Файл: Учебное пособие для высшего профессио нального образования В. Т. Еременко, О. И. Усачева. Орел фгбоу впо Госуниверситет унпк.pdf

170
- обеспечивать отнесение классифицируемого объекта к одной ка- тегории классификации;
- иметь достаточную гибкость и емкость и обладать необходимой полнотой;
- иметь достаточную и экономически оправданную глубину;
- обеспечивать (по возможности) сопряжение с другими класси- фикациями этих же объектов;
- обеспечивать простоту процессов ведения классификатора;
- обеспечивать эффективную автоматическую обработку данных, связанных с классифицируемыми объектами.
Разрабатывая классификаторы для нужд регламентации процесса, необходимо иметь в виду, что потребителями информации о процес- се, которая «размечается» в соответствии с принятыми классифика- торами, могут быть разнообразные функциональные подразделения.
Поэтому классификатор должен обладать такой степенью детально- сти, чтобы информация о процессе могла быть обработана разными пользователями.
Предприятие сдает в аренду оборудование из оборотного фонда;
для определения инвестиций в пополнение оборотного фонда необхо-
димо получить информацию о времени оборота единицы оборудо-
вания.
В самом простом случае искомое время измеряется как период
от одного момента приема-передачи оборудования арендатору до
следующего. С экономической же точки зрения в рамках общего пе-
риода оборота следует различать период нахождения оборудования
у арендатора – когда оборудование приносит предприятию доход,
и период нахождения оборудования на предприятии, когда оборудо-
вание генерирует расходы.
Для более детального анализа затрат в период нахождения обо-
рудования на предприятии необходимо выделить три состояния
оборудования: оборудование в ремонте, оборудование на складе в со-
стоянии технической готовности, оборудование в пути.
Итак, для корректного технико-экономического анализа процес-
са сдачи оборудования в аренду необходимо выделить и зафиксиро-
вать в документах, сопровождающих процесс, по меньшей мере,
четыре состояния оборудования.
Если же отнесение классифицируемого объекта к категориям классификации неоднозначно или отнесение его к разным категориям

171
классификации не приводит к различным последствиям, такая клас- сификация является, как минимум, бесполезной.
Специалистами по процессному подходу много копий сломано при решении вопроса об отнесении процессов к категориям основ- ных, вспомогательных, управленческих и т.п. Однако никаких прин- ципиально различных последствий в способах описания, реализации, контроле, бюджетировании эта классификация не несет. Более того, неоднозначность отнесения процессов, а вместе с ними и подразделе- ний к указанным категориям может привести к нарушениям трудово- го законодательства. Следовательно, такая классификация является не только непродуктивной, но и (потенциально) незаконной.
В качестве основы для создания классификаторов нужно исполь- зовать общероссийские и отраслевые классификаторы, классифика- торы, используемые поставщиками и подрядчиками. Если дословное воспроизведение классификаций внешних организаций невозможно, то, во избежание «трудностей перевода», следует предусмотреть средства трансформации одной классификации в другую. Несмотря на наличие весьма нетривиального стандарта ISO 15926 «Системы промышленной автоматизации и интеграция. Интеграция данных жизненного цикла установок непрерывного производства, включая нефтяное и газовое производственное оборудование», работу по ин- теграции классификаторов и справочников лучше поручить специа- листам.
В случае если различные классификаторы и справочники связаны между собой, используются правила нормализации баз данных.
Если используемые в регламентируемом процессе классификато- ры и справочники могут изменяться, то либо в самом регламенте, ли- бо в отдельном документе необходимо установить порядок внесения изменений и дополнений в справочники и классификаторы.
Раздел 6.2 «Формы и правила оформления документов».
В этом приложении приводятся формы и разъясняются правила оформления документов, сопровождающих выполнение регламенти- руемого процесса.
Как правило, приводятся:
- формы документов (незаполненные);
- образцы заполнения форм документов;
- правила заполнения форм (если есть варианты заполнения, ко- торые нецелесообразно представлять в виде образцов);
- правила нумерации документов.

172
Правила заполнения форм унифицированных документов опреде- ляет действующее законодательство. В этом случае в регламенте до- статочно дать ссылку на нормативный акт, в котором установлены такие правила. Формы неунифицированных документов (формы до- кументов, разработанные самой организацией) следует описать в приложении к регламенту более подробно.
Документы, сопровождающие процесс, выполняют несколько функций:
- доказательную – подтверждают факт наступления того или ино- го события;
- информационную – служат источником информации для учетно- аналитических процедур;
- контрольную – дают возможность контролировать выполнение процессов, работу отдельных лиц и т.д.;
- накопительную – являются материальным носителем и накопи- телем информации (эта функция особенно важна при отсутствии ав- томатизированных хранилищ данных).
Эти функции обусловливают требования к форме и содержанию документов.
Требования к обязательным реквизитам первичных документов для целей бухгалтерского учета сформулированы в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Рос- сийской Федерации:
Первичные учетные документы должны содержать следующие
обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код
формы; дату составления; наименование организации, от имени ко-
торой составлен документ; содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном
выражении); наименование должностей лиц, ответственных за со-
вершение хозяйственной операции и правильность ее оформления,
личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания доку-
ментов с применением средств вычислительной техники).
Эти требования с соответствующими изменениями следует при- нять во внимание при разработке прочих (не обязательно бухгалтер- ских) неунифицированных форм документов.
Для разработки разделов документа, отражающих содержание до- кументируемой операции или события, рекомендуется:

173
- определиться с составом информации, которая должна быть за- несена в документ;
- структурировать эту информацию с учетом взаимозависимости полей документа; при необходимости расширить состав заносимой в документ информации;
- корректно указать единицы измерения для количественных по- казателей (лучше – в самом документе, при нецелесообразности этого
– в правилах заполнения или иных комментариях к форме доку- мента);
- разработать дизайн разделов документа, исходя из структуры информации, общих требований к формам и бланкам документов, удобства использования.
Под удобством использования формы документа понимается:
• легкость и простота понимания работниками, заполняющими и использующими форму документа, правил заполнения формы до- кумента и смысла внесенных записей;
• физическая возможность прочитать текст документа и вписать в форму документа необходимый текст (шрифт должен быть «читае- мого размера», поля для записей от руки должны быть достаточного размера);
• скорость заполнения формы документа;
• возможность сканировать, копировать, отправлять по факси- мильной связи документ без искажения и/или потери его содержания;
• минимальность затрат на изготовление бланков документов
(компактность, отсутствие излишних графических элементов);
• соответствие документа на бумажном носителе экранной форме в АИС (если таковая используется).
В идеальном случае форма документа должна быть понятной за- полняющим ее работникам без дополнительных объяснений. Для это- го сама форма может содержать «подсказки» типа: «нужное подчерк- нуть», «выбрать из справочника…» и т.п.
Особое внимание необходимо уделить размещению подписей от- ветственных исполнителей. Некорректно размещать все подписи в одном месте документа, поскольку зачастую подписывающий до- кумент работник несет ответственность за содержание лишь некото- рого фрагмента документа, отвечающего фрагменту же докумен- тируемого процесса.
Бывает нелишне в самой форме документа предусмотреть фразу, объясняющую, за что именно расписывается работник. Например:

174
Оборудование из ремонта сдал.
Слесарь ________________ (Ф.И.О.)
Оборудование из ремонта принял и проверил, что оборудование
исправно, необходимые документы в наличии, записи о ремонте и ис-
пытаниях в паспорт оборудования внесены, разрешение на эксплуа-
тацию имеется.
Инженер-механик ________________ (Ф.И.О.)
Если такие объяснения не приведены в форме документа, то они должны быть обязательно приведены в тексте регламента.
Приводимые в приложении к регламенту образцы заполнения форм документов отвечают, как правило, наиболее часто встречаю- щимся ситуациям.
Если вариантов заполнения много, то целесообразно изложить правила заполнения формы документа в виде таблицы, в одной ко- лонке которой перечисляются поля документа, а в другой указывают- ся правила их заполнения: источник значения (например, утвержден- ный справочник или показания прибора), зависимость указываемого значения от значений других полей документа (например, формула).
Если документ заполняется несколькими исполнителями, то в третьей колонке таблицы указывается ответственный за заполнение данного поля работник.
Особое внимание следует уделить правилам нумерации докумен- тов, поскольку они должны обеспечивать соотнесение документа с объектами и операциями, а также ссылочную целостность системы документов. Например:
Номер Договора на ремонт судна, заключаемого между Опера-
ционным предприятием и Подрядчиком, представляется в виде:
ДР-XXX-YYY-SS-NNN-DD,
где XXX – трехзначный цифровой код Операционного предприятия;
YYY – трехзначный цифровой код Подрядчика, определенный
в Перечне авторизованных подрядчиков; SS-NNN – код судна, в кото-
ром первые два символа (буквы) обозначают тип судна, последние
три символа – порядковый номер судна в данной серии (типе);
DD – двузначный порядковый номер Договора на ремонт судна.
Номер Акта сдачи-приемки ремонтных работ по Договору
на ремонт судна представляется в виде:
АР-<Номер договора> /ZZ,

175
где ZZ – двузначный порядковый номер Акта сдачи-приемки ремонт-
ных работ.
Такое «ручное» кодирование документов важно, если документи- рование вводится в тестовом режиме, без поддержки в АИС. Если же документооборот поддерживается АИС, то хитроумное кодирование становится неактуальным. Все признаки операции, которые выносят- ся в код (как в приведенном примере), фигурируют в развернутом виде в полях документа и, следовательно, в полях базы данных.
Поэтому выбор документов из базы по заданным значениям полей обеспечен.
Иногда формы документов подразделяются на обязательные и ре- комендованные. Отклонение от правил заполнения обязательных форм не допускается. На основе рекомендованных форм исполнители могут создавать и использовать собственные формы, которые детали- зируют и/или дополняют информацию, содержащуюся в рекомендо- ванной форме, не нарушая ее структуры.
Если форма документа не может быть определена в регламенте, но имеются конкретные требования к содержанию документа, то эти требования рекомендуется изложить в приложении к регламенту.
Описанная ситуация возникает, например, при заключении договоров по форме, предложенной контрагентом. В этом случае в регламенте приводятся требования к содержанию договора или примерные фор- мулировки положений, на включении которых в текст договора должна настаивать организация.
Разработчик должен четко представлять себе весь жизненный цикл неунифицированного документа (создание, обработка, архиви- рование, уничтожение).
Важно отметить, что хорошо структурированный документ спо- собен упорядочить и процесс, который в этом документе отражается.
В этом смысле «объект важнее процесса».
Раздел 6.3 «Схемы процессов». В этом приложении помещаются схемы процессов, описываемых в регламенте.
Схемы процессов служат для иллюстративных, облегчающих по- нимание регламента целей и не заменяют собой текст регламента.
Отсюда вытекает следующее:
- целесообразно включать в это приложение схемы лишь часто повторяющихся и/или наиболее важных процессов; не стоит распи-

176
сывать все варианты процесса и тем более пытаться изобразить их на одной схеме;
- выбор языка схем должен определяться целью наиболее удобно- го и ясного донесения до читателя регламента важнейших особенно- стей выполнения регламентируемого процесса; лучше привести несколько «проекций» одного процесса, чем пытаться изобразить на одной схеме сразу всю информацию о процессе.
Если политика организации в области внутренней стандартизации предусматривает использование определенных языков описаний про- цессов, то в организации должна существовать документированная методика использования этих языков (так называемое «соглашение о моделировании»). В этом документе определяется, в частности, се- мантика обозначений, используемых на схемах. В случае отсутствия такого документа семантика обозначений должна быть определена в тексте приложения.
Наиболее простым и доступным для понимания является язык блок-схем (он неявно рекомендуется к использованию при написании административных регламентов), отражающий действия и ветвления
(условные переходы). Однако это лишь часть полной информации о процессе (см. выше комментарии к разделу 3 «Описание требова- ний, процессов, методов работы»).
Для достижения ясности схем рекомендуется пользоваться иерар- хической декомпозицией процессов, когда определяются не только границы, но и вложенность процессов.
Могут ли схемы заменить текст регламента? Практика показыва- ет, что схема, выполненная с недостаточной деталировкой, нуждается в пояснениях. Слишком подробная схема, как правило, не читаема.
К тому же далеко не все работники даже весьма «продвинутой» орга- низации способны правильно читать схемы. Одну из основных слож- ностей представляет собой описание на (любом) языке схем различ- ных ветвлений, правил с исключениями и прочих явлений, распро- страненных в отечественном бизнесе. Хорошо структурированный текст с решением этих задач поневоле справляется, но и хорошая схема не будет лишней.
Раздел 6.4 «Алгоритмы расчетов». В это приложение могут быть вынесены алгоритмы расчетов, применяемых в регламенте.
Альтернативный вариант – изложить алгоритмы расчетов в методи- ческой инструкции, а в регламенте дать на нее ссылку.

177
При описании алгоритма расчета необходимо сформулировать ситуацию, в которой производится расчет, цель расчета, описать входные и выходные переменные, а также константы, указав для каждой величины:
- обозначение,
- наименование,
- смысл,
- единицу измерения,
- источник данных (для константы – значение).
При описании источника данных необходимо проследить за син- хронностью используемых для расчета значений.
Далее описывается собственно алгоритм расчета (формулы,
(псевдо)код программы и т.п.). Полезно привести правила интер- претации результатов расчета и примеры расчетов в типичных ситуа- циях.

178
из функций, выполняемых им в рамках всех процессов органи- зации [9, 22].
Контрольные вопросы
1. Каковы этапы создания юридического лица?
2. Перечислите организационно-правовые документы.
3. Дайте определение понятия «учредительный договор».
4. Какие реквизиты содержит формуляр учредительного договора?
5. Что входит в текст учредительного договора?
6. Дайте определение понятия «устав организации».
7. Какие реквизиты содержит формуляр «устав организации»?
8. Что входит в текст устава организации?
9. Дайте определение понятия «штатное расписание».
10. Какие реквизиты содержит формуляр «штатное расписание»?
11. Дайте определение понятия «положение».
12. Какие реквизиты содержит формуляр «положение»?
13. Что входит в текст положения?
14. Дайте определение понятия «должностная инструкция».
15. Какие реквизиты содержит формуляр «должностная инструкция»?
16. Что входит в текст должностной инструкции?
17. Дайте определение понятия «регламент».
18. Опишите структуру регламента.

179
ГЛАВА 9. ПРЕДМЕТ «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО».
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.
СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ
9.1. Понятие делопроизводства
Делопроизводством называют отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения [1].
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями, называ- ется документированием. Вопросы движения и учета документов
(получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием «документооборот». Де- ятельность по организации долговременного хранения документов
(экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят к архивному делу.
Наряду с термином «делопроизводство» в настоящее время ши- роко используется равный по содержанию термин «документацион- ное обеспечение управления» (ДОУ).
Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопро- изводство. Приказами в то время именовались органы государствен- ной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров. Например, Соборное уложение
1649 г. было длиной 309 м. В этот период начали складываться осно- вы бухгалтерской, дипломатической и других систем документации.
При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие на коллективных началах от- дельными отраслями государственного управления. В коллегиях бы- ли созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.
В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, колле- гиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось про- стейшее делопроизводство. Появились бланки служебных докумен- тов, в каждом департаменте для хранения дел создавались архивы, началось внедрение механизации конторского труда.