Файл: Курсовая работа Описание Анализ документооборота в организации Моя организация ооо "Такстелеком",больше известная под брендом такси максим.docx
Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 90
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
2.5. Анализ существующей системы документооборота
Система документооборота в ООО «Такстелеком» позволяет автоматизировать процессы создания, обработки и хранения документов в компании. Анализ системы показал следующие особенности:
1. Классификация документов происходит по принципу отделов компании. Это позволяет быстро находить нужный документ в своем отделе, но усложняет поиск документов в других отделах.
2. Документы создаются в программах Microsoft Office, что может привести к проблемам совместимости. Также отсутствует стандарт оформления документов, что может привести к неоднозначности в интерпретации информации.
3. Документы отправляются на согласование через электронную почту, что может привести к рассеиванию ответственности и потере контроля за процессом согласования.
4. Хранение документов происходит на локальных серверах, что усложняет доступ к документам для удаленных сотрудников и подвержено риску потери информации при сбое в системе.
5. Отсутствие единой системы учета документов и электронной подписи может привести к возможности подделки документов.23
Исходя из вышеперечисленных особенностей, можно рекомендовать ООО «Такстелеком» обратить внимание на следующие аспекты для улучшения системы документооборота:
1. Разработать единый стандарт оформления документов компании.
2. Использовать единую программную платформу для создания и хранения документов.
3. Внедрить систему электронного документооборота для автоматизации процесса согласования и контроля над документами.
4. Рассмотреть возможность хранения документов в облачных сервисах для обеспечения доступности информации для удаленных сотрудников и защиты от потери данных.
5. Внедрить систему учета документов и электронной подписи для обеспечения контроля за документами и предотвращения возможности их подделки. 24
Документы, содержащие конфиденциальную информацию, обрабатываются в различных отделах предприятия: бухгалтерии, отделе кадров, юридическом отделе и отделе безопасности. К этим документам относятся отчеты о прибылях и убытках, бухгалтерский баланс, первичные документы
, сводные учетные документы, данные налогового и управленческого учета и другие.
Одним из основных документов является бухгалтерский баланс, который включает отчеты о прибылях и убытках. Данные документы содержат важную информацию о финансовой деятельности предприятия и не должны быть доступным для широкой аудитории.
Помимо бухгалтерии, конфиденциальную информацию обрабатывают отделы кадров, юридический отдел и отдел безопасности. Например, в отделе кадров содержатся сведения о личных доходах каждого работника, а в юридическом отделе – данные о контрагентах, деловых партнерах и конкурентах предприятия, которые не содержатся в открытых источниках.
Также конфиденциальную информацию содержат документы, связанные с производством. Например, это данные о структуре производства, производственных мощностях, параметры разрабатываемых технологических процессов, конструкционные характеристики изделий и параметры оборудования.
В целом, конфиденциальные документы содержат информацию о финансовой деятельности предприятия, рыночных условиях, стратегии развития, производственных процессах и других важных аспектах, которая не должна быть доступна широкой аудитории и требует особого внимания и защиты.
При предоставлении документов их ознакомление несанкционированными лицами может повлечь за собой негативные последствия для предприятия. В первую очередь это может привести к разрыву или ухудшению деловых отношений с партнерами, а также к срыву переговоров или потере выгодных контрактов. Дополнительные рыночные исследования или отказ от неэффективных решений также могут стать проблемами в случае огласки конфиденциальной информации.
Кроме того, ознакомление с конфиденциальной информацией может нанести ущерб авторитету и деловой репутации фирмы, а также усложнить получение кредитов или приобретение оборудования.
Для управления документооборотом предприятие использует систему, которая включает в себя три основных вида документов: входящие, исходящие и внутренние. Каждый документ проходит первичную обработку, регистрацию и рассмотрение руководством, перед тем как быть отправленным на исполнение.
Документы, помеченные как "лично", не открываются и передаются непосредственно адресату. Для оптимизации работы с поступившими документами, секретарь предварительно их рассматривает и распределяет на отправку на рассмотрение руководству предприятия или же направляет непосредственно в структурные подразделения и конкретным исполнителям. Если документ содержит оперативную информацию или адресован конкретному подразделению, его можно передать без рассмотрения руководителем, чтобы освободить его от решения мелких текущих вопросов. Документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия, передаются на рассмотрение руководства.
Кроме того, если один документ должен быть исполнен несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. Документы, которые должны быть отправлены в другую организацию, проходят сортировку, упаковку и оформляются как почтовое отправление, после чего передаются в отделение связи. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в специальной регистрационной форме.
Таким образом, процесс распределения и передачи документов на предприятии осуществляется с целью оптимизации работы и более эффективного использования времени руководства предприятия.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения.
Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер.
Документы регистрируются один раз. Регистрация внутренних документов проводится, децентрализовано по группам внутри отделов.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.
К документам, содержащим конфиденциальную информацию, имеют доступ начальники отделов и их заместители. Все документы хранятся в столах у начальников отделов, передаются в другие структурные подразделения лично начальником отдела или его заместителем. Учет документов
, содержащих конфиденциальную информацию, ведется вместе с учетом остальных документов. Доступ к документам в электронном виде разграничен системой доступа к файлам.
Недостатками данной системы документооборота является то, что невозможно отследить четкие маршруты прохождения документов и распределить поступающие документы по степени конфиденциальности. Конфиденциальный документ, проходя согласование, визирование у многих руководителей и во многих подразделениях, оказывается в руках большого числа посторонних людей – секретарей, заместителей, помощников руководителей, не имеющих к нему прямого отношения. Также человек, получивший доступ в кабинет начальника отдела, практически беспрепятственно может ознакомиться с конфиденциальными документами, хранящимися в столе.25
Необходим комплекс административных, процедурных и программно – аппаратных мер, направленных на минимизацию утечки информации через сотрудников: сократить количество людей, допущенных к конкретной информации, до минимально необходимого, жестко разграничивать доступ к хранилищам информации, контролировать, кто получил информацию, защищать процесс ее передачи.
2.6. Разработка рекомендаций по обеспечению безопасности коммерческой тайны в системе документооборота
Недостатками системы документооборота предприятия ООО «Такстелеком» является то, что невозможно отследить четкие маршруты прохождения документов и распределить поступающие документы по степени конфиденциальности.
Конфиденциальный документ, проходя согласование, визирование у многих руководителей и во многих подразделениях, оказывается в руках большого числа посторонних людей – секретарей, заместителей, помощников руководителей, не имеющих к нему прямого отношения.
Также человек, получивший доступ в кабинет начальника отдела, практически беспрепятственно может ознакомиться с конфиденциальными документами, хранящимися в столе.
Необходим комплекс административных, процедурных и программно-аппаратных мер, направленных на минимизацию утечки информации через сотрудников: сократить количество людей, допущенных к конкретной информации, до минимально необходимого, жестко разграничивать доступ к хранилищам информации, контролировать, кто получил информацию, защищать процесс ее передачи.
На основании этого выработаны следующие рекомендации:
-
Создать на предприятии сектор по работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию в соответствии с пунктами разработанного положения о секторе режима работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию. -
Разработать «Инструкцию по обеспечению сохранности коммерческих тайн на предприятии».
Заключение
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Существуют следующие способы учета документации: бумажный, электронный и смешанный. Все документы организации делятся на три документопотока: входящие (поступающие) документы, т. е. поступающие в организацию