Файл: Конспект лекций раздел Введение. Компьютерные информационные технологии в управлении Тема Информационные аспекты управления.pdf

4

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ
Раздел 1. Введение. Компьютерные информационные технологии в
управлении
Тема 1.1. Информационные аспекты управления
1. Управленческая информация: понятие, категории, источники, свойства и особенности.
2. Информационные технологии: понятие и классификация.
3. Современные тенденции развития информационных технологий
Вопрос 1.
Управленческая информация: понятие, категории,
источники, свойства и особенности. Управленческая информация – совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе управления и окружающей ее среде, которые уменьшают степень неопределенности знаний об объекте управления. Информация является основой процесса управления. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления. Управленческая информация имеет ряд особенностей: большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки; исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей; исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.
Согласно уровням управления в организации выделяют и три категории управленческой информации.
Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции. Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня. Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной
6 платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами.
Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделен
К источникам информации относятся: источники внутри самой организации (специализированные группы сотрудников, деятельность специализированных групп сотрудников, документы); публикуемые

5 источники (отчеты правительственных организаций, отчеты торговых организаций, научные публикации, журналы, справочники, иные публикации); другие организации (поставщики, заказчики, конкуренты); информационная индустрия (рекламные агентства, средства массовой информации, исследовательские и консалтинговые фирмы, специализированные агентства).
Основные свойства управленческой информации: краткость, точность, оперативность, сопоставимость, целесообразность, рентабельность, полезность, конфиденциальность.
Вопрос 2. Информационные технологии: понятие и классификация.
Информационная технология (ИТ) – представленное в проектной форме концентрированное выражение научных знаний и практического опыта, позволяющее рациональным образом организовывать тот или иной достаточно часто повторяющийся информационный процесс. Классификация
ИТ проводится по следующим признакам: способу реализации в автоматизированных информационных системах (АИС); степени охвата задач управления; классам реализуемых технологических операций; типу пользовательского интерфейса; вариантам использования сети ЭВМ; обслуживаемой предметной области и др.
По способу реализации ИТ делятся на традиционные и современные.
ИТ. По степени охвата ИТ задач управления выделяют: электронную обработку данных, автоматизацию функций управления, поддержку принятия решений, электронный офис, экспертную поддержку. В первом случае электронная обработка данных выполняется с использованием ЭВМ без пересмотра методологии и организации процессов управления при решении локальных математических и экономических задач. Во втором случае при автоматизации управленческой деятельности вычислительные средства, включая суперЭВМ и ПЭВМ, используются для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. К этой же группе относятся ИТ поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов и моделей, программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по процессам и явлениям производственно- хозяйственной деятельности. К названной группе относятся и широко внедряемые в настоящее время ИТ, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений. ИТ экспертной поддержки составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков.
По типу пользовательского интерфейса можно рассматривать ИТ с точки зрения возможностей доступа пользователя к информационным и вычислительным ресурсам. Так, пакетная ИТ исключает возможность пользователя влиять на обработку информации, пока она проводится в

6 автоматическом режиме. Диалоговая ИТ предоставляет пользователю неограниченную возможность взаимодействовать с хранящимися в системе информационными ресурсами в реальном масштабе времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач и принятия решений. Интерфейс сетевой ИТ предоставляет пользователю средства теледоступа к территориально распределенным информационным и вычислительным ресурсам благодаря развитым средствам связи.
По классу реализуемых технологических операций ИТ подразделяются: на работу с текстовым и табличным процессорами, графическими объектами, системы управления базам данных, гипертекстовые и мультимедийные.
Вопрос 3. Современные тенденции развития информационных
технологий. Основной задачей настоящего этапа развития ИТ является разработка инструментальных средств, облегчающих непрограммирующим профессионалам процесс самостоятельной формализации их индивидуальных знаний. На смену технологии, основанной на обработке данных по формализованным алгоритмам, приходит технология, основанная на интеллектуализации работы ЭВМ. Это требует применения алгоритмов, по своим функциональным особенностям все более приближающимся к человеческому сознанию. Начинает осуществляться интеграция ИТ. Сетевые, гипертекстовые и мультимедийные технологии включаются практически во все предметные ИТ, повышая эффективность их использования.
Современная ИТ – технология, основанная на: повсеместном применении ЭВМ и оргтехники; активном участии пользователей в информационном процессе; высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса; широком использовании пакетов прикладных программ общего и специального назначения; возможности для пользователя доступа к базам данных большого объема, в том числе и удаленным, благодаря локальным и глобальным сетям; анализе ситуаций при выработке и принятии управленческих решений с помощью автоматизированных систем; применении систем искусственного интеллекта, экспертных систем; использовании мобильных средств связи и других технологий.
Эксперты Gartner выделяют 10 тенденций развития ИТ:
1. Благодаря распространению мобильных устройств внимание пользователей постепенно уходит от характеристик самих устройств и фокусируется на удовлетворении своих потребностей в любых условиях и обстановке.
2. Комбинация потоков данных и сервисов, возникшая в результате перевода всего в электронную форму, создает четыре основных модели применения: управление, монетизация, операционная деятельность и расширение бизнеса. Модели могут применяться в любой отрасли.
Например, модель «оплата за каждое использование» можно применять при взаимодействии с активами (такими, как промышленное оборудование), услугами (страхование в зависимости от частоты использования), людьми

7
(сезонный рабочий персонал), местами (оплата парковки) и системами
(сервисы облачных вычислений).
3. Эксперты предполагают увеличение объемов поставок 3D-принтеров по всему миру в 2015 году до 98% процентов, а в 2016 эти цифры возрастут вдвое. Это конкурентоспособный и рентабельный способ сократить издержки благодаря возможности улучшать проектные решения.
4. Аналитический модуль в автоматизированных системах займет центральное место, т.к. объем структурированных и неструктурированных данных внутри и за пределами организации данных, возрастает и нуждается в анализе. Перед компаниями стоит задача создать новые фильтры для огромных массивов данных и предоставить каждому пользователю нужную ему информацию в нужное время. Ценность будут представлять найденные ответы и решения, а не сами данные.
5. Развитие интеллектуальных систем, которые оценивают и реагируют на изменение условий. Разработка умных машин, высокоразвитых алгоритмов, которые позволят системам понимать обстановку, самообучаться и самостоятельно действовать.
6. Дальнейшей развитие облачных и клиентских вычислений. В ближайшее время основной задачей в клиентских и облачных вычислениях станет синхронизация контента и состояния приложения на множестве устройств, а также высокая мобильность приложений на этих устройствах.
7. Применение программно-настраиваемых приложений и создание соответствующей инфраструктуры.
Адаптивное программирование обеспечит организацию гибкостью, необходимой для эффективной деятельности в электронном бизнесе. Программно-настраиваемое построение сетей, хранение, дата-центры и безопасность будут продолжать развиваться.
8. Создание ИТ масштаба WWW. Технологии представляют модель глобальных вычислений, которая предоставит ИТ-отделам организаций возможности крупных провайдеров облачных сервисов. Все больше компаний начнут проектировать и внедрять такие приложения и инфраструктуру, какие уже реализованы у известных web-гигантов (Amazon,
Google, Facebook).
9. Создание моделей безопасности, встроенных в приложения.
Разработка приложений с оценкой рисков, динамическое и статическое тестирование по безопасности, самозащита приложения во время выполнения наряду с активным анализом контекста и адаптивным доступом.
Тема 1.2. Автоматизация ДОУ и качество принятия управленческих
решений
1. Типовые задачи автоматизации: создание, передача, хранение, поиск, контроль исполнения документов.
2. Подходы к автоматизации ДОУ.
3. Электронный документ: понятие и свойства.

8
Вопрос 1. Типовые задачи автоматизации: создание, передача,
хранения, поиск, контроль исполнения документов. Выделяют три основные задачи, решаемые в делопроизводстве: документирование
(составление, оформление, согласование и изготовление документов); организация работы с документами в процессе осуществления управления
(обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов); систематизация архива документов.
Для автоматизации указанных работ возможно использовать следующие технологии:
− текстовые процессоры;
− электронные таблицы;
− системы управления базами данных;
− системы поиска документов и анализа текстов;
− системы сканирования и распознавания документов;
− среду клиент-сервер;
− Internet/intranet;
− автоматизированные рабочие места;
− автоматизированные системы документационного обеспечения управления
(системы автоматизации делопроизводства.
Системы электронного документооборота);
− корпоративные информационные системы.
Автоматизация делопроизводства связана с пониманием его основных функций, включает в себя все стороны и функции документационной работы организации и требует комплексных мер и привлечения специалистов из разных областей. Преимущества:
− обеспечивает слаженную работу всех подразделений;
− упрощает работу с документами, повышает ее эффективность;
− повышает производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
− повышает оперативность доступа к информации;
− позволяет разграничить права доступа сотрудников к информации;
− позволяет вести оперативный и объективный контроль документооборота, информационно-справочная работа становиться полностью прозрачной;
− упорядочивает хранение документов в электронной форме. При создании автоматизированной системы параллельно решаются вопросы обеспечения сохранности документов;
− даёт возможность настройки системы с учётом требований конкретного заказчика, включает в себя возможность промежуточного контроля движения документов, а также средства оповещения о нарушениях в процессе прохождения документов.

9
Вопрос 2. Подходы к автоматизации ДОУ. Выделяют следующие подходы (технологические решения) к автоматизации документационного обеспечения управления:
− document processing (обработка электронныx версий документов);
− document management (управление хранением и поиском документов);
− workflow management (управление ходом работ);
− workgroup management (групповая работа с документами);
− groupware (технология группового доступа);
− records management (управление записями);
− digital asset management, DAM (управление цифровыми активами);
− business performance management, BPM (управление эффективностью бизнеса).
Обозначают как подход или концепцию управления, так и соответствующий класс программного обеспечения для автоматизации управления.
Удобство и эффективность применения ПК в качестве средства подготовки текстов привело к появлению большого количества программ.
Расширение функционала текстовых и табличных процессоров и привело к возникновению такого вида информационных технологий работы с документами какdocument processing.
Управление документами (document management) позволяет автоматизировать процессы создания, совместного использования, отслеживания, ревизии, распределения и хранения документов. Технология снабжает документы метаданными, связывая их с бизнес-процессами, и обеспечивает контроль документов с момента их создания до архивирования.
Автоматизацию документооборота с учетом правил его построения позволяют организовать технологии управления рабочими потоками workflow management, групповой работы с документами workgroup management, группового доступа groupware.
Технология workflow позволяет сократить необходимость в дополнительных контактах, например, по электронной почте. В процессе разработки документа или после его создания сотрудники передают документ по определенным маршрутам для его утверждения или доработки.
Если же в организации каждый предыдущий исполнитель документа сам определяет, кому должен быть передан документ на очередном этапе, то автоматизировать такой процесс помогает технология workgroup management.
В современных условиях с ростом числа мобильных сотрудников, организации удаленного взаимодействия появилась необходимость одновременной работы с документом, интеграции информации из разных приложений в формат коллективного приложения. Указанные проблемы решаются технологией groupware, которая позволяет управлять