Файл: Учебное пособие для высшего профессио нального образования В. Т. Еременко, О. И. Усачева. Орел фгбоу впо Госуниверситет унпк.pdf

93
Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы доку- мента.
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения уни- фицированных форм документов, входящих в унифицированные си- стемы документации. Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ) и имеет вид XXXXXXXX, где:
– первый и второй знаки – класс форм документов; показывают принадлежность унифицированной формы документа к соответству- ющей унифицированной системе документации;
– третий и четвертый знаки – подкласс форм документов; показы- вают общность содержания множества форм документов и направ- ленность их использования;
– пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер доку- мента; показывают регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;
– восьмой знак – контрольное число.
ОКУД включает в себя такие унифицированные системы доку- ментации (УСД), как:
– унифицированная система организационно-распорядительной документации;
– унифицированная система первичной учетной документации;
– унифицированная система банковской документации;
– унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
– унифицированная система отчетно-статистической докумен- тации;
– унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
– унифицированная система документации по труду;
– унифицированная система документации Пенсионного фонда
Российской Федерации;
– унифицированная система внешнеторговой документации.
Для унифицированной системы первичной учетной документации и документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья пятый знак (вид формы) показывает общность учетных операций,

94
шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри вида.
С целью обеспечения преемственности обозначений унифициро- ванных форм документов, сложившихся в органах государствен- ной статистики, в унифицированных системах первичной учетной документации (класс 03) и отчетно-статистической докумен- тации (класс 06) приводится также индекс, а для отчетно-ста- тистической документации – периодичность представления унифи- цированных форм документов.
Согласно Постановлению Правительства Российской Федерации
«О первичных учетных документах», заинтересованным федераль- ным органам исполнительной власти предоставлено право по согла- сованию с Росстатом на базе унифицированных форм первичной учетной документации разрабатывать и внедрять специализирован- ные формы первичных учетных документов в организациях, находя- щихся в сфере их деятельности.
В создаваемых на основе настоящего Общероссийского класси- фикатора отраслевых (ведомственных) классификаторах для указан- ных специализированных форм первичных учетных документов должны использоваться в подклассах класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» серии кодов с 700 по 999, а в видах форм – серии кодов с 70 по 99.
Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.
Классы с 60 по 79 включительно, не приведенные в ОКУД, выде- лены для унифицированных систем документации Вооруженных сил
Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм доку- ментов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных сил Российской Федерации в установленном им порядке.
В создаваемых на основе настоящего Общероссийского класси- фикатора отраслевых (ведомственных) классификаторах при необхо- димости введения в эти классификаторы дополнительных классов для их кодирования должна использоваться серия кодов с 80 по 99.
Вновь разработанные унифицированные формы документов, вхо- дящие в унифицированные системы документации, подлежат реги- страции путем включения их в ОКУД [21].
Реквизит 08. Наименование организации. Наименование органи- зации, являющейся автором документа, должно строго соответство-

95
вать ее наименованию, закрепленному в учредительных документах организации.
В случае наличия вышестоящей организации над наименованием организации автора документа указывают сокращенное наименова- ние этой вышестоящей организации. При отсутствии у вышестоящей организации официального сокращенного названия указывается ее полное наименование.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации (по- мещают в скобках и ниже полного наименования организации или за ним).
Организация может иметь наименование на языке субъекта Рос- сийской Федерации, закрепленное в учредительных документах орга- низации наряду с ее наименованием на государственном языке
Российской Федерации (русском). В этом случае наименование орга- низации может печататься на двух языках. Наименование организа- ции на языке субъекта Российской Федерации располагают ниже или справа от наименования организации на государственном языке
Российской Федерации (русском).
Также организация может иметь наименование на иностранном языке, закрепленное в ее учредительных документах. Наименование организации на иностранном языке располагают ниже или справа от наименования на русском языке, при оформлении документа органи- зации на двух языках.
Названия структурных подразделений организации могут входить составной частью в наименование организации.
Наименование филиала, территориального отделения, представи- тельства организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования органи- зации [21].
Реквизит 09. Справочные данные об организации. Включают в себя ее почтовый адрес, номера телефонов, номера факсов, номер телекса, адреса электронной почты и другие сведения по усмотрению организации (банковские счета, адрес страницы в Интернете) [21].

96
Реквизит 10. Наименование вида документа. Оно должно соот- ветствовать табелю форм документов, применяемых в организации в соответствии с ее уставом (положением). В табель помещаются ви- ды документов, включенные в ОКУД ОК 011-93 (класс 0200000
«Унифицированная система организационно-распорядительной до- кументации»). В табель могут помещаться и другие виды документов, используемые организацией в соответствии с ее организационно- правовой формой, ее задачами и видами деятельности [21].
Реквизит 11. Дата документа. Таковой является дата его подпи- сания или утверждения (датой для протокола является дата принятия решения, датой для акта – дата совершения события).
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохожде- нием и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документ, изданный двумя или более организациями, должен иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последователь- ности: день месяца, месяц, год. День и месяц оформляют двумя пара- ми арабских цифр, разделенными точкой, а год – четырьмя арабскими цифрами (например: 02.03.2007).
Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2007.04.05), а также словесно-цифровой спо- соб оформления даты (например: 07 июля 2007 г.).
Для документов, изданных на бланках, проставляемая цифровая
(буквенно-цифровая) дата документа является переменной частью настоящего реквизита, а изданное при изготовлении бланка место проставления этой даты является постоянной частью настоящего рек- визита. Также для документов, изданных на бланках, место простав- ления даты документа определено в бланке документа, а для осталь- ных документов оно зависит от вида документа [21].
Реквизит 12. Регистрационный номер документа. Это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необ- ходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвое- нии документу соответствующего регистрационного номера и про- ставлении его непосредственно на документе.

97
Регистрации подлежат все создающиеся в организации докумен- ты. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что документ включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Структура регистрационного номера зависит от вида документа, структуры делопроизводства организации, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы.
В состав регистрационного номера обязательно входит порядко- вый номер регистрации. Регистрационный номер может дополняться по усмотрению организации номером дела (в которое будет подшит документ), кодом документа по тематическому классификатору (если он применяется в организации), кодом автора, кодом корреспондента или иными другими идентификаторами.
Для документов, изданных на бланках, проставляемый цифровой
(буквенно-цифровой) номер документа является переменной частью настоящего реквизита, а изданное при изготовлении бланка – посто- янной частью настоящего реквизита. Также для документов, издан- ных на бланках, место проставления регистрационного номера доку- мента определено в бланке документа, а для остальных документов оно зависит от вида документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указания авторов в документе [21].
Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату доку-
мента. Подобная ссылка используется только в тех видах докумен- тов, которые являются ответами на запрос.
Переменная часть реквизита переносится с поступившего доку- мента, по запросу которого дается ответ.
Для документов, изданных на бланках, проставляемая цифровая
(буквенно-цифровая) ссылка на регистрационный номер и дату доку- мента является переменной частью настоящего реквизита, а изданное при изготовлении бланка место проставления этой ссылки является постоянной частью настоящего реквизита.
Также для документов, изданных на бланках, место проставления ссылки на регистрационный номер и дату документа определено

98
в бланке документа, а для остальных документов оно зависит от вида документа. При наличии этого реквизита в тексте документа можно не упоминать регистрационный номер и дату документа, по запросу которого дается ответ [7, 21].
Реквизит 14. Место составления или издания документа. Его указывают с учетом принятого административно-территориального деления и общепринятых географических понятий, оно также должно включать в себя только общепринятые сокращения [7, 21].
Реквизит 15. Адресат. Это реквизит документа, содержащий со- вокупность точной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен лицу, которому предназначен, надежно и без неоправданных затрат времени и труда.
В качестве адресата могут выступать организации, их структур- ные подразделения, должностные или физические лица.
При адресации документа должностному лицу инициалы этого лица указывают перед фамилией, а при адресации документа физиче- скому лицу инициалы этого лица указывают после фамилии.
При адресации документа юридическому лицу наименование ор- ганизации или ее структурного подразделения указывают в имени- тельном падеже:
Ростехрегулирование
Департамент информатизации
При адресации документа должностному лицу его официальную должность и фамилию указывают в дательном падеже:
Генеральному директору
ЗАО «Дальние страны»
И.И. Иванову
Допускается и такое написание:
ООО «Спецснаб»
Главному бухгалтеру
П.П. Петрову
Если документ отправляется в несколько однородных организа- ций или структурных подразделений одной организации, то их следу- ет указывать обобщенно:
Руководителям
муниципальных образований
Московской области

99
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:
Главному редактору
Издательского дома
«Медиановости»
С.С. Сидоровой
Если документ отправляется в несколько адресов, то он не дол- жен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вто- рым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При количестве адресатов более четырех список адресатов оформляется в виде от- дельного списка рассылки документа.
В состав реквизита может входить почтовый адрес. Составные ча- сти почтового адреса указывают в последовательности, установлен- ной Постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». В соответствии с ними определен следующий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах, бланках почтовых переводов денежных средств и других почтовых отправлениях:
- для юридического лица – полное или краткое наименование ор- ганизации, для физического лица – фамилия, имя, отчество;
- банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка, села);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Почтовый адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового от- правления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу. Почтовый адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть зна- ков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий (кроме общепризнанных).
Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее наименование, а затем почтовый адрес:
Государственное учреждение

100
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
ул. Профсоюзная, д. 82, Москва, 117393
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:
Сидорову С.С.
ул. Речная, д. 6, корп. 4, кв. 17,
г. Южный, Петровский р-н,
Новосибирская обл., 630038
Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территории Рос- сийской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений (почтовых переводов), принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в со- ставе Российской Федерации, могут быть указаны на государствен- ном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.
На международных почтовых отправлениях адрес пишется латин- скими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
Почтовые отправления (почтовые переводы) могут быть адресо- ваны до востребования. В этом случае на почтовом отправлении
(бланке почтового перевода) указывается наименование объекта поч- товой связи, а также фамилия, имя, отчество адресата. Почтовые от- правления (почтовые переводы) могут быть адресованы на абоне- ментный ящик.
В этом случае на почтовом отправлении (бланке почтового пере- вода) указывается наименование объекта почтовой связи и номер ячейки абонементного почтового шкафа, а также фамилия, имя, отче- ство адресата или полное наименование юридического лица [7, 21].
Реквизит 16. Гриф утверждения документа. Это реквизит доку- мента, указывающий на нормативный (правовой) характер его со- держания или на то, что содержание документа требует правовой санкции.

101
Документ утверждается должностным лицом (должностными ли- цами) или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утвер- ждения документа должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения. При этом сам реквизит должен быть выровнен по своему левому краю:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»
(Личная подпись) И.И. Иванов
«____»____________ 2005 г.
Допускается в реквизите центрировать элементы относительно самой длинной строки:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Ростекстиль»
(Личная подпись) И.И. Иванов
«____»____________ 2005 г.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне по ширине листа.
При утверждении документа постановлением, решением, прика- зом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН
(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО)», наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2007 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росархива
от 05.04.2007 № 82
Приказ об утверждении документа следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необхо- димых действиях.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется табелем унифицированных форм документов организа- ции или инструкцией по делопроизводству организации. Основанием для составления перечня являются Типовая инструкция по делопро-

102
изводству в Федеральных органах исполнительной власти, а также законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавлива- ющие обязательную процедуру утверждения тех или иных докумен- тов.
В примерный перечень документов с грифом утверждения входят:
- акты (проверок и ревизий, приема выполненных работ, экспер- тизы и передачи дел; ликвидации организаций и уничтожения доку- ментов);
- задания (на проектирование объектов и проведение научно- исследовательских разработок);
- инструкции (должностные, по делопроизводству, технике без- опасности);
- нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии и чис- ленности работников);
- отчеты (о производственной деятельности, о командировках, о научно-исследовательских работах);
- перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых документальных материалов, образующихся в дея- тельности министерств и ведомств, с указанием сроков их хранения);
- планы (производственные, строительно-монтажных работ, про- ектно-изыскательских работ, поставок продукции);
- положения (об организациях, о структурных подразделениях);
- программы (проведения работ и мероприятий, командировок);
- расценки (на производство работ);
- сметы (расходов на содержание аппарата управления);
- стандарты (государственные, отраслевые, технические условия);
- штатная численность;
- тарифные ставки;
- уставы организаций;
- формы унифицированных документов;
- штатные расписания (и изменения к ним).
Утверждаемый документ должен иметь дату и подпись лица, его подготовившего [7, 21].
Реквизит 17. Резолюция. Это реквизит документа, который со- ставляется, как правило, руководителем организации. Он также мо- жет составляться старшими должностными лицами организации или руководителями ее структурных подразделений.