²Таблица 1.1 Классификация видов документооборота

Виды документооборота	характеристика
Управленческий	Управленческая отчетность включает в себя несколько этапов, каждый из которых необходим для обеспечения получения достоверной, актуальной и наглядной информации. Первый шаг — сбор данных. Затем полученная информация анализируется для определения ее значимости и применимости для принятия решений. Наконец, информация обобщается и представляется в виде управленческих отчетов, которые используются для контроля за своевременным исполнением стратегических решений. Важность управленческой отчетности заключается в ее способности облегчить принятие решений на основе фактической информации и контролировать результаты выполнения заранее принятых решений;
Финансовый	Эта система охватывает все этапы работы с документами и позволяет компаниям эффективно управлять своими бумажными документами, включая договоры, переписку, отчетность различного типа, законодательные акты и другую ценную информацию, важную для управления бизнес-процессами;
Кадровый	Кадровый учет – одна из ключевых задач организации, которая предполагает сбор и систематизацию информации, связанной с работой и движением персонала в компании. К этой информации относятся данные о приеме на работу новых сотрудников, их местонахождении и изменении должности, увольнении и прогулах. Важным аспектом кадрового учета является оформление графиков отпусков, штатных расписаний и должностных инструкций. Оперативный кадровый учет позволяет эффективнее управлять персоналом и повышать производительность компании.
Технический	управление информационными потоками, которые необходимы для подготовки и сопровождения проектной документации на всех этапах ее жизненного цикла. Он отвечает за создание, исполнение, согласование, утверждение, изменение и архивирование документов.
Архивный	Функция делопроизводителя заключается в обеспечении своевременной сдачи документов на архивное хранение и надлежащего учета в соответствии с номенклатурой дел, регулярно пересматриваемой каждый год.

---

Временная шкала рабочего процесса – это движущаяся диаграмма основных документов в организации с момента их публикации до момента их депонирования. Каждое предприятие самостоятельно разрабатывает и утверждает, выстраивает разумный документооборот, обеспечивает оптимальное количество руководящего состава и отделов, кратчайший цикл учета мастер-файлов.³ Грамотно составленные графики позволяют лучше распределить обязанности сотрудников, усилить функции контроля бухгалтерского учета и ускорить документооборот. Ответственность за составление графика, за своевременную доставку документов в соответствии с графиком и за правильность содержащихся в нем сведений несет лицо, составившее и подписавшее его.Документ представляет собой закрепленный на материальном носителе информационный объект и может содержать любую форму представления информации: текст, запись, изображение и их сочетание. Каждый документ имеет идентифицируемые реквизиты. Он был создан для передачи информации во времени и пространстве для общественного потребления и сохранения.Цель, время создания, способ изготовления, распространения, уровень конфиденциальности и т. д. документов могут различаться. Их разнообразие показано в таблице 1.2.⁴Существует два вида обработки документа: семантическая, включающая в себя перевод, абстракцию и аннотацию, и несемантическая, заключающаяся в копировании, переносе и преобразовании документа в другое представление. Функцию документа условно делят на три части: информационную, коммуникативную и социальную. Информационные функции определяются необходимостью записи, хранения и предоставления информации. Коммуникативные функции включают обмен информацией между коммуникативными участниками. Социальная функция состоит в захвате, сохранении и передаче социальной информации не только в роли продуктов социальных отношений, но и в способности влиять на эти отношения. Роль и статус документов в обществе и жизни страны определяют социальные функции документов.Таблица 1.2 Классификация документов

Классификация	Виды документов
По назначению	организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность
Распорядительные документы	Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение
Информационно-справочные документы	Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка
Учетно-расчетные (бухгалтерские) документы	Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.
Нормативные документы	Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы
По времени создания	первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.
По способу изготовления	черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
По типу содержания	текстовые, иконические (графические), идиографические
По способу представления	электронный, на бумажных носителях
По направлению отправки	внутренние, внешние
По распространению	опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
По необходимости технических средств	человекочитаемые, машиночитаемые
По уровню секретности	не секретные, секретные, с разным уровнем секретности

---

DMS или система управления документами — это компьютерное решение, которое помогает отслеживать, хранить и управлять электронными документами и изображениями бумажных документов. Система имеет широкий спектр возможностей, включая хранение, контроль версий, безопасность метаданных и документов, а также возможности поиска и индексирования.⁵ Для того чтобы организация функционировала эффективно, необходимы две составляющие: первая – обеспечить своевременное и требуемое создание документов, а вторая – организовать документальную работу, включая прием, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, архивирование и уничтожение.Рабочие процессы описывают работу с документами на предприятии, включая создание документов, регистрацию, отправку, контроль исполнения, хранение и повторное использование. Согласно ГОСТ Р 51141-98 рабочий процесс начинается с момента создания или получения документа и заканчивается его исполнением или отправкой. Это сложная система управления документами, которая требует внимательного отношения и координации со стороны всех сотрудников организации.Кстати, схему документооборота можно выразить как процесс от создания документа, его регистрации и отправки до исполнения, а затем через контроль исполнения и формирование дела. Затем документация архивируется для возможного повторного использования. Кроме того, документация доступна для справочной работы.Поэтому документооборот является неотъемлемой частью эффективного управления организацией и требует внимания и ответственности всех сотрудников.Рис. 1.1. Схема документооборота. Все документы, используемые в организационной деятельности, можно разделить на три основных вида: входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы – это документы, которые поступают в организацию из внешних источников. Исходящие документы – это снова документы, которые создаются и отправляются из организации внешним получателям. Характеристика внутренних документов заключается в том, что они не покидают организацию и используются исключительно для внутреннего обмена информацией.⁶Для каждого из этих видов документов существуют журналы регистрации и реестры передачи документов

---

, которые используются для контроля и учета документов в организации. В зависимости от конкретной организации свойства документа могут иметь разные названия или содержать другие характеристики. Однако указанные выше основные признаки присутствуют во всех организациях и используются в качестве основных параметров для классификации документов.

---

1.2. Правовые основы автоматизации документооборота в РФ

В настоящее время делопроизводство регулируется стандартом ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и делопроизводство.⁷ Термины и определения». Эту сферу деятельности он определил как отрасль, отвечающую за процесс документирования и организации документальной работы, от ее создания до ее уничтожения или передачи на архивное хранение.Современный процесс создания документов и организации работы всегда регламентировался нормативно-правовыми актами. Дореволюционный период ознаменовался введением таких крупных законодательных актов, как «Общий регламент» Петра I, утвержденный 28 февраля 1720 г., «Губернское правление», утвержденное Екатериной II в 1775 г., «Губернское правление» 1811 г. Штабной комитет». Эти документы устанавливают основные принципы ведения документации, такие как обязательный учет, регистрация, контроль, формирование файлов и создание институциональных архивов.Сегодня эти принципы остаются в силе и являются неотъемлемой частью офисной работы.Существуют законодательные акты, регламентирующие процесс документирования, а также изданные положения и методические документы, упрощающие процесс документирования. Эти акты возникли в советский период. Нынешнее время также устанавливает обязательные информационные документы, регламентированные федеральными законами, постановлениями Президента и Правительства Российской Федерации, а также документы, создаваемые федеральными органами исполнительной власти и ГОСТами.Автоматизация документооборота в Российской Федерации регулируется рядом нормативных правовых актов, в том числе:1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;⁸2. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;⁹3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «Об обработке персональных данных»;¹⁰4. Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственной информационной системе «Единое окно доступа к коммерческим ресурсам»;¹¹5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «Об автоматизированных системах»;¹²6. Приказ Минэкономразвития России от 6 июля 2015 г. № 555 «О требованиях к утверждению автоматизированных систем документооборота организаций».

---

Смотрите также файлы

• 2. 2 Мотивация деятельности.docx

• Текст с егэ 9 (егэ 2021).docx

• Исследование конкурентоспособности предприятия на примере ооо Невельский морской торговый порт.docx

• Курсовая работа Пo дисциплине "Экономика предприятия" на тему ".docx

• Древний Египет известен в первую очередь своими каменными гигантами пирамидами, служившими для захоронения египетских царей и фараонов.docx