Файл: Руководство пользователя по работе со специальной программой предназначенной для отражения результатов учебного процесса в учебном заведении Учебный учет.doc

Вся информация, с которой работает программа «Учебный учет» сохраняется в файле базы данных формата Microsoft Access 2000/XP/2003 (расширение файла *.mdb).

В одном файле базы данных хранится все содержимое справочников, сведения о пропусках занятий, ведомости с оценками.

Примечание: часть своих настроек программа хранит в реестре Windows.

Для выполнения стандартных операций с файлом базы данных: создание, открытие, сохранение в другом файле имеются стандартные команды в меню Файл и стандартные кнопки в Панели инструментов.

2.5.1. Создать новую базу данных

Если Вы только зарегистрировали программу, и нет файла uuch.mdb, то он создается автоматически и заполняются справочники демонстрационными данными.

Внимание: не требуется ничего выполнять, пока Вы не приступите к вводу реальных данных. Все данные удобнее вводить в новую (чистую) базу данных.

Если нужно создать новую базу данных, выполните:

Файл/Создать или

(Создать), или Ctrl+N далее необходимо указать имя создаваемого файла, например, uuch2 (Рис. 9.) и нажать кнопку Сохранить

Рис. 9. Создание базы данных.

В появившемся окне (Рис. 10) отметьте галочками те таблицы, которые необходимо заполнить примерными данными (из демонстрационного примера).

Рис. 10. Создание файла.

Рационально использовать стандартные установки, но Вы можете для образца заполнить полностью все справочники.

Нажмите Ok. Файл базы данных будет создан.

2.5.2. Открыть базу данных

Файл/Открыть или

(Открыть), или Ctrl+O далее необходимо выбрать файл (или вписать его имя) и нажать кнопку Открыть.

Для работы программы требуется всего один файл базы данных, который программа запоминает и автоматически открывает при каждом запуске программы.

Второй и более файл могут быть необходимы если наступил следующий учебный год. ^ Только в этом случае Вам нужно воспользоваться этой командой.

Внимание: каждый раз эту команду не нужно использовать! Команда выполняется после установки программы на другой компьютер, либо для последующей работы с другой базой данных.

2.5.3. Сохранить базу данных в другом файле

Файл/Сохранить как или

(Сохранить как), далее необходимо указать новое имя файла, отличающееся от предыдущего и нажать кнопку Сохранить.

После этого программа работает с новым файлом, являющимся полной копией старого. Старый файл также хранится на диске.

Примечание 1: данная команда может использоваться при переходе на новый учебный год, для того чтоб облегчить работу оператора по вводу данных. Так создается копия, в которой Вы можете удалить пропуски и оценки.

Примечание 2: если возникает необходимость в резервном копировании, то выполните команду Сервис/Архивировать_базу_данных.'>Сервис/Архивировать базу данных. (см. 2.5.5. Архивирование и рекомендации по защите информации).

2.5.4. Сжатие и восстановление базы данных

Для эффективной и быстрой работы программы необходимо постоянно следить за файлом базы данных. Эта особенность продиктована форматом файла Microsoft Access. Формируемые запросы к базе данных, массовое добавление или удаление записей увеличивают объем файла, из-за чего программа постепенно начинает работать медленнее, а, кроме того, могут случиться серьезные сбои в работе и потеря информации (причем сразу всей, т.к. вся информация хранится в одном файле).

Эта проблема во многом решена. Каждый день при первом запуске программы автоматически проводится восстановление и сжатие базы данных. Чтобы эта операция была наиболее безопасной, сначала формируется копия файла базы данных, имя файла которой *_backup.mdb, далее эта копия сжимается в файл *_compact.mdb и перезаписывается на место исходного файла.

Сжатие и восстановление базы данных позволяет уменьшить размер базы данных, а значит, повысить скорость работы программы, ее устойчивость против сбоев.

Сжатие и восстановление текущего файла базы данных можно выполнить вручную с помощью: Сервис/Сжать базу данных.

2.5.5. Архивирование и рекомендации по защите информации

Не секрет, что компьютерная техника не всегда бывает надежной. Может выйти из строя жесткий диск, и тогда вся информация, наработанная за долгий период, будет потеряна, а могут возникнуть ошибки на диске, не устраненные вовремя. Тогда, поскольку размещение информации на диске будет неверным, может возникнуть потеря части файла базы данных или его порча, причем безвозвратная.

Чтобы этого не произошло, необходимо периодически создавать резервную копию файла базы данных. Для создания резервной копии текущего файла базы данных в программе предусмотрена команда: Сервис/Архивировать базу данных. При ее выполнении сначала производится сжатие и восстановление текущего файла базы данных, а затем его архивирование в подпапку Архив папки программы.

Для более надежной защиты, рекомендуется выполнять резервное копирование файла базы данных на другой жесткий диск или флеш. Это удвоит надежность.

2.5.6. Копирование базы данных на съемный диск (флеш)

Рис. 11. Флеш.

Для завучей и диспетчеров, которые работают с программой как на работе, так и дома, есть удобная возможность копировать базу данных на съемный диск, то есть флеш, а, перейдя на другой компьютер, восстанавливать информацию с флеш и продолжать работу.

Для записи базы данных на флеш выполните: Файл/Скопировать на съемный диск/Да.

Если к Вашему компьютеру подключено несколько съемных дисков, то будет выдано окно для выбора нужного диска. Выберите диск и нажмите Ok.

Примечание 1: перед записью база данных сжимается, затем копируется с жесткого диска на флеш, имя файла сохраняется тем же. Если на флеш уже был записан файл с таким именем, то он будет заменен (без предупреждения).

Примечание 2: вместе с файлом базы данных, на флеш записывается файл uuch.txt, внутри которого указывается имя файла базы данных. Это позволит в дальнейшем автоматизировать восстановление базы данных.

Примечание 3: при выполнении данной команды программа продолжает работать с прежним файлом базы данных, а при выполнении команды Файл/Сохранить как – программа работает с созданной копией.

Примечание 4: в Windows 95 и 98 требуются специальные драйверы, которые входят в комплект поставки флеш, а более современные Windows Me, 2000, XP, 2003 работают с любыми флеш автоматически.

2.5.7. Восстановление базы данных со съемного диска (флеш)

Если база данных была предварительно записана на съемный диск (см. 2.5.6. Копирование базы данных на съемный диск), то можно удобно восстанавливать информацию путем копирования со съемного диска (флеш) на жесткий диск.

Для восстановления выполните: Файл/Восстановить со съемного диска/Да.

Если к Вашему компьютеру подключено несколько съемных дисков, то будет выдано окно для выбора нужного диска. Выберите диск и нажмите Ok.

Если база данных была скопирована на флеш не с помощью специального режима копирования (см. ^ 4.6. Копирование базы данных на съемный диск), а вручную, используя Проводник или любой файловый менеджер, либо на съемном диске был удален файл uuch.txt, то будет выдано окно диалога для выбора файла базы данных. Выберите файл и нажмите кнопку Открыть.

Примечание 1: при выполнении данной команды программа сначала копирует файл, а затем работает с его копией. При выполнении команды Файл/Открыть – программа работает с выбранным файлом базы данных без его копирования.

Примечание 2: если на жестком диске уже имеется файл с тем же именем, что и восстанавливаемый, то он будет переименован в файл «Имя (1).mdb». Таким образом, при частом использовании данного режима на жестком диске будут накапливаться файлы с возрастающими номерами в скобках. Но при наличии современного компьютера расход места на жестком диске будет не значительным, а данная операция практически заменит резервное копирование базы данных.

Примечание 3: восстанавливаемый файл копируется в ту же папку и на тот же диск, где был предыдущий файл базы, с которым работала программа. При восстановлении файла со съемного диска на съемный диск будет выдано предупреждение и рекомендуется ответить Да, чтобы скопировать файл на жесткий диск в папку, где размещается программа.

ВНИМАНИЕ: Если программа установлена сразу на несколько компьютеров (используется сетевая версия), и все они обращаются к одной и той же базе данных, то сохранение и восстановление БД может выполнять только системный администратор учебного заведения. Дело в том, что нужно поддерживать целостность данных, то есть все компьютеры учебного заведения должны работать с одной и той же базой данных, копируя БД и делая в ней изменения Вы должны быть уверены в том, что НИ ОДИН ИЗ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ПРОГРАММЫ НЕ БУДЕТ ВНОСИТЬ ИЗМЕНЕНИЯ В ДЕЙСТВУЮЩУЮ БД. В противном случае, при восстановлении БД, ВСЕ ИЗМЕНЕНИЯ ВНЕСЕННЫЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕМ БУДУТ УТЕРЯНЫ.
^

1 2 3 4 5 6 7 8 9

2.6. Наборы прав

Для обеспечения сохранности информации и разграничения прав доступа в программе предусмотрен справочник Пользователи. Чтобы открыть справочник, выполните: Справочники/Пользователи.

По умолчанию в справочнике создаются 3 пользователя: Администратор, Оператор, Пользователь с 3-мя соответствующими одноименными ролями.

Роль определяет набор прав, то есть, какие возможности программы может использовать пользователь, согласно своей роли. В данной версии наборы прав не могут быть изменены и выбираются только с помощью выбора нужной роли. Список прав приведен в следующей таблице.

Наборы прав

Возможность	Администратор	Оператор	Пользователь
Установить, отменить пропуск	+	+	-
Поставить, удалить отметку	+	+	-
Печать отчетов	+	+	+
Создать, открыть, сохранить как базу данных	+	-	-
Скопировать базу данных на флеш, восстановить базу данных	+	-	-
Сжать, архивировать, вложить в письмо базу данных	+	-	-
Отмена последних действий	+	+	-
Редактирование справочников	+	-	-
Изменить параметры программы	+	-	-
Создать нового пользователя, изменить имя пользователя, роль	+	-	-
Изменить свой пароль	+	+	+
Изменить пароль другого пользователя	+	-	-
Войти в программу в монопольном режиме	+	-	-

Как видно из таблицы, Пользователь может только просматривать информацию и производить печать отчетов. Оператор может вводить данные в программу, изменять их, производить печать отчетов. Администратору доступны все возможности.
^

2.6.1. Обновление данных в окнах

Поскольку несколько пользователей одновременно работают с одной базой данных, то встает проблема одновременного отображения сделанных изменений в окне программы у всех пользователей.

В программе предусмотрено автоматическое обновление окон, то есть считывание данных из базы данных и вывод на экран.

2.6.2. Монопольный режим

Монопольный режим – это режим работы с базой данных одного пользователя. Если один пользователь загрузил программу в монопольном режиме, то другие уже не смогут загрузить программу ни в обычном, ни в монопольном режиме (при работе с той же базой данных).

^ Монопольный режим предназначен для выполнения операций, связанных с выбором и обслуживанием базы данных. Это создание, открытие, сохранение, сжатие, архивирование базы данных. Данные операции нельзя выполнить в обычном режиме, т.к. другие пользователи будут обращаться к базе данных, а это необходимо исключить.

Запуск программы в монопольном режиме выполняется с помощью ярлыка «Учебный учет Монопольно», либо указанием в командной строке ключа /m. Монопольно могут работать Администратор или Диспетчер.
^

1 2 3 4 5 6 7 8 9