1.3 Процесс описания бизнес-процессов в организации

Бизнес-процессы обязательно должны быть подробно описаны. В противном случае они не могут существовать. Для описания процесса нужно расписать определенные действия, которые должны выполнять работники на предприятии для достижения целей.

Некоторые правила для организации управления процессами можно формализовать, но одновременное их применение может давать взаимоисключающие результаты. Поэтому применять представленные ниже рекомендации нужно очень осторожно. Если рассмотреть деятельность организации как совокупность взаимосвязанных работ и функций разного масштаба, учесть при этом границы структурных подразделений, то можно представить себе организацию в виде сети этих работ. В реальной организации количество взаимосвязей таково, что отобразить его в двухмерном изображении достаточно сложно, поэтому на рисунке придется пойти некоторые условные упрощения.

Функции и работы организации условно обозначают цифрами и буквами русского алфавита. Стрелки обозначают потоки продукции (информации, взаимодействия) между ними. Если при выделении процессов применить несколько правил одновременно, то достаточно часто может встретиться ситуация, когда границы процессов, выделенных по различным правилам, могут не совпасть. Попытки увязать правила и процессы между собой могут привести к неоднозначной ситуации.

В ходе описания процессов придется решать много проблем, так как на бумагу выкладывается то, к чему «все привыкли, все знают, но никто не хочет ничего менять». Не нужно бояться изменений. Изменения приносят выгоду организации, если они хорошо просчитаны экономически.

Проект описания процессов организации длится от нескольких месяцев до года, и его результатом должна быть не модель процессов, а разработанная и внедренная система эффективного управления организацией.

Для решения же проблем с увязыванием взаимодействия процессов из практических соображений можно порекомендовать следующее:

1. 
   отдать приоритет выделению процессов, совпадающих с рамками структурных подразделений, имеющих собственные планы и бюджеты. В этом случае владельцем процесса становится руководитель данного подразделения и меньше возникает проблем в организации взаимодействия и распределения ответственности за результаты процессов;
   
2. 
   выделить процессы по границам подразделений в первом приближении. При согласовании описаний процессов, придется искать компромиссное решение для границ процессов и ответственности их владельцев [7].
   

---

Для качественного описания руководитель должен точно понимать конечный итог и задачи коллектива. Перед тем как приступить к описанию и реализации проекта, нужно донести эту информацию до всех участников.

Описанием основных процессов занимается персональный квалифицированный сотрудник. Обычно это приглашенный со стороны консультант. Но один специалист не будет разбираться одинаково хорошо в специфике деятельности разных компаний, поэтому он привлекает помощников. Специалист должен уметь:

1. 
   описывать процессы;
   
2. 
   подробно знать бизнес-анализ и основы работы с нотациями;
   
3. 
   обладать информацией о процессах внутри предприятия;
   
4. 
   уметь оптимизировать работу компании, в соответствии с поставленными задачами и устранять ошибки (по согласованию с руководителем) [7].
   

Описание процессов характеризуется такими параметрами:

1. 
   наименование и цель. Обычно это одно и то же. Все участники должны будут их знать и понимать. Например, название – «Продажа первой партии нового товара». Цель звучит так же;
   
2. 
   исполнитель или владелец инструмента. Это ответственное лицо, которое будет подробно составлять план, доносить его до сотрудников, вести и контролировать процесс его выполнения;
   
3. 
   ресурсы, которые используются для достижения поставленных целей;
   
4. 
   вход – это те ресурсы, которые поступают извне, сырье;
   
5. 
   выход – это произведенные товары или оказываемые услуги.
   

Иногда может получиться не то, что было запланировано, тогда цель на этом этапе меняется [2].

Описание процессов в разных организациях имеют свою специфику, в зависимости от особенностей производства. Однако есть общие правила описания, которые необходимо будет соблюдать на всех предприятиях:

• 
  законченность, то есть любая деятельность должна будет иметь собственную цель, конечный итог (иногда в ходе работы цель может измениться);
  
• 
  краткость - инструкции должны быть изложены лаконично с обозначением основных этапов работы и задач сотрудников без лишних деталей и сложных терминов. Это обеспечит быструю и слаженную работу всех отделов;
  
• 
  использование общепринятых, типовых обозначений по стандартам IDEF3, BPMN 2.0, BPMN, чтобы любой участник процесса описания смог прочитать инструкцию и верно истолковать ее;
  
• 
  указание конкретных участников процесса описания и ответственных лиц с четким распределением задач между ними [2].
  

---

Описание процессов начинается с моделирования схем. Подробно описываются только те процессы, которые уже были сформированы в компании.

Менеджер самостоятельно определяет, насколько подробно будет описан основной бизнес-процесс. Его можно анализировать на 5 уровнях:

• 
  операции. Это самый детализированный уровень, когда будет требоваться перечислять каждое действие;
  
• 
  действия – это ряд операций, в котором должна быть соблюдена определенная последовательность;
  
• 
  процедуры – несколько объединенных действий, выстроенных в определенном порядке для достижения поставленных целей;
  
• 
  базовый уровень, на котором объединяется несколько взаимосвязанных процедур, которые будут служить достижению результатов. Обычно в них участвует несколько сотрудников;
  
• 
  направление работы. Это самый обобщенный уровень, который включает в себя несколько процессов.
  

Составление описания бизнес процесса будет осуществляться пошагово в 11 этапов:

1. 
   определение цели описания. Процесс и описание могут иметь разные цели. На этом этапе нужно будет сформулировать, зачем данному процессу требуется описание. Например, внедрение автоматической системы приема заявок или снижение стоимости производства и т.д.;
   
2. 
   определение целей описания основного процесса – конечного результата, который нужно будет получить. Целей бывает несколько. Все они должны быть обозначены. Например, покупатель может приобрести товар или отказаться от него. Обоим варианта необходимо описание;
   
3. 
   привлечение руководящих сотрудников для обсуждения сформулированных задач и нюансов их выполнения;
   
4. 
   донесение информации до сотрудников, которые будут максимально эффективно выполнять задачи. Важно сформулировать их четко, ясно;
   
5. 
   расставление приоритетов. Все задачи и действия будут делиться на первостепенные и менее важные. При этом учитывается основная цель, количество ресурсов, время, финансы и прочие факторы при описании;
   
6. 
   фиксация начала и конца процесса при описании, их четкое выделение среди прочих элементов;
   
7. 
   определение ключевых точек, которые будут влиять на получение результата. Например, ведение переговоров, торг с клиентом, формирование счета на оплату и др. Эти точки могут иметь несколько сценариев, для каждого из которых необходимо описание;
   
8. 
   создание черновика предварительного описания, который должны будут получить все заинтересованные лица: руководители, клиенты;
   
9. 
   согласование деталей, учет комментариев и пожеланий всех участников процесса описания;
   
10. 
    презентация финального описания с внесенными корректировками (все они должны быть согласованы с руководством);
    
11. 
    оформление окончательного варианта описания с подробными схемами, планами, моделями и иными документами [2].
    

---

Описание процессов может быть в 3 форматах:

• 
  текстовое – это словесное последовательное описание процессов предприятия с последующим созданием регламентирующих документов и стандартов предприятия. Это самый распространенный вид описания;
  
• 
  табличный – является более структурным и подходит для описания бизнес-процессов небольших компаний. В каждой строке таблицы располагается один бизнес-процесс, а столбцы содержат информацию о его входах, выходах, владельце, ресурсах.;
  
• 
  графический – является наиболее эффективным и распространенным способом описания бизнес-процессов предприятия.
  

Плюсы и минусы форматов описания бизнес-процессов представлены в таблице 2.

Таблица 2 – Плюсы и минусы форматов описания бизнес-процессов

Формат описания	Плюсы	Минусы
Текстовый	- простота реализации - отсутствие требований к навыкам оформителя - множество текста, который нужно полностью прочитать для выделения самого важного	- сложности при структурировании и анализировании текста - отсутствие наглядности, что затрудняет восприятие бизнес-процесса - специфический, сложный язык для описания некоторых процессов
Табличный	- отсутствие необходимости в подготовке при наличии шаблона - простое заполнение таблиц без особых навыков - структурированная и понятная демонстрация данных описания - дает возможность сравнения и анализирования числовых показателей описания	- необходимость в предварительной разработке шаблонов - отсутствие возможности изложить в таблице сложный бизнес-процесс с развернутым описанием - ограниченное место для данных - сложность восприятия при избытке данных - сложности при отображении ответвлений
Графический	- наглядная демонстрация информации описания, что обеспечивает простоту восприятия - формирование целостной картины описания процесса, благодаря графическому отображению - глубокая детализация элементов описания - возможность включения любого количества ответвлений - удобное использование графики при разработке программного обеспечения	- потребность в специальных навыках - работа с графикой требует большого количества времени

---

Для построения схемы по описанию процессов могут использоваться специальные программы. Это осуществляется поэтапно:

1. 
   фиксация границ – начальной и конечной точки основного процесса описания;
   
2. 
   выделение основных блоков – базы процесса, в соответствии с их положением в последовательности;
   
3. 
   внесение дополнительных элементов – ответвлений, всех возможных путей развития событий;
   
4. 
   распределение ролей между участниками. Один сотрудник может одновременно исполнять несколько ролей;
   
5. 
   добавление документов: кейсов, презентаций, инструкций, писем;
   
6. 
   внесение данных об источниках и программном обеспечении, с помощью которых осуществляется автоматизация процесса описания;
   
7. 
   обозначение инструментов, которые могут помочь в достижении целей;
   
8. 
   внесение критериев эффективности, с помощью которых будет производиться оценка результата;
   
9. 
   моделирование процесса с учетом всех полученных сведений при описании.
   

Таким образом, схема описания отображается либо в виде карты (блок-схем), либо маршрута (движение данных и ресурсов в процессе). Для этого применяются стандартные международные формы документирования.
1.4 Проблемы выделения и описания бизнес-процесса

Отсутствие должного внимания со стороны ответственного специалиста способствует упущению существенных фактов, что приводит к разработке бесполезных моделей, не несущих объективной информации.

Отсутствие единой методологии при выделении и описании описания бизнес-процессов может получить множество несовместимых между собой описаний, не поддающихся анализу. Для всего должны быть свои стандарты, особенно актуально для крупных организаций, в которых над описанием бизнес-процессов будут работать несколько сотрудников.

При этом излишняя детализация самих процессов – это усложняет последующую оптимизацию, и предполагает увеличенные затраты времени и ресурсов.

Для оптимизации и модернизации важны не только сами процессы, но и маршруты их выполнения, поэтому важно внимания к взаимосвязям между бизнес-процессами.

Процесс описания бизнес-процесса занимает много времени, что повышает вероятность создания неактуальных моделей. Поэтому необходимо использовать автоматизацию процесса

---

Смотрите также файлы

• Конспект Базовая система вводавывода bios базовая система вводавывода называется так потому, что включает в себя обширный набор.docx

• Основные параметры режима частично механизированной сварки (наплавки) плавлением в защитном газе.docx

• Практическая работа 23 Операционная система. Графический интерфейс пользователя Оценивание производительности компьютера.docx

• Программа профессиональной переподготовки Клиническая (медицинская) психология со специализацией по патопсихологии (2030) Дисциплина Психодиагностика Практическое задание 3, Модуль Практическая психодиагностика.doc

• Занятие Организация общей уборки всех помещений роты и уборки закрепленного за подразделением участка территории.docx