Файл: Лекция 21. Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства. Ответственность за нарушение трудового законодательства Аннотация.pdf

11
В последующие годы работы в организации отпуск предоставляется в соответствии с утвержденным графиком отпусков.
Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска рассчитывается в зависимости от стажа работы. Так при расчете продолжительности отпуска: а) включается:
•
время фактической работы;
•
время, в течение которого работник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством сохранялось рабочее место (должность), и в том числе время оплачиваемого отпуска;
•
время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы с последующим восстановлением на работе;
•
другие периоды времени, предусмотренные трудовым договором, коллективным договором и другими локальными нормативными документами; б) не включается:
•
время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
•
время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;
•
время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 14 календарных дней (ст. 121 Трудового кодекса РФ).
При оформлении ежегодного отпуска составляются следующие документы:
•
график отпусков (унифицированная форма № Т-7);
•
приказ о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) или группе работников (форма №
Т-6а).
Основанием для составления графика отпусков является издание распорядительного документа руководителя организации - это может быть приказ, распоряжение или указание в зависимости от организации.
Во исполнение данного документа работники кадровой службы (или руководители структурных подразделений крупных организаций) должны собрать предварительные заявки работников на предоставление очередного отпуска, в соответствии с которыми затем составляются проекты графиков отпусков по каждому структурному подразделению организации. При подготовке графика отпусков учитывается: действующее законодательство, особенности работы организации, личные пожелания сотрудников, а также графики отпусков прошлых лет и т. д.
Кадровая служба объединяет эти проекты в единый документ - график отпусков организации, который подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации с учетом мнения выборного профсоюзного органа организации не позднее чем за две недели до вступления календарного года (ст. 123 Трудового кодекса РФ).
График
отпусков - документ, официально закрепляющий распределение и очередность отпусков работников организации на предстоящий календарный год. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. График отпусков составляется по ф. № Т-7.
При составлении графика отпусков следует учитывать, что в соответствии со ст. 125 Трудового кодекса РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее
14 календарных дней. Если это планируется заранее, это должно быть также отражено в графике отпусков.
График отпусков составляется службой управления персоналом в двух экземплярах не позднее чем за две недели до наступления календарного года. После утверждения графика выписки из него

12 направляются в структурные подразделения организации. Первый экземпляр сводного графика отпусков хранится в службе управления персоналом, второй передается в бухгалтерию.
Сроки использования отпусков контролируются, как правило, работником службы управления персоналом, который фиксирует сроки пребывания каждого работника в очередном отпуске в графике отпусков, а также причины, вызвавшие изменение ранее установленных сроков отпусков.
Если работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с утвержденным графиком, то заявление на предоставление отпуска он писать не должен. Наоборот, служба управления персоналом должна в письменном виде за две недели до его начала предупредить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Заявление о
предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска оформляется в случаях, когда имеет место отклонение от запланированной даты или речь идет о других (дополнительных) видах отпусков.
В случаях отклонения от запланированной даты не по просьбе работника должны быть составлены другие документы-основания, например докладная записка его непосредственного руководителя. На документах-основаниях с просьбой о переносе очередного отпуска или о предоставлении иного вида отпуска в виде заявления руководитель организации проставляет свою резолюцию. Только на основании указанных документов будет корректироваться утвержденная в графике отпусков дата отпуска, вноситься изменения в график отпусков с указанием новой даты отпуска, реквизитов документов-оснований, а в графу «Примечания» - необходимые рабочие пометки о причинах переноса.
К заявлению о предоставлении дополнительных отпусков необходимо представить подтверждающие документы: в случае учебного отпуска - справку-вызов из учебного заведения; отпуска по уходу за ребенком - справки из медицинских учреждений, отпуска без сохранения заработной платы (по семейным обстоятельствам) - документы, подтверждающие эти обстоятельства, и т.п. Эти документы вместе с заявлением работника становятся основанием для приказа о предоставлении такого отпуска.
Заявление - это внутренний документ, требующий исполнения и следовательно, регистрации.
Все заявления работников о предоставлении отпусков регистрируются в соответствующем журнале, а на заявлении проставляется регистрационный номер.

13
•
приказ об отзыве из отпуска (согласно части второй ст. 125 Трудового кодекса РФ только с письменного согласия работника). Образец такого приказа представлен на рисунке 5;
•
приказ о переносе отпуска (ст. 124 Трудового кодекса РФ в случае производственной необходимости с согласия работника; при этом запрещается непредоставление отпуска в течение двух лет подряд);
•
приказ о продлении отпуска (в случаях, предусмотренных частью первой ст. 124 Трудового кодекса РФ);Учет отпусков работников осуществляется с помощью графика отпусков и личной карточки работника. В график отпусков вносится информация об использовании отпуска только за тот год, на который он составлен, т.е. он является рабочим документом кадровой службы, позволяющим вести оперативный учет отпусков. Исходя из характера и назначения графика отпусков, установлен и его срок хранения - 1 год (ст. 693 Перечня 2010 г.). Это не позволяет собирать информацию об отпусках за длительный период.
А в раздел VIII «Отпуск» личной карточки (ф. Т-2) вносится информация обо всех отпусках работника за период его трудовой деятельности в данной организации. Информация вносится на основании изданных приказов после того, как работник начал использовать свой отпуск, но графа 6 заполняется после выхода работника из отпуска. Сюда заносится следующая информация: обо всех видах отпусков; периоде работы (за который предоставляется); о продолжительности отпуска; об основании его предоставления. Такой точный учет отпусков позволяет не только правильно определить стаж работы, дающий право работнику на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, но и правильно рассчитать количество неиспользованного (или, наоборот, использованного авансом) отпуска работника в случае его увольнения.
8.2.
Документирование командировок
Служебная
командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166
Трудового кодекса РФ). При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не являются служебными командировками.
Порядок направления в служебную командировку, особенности их документирования и оплаты командировочных расходов регламентируются Трудовым кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, а также Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение о командировках).
Оформление командировок производится с использованием унифицированных форм документов. В состав документов входят:
•
служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
(унифицированная форма № Т-10а);
•
приказ (распоряжение) о командировании работника (форма № Т-9) или группы работников
(форма № Т-9а);
•
командировочное удостоверение (форма № Т-10).На основании данных документов и составляемого работником авансового отчета (ф. № АО-1) бухгалтерией производятся денежные выплаты, а налоговые органы проверяют, носит ли командировка работника производственный характер, т.е. вправе ли организация включать командировочные расходы в себестоимость продукции. В связи с этим к оформлению этих документов предъявляются жесткие требования, которые сформулированы в действующих нормативных документах.
Основанием для подготовки приказа является служебное задание на командировку, которое предусматривает полное раскрытие цели командировки. Командировочное задание должно содержать основные вопросы, которые работнику предстоит решить по месту командирования, поручения по остальным вопросам, подлежащим решению во время встречи, компетенцию работника в процессе решения вопросов, перечень итоговых документов и др.
Отчет о командировке группы сотрудников может оформиться и как коллективный отчет о результатах командировки (кроме краткого отчета в каждом служебном задании). Структура отчета должна содержать следующие пункты:

14
- цель командировки;
- сроки пребывания в командировке (в каждом населенном пункте);
- конкретный перечень вопросов, изученных в командировке;
- перечень должностных лиц, с которыми контактировали при обсуждении вопросов;
- реализация целей поездки, подробная информация о проблемах, которые изучались
(обсуждались), с приложением соответствующих документов;
- выводы, предложения, рекомендации об использовании результатов командировки;
- другие вопросы, которые целесообразно отразить в отчете.
По такой же схеме может быть построен и индивидуальный отчет работника по командировке, если в нем есть необходимость.
Подписанное руководителем подразделения служебное задание передается в бухгалтерию организации вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом о расходованных суммах, что является основанием для окончательных командировочных расчетов между работником и организацией.
На основании служебного задания на командировку составляется приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).
Служба управления персоналом должна помнить, что следующие группы работников имеют основание для отказа от командировки:
1.
Женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет (часть вторая ст. 259 Трудового кодекса РФ).
2.
Работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста
18 лет (часть третья ст. 259 Трудового кодекса РФ). Работники, осуществляющие уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением (часть третья ст. 259 Трудового кодекса
РФ).
3.
Отцы, воспитывающие детей без матери, опекуны (попечители) несовершеннолетних (ст. 264
Трудового кодекса РФ).
4.
Работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 Трудового кодекса РФ).
5.
Работники, с которыми заключен ученический договор (часть третья ст. 203 Трудового кодекса РФ).
При направлении таких лиц в командировку следует получить их письменное согласие на выезд в командировку и подтверждение того, что им было разъяснено право на отказ от командировки.
В соответствии со ст. 60.2 Трудового кодекса РФ на период командировки работника или командировки руководящих работников может быть оформлена передача полномочий другим сотрудникам или должностным лицам (или заместителям). Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оформляется отдельным приказом (распоряжением) в текстовой форме
(по УСОРД) либо опять же включением дополнительных строк в форму № Т-9.
Приказ готовится кадровой службой
(иногда командировками занимается служба документационного обеспечения управления) в двух экземплярах. После подписания один экземпляр остается в кадровой службе, другой передается в бухгалтерию для расчета командировочных расходов.
Документом, удостоверяющим пребывание работника в служебной командировке, является
командировочное
удостоверение, которое составляется работниками кадровой службы (или службой ДОУ) в одном экземпляре по унифицированной форме № Т-10.
С 13 ноября 2009 г. каждый работодатель обязан вести учет своих работников, которые направлены в служебные командировки как на территории России, так и на территории иностранных государств, а также учет работников других организаций, которые командированы к нему. Для этого введены две следующие формы регистрации командированных сотрудников:
- журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (журнал выбытия);
- журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (журнал прибытия).
В день явки на работу после командировки работник готовит в течение 3 рабочих дней документы - отчеты по командировке. Это - краткий отчет, дается в письменной форме в служебном

15 задании. Если руководству нужен более детальный, чем позволяет унифицированная форма, прибывший из командировки работник готовит текстовый отчет.
Следующий отчет, который готовит работник, связан с возмещением расходов и представляет собой авансовый отчет, который составляется по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. В соответствии с Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» отчет может составляться на бумажном и машинном носителе.
Эта форма применяется юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных организаций. Она используется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные (в том числе командировочные) расходы.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре работником, прибывшим из командировки, и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо (работник, прибывший из командировки) записывает документы, подтверждающие произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Указанные документы нумеруются подот- четным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность оформления документов и подсчета сумм. На оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета, которые дебетуются на эти суммы.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.
9.
Документирование
прекращения трудового договора с работником (увольнения)
Вопросы прекращения трудового договора регламентированы статьями главы 13 Трудового кодекса РФ. Основания для прекращения трудового договора, следствием которых является увольнение работника, оговорены статьями 77, 81, 83, 278, 288, 336 Трудового кодекса РФ.
Трудовым кодексом РФ вводится три понятия:
•
расторжение трудового договора - термин употребляется для обозначения прекращения трудовых отношений по инициативе одной из сторон (ст. 89 и 81 Трудового кодекса РФ), по соглашению сторон (ст. 78 Трудового кодекса РФ) и в связи с неудовлетворительным результатом испытания (ст. 71 Трудового кодекса РФ);
•
прекращение трудового договора - термин используется для обозначения прекращения трудовых отношений по всем основаниям; употребляется применительно к трудовому договору;
•
увольнение - термин используется для обозначения прекращения трудовых отношений по всем основаниям, за исключением не зависящих от воли сторон; употребляется применительно к работнику.
Это обстоятельство следует учитывать при заполнении формы приказа.
Процедура документирования увольнения работника осуществляется в следующей последовательности, которая приведена на рисунке 2.
Наиболее частым для увольнения является основание «по инициативе работника» (по собственному желанию работника) - это пункт 3 части первой ст. 77 Трудового кодекса РФ.
Увольнение по собственному желанию работника производится на основании его письменного
заявления
.