Файл: Конспект лекций раздел Введение. Компьютерные информационные технологии в управлении Тема Информационные аспекты управления.pdf

10 виртуальными рабочими группами, включая ведение дискуссий, обсуждения документа, проектно-ориентированные методы работы.
Технология records management позволяет идентифицировать, хранить и управлять данными, которые используются для описания событий в деятельности организации, обеспечивает работу с архивами документов длительного хранения.
Наличие в организации такой необходимой для управления информации как аудио, видео, изображения повлияло на появление технологии DAM, которая позволяет не только просто сохранять, находить или извлекать необходимую информацию, но и сохранять метаданные к изображениям, аудио- и видеофайлам, отслеживать их версии и права доступа к ним, конвертировать их в различные форматы. Информация становится активом, после ее классификации, индексирования и установления ее владельца.
BPM поддерживает управленческую парадигму процессного управления организацией, рассматривающую неструктурированные бизнес- процессы как особые ресурсы, которые динамично перестраиваются под влиянием складывающихся условий.
Существование указанных технологических решений обосновывается как правилами ведения делопроизводства, так и тенденциями развития информационно-коммуникационных технологий, подходов к управлению организацией.
Вопрос 3. Электронный документ: понятие и свойства. Электронный документ (ЭД) – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность. Подтверждается его целостность и подлинность с помощью электронной цифровой подписи.
ЭД могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, позволяющие создавать, обрабатывать, хранить, передавать и принемать информацию в электронном виде. Использование ЭД регулируется Законом
Республики Беларусь от 28.12.2009 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
ЭД должен соответствовать следующим требованиям:
1) Создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных, программно-технических и технических средств;
2) Структура документа должна состоять из общей и особенной частей.
Общая часть электронного документа – это информация, составляющая содержание документа. Особенная часть ЭД состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи и идентификации ЭД, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами;

11 3) Должен быть представлен в форме, доступной и понятной для восприятия человеком. ЭД имеет две формы представления: внутренняя форма является записью информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации; внешней формой является воспроизведение ЭД на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.
Оригинал ЭД существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Копией электронного документа считается его создание путем удостоверения в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. При этом копия ЭД должна содержать указание на то, что она является копией соответствующего электронного документа.
ЭД приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Если в соответствии с законодательством Республики Беларусь требуется, чтобы документ был оформлен в письменной форме, то ЭД и его копия считаются соответствующими этому требованию. В случае, если в соответствии с законодательством
Республики
Беларусь требуется нотариальное удостоверение и (или) государственная регистрация документа, а документ создан в электронном виде, нотариальному удостоверению и (или) государственной регистрации подлежат электронный документ или его копия.

12
Интернет. Степень внедрения ЭП считается важным показателем уровня развития государства и измеряется экспертами ООН, составляющими специальный рейтинг – United Nations e-Government Readiness Index.
Создание и развитие электронного правительства в Республике Беларусь связано с этапами реализации Государственной программы информатизации
Республики Беларусь на 2003–2005 годы и на перспективу до 2010 года
«Электронная Беларусь», утвержденной постановлением Совета Министров
Республики Беларусь от 27 декабря 2002 г. и «Стратегией развития информационного общества в Республике Беларусь на период 16 до 2015 года», утвержденной. постановлением Совета Министров от 9 августа 2010 г, которая предусматривала создание системы «Электронное правительство».
Для достижения цели и реализации
Стратегии развития информационного общества разработана
Национальная программа ускоренного развития услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий на 2011–2015 годы, утвержденная постановлением Совета
Министров Республики Беларусь от 28 марта 2011 г. Положения подпрограммы
«Электронное правительство» направлены на совершенствование механизмов взаимодействия государства, бизнеса и общества. Стратегическими целями создания электронного правительства являются: повышение на основе применения ИКТ эффективности и качества управления и межведомственного взаимодействия государственных органов власти и управления, местных исполнительных и распорядительных органов при реализации ими своих функций; оптимизация предоставления государственных услуг и выполнения административных процедур для граждан и организаций на основе использования ИКТ
В Беларуси предприняты важные шаги по формированию нормативной правовой базы построения ЭП: утверждены Положение о порядке защиты информации в государственных информационных системах, а также информационных системах, содержащих информацию, распространение и
(или) предоставление которой ограничено, Положение о порядке аттестации систем защиты информации, Положение о порядке проведения государственной экспертизы средств защиты информации; издан Указ
Президента Республики Беларусь от 1 февраля 2010 г. № 60 «О мерах по совершенствованию использования национального сегмента сети Интернет»;
Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 9 августа 2011 г.
«Об оказании электронных услуг и реализации государственных функций в электронном виде посредством общегосударственной автоматизированной информационной системы» утверждено Положение об общегосударственной автоматизированной информационной системе; Постановлением Совета
Министров Республики Беларусь от 10 февраля 2012 г. № 138 «О базовых электронных услугах» утверждены: перечень базовых электронных услуг, план развития государственных информационных ресурсов, необходимых для предоставления базовых электронных услуг через единый портал

13 электронных услуг; план поэтапного перехода к предоставлению электронных услуг посредством единого портала электронных услуг.
Архитектура ЭП может быть представлена двумя составляющими: государственная информационно-коммуникационная инфраструктура, государственные электронные услуги для госслужащих, граждан, бизнеса.
Информационно-коммуникационная инфраструктура включает:
Общегосударственную автоматизированную ин-формационную систему,
Единую защищенную среду информационного взаимодействия государственных органов, Государственную систему управления открытыми ключами, Государственную систему идентификации физических и юридических лиц, Систему хранения государственных информационных ресурсов, платежный шлюз в интеграции с единым расчетным информационным пространством, Систему информационных посредников или авторизованных операторов госинфоуслуг.
Вопрос 2. Направления взаимодействия в рамках электронного
правительства. Построение системы межведомственного электронного
документооборота.
Электронное правительство представляет собой сложный комплекс средств взаимодействия между органами управления государством, гражданами и субъектами коммерческой деятельности и предполагает три направления взаимодействия, оказания услуг: G2B/B2G (government to business, государство-бизнес/бизнес-государство), G2G (government to government, государство-государство) и G2C/С2G (government to citizens, государство-граждане/граждане-государство). Данное разделение условно, так как зачастую названные функции выполняются одними и теми же электронными правительственными структурами. Но цели у этих направлений разные.
Технологическим решением для практической реализации доступа к информации и развития в сети Интернет инфраструктуры ЭП в Республике
Беларусь является Единый государственный портал электронных услуг
(http://portal.gov.by), который был открыт 3 января 2011 г.
Для автоматизации документооборота между территориально распределенными организациями и их взаимодействия друг с другом посредством ведомственных систем электронного документооборота (ВСЭД) предназначена система межведомственного электронного документооборота
(СМДО). Перечень программных продуктов для построения ВСЭД и их разработчиков представлен на сайте РУП «Национального центра электронных услуг» (www.nces.by)
31 декабря 2015 г. Принят Указ Главы государства №542, вносящий в том числе изменения и дополнения в Указ №157 от 04.04.2013 г. Указом продлены сроки подключения к СМДО всех государственных органов и организаций Беларуси (до 1 января 2017 г.). В этот срок все организации, в уставном фонде которых есть доля государственной собственности, обязаны

14 приобрести либо модернизировать ведомственные системы электронного документооборота, а также обеспечить их взаимодействие с СМДО.
Раздел 2. Основные программные решения для построения,
функционирования и реализация офисных систем
Тема 2.1. Базовые ИТ автоматизации ДОУ
1. Классификация базовых компьютерных ИТ в рамках ДОУ.
2. Решение типовых задач автоматизации средствами пакета MS Office*.
3. Использование программ оптического сканирования и распознавания символов.
4. Применение компьютерной графики в ДОУ*.
* – вопросы рассматриваются на лабораторных занятиях.
Вопрос 1. Классификация базовых компьютерных ИТ в рамках
ДОУ. Автоматизация работы с документами может быть организована на двух различных уровнях. Первый уровень предполагает использование простейших информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы (базовых ИТ). Второй – специализированных ИТ, т.е. АСДОУ.
Базовые компьютерные ИТ – это пакеты общего назначения, средствами которых могут быть автоматизированы работы, проводимые в рамках ДОУ.
К ним относятся приложения офисных пакетов (Microsoft Office, Lotus
Symphony, Open Office), для автоматизации процедур планирования использования ресурсов (MS Project, Lotus Organizer, MS OutLook), компьютерной графики (Adobe PhotoShop, CorelDraw, 3D Studio Max), оптического сканирования и распознавания символов (ABBYY FineReader,
ITSoft SmartCapture Bank, Cognitive Passport) и т.п.
Создать документ возможно средствами текстовых редакторов и процессоров, программ для создания динамических бизнес-форм, электронных таблиц. Перевести документ в электронный вид – систем оптического сканирования и распознавания символов, графических пакетов.
Организовать работу с документами (регистрация, контроль исполнения, пересылка документов, учет объема документооборота) позволяют системы управления базами данных (СУБД), электронные таблицы, организаторы работ, системы электронной почты.
Оперативное хранение документов также может быть организовано средствами СУБД, электронных таблицы или же в файловой системе операционной системы в виде иерархической структуры папок.
Вопрос 3. Использование программ оптического сканирования и
распознавания символов. Документы, которые переводятся в электронный вид, в зависимости от структуры и формы представленной информации, разделяются на формализованные, неформализованные и специальные.
Формализованные документы имеют четкую структуру, определенную