Файл: Автоматизированное рабочее место Отдел кадров.docx

Создание отчета в Office Access полностью соответствует принципам режима точного отображения (WYSIWYG). Можно изменить отчет, используя средства визуальной обратной связи в реальном времени, и сохранить разные представления для тех или иных аудиторий. Новая область группировки, возможности отбора и сортировки помогают отображать сведения в нужном виде и благодаря этому принимать более обоснованные деловые решения.

Благодаря функции автоматического обнаружения типов данных создавать таблицы в Office Access стало не труднее, чем работать с таблицей Microsoft Office Excel. Достаточно ввести данные, и Office Access автоматически определит, что это: дата, денежная сумма или другой стандартный тип данных. Можно даже вставить всю таблицу Excel в Office Access, чтобы отслеживать информацию с помощью обширного инструментария базы данных.

В Office Access вводятся новые типы полей, такие как вложения и многозначные поля. Теперь в любую запись в приложении можно вложить любой документ, изображение или электронную таблицу. Многозначное поле позволяет выбирать в каждой ячейке несколько значений, например назначать задачу более чем одному сотруднику.

В Office Access можно с помощью Microsoft Office InfoPath или HTML создавать формы, где будет собираться информация для базы данных. Затем такую форму можно направить коллегам по электронной почте и использовать содержимое ответных сообщений для заполнения и обновления таблицы Access, что избавляет от необходимости вводить данные повторно.

Данные Access можно предоставить в общий доступ другим участникам рабочей группы, используя средства служб Windows SharePoint Services. Объединенные возможности этих двух приложений позволят всем участникам группы редактировать данные и просматривать отчеты в реальном времени непосредственно через веб-интерфейс.

Office Access можно использовать в качестве многофункционального клиентского интерфейса для анализа списков служб Windows SharePoint и создания отчетов. Можно перевести список в автономный режим, а затем после подключения к сети синхронизировать внесенные изменения; это позволяет работать с данными в любое время.

Данные можно сделать более прозрачными, перемещая их в среду служб Windows SharePoint Services. Это даст возможность регулярно создавать на сервере резервные копии данных, восстанавливать удаленные данные из корзины, отслеживать использовавшиеся версии и устанавливать разрешения на доступ, обеспечивая более эффективное управление данными.

С помощью Office Access можно связывать с текущей базой данных таблицы из других баз данных Access, электронных таблиц Excel, узлов Windows SharePoint Services, источников данных ODBC, баз данных Microsoft SQL Server и других источников. Затем эти связанные таблицы могут использоваться при составлении отчетов, что позволит принимать решения на основе более полной информации.

При повсеместной распространенности Microsoft Office Professional 2007, возможности интеграции между собой его приложений: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access и при необходимости других данная программа выбрана нами для реализации системы, как оптимально удовлетворяющая условиям цена / качество.

Также нами исследована структура Отдел кадров и выявлены направления, которые необходимо учесть в реализуемом приложении. При исследовании требований мы опирались на трудовое законодательство Российской Федерации и регламентные документы компании ООО «Кора».

Нами сделаны следующие выводы:

организационная структура отдела постоянна, выполняемые задачи легко формализуемы и рутинны, а значит к ним необходимо подойти, как объектам автоматизации;
система, которая должна получится в ходе выполнения технического задания понятна и выполнима;
среда для реализации данной задачи – СУБД Microsoft Access является достаточной и наиболее предпочтительной, как изученная и наиболее совместимая с приложениями фирмы.

5Глава 3.Разработка АРМ «Отдел кадров».

5.1Создание Базы данных

Необходимо разработать базу данных «Отдел кадров». Этапы проектирования связаны с многоуровневой организацией данных.

Проектирование представляемой базы данных происходит в несколько этапов:

Создание таблиц.
Установление связей.
Создание запросов.
Создание отчётов.
Создание форм.

5.23.1 Создание таблиц

В главном окне Access выбираем объект таблицы, команда создание таблицы в режиме конструктор, определяем имена полей, тип данных. Затем заполняем таблицы данными.

Таблица 1. «Карточки сотрудников»

Таблица 2. «Личные данные»

Таблица 3. «Штатное расписание»

5.33.2 Установление связей в базе данных.

Все таблицы созданы. Теперь их необходимо связать между собой. Для этого в основном окне базы данных на панели инструментов надо нажать кнопку (схема данных). Появится окно схема данных, на переднем плане которого отразится дополнительное окно Добавление таблицы. Добавляем таблицы и связываем их по ключевым полям. Связь между данными в таблицах устанавливается при помощи флажка в окне Обеспечение целостности данных. При установке флажков Каскадное обновление связанных полей, и Каскадное удаление связанных записей будет обеспечена автоматическая корректировка данных для сохранения целостности во взаимосвязанных таблицах.

Рисунок 3.1 Схема данных

5.43.3 Создание запросов.

Запрос – это поиск данных из многообразия записей, находящихся во всех таблицах. Запросы выбирают из базы данных информацию, которая в данный момент интересует пользователя. Результат такого запроса представляет собой новую таблицу, в которой содержится только нужная информация. В главном окне Access выбираем объект запросы

, команду создание запроса с помощью конструктора. В данном случае я делаю запрос на выборку с отбором данных «Уволенные сотрудники». Выбираю таблицы которые необходимы для данного запроса.

Получившейся результат просматриваем в запросе.

Запрос Количество штатных рабочих. В главном окне Access выбираем объект запросы, команду создание запроса с помощью конструктора. Выбираю таблицы: Штатное расписание, Карточки сотрудников и поля: Должность, Кол-во штатных ед., Оклад, Надбавка, Премия, Всего в месяц, Вакансии test: ФИО. Закрываю и сохраняю.

Полученный запрос:

Запрос для формы «Карточки сотрудников». В главном окне Access выбираем объект запросы, команду создание запроса с помощью конструктора. Выбираю таблицу: Карточки сотрудников и поля: Должность, Дата приема, Дата увольнения. Закрываю и сохраняю.

Полученный запрос.

Создание отчётов.

В главном окне Access выбираем объект отчеты, выбираем команду создание отчета с помощью мастера. Затем выбираем необходимый запрос или таблицу. В данном случае выбираем таблицу «» ОК. Появляется окно.

Выбираем поля и все время нажимаем далее.

Получившейся отчет можно отредактировать в конструкторе. Изменить шрифт, цвет, заливку и т.д.

Аналогичным способом выполняются следующие отчёты:

5.53.5. Разработка форм.

Форма – это объект Access, без которого можно обойтись. Он создан специально для пользователя. Экран принимает удобный для обработки информации вид с учётом того, что пользователь может работать в базе данных несколько часов. Через формы можно загружать данные в таблицы, просматривать и корректировать их. Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчётные данные. Источником данных для создания форм являются таблицы или запросы.

Создание формы с помощью конструктора. Конструктор помогает создать форму в более свободном стиле. В главном окне базы данных выбираем объект Формы и нажимаем кнопку Создать. Появляется окно Новая форма. В качестве источника данных выбираем таблицу Товар. На экране появляются окна: главное окно Форма 1: форма и вспомогательные окна Список полей выбранной таблицы и Панель элементов с помощью которой можно редактировать форму. Из меню вид выбираем пункт Заголовок/Примечание формы. Форма делится на три части: Заголовок формы, Область данных и Примечание. Размер каждой части можно регулировать передвижением разделителей вверх и вниз. В зоне Заголовок формы вписываем название формы. В область данных перетаскиваем необходимые поля. Эти поля можно редактировать: изменять размер шрифта, цвет и фон. Заголовки тоже можно заливать. Правой кнопкой мыши щёлкаем в пределах зоны и выбираем строку контекстного меню Цвет заливки/фона и выбираем цвет. В любую область формы можно добавить рисунок. Для этого нужно выделить область и выполнить команду Вставка/рисунок. Также перетаскиваем фото товара. Правой кнопкой мыши щёлкаем выбираем Свойства,_Установка_размеров'>Свойства, Установка размеров, вписать в рамку