицы. Мы уже упо- минали шаблоны для создания БД и полей. Теперь возвращаемся к ним, но уже на уровне объекта БД – таблицы.
Для создания таблицы на основе шаблона необходимо на вкладке Создание в группе Таблицы щелкнуть Шаблоны таблицы и затем выбрать из списка один из доступных шаблонов. Отобра- зится следующий перечень шаблонов таблиц: Контакты, Задачи,
Вопросы, События, Основные фонды.
Необходимо выбрать шаблон, структура которого наиболее близка к структуре вашей таблицы. Например, для создания таб- лицы Адреса студентов,состоящей из полей Фамилия, Индекс,
Город, Адрес, Домашний телефон и Мобильный телефон, можно выбрать шаблон Контакты. Используя контекстное меню (щелчком
ПКМ по имени поля), можно удалять, переименовывать, вставлять поля. В результате появится таблица (рис. 3.12).

56
Рис. 3.12. Таблица Адреса студентов
3.6.6. Создание таблицы с помощью импорта внешних данных
В Access 2007 предусмотрена такая возможность как импорт информации из других источников, таких как электронных таблиц
Excel, контактов Outlook, текстового редактора Word либо из ранее созданной БД. При импорте данных в Access создается их копия в новой или существующей таблице; при этом исходный файл не изменяется. Причем можно импортировать как всю базу, так и от- дельные ее объекты.
Допустим, в деканате существует список всех студентов фа- культета, созданный в электронной таблице Excel (рис. 3.13).
Рис. 3.13. Лист Excel со списком студентов факультета

57
Нам требуется перенести список фамилий студентов в БД, т. е. импортировать содержимое листа Excel в существующую или новую таблицу Access.
Для этого необходимо открыть исходный файл Excel и выде- лить лист с данными, которые требуется импортировать в Access.
Если необходимо импортировать лишь часть данных листа, то нуж- но определить именованный диапазон, который содержит только те ячейки, которые требуется импортировать (в нашем случае мы выделяем диапазон с фамилиями и присваиваем ему имя

58 свойств полей, имени таблицы и т. д.). Мастер предложит про- смотреть свойства полей. Типы данных Access присваивает авто- матически, анализируя вводимую информацию. При необходи- мости его можно изменить. Если импорт удачно завершен, то в ре- зультате получим новую таблицу (рис. 3.15).
Рис. 3.15. Импортированная из Excel таблица
Аналогичным образом можно импортировать данные и из дру- гих источников.
3.6.7. Модификация структуры таблицы
Для изменения типа данных и их свойств используют раскры- вающиеся меню, которые вызываются щелчком мыши на кнопке вызова списка соответствующего элемента таблицы.
Если при создании макета таблицы были допущены ошибки, то их можно исправить (используя контекстное меню либо соот- ветствующие кнопки), например:
• изменить порядок расположения полей в таблице можно, перенеся строку с помощью мыши на нужное место;
• удалить поле можно, используя клавишу «Del» либо контек- стное меню.

59 3.7. Практическая работа № 4
Организация связей между таблицами
Цель работы: изучить реальные отношения между таблицами; научиться устанавливать связи между ними.
Исходя из постановки задачи, одной из целей создания хоро- шей структуры БД является устранение избыточности данных (по- вторяющихся данных). Чтобы корректно выполнить это действие, нужно сначала понять взаимосвязи между таблицами и описать эти взаимосвязи в БД.
После создания макетов таблиц следует установить связи между ними. Access сможет использовать эти связи для удобства поиска информации в разных таблицах БД.
3.7.1. Организация связей
Связь между таблицами устанавливается с помощью поля
(полей), которое содержит одинаковые значения для разных таб- лиц. Эта связь создается посредством первичного ключа одной таблицы с полем (внешним ключом), содержащим совпадающие значения данных, другой таблицы.
Вначале определяется, какая таблица является главной, а ка- кая – подчиненной. Связываемое поле главной таблицы должно быть ключевым, т. е. первичным ключом таблицы. Связываемое поле подчиненной таблицы обычно является полем вторичного, или внешнего, ключа, тип данных и размер которого совпадают с полем первичного ключа главной таблицы.
В процедуре установки связи можно выделить три шага:
• открытие окна Схема данных;
• выбор таблиц или запросов, между которыми следует уста- новить связь;
• непосредственно установка связи между полями таблиц с за- данием для нее свойств.
Открытие диалогового окна
Схема данных осуществляется с помощью одноименной кнопки на вкладке Работа с базами дан-
ных в группе инструментов Пока-
зать или скрыть (рис. 3.16).
Рис. 3.16. Группа инструментов
Показать или скрыть

60
Если связи просматривались или изменялись ранее, то диало- говое окно будет содержать последнюю сохраненную схему.
При первом открытии диалогового окна оно будет пустым, a Access откроет окно Добавление таблицы (рис. 3.17). Если оно не появится, необходимо в группе инструментов Связи нажать кнопку Отобразить таблицу. Затем в списке Таблицы и запросы выделить нужную таблицу и нажать кнопку «Добавить». Самый быстрый способ выбора таблицы (или запроса) для установки связи состоит в ее переносе из окна БД в диалоговое окно Схема данных с помощью мыши.
Рис. 3.17. Окно Схема данных
Установку связей между таблицами выполняют с помощью мыши переносом ключевых полей из списка полей одной таблицы к соответствующему полю другой таблицы. Поля первичного ключа в списке полей выделяются полужирным начертанием. При этом поле, которое переносится, принадлежит главной таблице, а таб- лица, куда переносится поле, является подчиненной.

61
После этого появится диалоговое окно Изменение Связей
(рис. 3.18).
Рис. 3.18. Окно Изменение связей
Выберите требуемые параметры связи из предлагаемого на- бора: Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление
связанных полей, Каскадное удаление связанных записей и на- жмите кнопку «Создать». Access установит указанную связь и проведет линию между связанными полями в двух списках полей.
На линии будет указан тип отношения (рис. 3.19).
Рис. 3.19. Схема данных базы dekanat
Понятие о целостности данных. При создании БД сведения распределяются по многим тематически организованным таблицам, чтобы минимизировать избыточность данных.

62
Предположим, между таблицами Студенты и Экзамен суще- ствует отношение «один-ко-многим». Одного студента отчислили, и нужно удалить запись об этом студенте из таблицы Студенты.
Если этот студент сдавал экзамен и у него есть записи в таблице
Экзамен, эти записи станут непарными после удаления записи в таблице Студенты. В таблице Экзамен останется № зачетной книжки этого студента, но он будет недействителен, поскольку запись, на которую он ссылается, уже не существует.
Задача сохранения целостности данных состоит в недопущении непарных записей и поддержании ссылок в синхронизированном состоянии, чтобы описанная выше ситуация никогда не возникла.
Если при обеспечении целостности данных выбрать параметр
Каскадное обновление связанных полей, а затем обновить пер- вичный ключ, Access автоматически обновит все поля, ссылаю- щиеся на этот первичный ключ.
Если при обеспечении целостности данных выбрать параметр
Каскадное удаление связанных записей, Access при удалении записи, содержащей первичный ключ, автоматически удалит все записи со ссылкой на этот первичный ключ.
3.7.2. Изменение существующей связи
Для изменения существующей связи служит кнопка Изменить
связи на вкладке Конструктор (рис. 3.17). Предварительно необ- ходимо указать на линию связи, которую следует изменить. На эк- ране появится диалоговое окно Изменение связей (рис. 3.18).
После установки нужных параметров связи следует нажать кнопку
«Создать».
Для удаления связи необходимо выделить линию связи и на- жать клавишу «Del».
Для удаления таблицы необходимо выделить таблицу и акти- визировать команду Скрыть таблицу (рис. 3.17) или нажать кла- вишу «Del».
3.8. Практическая работа № 5
Ввод, редактирование и сохранение данных в таблице
Цель работы: научиться вводить и редактировать информацию в СУБД Access 2007 различными способами.

63
СУБД Access представляет собой набор объектов – таблиц, форм, отчетов, запросов и т. д., – которые для правильной работы
БД должны взаимодействовать между собой. Кроме того, эти объ- екты должны подчиняться определенному набору принципов раз- работки, иначе БД будет работать плохо или не будет работать вовсе. В свою очередь, от этих принципов зависят способы ввода данных.
В Access существуют следующие способы ввода данных:
• добавление записей непосредственно в таблицу в режиме
Таблицы. В прежних версиях Access нужно было разработать и создать хотя бы одну таблицу, только после этого можно было вво- дить данные. Необходимо было решить, из каких полей будет состо- ять таблица, и задать тип данных для каждого поля. В Access 2007 можно открыть пустую таблицу и сразу начать вводить данные.
Тип данных для полей будет выбран автоматически исходя из того, что введено в поле;
• добавление записей с использованием формы. С помощью форм ввода данных можно сделать процесс ввода более простым, быстрым и точным. Также формы создаются, чтобы скрыть неко- торые поля в таблице, упростить работу с БД и обеспечить точ- ность ввода данных пользователями;
• изменение элементов в поле подстановок. Поле подстановок представляет собой список данных, в котором пользователи могут выбирать один или несколько элементов.
3.8.1. Добавление записей непосредственно в таблицу в режиме Таблицы
Для заполнения таблицы данными необходимо открыть таб- лицу в режиме Таблицы: имена полей будут записаны в качестве наименования столбцов. Порядок заполнения таблиц зависит от связей в таблицах. Вначале заполняются таблицы на стороне
«один», затем – на стороне «многие».
Если между таблицами определены связи, то можно про- сматривать и вводить данные одновременно в несколько таблиц.
Для раскрытия связанной записи надо щелкнуть по значку развер- тывания записи (+).
После окончания ввода данных таблица закрывается кнопкой закрытия окна. Данные сохраняются автоматически.
Редактирование данных осуществляется обычными средствами редактирования.

64
Access автоматически следит за обеспечением целостности данных. Запись в подчиненной таблице будет сохранена лишь в том случае, если введенное значение связующего поля присутст- вует в главной таблице.
3.8.2. Добавление записей с использованием формы
Структура формы определяет, как именно эта форма может использоваться для изменения данных. Форма может содержать любое количество элементов управления – списков, полей, кно- пок и таблиц, которые выглядят как листы Excel. Каждый элемент управления в форме может считывать данные из поля базовой таблицы или записывать данные в него. Поведение каждого кон- кретного элемента управления зависит от типа данных, заданных для поля базовой таблицы, свойств этого поля, и, возможно, от нескольких свойств, которые разработчик БД задал для этого эле- мента управления.
Работа с формами будет рассмотрена в п. 3.11.
3.8.3. Изменение элементов в поле подстановок
Можно создавать два типа списков подстановок:
• списки значений – содержат постоянный набор значений, которые вводятся вручную. Эти значения хранятся в свойстве
Источник строк поля подстановок;
• списки подстановок – используют запрос для извлечения значений из другой таблицы. Свойство Источник строк такого поля вместо постоянного списка значений содержит запрос.
По умолчанию данные подстановки отображаются в поле со списком, хотя для этого можно выбрать элемент управления
Список. Поле со списком открывается для отображения списка и закрывается после того, как сделан выбор. Элемент управления
Список, напротив, остается открытым все время.
Поле подстановок можно создавать в форме и в таблице.
Рассмотрим на примере, как можно создать поле подстановок в таблице.
В рассмотренном выше примере БД dekanat имеются следую- щие таблицы: Студенты с информацией о студентах и Дисциплина с информацией о дисциплинах. Данными этих таблиц можно вос- пользоваться при заполнении полей таблицы Экзамен.
Для этого откроем таблицу Экзамен в режиме Конструктор.
В верхней части конструктора в области создания полей для поля Дисциплина необходимо выбрать тип данных «Текстовый».