Файл: Учебное пособие для высшего профессио нального образования В. Т. Еременко, О. И. Усачева. Орел фгбоу впо Госуниверситет унпк.pdf

103
Резолюция проставляется на входящих или внутренних доку- ментах.
Резолюция представляет собой решение должностного лица в от- ношении вопросов, изложенных в рассматриваемом документе. В ней указываются поручения по исполнению данного документа (что сде- лать и как), сроки исполнения этих поручений и их конкретные ис- полнители. Кроме того, она включает в себя личную подпись долж- ностного лица, наложившего резолюцию, и дату наложения резо- люции.
Формулировки резолюции должны четко определять суть пору- чения и форму представления результатов работы исполнителя. Сро- ки исполнения поручений могут быть типовыми (определяемыми за- конодательством или инструкцией по делопроизводству) или инди- видуальными (определяемыми содержанием документа или сроками, указанными в резолюции).
Резолюция наносится от руки на первом листе документа.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе. При этом на листе с резолюцией необходимо указывать дату и номер до- кумента, к которому относится данная резолюция. В этом случае лист с резолюцией подшивается в дело вместе с документом, к которому он относится.
При наличии нескольких исполнителей ответственным за испол- нение резолюции считается исполнитель, названный в ней первым.
Внесение в резолюцию остальных исполнителей обозначает требова- ние привлечь их к работе по выполнению поручений, изложенных в резолюции в части, их касающейся.
Возможна подготовка резолюции помощником руководителя [7, 21].
Реквизит 18. Заголовок к тексту. Это реквизит документа, кото- рый включает в себя краткое содержание документа. Заголовок дол- жен быть согласован с наименованием вида документа.
Наличие заголовка сокращает время регистрации и исполнения документа. Точный заголовок позволяет, не вдаваясь в подробное изучение содержания документа, определить маршрут его движения в организации. Заголовок составляет автор документа:
Приказ о проведении инвентаризации
«чего (кого)?», например:
Должностная инструкция главного бухгалтера
Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено:

104
О подготовке проекта протокола
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа, и располагается слева над текстом документа. Точку в конце заголов- ка не ставят.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заго- ловок может не составляться.
При регистрации документа его заголовок записывается в соот- ветствующие регистрационные формы [7, 21].
Реквизит 19. Отметка о контроле. Это реквизит документа, ко- торый проставляется только на входящих документах. Отметка о контроле показывает, что документ поставлен на особый контроль в процессе его исполнения с целью безусловного исполнения заданий, установленных документом, и с целью безусловного соблюдения сроков их исполнения.
Отметка о контроле над исполнением документа проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой К, словом «Кон- троль» или штампом со словом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен красным цветом [7, 21].
Реквизит 20. Текст документа. Этот реквизит документа несет в себе основную смысловую нагрузку документа. Текст документа составляется на русском языке как на государственном языке Россий- ской Федерации или на государственных языках субъектов Россий- ской Федерации. Выбор и порядок применения языков производится в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъек- тов Российской Федерации.
При создании документов в процессе международного общения текст документа может создаваться на языках, официально принятых в таком международном общении (французский, английский или рус- ский язык).
При создании текста документа по договоренности сторон, явля- ющихся авторами документа, или в соответствии с установленными нормами текст документа может оформляться параллельно на двух или более языках.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста документа в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем

105
существительным в именительном падеже («фамилия», «имя», «отче- ство», «дата рождения») или словосочетанием с глаголом второго ли- ца множественного числа настоящего или прошедшего времени
(«имеете», «владеете», «находились»). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы, а на второй и последующих страницах должны быть напечатаны номера этих граф (допускается на второй и после- дующих страницах таблиц печатание заголовков граф). Если таблиц в документе более одной, то они нумеруются арабскими цифрами.
Выше таблицы с левой стороны пишется слово «Таблица» и простав- ляется порядковый номер таблицы в тексте документа. Таблица может иметь заголовок, который отражает суть ее содержания.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой ча- сти текста (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй части (заключительной) приводят- ся решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа может содержать одну заключительную часть
(приказы могут содержать распорядительную часть без констатиру- ющей части, или письма и заявления могут содержать просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают рек- визиты этих документов. К этим реквизитам относятся: наименование документа, наименование организации, создавшей документ, дата до- кумента, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст документа содержит несколько решений и выводов, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нуме- руют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных ру- ководству организации, текст излагают от первого лица единственно- го числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

106
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множе- ственного числа («приказываем», «решили»).
В таких документах, как протоколы, текст излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постанови- ли», «решили»). В таких документах, как положение или инструкция, которые устанавливают права и обязанности организаций или права и обязанности их структурных подразделений, изложение текста до- кумента ведется от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав департамента входят»).
В таких документах, как акты или справки, которые содержат описание, оценку фактов или выводы, используют форму изложения текста документа от третьего лица единственного или множественно- го числа («комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения текста до- кумента:
- от первого лица множественного числа («просим направить»,
«направляем на рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым»,
«прошу выделить»);
- от третьего лица единственного числа («министерство не возра- жает», «Росархив считает возможным»).
В общем случае порядок оформления (конструкция) связного тек- ста документа может изменяться. Порядок оформления текста доку- мента напрямую зависит от вида самого документа [7, 21].
Реквизит 21. Отметка о наличии приложений. Это реквизит до- кумента, который располагается после текста документа (в ряде слу- чаев этот реквизит может располагаться внутри текста документа).
Отметка о наличии приложений указывает пользователю документа, что этот документ, помимо основного документа, содержит еще один или несколько документов, составляющих с ним единый информаци- онный комплекс.
Кроме того, она позволяет проконтролировать, что этот единый информационный комплекс полностью предоставлен пользователю.
Приложения к документу могут быть трех видов:

107
- приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответ- ствующими распорядительными документами (приложения к право- вым актам или приказам);
- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основ- ного документа;
- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые пользователю с сопроводительным служебным пись- мом.
Приложение должно иметь все необходимые для документа рек- визиты. Состав этих реквизитов зависит от вида приложения и доку- мента, к которому оно прилагается.
В зависимости от текста приложения оно может быть утверждено надлежащими должностными лицами или соответствующим доку- ментом, подписано руководителем структурного подразделения (со- здавшего приложение) или руководителем организации. Эти подписи могут заверяться оттиском печати организации, если текст приложе- ния предполагает такую необходимость.
Нумерация страниц в приложении производится самостоятельно, вне зависимости от нумерации страниц в основном документе.
Если приложение вводится в действие распорядительным доку- ментом, то отметка о наличии приложения располагается внутри тек- ста документа. При создании таких документов, как приказ, протокол или акт, если приложение поясняет или дополняет текст основного документа, отметка о наличии приложения располагается внутри тек- ста документа. При этом отметка о наличии приложения размещается в конце пункта, к которому она относится и имеет вид:
7. Утвердить состав членов комиссии
или
12. Перечень невыполненных работ прилагается.
В этом случае приложение прилагается к документу в одном экземпляре, и при оформлении настоящего реквизита обычно не ука- зывается количество страниц в составе приложения.
Если приложение поясняет или дополняет текст основного доку- мента или приложение направляется с сопроводительным служебным письмом, отметка о наличии приложения располагается после текста документа.
Если приложение к документу одно и оно названо в тексте доку- мента, в отметке о наличии приложения указывается количество ли-

108
стов приложения и в скольких экземплярах оно прилагается к доку- менту:
Приложение: на 7 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то в от- метке о наличии приложения дается наименование приложения с ука- занием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака «№»), и отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение:
1. Положение об отделе делопроизводства на 6 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов на 8 л. в 2 экз.
Если приложение, в свою очередь, также имеет собственные при- ложения, отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: Приказ Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536
и приложения к нему, всего на 67 л. в 2 экз.
Если приложение к документу сброшюровано, то можно не ука- зывать количество листов в нем:
Приложение: в 2 экз.
или
Приложение: Техническое задание на систему «Электронный
офис» в 2 экз.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение направляется, например, только в один адрес, отметка о наличии при- ложения примет вид:
Приложение: на 4 л. в 3 экз. только в третий адрес.
В самом приложении на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» и указывают порядковый номер приложения, наименование документа, к которому относится приложение, дату и регистрационный номер этого документа:
Приложение № 11
к приказу Минкультуры Российской Федерации
от 08.11.2005 № 536
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать пропис- ными буквами, а также центрировать это выражение, наименование

109
документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 11
к приказу Минкультуры Российской Федерации
от 08.11.2005 № 536
Реквизит 22. Подпись. В состав этого реквизита входят наимено- вание должности лица, подписавшего документ (полное, если доку- мент оформлен не на бланке документа, или сокращенное, если до- кумент оформлен на бланке документа), личная подпись, расшифров- ка подписи (инициалы, фамилия).
Если документ оформлен не на бланке организации, реквизит бу- дет иметь вид:
Президент
Ассоциации оценщиков (Личная подпись) И.И. Иванов
Если документ оформлен на бланке организации, то в этом случае реквизит будет иметь вид:
Президент (Личная подпись) И.И. Иванов
При подписании документа несколькими должностными лицами одной организации их подписи располагаются одна под другой в по- следовательности, соответствующей занимаемой должности:
Директор института (Личная подпись) П.П. Петров
Главный бухгалтер (Личная подпись) С.С. Сидорова
Документы коллегиального органа подписываются главой этого органа и секретарем:
Председатель (Личная подпись) И.И. Иванова
Секретарь (Личная подпись) П.П. Петрова
В документах, составленных комиссией, для подписантов доку- ментов указывают должности, соответствующие их обязанности в составе комиссии:
Председатель комиссии (Личная подпись) И.И. Иванов
Секретарь комиссии (Личная подпись) К.К. Кузнецова
Члены комиссии (Личная подпись) П.П. Петров
(Личная подпись) С.С. Сидорова

110
При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне по ширине листа:
Заместитель директора
по научной работе
(Личная подпись) И.И. Иванова
Заместитель директора
по научной работе
(Личная подпись) С.С. Сидоров
При подписании документа должностными лицами нескольких организаций их подписи располагают на одном уровне по ширине ли- ста. При этом их должности указываются полностью (такие докумен- ты всегда оформляются не на бланке организации):
Заместитель директора
по научной работе ВНИИДАД
(Личная подпись) И.И. Иванова
Заместитель директора
по научной работе НИИЧАВО
(Личная подпись) С.С. Сидоров
Документы, направляемые в вышестоящие организации, органы исполнительной, представительной и судебной власти, подписывают- ся руководителем организации или (по его поручению) первым заме- стителем руководителя.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, подписываются руководителем, его заместителями или руководите- лями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Документы подписываются должностными лицами в соответ- ствии с распределением обязанностей. При отсутствии на месте должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте доку- мента, документ может быть подписан исполняющим обязанности или заместителем с обязательным указанием его должности и фами- лии.
В целях исключения случайных подписей не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
Заместитель руководителя может подписывать документы в от- сутствие руководителя только по тем вопросам, которые входят в круг его компетенции [7, 21].
Реквизит 23. Гриф согласования документа. Это реквизит доку- мента, выражающий согласие сторонней организации (не автора до- кумента) с содержанием документа.
Согласование документа осуществляется в такой последователь- ности:
- с должностными лицами федеральных органов исполнительной власти;

111
- с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
- с федеральными органами исполнительной власти, интересы ко- торых затрагивает содержание документа;
- при необходимости с органами, осуществляющими государ- ственный надведомственный контроль (надзор) в определенной обла- сти (экологический, пожарный), с общественными организациями;
- с вышестоящими органами в тех случаях, когда законодатель- ством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без ка- вычек), должности лица, с которым согласовывается документ
(включение наименования организации обязательно), личной подпи- си, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель Росархива
(Личная подпись) В.П. Козлов
«____» _______________ 2005 г.
При согласовании документа несколькими должностными лицами или несколькими организациями грифы согласования располагают на одном уровне по ширине листа.
Если согласование осуществляется другим документом (письмо, решение, акт, распоряжение), гриф согласования оформляют по сле- дующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Решение коллегии
Росархива
от 07.07.2005 № 7
Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе.
В этом случае в документе перед его подписанием делается отметка
Лист согласования прилагается, а сам лист согласования является составной и неотъемлемой частью документа, к которому он отно- сится. Лист согласования оформляется следующим образом [7, 21]:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Положение об общих принципах сотрудничества
от «____» _______________ 2007 г. № ________

112
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор
ОАО «Взлет»
(Личная подпись) И.И. Иванов
«____» _______________ 2007 г.
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор
ЗАО «Посадка»
(Личная подпись) П.П. Петров
«____» _______________ 2007 г.
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор
ООО «Рулежка»
(Личная подпись) С.С. Сидорова
«____» _______________ 2007 г.
Реквизит 24. Визы согласования документа. Это реквизит доку- мента, показывающий согласие или несогласие с содержанием доку- мента должностного лица организации, являющейся автором доку- мента. (Согласие или несогласие с текстом документа организации, являющейся подчиненной по отношению к организации, издающей документ, также, как правило, оформляется визой.)
Документ визируется теми или иными должностными лицами в зависимости от характера и содержания документа. Такими долж- ностными лицами могут быть исполнитель документа, заинтересо- ванные должностные лица организации, руководители служб органи- зации (юридической, документационного обеспечения управления, финансовой, экономической, снабжения), заместитель руководителя организации, курирующий данный вопрос.
Наличие визы юриста показывает, что текст документа не проти- воречит действующему законодательству. Наличие визы бухгалтера показывает, что предусмотренное документом движение денежных средств или активов не противоречит действующему законодатель- ству и что организация располагает надлежащими денежными сред- ствами или активами, движение которых предусмотрено визируемым документом.