Файл: Лекция 21. Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства. Ответственность за нарушение трудового законодательства Аннотация.pdf

7
Таблица 1 – Трудовой кодекс Российской Федерации о трудовых книжках (извлечения)
№ п/п
Статья
Норма
1.
2.
3.
1.
Статья
65.
Документы
,
предъявляемые
при
заключении
трудового договора

8
Форма трудовой книжки, форма вкладыша в нее, а также правила ведения и хранения трудовых книжек регламентированы постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от
16.04.2003 № 225 (в ред. постановлений Правительства РФ от 06.02.2004 № 51, от 01.03.2008 № 132, от 19.05.2008 № 373). Этим же постановлением утверждены и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей
(Правила). Порядок приобретения трудовых книжек также регламентирован приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н, которым утвержден «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку».
Трудовые книжки нового образца введены в действие с 01.01.2004. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.
Правила оформления и ведения трудовых книжек жестко регламентируются соответствующими нормативными документами. Это и упомянутые выше Правила, а также Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
Если работнику трудовая книжка заводится впервые, необходимо взять у него соответствующее заявление с просьбой о выдаче ему бланка трудовой книжки в связи с тем, что он поступает на работу впервые. Таким образом фиксируется факт, кому и на каком основании был выдан чистый бланк трудовой книжки, что позволит подтвердить правомерность заведения трудовой книжки и обезопасить себя от неблагоприятных последствий. Никаких дополнительных документов от работника (из ЖЭКа, ДЭЗа и т.д.) о том, что он не имел трудового стажа до поступления на работу, требовать нельзя. Выдача чистого бланка трудовой книжки фиксируется в Приходно-расходной книге, с работника взимается стоимость расходов, связанных с приобретением бланка трудовой книжки.
Если работник до поступления на работу не имел трудового стажа и служил в армии, то в раздел
«Сведения о работе» может быть внесена запись о воинской службе. Эта информация вносится на основании соответствующих документов до записи о приеме на работу (военного билета, например) и не нумеруется.
Далее (или при поступлении на новую работу) делается запись об официальном наименовании организации с указанием ее организационно-правовой формы в соответствии с учредительными документами. Эта запись также не нумеруется. Не нумеруются записи об общем или непрерывном стаже в случае выдачи дубликата, изменении наименования организации.
Все остальные записи нумеруются и производятся в точном соответствии с приказами (или другими распорядительными документами - решениями, постановлениями).
В случае полного заполнения трудовой книжки в нее вшивают вкладыши, которые ведутся по тем же правилам, что и трудовая книжка. О каждом выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки делается отметка «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. Вкладыш выдается и ведется только по основному месту работы. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.
Порядок внесения дополнительной информации на титульный лист, исправления неправильных и неточных записей в разделах трудовой книжки, так же как и порядок выписки дубликата в случае потери трудовой книжки, детально прописан в соответствующих пунктах Правил и Инструкции.
В каждой организации должен быть назначен приказом руководителя ответственный сотрудник за работу с трудовыми книжками. Работа с трудовыми книжками включает не только их оформление, но и выполнение других работ, куда входит:
- принятие по соответствующему акту трудовых книжек работников, имеющихся в наличии;
- проверка наличия и правильности ведения «Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним». В ней ведется регистрация всех трудовых книжек сотрудников: как полученных от них при оформлении на работу, так и оформленных впервые;
- проверка наличия и сохранности трудовых книжек (хранение в сейфе);
- выяснение причин отсутствующих трудовых книжек;
- проверка правильности ведения «Приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним», которая хранится в бухгалтерии;
- проверка наличия бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, которые являются бланками строгой отчетности и имеют соответствующую степень защиты. Составление ежемесячного отчета об их наличии. Составление акта об уничтожении испорченных бланков;

9
- ознакомление работников с каждой вносимой записью в трудовую книжку под расписку в личной карточке работника;
- хранение трудовых книжек, не полученных работником при увольнении (или родственниками работника в случае его смерти) в течение двух лет в кадровой службе, а по истечении этого срока в архиве организации до востребования или 75 лет.
7.
Л
И Ч Н О Е Д Е Л О Р А Б О Т Н И К А
После того как работник принят на работу и может приступать к исполнению своих обязанностей, кадровая служба должна обеспечить надлежащий учет кадров. Он осуществляется не только с помощью трудовой книжки, личной карточки, но и личного дела работника. Эти документы оформляются в первую неделю работы и затем постоянно дополняются различными сведениями о работнике (или документами) в течение всего периода его работы и данной организации.
После увольнения работника трудовая книжка с соответствующими записями выдается на руки работнику, а личная карточка и личное дело работника должны храниться в архиве так же долго, как и приказы по личному составу - 75 лет ЭПК (личные дела отдельных категорий работников - постоянно). Указанные документы могут быть использованы работником для защиты своих законных прав. Именно поэтому установлены четкие правила их оформления и типовые формы.
Наличие и правильность оформления этих документов всегда проверяют различные органы
(пенсионный фонд, инспекция труда, суд и т.д.).
Личное
дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оформление личного дела возможно только после издания приказа о приеме на работу, и ведется оно в течение всего периода работы сотрудника в организации.
Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника в организации: заверенные копии приказов, характеристики для проведения аттестации, аттестационные листы, представления на переводы или поощрения, заявления работников и др.
Примерный состав личного дела и сроки хранения личных дел оговорены в ст. 656 «Перечня типовых архивных управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М.:
Минкультуры, 2010). Виды документов, входящих в состав личных дел определенных категорий работников
(например, государственных гражданских служащих), также указаны в соответствующем законодательстве. Сроки хранения личных дел зависят от того, о какой категории работников идет речь:
- на руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов
Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания, - постоянно (ст. 656, пункт а);
- на работников, в том числе государственных гражданских и муниципальных служащих - 75 лет
ЭПК (ст. 656, пункт б).
Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит также от того, на какую должность принимается работник, в какое подразделение, какова специфика его трудовой деятельности и т.п. Но наиболее рациональным представляется следующий состав документов личного дела:
1.
Заверенные копии документов об образовании.
2.
Заявление о приеме на работу (если оно есть).
3.
Резюме (автобиография).
4.
Рекомендательные письма (характеристики).
5.
Трудовой договор (или его копия, если трудовой договор хранится отдельно).
6.
Заверенная копия приказа о приеме на работу.
7.
Личный листок по учету кадров (анкета).
8.
Дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете).
Личный листок по учету кадров и дополнение к личному листку составляется после приема на работу и фактически дублирует информацию, содержащуюся в личной карточке (ф. Т-2). Но если личная карточка обязательна к применению, то личный листок и дополнение к нему не имеют

10 унифицированной формы и их применение не регламентируется какими-либо нормативными документами. Личный листок по учету кадров является аналогом анкеты кандидата и после его оформления, с наклеенной на него фотографией (размером 4x6 см, которая обновляется по достижении 25 и 45 лет), подшивается в личное дело работника.
Этот документ заполняется лично работником, четко и разборчиво, проверяется сотрудником кадровой службы.
Содержащиеся в личном деле материалы носят конфиденциальный характер. Знакомство с ними может быть разрешено только самому работнику, руководителю, а также персоналу кадровой службы (лицам, отвечающим за кадровое делопроизводство), но лишь в силу их служебных полномочий.
Работа с документами, содержащие персональные данные работника, регламентируется такими нормативными актами, как:
•
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от
27.07.2006 № 149-ФЗ;
•
Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (в ред. от 27.07.2010 № 204-ФЗ);
Трудовой кодекс Российской Федерации (глава 14 «Защита персональных Данных работника») и др.
8.
Д
ОКУМЕНТИРОВАНИЕ
ДВИЖЕНИЯ ПЕРСОНАЛА В ОРГАНИЗАЦИИ
8.1 Документирование предоставления отпусков
Под отпуском понимают время непрерывного отдыха работника в течение нескольких дней подряд с сохранением места работы (должности) и преимущественно с сохранением средней заработной платы.
Вопросы отпуска регулируются главой 19 Трудового кодекса РФ. В соответствии с законодательством работникам могут предоставляться следующие виды отпуска: а) по характеру:
•
основной ежегодный отпуск;
•
дополнительный оплачиваемый отпуск (работникам, занятым на работах с вредными, опасными условиями труда; работающим в условиях Крайнего Севера; ненормированного рабочего дня и др.);
•
целевые дополнительные отпуска (по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебные, творческие); б) в зависимости от оплаты времени отпуска:
•
оплачиваемые;
•
неоплачиваемые;
•
частично оплачиваемые.
В соответствии со ст. 114 Трудового кодекса РФ всем работникам предоставляется ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. На основании ст. 115
Трудового кодекса РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет
28 календарных дней.
Право на использование отпуска за первый год работы в организации предоставляется работнику по истечении 6 месяцев его непрерывной работы, однако следующим категориям работников он может быть предоставлен ранее 6 месяцев по согласованию с администрацией:
•
женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
•
работникам в возрасте до 18 лет;
•
работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
•
в других случаях, предусмотренных законодательством.