Файл: Лекция 21. Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства. Ответственность за нарушение трудового законодательства Аннотация.pdf

1
Лекция
20. Оформление документации процедур приема, увольнения и перемещения
персонала
в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации
В лекции будут рассмотрены следующие вопросы:
1.Типовая процедура приема на работу
2. Со ст ав и х ар акт еристика док ументо в, пр едъя вля емых пр и приеме на р абот у
3. Состав и характеристика документов, оформляемых организацией при приеме на работу
4. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
5. Личная карточка работника (форма № Т-2)
6. Трудовая книжка
7. Ли чно е д ело р або тника
8.
Документирование движения персонала в организации
9. Документирование прекращения трудового договора с работником (увольнения)
1. Типовая процедура приема на работу
Рассмотрим последовательность приема на работу в организацию, порядок предъявления документов, предусмотренных действующим законодательством, и оформления соответствующих документов организации.
В состав документов, предъявляемых при приеме на работу в соответствии со ст. 65
Трудового кодекса РФ, входят:
•
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
•
трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
•
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
•
документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
•
документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями
Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. Например, при поступлении на государственную гражданскую службу действующим законодательством предусмотрено представление документов, в которых содержатся сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.
Требовать от кандидата, поступающего на работу, какие-либо иные документы запрещается.
Можно попросить его представить рекомендации (характеристики) с предыдущих мест работы, однако обязать его принести отзывы бывших начальников (или коллег) нельзя. Равно как будет неправомерно отказать ему в приеме на работу по причине отсутствия таких рекомендаций.
Нельзя также требовать от кандидата сведений о присвоении ему ИНН и отказать ему в приеме на работу на том основании, что ИНН ему не присвоен. Документы, не предусмотренные Трудовым кодексом РФ, предъявляются только по взаимному согласию работника и работодателя.
Если предстоящая работа связана с материальными ценностями, то необходимо убедиться в отсутствии у кандидата судимости. Справки об отсутствии судимости выдает МВД России.
Обязать соискателя принести такую справку также нельзя - можно только попросить ее представить. Отказ претендента на работу предъявить такую справку опять же не может являться законным основанием отказа от заключения с ним трудового договора. Если сомневаетесь и не хотите брать такого соискателя на работу - найдите возможность отказать ему, сославшись на отсутствие у него необходимых деловых качеств, как это требует ст. 64 «Гарантии при заключении трудового договора» Трудового кодекса РФ. Под деловыми качествами работника

2 понимаются его способности выполнять определенную работу с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (наличие профессии, специальности, квалифи- кации) и личностных качеств (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, опыт работы в отрасли и т. д.).
При этом необходимо помнить, что по требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд.
Наконец, работник кадровой службы должен внимательно проверить все представленные документы, их подлинность. Например, в случае, когда соискатель приносит не подлинник документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, а его заверенную копию. В данном случае можно на законном основании отказать соискателю в приеме на работу, так как трудовое законодательство требует предоставление именно оригинала, а не копии документа об образовании. В случае потери подлинника надо предложить ему восстановить утерянный документ, т.е. получить дубликат данного документа.
После проверки документов, предъявляемых при приеме на работу в соответствии со ст. 65
Трудового кодекса РФ, проведения собеседования с соискателем и принятия решения о приеме его на работу кадровая служба должна оформить соответствующие документы организации.
Правила документирования приема на работу в организацию и основные виды документов также регламентированы действующим трудовым законодательством. Состав документов при приеме на работу и последовательность их оформления представлены на рисунке 1.
На данном рисунке знаком * отмечены те виды документов, которые не являются обязательными с точки зрения действующего законодательства, а составляются исходя из действующей практики работы кадровых служб. Остальные же виды документов являются обязательными, и их отсутствие фактически означает нарушение установленной законом процедуры приема на работу со всеми вытекающими последствиями для работодателя. Также действующим законодательством установлены и определенные требования к оформлению таких документов - к трудовому договору, приказу, трудовой книжке, личной карточке и лицевому счету.
2. Со ст ав и х ар акт еристика док ументо в, пр едъя вля емых пр и приеме на р абот у
В современной практике поиска работы и подбора персонала широко используется такой документ, как резюме, хотя он не является обязательным с точки зрения трудового законодательства. Под резюме понимают краткое описание биографии (от фр. Resume - излагать вкратце) потенциального работника, где указываются его образование, опыт, интересы и иная информация.
Резюме
- это «визитная карточка» человека, желающего привлечь внимание работодателя с целью получения желаемой вакансии. Оно создает у работодателя первое впечатление, которое влияет на выбор решения о приглашении соискателя на личное собеседование.
Структура основного типа резюме содержит такие разделы, как: контактная информация;
Ф.И.О.; основная и дополнительная позиция (цель); образование в обратной хронологической последовательности; опыт, начиная с последнего места работы, профессиональные навыки; дополнительная информация; личные данные.
Разновидностью резюме может быть анкета-резюме с более полным набором сведений о кандидате на вакантную должность. Такой документ составляется в произвольной форме самостоятельно каждой организацией, но текст анкеты обязательно должен быть согласован с юрисконсультом организации на соответствие нормам трудового законодательства. Чтобы исключить возможность сообщения заведомо неверных сведений, целесообразно включить в анкету оговорку
«Подтверждаю верность информации, изложенной выше».

3
Рисунок 1 - Состав документов при приеме на работу и последовательность их оформления
Анкета, являясь одним из основных документов личного дела работника, представляет собой перечень вопросов о персональных данных кандидата: о паспортных данных, об образовании, стаже и опыте работы, навыках и знаниях. Эта информация после заключения трудового договора вносится в личную карточку работника. На работу с этой информацией (получение, обработка, защита) распространяется действие ст. 90 Трудового кодекса РФ об ответственности за нарушение норм, регулирующих порядок работы с персональными данными.
Автобиография
- это документ, в котором в хронологической последовательности представлены основные этапы жизни и деятельности кандидата.
Документ не имеет унифицированной формы, обязательность представления этого документа не указана в Трудовом кодексе РФ. Однако по традиции многие организации просят представить этот документ, хотя сведения, представленные в автобиографии, фактически присутствуют и в других документах, в той же анкете, резюме, в документах личного дела, например в личном листке по учету кадров и т.д. Автобиография пишется собственноручно в произвольной форме, разборчиво и аккуратно (но может быть и напечатана) и подписывается автором. Изменения, произошедшие с работником в процессе работы в организации, могут отражаться в отдельном документе
«дополнение к автобиографии» или в таких документах, как личная карточка (в соответствующих разделах), дополнение к личному листу по учету кадров, которое будет в личном деле работника, и т. д.
Характеристика
- официальный документ, выдаваемый организацией по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на работу в другую организацию. Это отзыв о служебной и общественной деятельности работника за период работы в данной организации. Характеристика также не имеет унифицированной формы и не предусмотрена
Трудовым кодексом РФ в качестве обязательного документа при трудоустройстве.
Поскольку в характеристике содержатся персональные данные работника, то согласно ст. 14 и 88
Трудового кодекса РФ ее подготовка и представление должны быть согласованы с работником.

4
Характеристика может быть «внутренней» и «внешней». Инициаторами составления
(предъявления) характеристики могут быть работник, сторонние организации, судебные и иные органы государственной власти.
Руководство организации запрашивает характеристику работника в таких случаях, как:
•
решение вопросов карьерных перемещений;
•
отправление в командировку;
•
решение вопросов о поощрении;
•
определение степени доверия при допуске к конфиденциальной информации и др.
«Внешняя» характеристика содержит следующую информацию: наименование адресата; краткую справку о биографии; констатацию фактов, ставших известными работодателю за время общения с работником; субъективную оценку способностей работника; рекомендации по использованию качеств, выявленных у кандидатов; «психологический портрет»; степень коммуникабельности; оценку творческого потенциала и карьерного роста; сведения о моральных качествах, иные факты, заслуживающие внимания.
Характеристику выдают работнику на руки или, с его ведома, пересылают в организацию, которая ее запросила (ст. 88 Трудового кодекса РФ). Если характеристика запрошена судебными или иными государственными органами, она становится официальным документом.
3. Состав и характеристика документов, оформляемых организацией при приеме на работу
3.1. Заявление о приеме на работу
Трудовым кодексом РФ не предусмотрено в обязательном порядке составление заявления о приеме на работу, в отличие, например от обязательности составления заявления об увольнении.
Однако во многих организациях придерживаются практики составления заявления. Необходимо отметить, что заявление о приеме на работу не может выступать в качестве основания для приема на работу - таким документом, согласно действующему законодательству, является трудовой договор.
Трудовой договор в качестве документа-основания проставлен и в унифицированной форме приказа о приеме работника на работу (форма №Т-1).
Заявление о приеме на работу, как правило, оформляется от руки по примерной форме, образец заявления приведен на рисунке 6. Заявление о приеме на работу визируется руководителем структурного подразделения, затем с визой руководителя организации передается для оформления трудового договора и приказа о приеме в кадровую службу. Заявление как вид документа входит в
УСОРД и должно оформляться по правилам этой унифицированной системы.
Заявление должно быть зарегистрировано в кадровой службе или в канцелярии организации как входящий документ, т.е. на нем должен быть проставлен регистрационный входящий индекс. При рассмотрении заявления претендента на должность его визирует руководитель структурного подразделения или иное должностное лицо (например, заместитель руководителя организации), руководитель организации проставляет свою резолюцию, в которой дается указание кадровой службе о подготовке дальнейших документов по приему на работу, сроки приема и т.д. В заявлении невозможно оговорить все условия приема, размер оплаты, права и обязанности сторон - это будет в трудовом договоре, поэтому заявление и не является обязательным документом.
На заявлении после издания приказа о приеме на работу проставляется отметка об исполнении и помещении документа в дело, и оно подшивается вместе с копией приказа, как правило, в личное дело работника. Если личные дела не ведутся - в дело с подлинниками приказов по личному составу.
При приеме на работу (до подписания трудового договора, как указано в части третьей ст. 68
Трудового кодекса РФ) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами организации, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. К иным локальным нормативным актам могут относиться: положение о премировании, положение о работе с конфиденциальной информацией, положение о подразделении, должностная инструкция и др. Свою подпись работник должен проставить на подлинном экземпляре документов (или на листе

5 ознакомления, скрепленном с этими документами). Часто практикуется проставление подписи работника об ознакомлении с локальными нормативными актами на экземпляре трудового договора или в книгах ознакомления с этими документами. Однако в случае возникновения трудового спора трудно будет доказать в суде, что работник видел эти документы.
3.2. Трудовой договор
Трудовой договор является основным документом, регулирующим трудовые отношения и определяющим права и обязанности сторон. Трудовые договоры заключаются в соответствии со ст.
56-71 Трудового кодекса РФ.
Трудовой
договор - это соглашение между работодателем и работником. В соответствии с трудовым договором работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 Трудового кодекса РФ). Оформление трудового договора было подробно рассмотрено в лекции 6.
4.
П
РИКАЗ
(
РАСПОРЯЖЕНИЕ
)
О ПРИЕМЕ РАБОТНИКА НА РАБОТУ
Согласно ст. 68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя.
Приказ (распоряжение) по личному составу является документом, регулирующим трудовые правоотношения работников с администрацией организаций. Приказами (распоряжениями) по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, увольнение, поощрение, взыскание и другие кадровые ситуации.
Приказы (распоряжения) по личному составу предусмотрены Трудовым кодексом РФ и являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки, листки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы.
Проект приказа (распоряжения) по личному составу подлежит согласованию с определенным кругом должностных лиц организации, определенным в зависимости от специфики конкретного рассматриваемого вопроса. Как правило, проект приказа о приеме на работу готовится кадровой службой, визируется ее руководителем, а также руководителем того структурного подразделения, в которое принимается работник. Кроме того, приказы о приеме на должности, связанные с выпол- нением материальной ответственности, визируются также главным бухгалтером и начальником юридического отдела (юрисконсультом).
Оформление приказов (распоряжений) по личному составу осуществляется по правилам двух унифицированных систем - УСОРД и УСПУД. Есть унифицированные формы приказов
(распоряжений), входящих в УСПУД (подсистема по учету труда и его оплаты), в том числе и приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (код формы по ОКУД - 0301001). Если же нет унифицированной формы приказа (распоряжения) по личному составу, включенной в УСПУД, зна- чит, такой приказ надо оформлять по правилам УСОРД. Требования к оформлению в каждой системе сформулированы и содержатся в соответствующих нормативных документах.
Требования к оформлению унифицированных форм, входящих в УСПУД регламентируются:
- постановлением Госкомстата России «О порядке применения унифицированных форм первичной учетной документации» от 24.03.1999 № 20;
- постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в трехдневный срок со дня фактического начала работы объявляется работнику под расписку. На основании данного приказа (распоряжения) сотрудники кадровой службы делают соответствующие записи в трудовую книжку работника, в личную карточку по форме № Т-2. Сотрудники бухгалтерии открывают лицевой счет работника.
Все приказы по личному составу подлежат регистрации в соответствующих журналах - их может быть несколько в зависимости от сроков хранения приказов. Требования к оформлению данного журнала такие же, как к журналу регистрации трудовых договоров.
Первый экземпляр приказов (распоряжений) по личному составу подшивают в соответствующие дела по номенклатуре дел кадровой службы. Такие дела отличаются сроками хранения - 5 лет ЭПК,

6 75 лет ЭПК в зависимости от содержания документа. Приказ о приеме работника на работу - документ долговременного срока хранения - 75 лет ЭПК.
Заверенные надлежащим образом копии приказа (распоряжения) о приеме работника на работу подшиваются, как правило, в личное дело работника, передаются в бухгалтерию.
Журналы регистрации приказов по личному составу должны вестись в традиционной форме даже при наличии кадровой информационной системы - это обусловлено тем, что они могут выступать в качестве доказательной базы (так же как и журналы регистрации трудовых договоров).
А вот журналы регистрации приема на работу могут не заводиться в традиционной форме, если есть кадровая информационная система, так как они служат только целям оперативного управленческого учета. Примерная форма такого журнала регистрации приема на работу приведена на рисунке 2.
5.
Л
ИЧНАЯ КАРТОЧКА РАБОТНИКА
(
ФОРМА
№
Т-2)
Личная
карточка - документ, содержащий необходимые сведения о работнике, а также основной документ системы учета и анализа личного состава. Личные карточки оформляются в кадровых службах на всех работников, на которых ведутся трудовые книжки.
В составе унифицированных форм документов представлены три формы личной карточки:
- личная карточка работника (форма № Т-2);
- личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС (МС);
- учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).
Личная карточка работника (код формы по ОКУД -0301002) заполняется после подписания руководителем организации приказа о приеме гражданина на работу. Она представляет собой унифицированную межотраслевую форму №Т-2, утвержденную постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 № 1. Личная карточка не входит в состав дел, так как относится к учетным документам, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту. Картотека также может комплектоваться в разрезе структурных подразделений, а внутри – по алфавиту.
Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, от руки
(разборчиво) или на компьютере.
Личная карточка заполняется на основании следующих документов:
−
приказов по личному составу;
−
паспорта;
−
трудовой книжки;
−
военного билета;
−
документа об образовании, квалификации;
−
страхового свидетельства пенсионного страхования;
−
свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
−
других документов, предусмотренных законодательством;
−
сведений, сообщаемых работником о себе.
Первая и вторая страницы личной карточки работника заполняются сразу же после приема работника на работу, третья (за исключением информации о приеме на работу) и четвертая страницы заполняются по мере появления новой информации о трудовой деятельности работника.
В личных карточках должны своевременно отражаться все последующие изменения в анкетно – биографических и учетных данных работника, заверяемые подписью работника кадровой службы и самого работника в соответствующих разделах, а также на второй и четвертой страницах.
Основные требования и правила заполнения личных карточек приведены в «Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по труду и его оплате».
6.
Т
РУДОВАЯ КНИЖКА
Трудовая
книжка - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, и основополагающие требования по заполнению и работе с трудовой книжкой содержатся в
Трудовом кодексе РФ.