Файл: 1 Теоретикометодические аспекты формирования единого информационного пространства в организации.docx
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 74
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Имеется ряд важных конкретных задач, эффективное решение которых возможно только путем формирования единого информационного пространства:
1. Экономия рабочего времени сотрудников в процессе информационного общения.
2. Автоматизация всех возможных операций по обработке информации и подготовке отчетов.
3. Увязка в одной программе всех действий сотрудников.
4. Обеспечение информационной безопасности.
5. Сохранение и развитие деловых контактов сотрудников.
6. Создание условий взаимовыгодного использования информационных ресурсов компании.
7. Взаимодействие и срочное оповещение всех сотрудников в случае непредвиденных обстоятельств на предприятии с целью срочного реагирования и моментального принятия решений.
8. Беспрепятственное распространение открытой информации о деятельности компании и результатах деятельности.
9. Обеспечение упрощенного доступа сотрудников к информационным ресурсам компании с целью выполнению служебных обязанностей.
10. Координация действий сотрудников
Основные принципы единого информационного пространства:
1. Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
2. Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
3. Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
4. Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
5. Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
При формировании единого информационного пространства организация получает:
- эффективное использование персоналом рабочего времени: в следствии стабильной и быстрой работы бизнес-приложений, удобному и бесперебойному доступу сотрудников к нужным рабочим данным в офисе или вне его; благодаря исправной и бесперебойной работы серверного оборудования, офисной техники и рабочих станций сотрудников;
- сохранность рабочих данных и защита конфиденциальной коммерческой информации;
- порядок в организации ИТ-инфраструктуры, предсказуемый и прозрачный бюджет на её поддержание и развитие;
- снижение риска простоя организации, благодаря централизации управления информационными ресурсами организации и оперативности, предсказуемости решения технических проблем.
1.3 Построение эффективного информационного пространства и методы оценки его функционирования
Признаки компании с высоким уровнем реализации информационного менеджмента определяют следующие показатели:
- высшее руководство компании способно описать процедуры информационного менеджмента в компании; наиболее прямое участие высшего менеджмента в процедурах принятия стратегических решений в ИМ;
- наличие чётких целей бизнеса для осуществления инвестиций в информационных технологиях;
- наличие динамики по уменьшению перемен в управлении.
Признаки неэффективного информационного менеджмента на предприятии показывают следующие ситуации:
- высшее руководство ощущает низкую рентабельность от инвестиций в информационных технологиях;
- информационные технологии часто являются преградой для осуществления новых стратегий компании; медленное или противоречивое действие механизмов принятия решений в информационных технологиях;
- высшее руководство не может объяснить процедуры в рамках ИМ на предприятии;
- проекты информационных технологий не укладываются в сроки или бюджет;
- аутсорсинг рассматривается как быстрое решение проблем;
- частая смена механизмов управления.
Эксперты считают, что 80% компаний не используют новые технологии именно из-за неспособности понять информационные технологии и лишь 20% - из-за отсутствия соответствующих знаний и навыков у сотрудников ИТ-отделов.
Тенденции дальнейшего развития информационного менеджмента на предприятия:
- постоянное увеличение роли информационных технологиях как ресурса в реализуемых технологиях;
- повышение ценности и конфиденциальности накапливаемой информации;
- перевод всё большего количества процессов в онлайн;
- увеличение потребности в мобильности процессов ИМ и применяемых информационных технологияй;
- увеличение доли аутсорсинга в вопросах управления инфраструктурой.
Эффективность формирования единой информационной системы оценивают несколькими способами. Оценка непосредственной (прямой) финансовой отдачи от проекта. Данный подход основан на предположении, что практически все преимущества от внедрения информационной системы можно напрямую подсчитать. В этом случае все улучшения, которые можно оценить напрямую, связаны с количественными характеристиками автоматизируемых процессов - продолжительностью, стоимостью затрачиваемых ресурсов и пр. К примеру, финансовый менеджер, сократив срок подготовки отчетов, предоставляет более оперативную и, следовательно, более ценную информацию руководителю для принятия последним управленческих решений.
Другой пример - оператор по обработке заказов, который не просто обрабатывает больше заказов, он обрабатывает быстрее каждый отдельный заказ. В результате клиент затрачивает меньше времени на оформление заказа, а это уже может повысить лояльность клиента к данной организации, что, в конечном счете, приведет к повторному обращению. Организация получит постоянного клиента, что будет гораздо дешевле, чем искать нового. Получается, что далеко не всегда существует возможность напрямую оценить и представить в финансовом выражении абсолютно все преимущества, которые дает проект автоматизации.
Часть эффектов в первом приближении не поддается финансовой оценке, хотя в дальнейшем может повлиять на финансовые результаты организации. Поэтому оценивать эффект от проекта автоматизации, выраженный исключительно в деньгах, было бы некорректно.
Смешанный подход: производится оценка как финансовых эффектов от внедрения информационной системы - снижение стоимости и продолжительности операционных процессов, так и нефинансовой составляющей эффекта от автоматизации - повышение лояльности клиента, повышение темпов вывода на рынок новых продуктов и услуг, повышение качества управленческих решений и т.д. (что в конечном счете повышает организационную и социальную эффективность информационных технологий). Этот метод называется Balanced Scoreсard. Его основные составляющие.
Стратегическое развитие предприятия в рамках данной методологии рассматривается в следующих направлениях:
- Финансовые показатели (показывает, насколько интересно акционерам и инвесторам вкладывать деньги в наше предприятие).
- Взаимоотношения с клиентами (показывает, чем мы можем заинтересовать наших клиентов, чтобы привлечь их и добиться требуемых финансовых результатов).
- Внутренние процессы (показывает, какие процессы играют наиболее важную роль при реализации нашего конкурентного преимущества).
- Инновации и развитие персонала (показывает, за счет каких знаний, умений, опыта, технологий и прочих нематериальных активов мы сможем реализовать наше конкурентное преимущество).
Каждое из последующих направлений позволяет определить, за счет чего будет реализовано развитие предыдущего. Таким образом, направления (темы) в Balanced Scoreсard взаимосвязаны и представляют собой причинно-следственную цепочку стратегий: от конечных финансовых целей до ресурсов, необходимых для их достижения.
Разработка сбалансированной системы показателей заключается в разработке системы взаимосвязанных целей, критических факторов успеха и ключевых показателей эффективности. Затем задаются плановые значения целей/факторов, успеха/показателей эффективности на стратегический и тактический период. Достижение этих значений периодически отслеживается и используется для принятия решений по изменению планов/целей/стратегий.
Построение информационной системы управления предприятия подразумевает автоматизацию процессов данного предприятия. А именно:
- Процессы управления.
- Бизнес-процессы.
- Процессы обеспечения.
- Процессы инноваций и развития.
Возможность использования методологии Balanced Scorecard для оценки эффективности проекта объясняется тем, что суть методологии - всеобъемлющая оценка эффективности системы управления предприятием. Стратегические направления Balanced Scorecard освещают основные аспекты управления - отношения с учредителями и клиентами, внутренние ресурсы и конкурентные преимущества.
Повышение эффективности системы управления в разрезе стратегических направлений Balanced Scorecard ведет к достижению целей организации.
С другой стороны, проект внедрения корпоративной информационной системы можно рассматривать как один из этапов оптимизации системы управления предприятием. Автоматизация процессов в данном случае рассматривается как оптимизация процессов предприятия с использованием возможностей информационных технологий. При этом под оптимизацией процессов понимается улучшение показателей эффективности процессов. В результате, автоматизация процессов ведет к улучшению (оптимизации) показателей эффективности процессов.
Показатели эффективности процессов являются одновременно элементами сбалансированной системы показателей. Улучшение показателей эффективности ведет к выполнению критических факторов успеха, которые в свою очередь обеспечивают достижение поставленных целей .
TCO (Total Cost of Ownership) – общая стоимость владения, методика, которая предназначена помочь руководителям предприятий определить прямые и косвенные затраты и выгоды, связанные с любым компонентом компьютерных систем. Цель ее применения - получить картину, которая отражала бы реальные затраты, связанные с приобретением определенных средств и технологий, и учитывала все аспекты их последующего использования. Например, когда принимается решение о приобретении компьютера и при этом используется анализ совокупной стоимости владения, то высокая цена компьютера может рассматриваться как аргумент в пользу более дешевого варианта. Но если к стоимости компьютера добавить затраты, которые могут возникнуть в процессе его эксплуатация, то может оказаться, что общая сумма затрат на покупку и эксплуатацию «дешевой» техники оказывается выше.
Значение показателя TCO для каждой закупки должно сравниваться с показателем совокупных выгод владения TBO (Total benefits of owner ship) для определения реальной ценности приобретения.