Файл: Курсовая работа Описание Анализ документооборота в организации Моя организация ооо "Такстелеком",больше известная под брендом такси максим.docx
Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 91
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
2
Таблица 1.1 Классификация видов документооборота
Временная шкала рабочего процесса – это движущаяся диаграмма основных документов в организации с момента их публикации до момента их депонирования. Каждое предприятие самостоятельно разрабатывает и утверждает, выстраивает разумный документооборот, обеспечивает оптимальное количество руководящего состава и отделов, кратчайший цикл учета мастер-файлов.3 Грамотно составленные графики позволяют лучше распределить обязанности сотрудников, усилить функции контроля бухгалтерского учета и ускорить документооборот. Ответственность за составление графика, за своевременную доставку документов в соответствии с графиком и за правильность содержащихся в нем сведений несет лицо, составившее и подписавшее его.
Документ представляет собой закрепленный на материальном носителе информационный объект и может содержать любую форму представления информации: текст, запись, изображение и их сочетание. Каждый документ имеет идентифицируемые реквизиты. Он был создан для передачи информации во времени и пространстве для общественного потребления и сохранения.
Цель, время создания, способ изготовления, распространения, уровень конфиденциальности и т. д. документов могут различаться. Их разнообразие показано в таблице 1.2.4
Существует два вида обработки документа: семантическая, включающая в себя перевод, абстракцию и аннотацию, и несемантическая, заключающаяся в копировании, переносе и преобразовании документа в другое представление. Функцию документа условно делят на три части: информационную, коммуникативную и социальную. Информационные функции определяются необходимостью записи, хранения и предоставления информации. Коммуникативные функции включают обмен информацией между коммуникативными участниками. Социальная функция состоит в захвате, сохранении и передаче социальной информации не только в роли продуктов социальных отношений, но и в способности влиять на эти отношения. Роль и статус документов в обществе и жизни страны определяют социальные функции документов.
Таблица 1.2 Классификация документов
DMS или система управления документами — это компьютерное решение, которое помогает отслеживать, хранить и управлять электронными документами и изображениями бумажных документов. Система имеет широкий спектр возможностей, включая хранение, контроль версий, безопасность метаданных и документов, а также возможности поиска и индексирования.5 Для того чтобы организация функционировала эффективно, необходимы две составляющие: первая – обеспечить своевременное и требуемое создание документов, а вторая – организовать документальную работу, включая прием, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, архивирование и уничтожение.
Рабочие процессы описывают работу с документами на предприятии, включая создание документов, регистрацию, отправку, контроль исполнения, хранение и повторное использование. Согласно ГОСТ Р 51141-98 рабочий процесс начинается с момента создания или получения документа и заканчивается его исполнением или отправкой. Это сложная система управления документами, которая требует внимательного отношения и координации со стороны всех сотрудников организации.
Кстати, схему документооборота можно выразить как процесс от создания документа, его регистрации и отправки до исполнения, а затем через контроль исполнения и формирование дела. Затем документация архивируется для возможного повторного использования. Кроме того, документация доступна для справочной работы.
Поэтому документооборот является неотъемлемой частью эффективного управления организацией и требует внимания и ответственности всех сотрудников.
Рис. 1.1. Схема документооборота.
Все документы, используемые в организационной деятельности, можно разделить на три основных вида: входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы – это документы, которые поступают в организацию из внешних источников. Исходящие документы – это снова документы, которые создаются и отправляются из организации внешним получателям. Характеристика внутренних документов заключается в том, что они не покидают организацию и используются исключительно для внутреннего обмена информацией.6
Для каждого из этих видов документов существуют журналы регистрации и реестры передачи документов
, которые используются для контроля и учета документов в организации. В зависимости от конкретной организации свойства документа могут иметь разные названия или содержать другие характеристики. Однако указанные выше основные признаки присутствуют во всех организациях и используются в качестве основных параметров для классификации документов.
В настоящее время делопроизводство регулируется стандартом ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и делопроизводство.7 Термины и определения». Эту сферу деятельности он определил как отрасль, отвечающую за процесс документирования и организации документальной работы, от ее создания до ее уничтожения или передачи на архивное хранение.
Современный процесс создания документов и организации работы всегда регламентировался нормативно-правовыми актами. Дореволюционный период ознаменовался введением таких крупных законодательных актов, как «Общий регламент» Петра I, утвержденный 28 февраля 1720 г., «Губернское правление», утвержденное Екатериной II в 1775 г., «Губернское правление» 1811 г. Штабной комитет». Эти документы устанавливают основные принципы ведения документации, такие как обязательный учет, регистрация, контроль, формирование файлов и создание институциональных архивов.
Сегодня эти принципы остаются в силе и являются неотъемлемой частью офисной работы.
Существуют законодательные акты, регламентирующие процесс документирования, а также изданные положения и методические документы, упрощающие процесс документирования. Эти акты возникли в советский период. Нынешнее время также устанавливает обязательные информационные документы, регламентированные федеральными законами, постановлениями Президента и Правительства Российской Федерации, а также документы, создаваемые федеральными органами исполнительной власти и ГОСТами.
Автоматизация документооборота в Российской Федерации регулируется рядом нормативных правовых актов, в том числе:
1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;8
2. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;9
3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «Об обработке персональных данных»;10
4. Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственной информационной системе «Единое окно доступа к коммерческим ресурсам»;11
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «Об автоматизированных системах»;12
6. Приказ Минэкономразвития России от 6 июля 2015 г. № 555 «О требованиях к утверждению автоматизированных систем документооборота организаций».
Таблица 1.1 Классификация видов документооборота
| Виды документооборота | характеристика |
| Управленческий | Управленческая отчетность включает в себя несколько этапов, каждый из которых необходим для обеспечения получения достоверной, актуальной и наглядной информации. Первый шаг — сбор данных. Затем полученная информация анализируется для определения ее значимости и применимости для принятия решений. Наконец, информация обобщается и представляется в виде управленческих отчетов, которые используются для контроля за своевременным исполнением стратегических решений. Важность управленческой отчетности заключается в ее способности облегчить принятие решений на основе фактической информации и контролировать результаты выполнения заранее принятых решений; |
| Финансовый | Эта система охватывает все этапы работы с документами и позволяет компаниям эффективно управлять своими бумажными документами, включая договоры, переписку, отчетность различного типа, законодательные акты и другую ценную информацию, важную для управления бизнес-процессами; |
| Кадровый | Кадровый учет – одна из ключевых задач организации, которая предполагает сбор и систематизацию информации, связанной с работой и движением персонала в компании. К этой информации относятся данные о приеме на работу новых сотрудников, их местонахождении и изменении должности, увольнении и прогулах. Важным аспектом кадрового учета является оформление графиков отпусков, штатных расписаний и должностных инструкций. Оперативный кадровый учет позволяет эффективнее управлять персоналом и повышать производительность компании. |
| Технический | управление информационными потоками, которые необходимы для подготовки и сопровождения проектной документации на всех этапах ее жизненного цикла. Он отвечает за создание, исполнение, согласование, утверждение, изменение и архивирование документов. |
| Архивный | Функция делопроизводителя заключается в обеспечении своевременной сдачи документов на архивное хранение и надлежащего учета в соответствии с номенклатурой дел, регулярно пересматриваемой каждый год. |
Временная шкала рабочего процесса – это движущаяся диаграмма основных документов в организации с момента их публикации до момента их депонирования. Каждое предприятие самостоятельно разрабатывает и утверждает, выстраивает разумный документооборот, обеспечивает оптимальное количество руководящего состава и отделов, кратчайший цикл учета мастер-файлов.3 Грамотно составленные графики позволяют лучше распределить обязанности сотрудников, усилить функции контроля бухгалтерского учета и ускорить документооборот. Ответственность за составление графика, за своевременную доставку документов в соответствии с графиком и за правильность содержащихся в нем сведений несет лицо, составившее и подписавшее его.
Документ представляет собой закрепленный на материальном носителе информационный объект и может содержать любую форму представления информации: текст, запись, изображение и их сочетание. Каждый документ имеет идентифицируемые реквизиты. Он был создан для передачи информации во времени и пространстве для общественного потребления и сохранения.
Цель, время создания, способ изготовления, распространения, уровень конфиденциальности и т. д. документов могут различаться. Их разнообразие показано в таблице 1.2.4
Существует два вида обработки документа: семантическая, включающая в себя перевод, абстракцию и аннотацию, и несемантическая, заключающаяся в копировании, переносе и преобразовании документа в другое представление. Функцию документа условно делят на три части: информационную, коммуникативную и социальную. Информационные функции определяются необходимостью записи, хранения и предоставления информации. Коммуникативные функции включают обмен информацией между коммуникативными участниками. Социальная функция состоит в захвате, сохранении и передаче социальной информации не только в роли продуктов социальных отношений, но и в способности влиять на эти отношения. Роль и статус документов в обществе и жизни страны определяют социальные функции документов.
Таблица 1.2 Классификация документов
| Классификация | Виды документов |
| По назначению | организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность |
| Распорядительные документы | Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение |
| Информационно-справочные документы | Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка |
| Учетно-расчетные (бухгалтерские) документы | Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п. |
| Нормативные документы | Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы |
| По времени создания | первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д. |
| По способу изготовления | черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал) |
| По типу содержания | текстовые, иконические (графические), идиографические |
| По способу представления | электронный, на бумажных носителях |
| По направлению отправки | внутренние, внешние |
| По распространению | опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные |
| По необходимости технических средств | человекочитаемые, машиночитаемые |
| По уровню секретности | не секретные, секретные, с разным уровнем секретности |
DMS или система управления документами — это компьютерное решение, которое помогает отслеживать, хранить и управлять электронными документами и изображениями бумажных документов. Система имеет широкий спектр возможностей, включая хранение, контроль версий, безопасность метаданных и документов, а также возможности поиска и индексирования.5 Для того чтобы организация функционировала эффективно, необходимы две составляющие: первая – обеспечить своевременное и требуемое создание документов, а вторая – организовать документальную работу, включая прием, передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, архивирование и уничтожение.
Рабочие процессы описывают работу с документами на предприятии, включая создание документов, регистрацию, отправку, контроль исполнения, хранение и повторное использование. Согласно ГОСТ Р 51141-98 рабочий процесс начинается с момента создания или получения документа и заканчивается его исполнением или отправкой. Это сложная система управления документами, которая требует внимательного отношения и координации со стороны всех сотрудников организации.
Кстати, схему документооборота можно выразить как процесс от создания документа, его регистрации и отправки до исполнения, а затем через контроль исполнения и формирование дела. Затем документация архивируется для возможного повторного использования. Кроме того, документация доступна для справочной работы.
Поэтому документооборот является неотъемлемой частью эффективного управления организацией и требует внимания и ответственности всех сотрудников.
Рис. 1.1. Схема документооборота.
Все документы, используемые в организационной деятельности, можно разделить на три основных вида: входящие, исходящие и внутренние. Входящие документы – это документы, которые поступают в организацию из внешних источников. Исходящие документы – это снова документы, которые создаются и отправляются из организации внешним получателям. Характеристика внутренних документов заключается в том, что они не покидают организацию и используются исключительно для внутреннего обмена информацией.6
Для каждого из этих видов документов существуют журналы регистрации и реестры передачи документов
, которые используются для контроля и учета документов в организации. В зависимости от конкретной организации свойства документа могут иметь разные названия или содержать другие характеристики. Однако указанные выше основные признаки присутствуют во всех организациях и используются в качестве основных параметров для классификации документов.
1.2. Правовые основы автоматизации документооборота в РФ
В настоящее время делопроизводство регулируется стандартом ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и делопроизводство.7 Термины и определения». Эту сферу деятельности он определил как отрасль, отвечающую за процесс документирования и организации документальной работы, от ее создания до ее уничтожения или передачи на архивное хранение.
Современный процесс создания документов и организации работы всегда регламентировался нормативно-правовыми актами. Дореволюционный период ознаменовался введением таких крупных законодательных актов, как «Общий регламент» Петра I, утвержденный 28 февраля 1720 г., «Губернское правление», утвержденное Екатериной II в 1775 г., «Губернское правление» 1811 г. Штабной комитет». Эти документы устанавливают основные принципы ведения документации, такие как обязательный учет, регистрация, контроль, формирование файлов и создание институциональных архивов.
Сегодня эти принципы остаются в силе и являются неотъемлемой частью офисной работы.
Существуют законодательные акты, регламентирующие процесс документирования, а также изданные положения и методические документы, упрощающие процесс документирования. Эти акты возникли в советский период. Нынешнее время также устанавливает обязательные информационные документы, регламентированные федеральными законами, постановлениями Президента и Правительства Российской Федерации, а также документы, создаваемые федеральными органами исполнительной власти и ГОСТами.
Автоматизация документооборота в Российской Федерации регулируется рядом нормативных правовых актов, в том числе:
1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;8
2. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;9
3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «Об обработке персональных данных»;10
4. Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственной информационной системе «Единое окно доступа к коммерческим ресурсам»;11
5. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «Об автоматизированных системах»;12
6. Приказ Минэкономразвития России от 6 июля 2015 г. № 555 «О требованиях к утверждению автоматизированных систем документооборота организаций».