Файл: Конспект лекций раздел Введение. Компьютерные информационные технологии в управлении Тема Информационные аспекты управления.pdf

15 форму расположения полей, в которые заносятся сведения (бланки, анкеты, накладные и т.п.). Неформализованные документы имеют произвольную форму (договоры, контракты, письма). К специальным документам относятся карты, схемы, изображения.
Перевод в электронный вид указанных типов документов имеет свою специфику. Ввод графического изображения достаточно его сканировать и сохранить в одном из форматов. Текстовый документ необходимо еще и распознать. При обработке анкет в систему вводится лишь содержащиеся в ней сведения. Кроме того, иногда необходимо сохранение в системе и
«рукопечатного» текста.
Современные программы оптического сканирования и распознавания символов используют технологии распознавания меток и знаков (Optical
Mark Recognition, OMR), рукопечатных символов (Handprint Character
Recognition, HCR), интеллектуальное распознавание документов с автоматическим определением его типа (Intelligent Document Recognition,
IDR).
Тема 2.2. Автоматизированное рабочее место (АРМ)
1. Понятие АРМ и принципы разработки.
2. Обеспечение АРМ.
3. Концепция электронного офиса
Вопрос 1. Понятие АРМ и принципы его разработки. АРМ представляет собой место пользователя – специалиста, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации решения задач, выполняемых в рамках его должности. Основным назначением АРМ является децентрализованная обработка информации на рабочих местах, использование баз данных при одновременной возможности вхождения в локальные/глобальные сети.
Интерес к АРМ возник в 1980-е годы в США вместе с начавшейся широкой компанией по автоматизации офисов (проект «офис будущего»).
Внедрение АРМ предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а пользователь выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений.
Общие принципы создания автоматизированного рабочего места:
1. Системность.
АРМ следует рассматривать как систему взаимосвязанных компонентов, структура которой определяется функциональным назначением.
2. Гибкость. АРМ должна быть приспособлена к возможным перестройкам, изменениями условий внешней среды, модернизации программного обеспечения и технических средств. Достигается это благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.

16 3. Устойчивость. АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних факторов.
Неполадки в отдельных частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема.
4. Эффективность.
Необходимо стремиться к рациональному соотношению между затратами на создание АРМ и эффектом, получаемым при его функционировании
.
5. Максимальная ориентация на конечного пользователя.
6. Эргономичность.
Реализация АРМ на основе данных принципов способствует повышению не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.
Вопрос 2. Обеспечение
АРМ.
Обязательным условием функционирования
АРМ является техническое обеспечение.
Это обоснованно выбранный комплекс технических средств и соответствующих документов к ним, позволяющий решать поставленные перед АРМ задачи.
Информационное наполнение
АРМ при определении круга пользователей и выяснении сущности решаемых ими задач осуществляет информационное обеспечение АРМ. В сфере организационного управления пользователи могут быть условно разделены на три категории: руководители, персонал руководителей и обслуживающий персонал. Разрабатываемые АРМ для разных категорий пользователей отличаются видами представления данных.
Математическое обеспечение АРМ представляет собой совокупность алгоритмов, обеспечивающих формирование результатной информации.
Математическое обеспечение служит основой для разработки комплекса прикладных программ.
В составе программного обеспечения АРМ можно выделить два основных вида обеспечения, различающихся по функциям общее и специальное. К общему ПО относится комплекс программ, обеспечивающий автоматизацию разработки программ и организацию вычислительного процесса на ПЭВМ безотносительно к решаемым задачам. Специальное ПО представляет собой совокупность программ для решения конкретных задач специалиста.
Лингвистическое обеспечение АРМ включает языки общения с пользователем, языки запросов, информационно-поисковые языки, языки- посредники в сетях. Языковые средства АРМ обеспечивают однозначное смысловое соответствие действий пользователя и аппаратной части в виде
ПК. Одновременно языки АРМ должны быть пользовательско- ориентированными, в том числе профессионально-ориентированными.
Основу языков АРМ составляют заранее определяемые термины, правила установления новых терминов, на основе которых пользователь может формировать информационные запросы.

17
Организационное обеспечение АРМ отвечает за организацию функционирования, развития, подготовки кадров, а также администрирования. К последнему относятся: планирование работы, учет, контроль, анализ, регулирование, документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ. Организационное обеспечение включает комплекс документов, регламентирующих деятельность специалистов при использовании АРМ.
Методическое обеспечение состоит из рекомендаций и положений по внедрению, эксплуатации и оценке эффективности функционирования АРМ.
Кроме этого, к методическому обеспечению относится справочная информация об АРМ в электронном виде, средства обучения работе, демонстрационные примеры.
Правовое обеспечение АРМ — это система нормативных правовых актов, определяющих права и обязанности специалистов в условиях функционирования АРМ. Эти документы строго увязаны с комплексом разработок, регламентирующих порядок хранения, обработки, передачи и защиты информации, правила ревизии данных, обеспечение юридической подлинности совершаемых на АРМ операций и т.п.
Эргономическое обеспечение АРМ представляет собой комплекс мероприятий, обеспечивающих максимально комфортные условия использования АРМ специалистами. Одна из важнейших функций эргономического обеспечения заключается в уменьшении отрицательных воздействий на человека со стороны ПК.
Вопрос 3. Концепция электронного офиса. Электронный офис представляет собой реализацию концепции всестороннего использования в офисной деятельности современных компьютерных информационных технологий.
Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, которые обеспечивает комплексную реализацию задач предметной области.
К основным функциям электронного офиса относятся: обеспечение доступа к документам в электронном виде без их дублирования на бумаге; создание документов и их размножение, контроль за исполнением документов; дистанционная и совместная работа служащих над документом; использование электронной почты, мобильной связи; персональная обработка данных; обмен информацией между базами данных; информационная поддержка принятия решений; участие в совещаниях с использованием средств удаленного доступа; работа с автоматизированными информационными системами и пр.
Раздел 3. Автоматизированные системы документационного
обеспечения управления

18
Тема 3.1. Общая характеристика АСДОУ
1. АСДОУ: понятие, виды. Функциональные возможности АСДОУ.
2. Проблемы разработки, внедрения и применения АСДОУ.
3. Состояние и тенденции развития рынка АСДОУ.
4. Зарубежные стандарты и спецификации в области электронного документооборота.
Вопрос 1. АСДОУ: понятие, виды. Функциональные возможности
АСДОУ.
Количество программ, обеспечивающих автоматизацию управления документами постоянно растет. Существует множество названий таких систем: «системы автоматизации документационного обеспечения управления», «системы электронного управления документами», «системы электронного документооборота», «автоматизированные системы управления документами», «системы автоматизации делопроизводства» и т. д. Нет и однозначного соответствия между отечественными терминами в области автоматизации ДОУ и англоязычными.
Сотрудниками аналитических компаний, таких как International Data
Corporation (IDC), Gartner, Forester Reseach ведется работа по анализу существующего рынка АСДОУ. Так, компания IDC дает следующее определение: системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. В оригинальном тексте для обозначения данного вида систем используется термин Electronic
Document Management – EDM.
IDC с учетом современных требований к управлению документами и тенденций развития информационных компьютерных технологий выделяет шесть видов систем электронного управления документами:
1. Business-process EDM. Системы, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов. Обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, ориентированы на использование в определенной сфере деятельности.
2. Enterprise-centric EDM. Корпоративные системы электронного управления документами. Создают корпоративную инфраструктуру для совместной работы над документами. Основные их функциональные возможности аналогичны системам, ориентированным на автоматизацию бизнес-процессов. Отличием является то, что данные системы поставляются как стандартные приложения, доступные любой категории пользователей.
3. Enterprise Content Management (ECM). Системы управления контентом в масштабах организации. Предназначены для обеспечения и организации совместного процесса создания, редактирования и управления контентом
(содержимым).
4. Enterprise Information Management (EIM Information Management
Systems). Системы управления информацией. Обеспечивают управление информацией через Internet/intranet сети. Такие системы часто называют

19 порталами.
5. Imaging Systems. Системы управления образами.Преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, создавая тем самым документ в электронной форме.
6. Workflow Management Systems. Системы управления потоками работ.
Обеспечивают маршрутизацию документов любого типа в рамках бизнес- процессов. Приобретаются обычно как часть какого-либо решения.
Кроме этого, используются и русскоязычные аббревиатуры: САД, системы автоматизации делопроизводства; СЭД, системы электронного документооборота;
КСУД, корпоративные системы управления документами.
САД обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в Беларуси правилами ведения делопроизводства. САД решают такие задачи как: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; контроль и формирование отчетов об исполнении; выполнение атрибутивного поиска. Основная функция систем – автоматизация рутинных операций по работе с документами. По приведенной выше классификации
САД можно отнести к системам, ориентированным на автоматизацию бизнес-процессов.
СЭД не только выполняют функции по регистрации действий с документами, то и автоматизируют сами процессы работы с документами. В таких системах внимание уделяется работе с документом на всех стадиях жизненного цикла. СЭД работают с электронными документами, документами, поступающими по каналам электронной почтыи полученными в результате сканирования.
КСУД обеспечивают универсальную и общедоступную среду для работы со всеми типами документов в масштабе всей организации. Наличие в этих системах заранее продуманной бизнес-логики является их существенным преимуществом по сравнению с САД и СЭД.
АСДОУ могут быть разделены в зависимости от используемой платформы, СУБД.
Вопрос 2. Проблемы разработки, внедрения и применения АСДОУ.
Каждый из этапов жизненного цикла АСДОУ (для пользователей это такие этапы как обследование организации, разработка критериев выбора, внедрение, последующая эксплуатация, модернизация системы) важен для реализации полноценного проекта. Очень часто организация недооценивает их значимость.
Как правило организации не уделяют должного внимания обследованию, часто пропускают этот этап; выбирают систему более дешевую, а не ту, которая соответствует требованиям, внедряя систему не уделяют внимания обучению сотрудников. Проблемы, с которыми сталкиваются, заключаются в следующем:

20
− незаинтересованность руководства;
− недостаточная квалификация сотрудников службы ДОУ;
− неподготовленность сотрудников, недоверие к электронному документообороту, недостаточная компьютерная грамотность пользователей, недостаточная мотивация сотрудников к работе с новой системой
− недостаточная проработка организационных вопросов, отсутствие четко сформулированных цели и задач проекта, отсутствие плана действий, грамотное формирование рабочей группы;
− отсутствие соответствующей нормативной базы;
− ограниченный ИТ-бюджет;
− неверный выбор системы;
− несоответствие ИТ-инфраструктуры выбранному ПО;
− плохо разработанное техническое задание или его отсутствие;
− плохое моделирование процессов;
− отсутствие регламентации бизнес-процессов организации;
− временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения;
− необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы;
− сложность интеграции АСДОУ с уже существующими системами в организации.
Вопрос 3. Состояние и тенденции развития рынка АСДОУ. Мировой рынок АСДОУ сильно фрагментирован. На нем присутствуют как крупные всемирно известные, так и относительно малоизвестные ИТ-компании. По различным оценкам в мире сейчас существует несколько сотен программных приложений, отличающихся друг от друга как по функциональным возможностям, так и по технологическим решениям. Разработкой приложений в области автоматизации управления документами в мире занимаются сотни компаний, к наиболее известным из которых относятся:
ACS Software, Action Technologies, Adobe, BroadVision, Cyco, Cypress,
Datamax Technologies, Datawatch, Documentum, Dynamic Imaging, Excalibur,
FileNet, Hyland Software, HP/Dazel, Hummingbird, Gauss Interprise, IBM,
Identitech, InterTech, Keyfile, Lotus Development, Microsoft, Novell, OpenText,
Oracle, Siemens Nixdorf, Staffware plc и др.
По данным TAdviser, по итогам 2014 года российский рынок СЭД/ECM- систем, включая услуги по внедрению, вырос на 12% и достиг 34,4 млрд руб.
(примерно четвертая часть этой суммы приходится на продажу лицензий, остальное – на услуги). По сравнению с другими сегментами делового программного обеспечения рынок СЭД/ECM показывает самый высокий рост (рынок систем управления взаимоотношениями с клиентами вырос на
10%, а систем управления ресурсами предприятия – 4%). Наиболее крупные разработчики: Логика бизнеса, Крок, ЭОС, КОРУС Консалтин, АйДи –
Технологии управления, Haulmont, Naumen, Ланит, Directum, DocsVision, 1С.