Файл: Отчет о практике практика по получению первичных профессиональных умений и навыков Место прохождения практики.docx
Добавлен: 08.11.2023
Просмотров: 52
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
такого взаимодействия организации со средой, которое позволило бы ей поддерживать её потенциал на уровне, необходимом для достижения её целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.
И так для того, чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководитель ООО «Ясный» углублённо изучает информацию, как о внутренней среде организации, её потенциале и тенденции развития, так и о внешней среде, тенденциях её развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом и внутренняя среда, и внешнее окружение изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрывать те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при их достижении. И поскольку каждая организация, действующая в условиях рыночных отношений, постоянно подвержена воздействию внешней среды, наблюдение и анализ за состоянием среды требуют постоянного внимания и ведутся на систематической основе с применением методов системного анализа и компьютерной техники.
Далее в таблице представлена Матрица SWOT - анализа внешних и внутренних факторов организации
4. СИСТЕМА МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ
Реализация функций менеджмента в организации осуществляется через систему различных методов управления.
Метод управления –это совокупность принципов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.
Различают четыре вида основных методов управления:
1. Организационные методы.С помощью организационных методов создаются необходимые условия функционирования организации. Эти методы призваны обеспечивать четкость, дисциплинированность и порядок работы коллектива. С помощью них организация проектировалась, учреждалась, разрабатывала структуру управления, определяла место расположения и режим работы. Благодаря организационным методам деятельность организации нормируется, регламентируется и обеспечивается необходимыми инструкциями, правилами и процедурами, которые определяют расстановку кадров, их права, обязанности, специфику поведения в различных ситуациях.
Организационные методы создают основу для функционирования организации. По своей сути они являются пассивными методами.
2. Административные методы. Это активные методы управления. На их основе происходит прямое вмешательство в саму деятельность организации. Эти методы в основном опираются на власть руководителя, его права и оказывают воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, указания, контроль их выполнения, систему административных мер поддержания трудовой дисциплины.
Административные методы еще называют методами властной мотивации, т. к. они ориентированы либо на прямое принуждение людей к определенному поведению в интересах организации, либо на создание возможности такого принуждения. Эти методы регламентируются правовыми актами трудового и хозяйственного законодательства.
На практике административные методы реализуются в виде конкретных безвариантных заданий исполнителям, которые обладают минимальной самостоятельностью при их выполнении. Поощряется исполнительность и результативность, сковывается инициатива. Применение этих методов сопровождается поощрениями или санкциями за успешное или неуспешное выполнение порученной работы.
Административные методы в чистом виде распространены во военизированного типа организациях (армия, МВД, Пожарная охрана, Гражданская оборона), а также на транспорте, АЭС, в связи.
В ООО «Ясный» административные методы используются в незначительной мере.
3. Экономические методы. В системе управления им отводится центральное место. Они косвенно влияют на объект управления через систему экономических рычагов, через материальную зависимость человека от результатов его труда. Реализуются через экономическую самостоятельность в распоряжении материальными ресурсами, основными средствами труда, прибылью, фондом заработной платы и т.п. Исполнителям устанавливаются цели, выделяются ресурсы и ФЗП, определяются сроки, общая линия поведения, а они самостоятельно ищут оптимальные пути и способы решения проблем и достижения целей. Своевременное и качественное выполнение заданий вознаграждается дополнительными материальными выплатами. Эти методы мотивируют работников к инициативной и активной трудовой деятельности. Активно применяются в исследуемой организации.
4. Социально-психологические методыпредставляют собойсовокупность различных способов воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах, а также на социальные процессы, протекающие в них. Они основаны на использовании моральных стимулов к труду, психологических приемов, которые способствуют восприятию административного задания как осознанного долга, внутреннюю потребность работника.
Эти методы предполагают два направления воздействия на поведение работника. Одно из них нацелено на формирование благоприятного морально-психологического климата в коллективе, развитие благожелательных отношений между его членами, изменение роли руководителя, который из администратора становится лидером. Другое способствует раскрытию личных способностей каждого работника, помогает в его совершенствовании, ведёт к максимальной самореализации, к повышению эффективности его работы, к профессиональному росту.
В ООО «Ясный», как и в любой другой организации, все методы управления применяются в той или иной форме. Оптимальное сочетание всех методов приводит к высоким результатам, к удовлетворенности коллектива от своей деятельности, к устойчивому финансовому положению и прибыльности организации.
5. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО «Ясный», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота ООО «Ясный» являются:
- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени,
- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов,
- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы в ООО «Ясный» в комплексе согласованы путем соблюдения правил и особенностей представления информации.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ООО «Ясный», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправлению и подшивке документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации.
Порядок прохождения документов, и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству.
Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).
Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ООО «Ясный», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.
Акты выполненных работ по оказываемым услугам по содержанию жилья и текущему ремонту проходят проверки у собственников МКД (потребителей услуг.
Характеристика системы делопроизводства организации и системы электронного документооборота. В ООО «Ясный», помимо бумажных носителей, прибегают к помощи электронных баз хранения документов, к таким как 1С и «Атлас», где регистрируется вся бумажная документация.
Программа «Атлас» - это программа начисления и приема платежей от населения. Бухгалтерский учет и налогообложение ведется в программе 1С.
Учредительная документация, распорядительная документация, приказы, положения, личные дела сотрудников, должностные инструкции, инструкции по охране труда и технике безопасности, документы по аттестации рабочих мест так же разрабатываются и хранятся в организации согласно требованиям делопроизводства.
6. ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ
Полное представление об информационных потоках в организации управления может быть получено при изучении его информационной структуры и документированной и недокументированной информации.
Важно не просто получить информацию, но и иметь ее в таком виде, который бы обеспечил ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия. Поэтому информация должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и подготовленном для анализа виде.
Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи, с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционировании объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.
И так для того, чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководитель ООО «Ясный» углублённо изучает информацию, как о внутренней среде организации, её потенциале и тенденции развития, так и о внешней среде, тенденциях её развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом и внутренняя среда, и внешнее окружение изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрывать те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при их достижении. И поскольку каждая организация, действующая в условиях рыночных отношений, постоянно подвержена воздействию внешней среды, наблюдение и анализ за состоянием среды требуют постоянного внимания и ведутся на систематической основе с применением методов системного анализа и компьютерной техники.
Далее в таблице представлена Матрица SWOT - анализа внешних и внутренних факторов организации
 Внешняя среда Внутренняя среда | Возможности Расширение количества обслуживаемых МКД Улучшение уровня жизни населения Совершенствование менеджмента Расширение перечня оказываемых дополнительных услуг | Угрозы Наличие конкурирующих организаций Риски невозвратных долгов Оказание недостаточно качественных услуг организациями-партнерами (ресурсоснабжающими организациями) |
| Сильные стороны Жизненно важная потребность в предлагаемых услугах Квалифицированный, опытный персонал Достаточная известность Хорошая мотивация персонала Место расположения | СИВ Достаточная известность и увеличение количества обслуживаемых домов приведет к увеличению числа потребителей услуг Квалифицированный персонал, совершенствование менеджмента, улучшение качества оказываемых слуг и их перечня приведет к снижению конкуренции, увеличению рынка сбыта услуг | СИУ Негативное воздействие внешних факторов, заставит постоянно менять стратегию работы (в том числе с должниками), повышать конкурентоспособность, улучшать качество и расширять перечень оказываемых услуг Квалифицированный персонал и хорошая мотивация поможет снизить риски невозвратных долгов |
| Слабые стороны Отсутствие собственных основных средств (снегоуборочной техники, тракторов) Недостаточный перечень дополнительных услуг Ограниченное участие персонала в принятии управленческих решений | СЛВ Отсутствие собственной техники приводит с снижению качества и своевременности оказываемых услуг и препятствует улучшению уровня жизни населения | СЛУ Появление новых конкурирующих фирм и низкий уровень качества оказываемых услуг и недостаточный их перечень ухудшит конкурентную позицию Неблагоприятная государственная политика может ввести из отрасли |
4. СИСТЕМА МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ
Реализация функций менеджмента в организации осуществляется через систему различных методов управления.
Метод управления –это совокупность принципов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.
Различают четыре вида основных методов управления:
1. Организационные методы.С помощью организационных методов создаются необходимые условия функционирования организации. Эти методы призваны обеспечивать четкость, дисциплинированность и порядок работы коллектива. С помощью них организация проектировалась, учреждалась, разрабатывала структуру управления, определяла место расположения и режим работы. Благодаря организационным методам деятельность организации нормируется, регламентируется и обеспечивается необходимыми инструкциями, правилами и процедурами, которые определяют расстановку кадров, их права, обязанности, специфику поведения в различных ситуациях.
Организационные методы создают основу для функционирования организации. По своей сути они являются пассивными методами.
2. Административные методы. Это активные методы управления. На их основе происходит прямое вмешательство в саму деятельность организации. Эти методы в основном опираются на власть руководителя, его права и оказывают воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, указания, контроль их выполнения, систему административных мер поддержания трудовой дисциплины.
Административные методы еще называют методами властной мотивации, т. к. они ориентированы либо на прямое принуждение людей к определенному поведению в интересах организации, либо на создание возможности такого принуждения. Эти методы регламентируются правовыми актами трудового и хозяйственного законодательства.
На практике административные методы реализуются в виде конкретных безвариантных заданий исполнителям, которые обладают минимальной самостоятельностью при их выполнении. Поощряется исполнительность и результативность, сковывается инициатива. Применение этих методов сопровождается поощрениями или санкциями за успешное или неуспешное выполнение порученной работы.
Административные методы в чистом виде распространены во военизированного типа организациях (армия, МВД, Пожарная охрана, Гражданская оборона), а также на транспорте, АЭС, в связи.
В ООО «Ясный» административные методы используются в незначительной мере.
3. Экономические методы. В системе управления им отводится центральное место. Они косвенно влияют на объект управления через систему экономических рычагов, через материальную зависимость человека от результатов его труда. Реализуются через экономическую самостоятельность в распоряжении материальными ресурсами, основными средствами труда, прибылью, фондом заработной платы и т.п. Исполнителям устанавливаются цели, выделяются ресурсы и ФЗП, определяются сроки, общая линия поведения, а они самостоятельно ищут оптимальные пути и способы решения проблем и достижения целей. Своевременное и качественное выполнение заданий вознаграждается дополнительными материальными выплатами. Эти методы мотивируют работников к инициативной и активной трудовой деятельности. Активно применяются в исследуемой организации.
4. Социально-психологические методыпредставляют собойсовокупность различных способов воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах, а также на социальные процессы, протекающие в них. Они основаны на использовании моральных стимулов к труду, психологических приемов, которые способствуют восприятию административного задания как осознанного долга, внутреннюю потребность работника.
Эти методы предполагают два направления воздействия на поведение работника. Одно из них нацелено на формирование благоприятного морально-психологического климата в коллективе, развитие благожелательных отношений между его членами, изменение роли руководителя, который из администратора становится лидером. Другое способствует раскрытию личных способностей каждого работника, помогает в его совершенствовании, ведёт к максимальной самореализации, к повышению эффективности его работы, к профессиональному росту.
В ООО «Ясный», как и в любой другой организации, все методы управления применяются в той или иной форме. Оптимальное сочетание всех методов приводит к высоким результатам, к удовлетворенности коллектива от своей деятельности, к устойчивому финансовому положению и прибыльности организации.
5. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО «Ясный», так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота ООО «Ясный» являются:
- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени,
- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов,
- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы в ООО «Ясный» в комплексе согласованы путем соблюдения правил и особенностей представления информации.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ООО «Ясный», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправлению и подшивке документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации.
Порядок прохождения документов, и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству.
Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).
Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ООО «Ясный», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.
Акты выполненных работ по оказываемым услугам по содержанию жилья и текущему ремонту проходят проверки у собственников МКД (потребителей услуг.
Характеристика системы делопроизводства организации и системы электронного документооборота. В ООО «Ясный», помимо бумажных носителей, прибегают к помощи электронных баз хранения документов, к таким как 1С и «Атлас», где регистрируется вся бумажная документация.
Программа «Атлас» - это программа начисления и приема платежей от населения. Бухгалтерский учет и налогообложение ведется в программе 1С.
Учредительная документация, распорядительная документация, приказы, положения, личные дела сотрудников, должностные инструкции, инструкции по охране труда и технике безопасности, документы по аттестации рабочих мест так же разрабатываются и хранятся в организации согласно требованиям делопроизводства.
6. ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ
Полное представление об информационных потоках в организации управления может быть получено при изучении его информационной структуры и документированной и недокументированной информации.
Важно не просто получить информацию, но и иметь ее в таком виде, который бы обеспечил ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия. Поэтому информация должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и подготовленном для анализа виде.
Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи, с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционировании объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.