Файл: Учебное пособие для высшего профессио нального образования В. Т. Еременко, О. И. Усачева. Орел фгбоу впо Госуниверситет унпк.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 401
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
190
физкультурно-оздоровительные, общественно-политические, религи- озные и др.) – для целей, не связанных с получением денег.
Законы РФ делят все юридические лица (различные организаци- онно-правовые формы) [32]:
- на общества с ограниченной ответственностью (ООО);
- закрытое и открытое акционерные общества (ЗАО и ОАО);
- государственные и муниципальные унитарные предприя- тия ФГУП и МУП).
Для различных типов юридических лиц используются разные учредительные документы. Например, для регистрации ООО в каче- стве учредительного документа необходимо представить в налоговую инспекцию устав. Это самый распространенный учредительный до- кумент, который подается для регистрации юридического лица
,
по- тому как ООО предприниматели выбирают чаще всего. Однако ча- стота выбора ООО для ведения деятельности не избавляет налогови- ков от неграмотно составленных уставов: большинство из представ- ленных учредительных документов возвращаются по совершенно примитивному мотиву несоответствия документа законным требо- ваниям.
Законодательством о регистрации организаций к уставу предъяв- ляются следующие требования:
- наименование юридического лица. Имя у фирмы должно быть указано полное. В случае если наименование является длинным и сложным, можно также указать и краткое наименование (если при ведении деятельности планируется в документах ставить аббре- виатуру);
- место, где регистрируется общество (юридический адрес, кото- рый подтверждается соответствующим гарантийным письмом, сведе- ниями от риелторов или предварительным договором аренды);
- условия об органах управления обществом;
- условия о порядке созыва общего собрания участников и вопро- сах, разрешаемых на них;
- сведения о порядке и сроках распределения прибыли предприя- тия;
- данные об уставном капитале (ограниченные);
- правовой статус участников;
- условия о возможности и порядке выхода участника из состава общества;
- условия об обороте долей в обществе.
191
Ничто не запрещает включать в устав ООО
и иные условия. Это даже приветствуется, если у участников есть серьезный подход к учреждению фирмы или сомнения в отношении добросовестности партнеров. Например, в любом случае следует предусматривать усло- вие о нотариальном порядке совершения сделки по уступке долей в об- ществе, а также обязательное согласие других собственников (с пре- имущественным правом покупки) на продажу доли. Это поможет обеспечить более-менее надежную защиту капитала фирмы от рей- дерских захватов [36].
Учредительный договор – это документ, устанавливающий права и обязанности участников хозяйственного общества по отношению к их долям и другим участникам. Обычно учредительным договором предусматривают порядок и сроки оплаты долей, объемы и стоимость долей, а также иную информацию, которая имеет значение для отно- шений собственников предприятия. Важным является то, что учреди- тельный договор во многих случаях не требуется для регистрации и предъявления третьим лицам, а это можно использовать для ограни- чения доступа таких лиц к информации имущественного характера для обеспечения безопасности уставного капитала и других активов.
Также при регистрации юридического лица составляются и утверждаются на общем собрании участников протоколы, закрепля- ющие решение тех или иных значимых для общества вопросов.
Протокол включает:
- перечень присутствующих участников;
- дату и номер протокола;
- повестку дня;
- вопросы для голосования;
- результаты голосования.
Подготовка учредительных документов также сопровождается составлением заявления о государственной регистрации юридическо- го лица путем регистрации учредительных документов. Такое заявле- ние должно быть подписано учредителями в присутствии нотариуса.
К оформлению учредительных документов предъявляются сле- дующие требования:
- документы должны быть оформлены на бумаге (в письменном виде), возможна дополнительная подача документов и в электронном варианте;
- само заявление заполняется от руки печатными буквами;
192
- учредительные документы, составляющие более одной страни- цы, прошиваются, прошнуровываются и пронумеровываются;
- надпись с количеством листов должна заклеивать связывающий узел и быть удостоверена заявителем или нотариусом.
Составленные учредительные документы направляются в реги- стрирующий орган (инспекцию Федеральной налоговой службы) непосредственно заявителем (или его доверенным лицом) либо по- средством почты с объявленной ценностью при его пересылке и опи- сью вложения и отметкой «регистрация» [32 – 35].
Контрольные вопросы
1. Дайте определение понятия «делопроизводство».
2. Как появилось делопроизводство?
3. Что входит в нормативно-правовую базу делопроизводства?
4. Перечислите формы организации делопроизводства.
5. Дайте определение понятия «служба ДОУ».
6. Каковы цели службы ДОУ?
7. Какие задачи стоят перед службой ДОУ?
8. Какие функции исполняет служба ДОУ?
9. Перечислите виды учредительных документов.
10. Какие требования предъявляются к учредительным доку- ментам?
193
1 ... 8 9 10 11 12 13 14 15 16
ГЛАВА 10. ПОНЯТИЕ И ПРИНЦИП ОРГАНИЗАЦИИ
ДОКУМЕНТООБОРОТА
10.1. Документооборот: понятие, принципы, количественные
и качественные характеристики
Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, рав- номерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает боль- шое положительное влияние на управленческий процесс в целом [3].
Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является Государствен- ная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Специальный раздел ГСДОУ «Организация работы с документа- ми» устанавливает принципы и порядок организации документообо- рота учреждения, построение информационно-поисковой системы по документам учреждения, контроля исполнения документов и подго- товки документов к передаче на хранение.
В документационном обеспечении учреждения (предприятия) можно выделить три документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информа- ции (руководителями учреждения и структурных подразделений, спе- циалистами и квалифицированными служащими) и пунктами техни- ческой обработки собственно документов (машинописным бюро, ко- пировально-множительной службой и т.д.).
По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме то- го, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправ- ляется за пределы учреждения (отправляемые документы), а другая циркулирует внутри учреждения (внутренняя документация).
194
При проектировании и рационализации документооборота руко- водствуются положениями, выработанными практикой делопроизвод- ства и совершенствования организации управленческого труда.
При движении документов следует придерживаться принципа од- нократного пребывания документа в одном структурном подразделе- нии или у одного исполнителя.
Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере дело- производства и повысить оперативность исполнения, например, ко- пирование документа, в исполнении которого должны принимать уча- стие несколько лиц, и одновременную передачу копий всем испол- нителям.
Рис. 10.1. Движение документов в учреждении:
– поступающие документы;
– документы, отправляемые из организации;
– внутренние документы
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководите- лем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количе- ству исполнителей; подлинник передается ответственному исполни- телю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно- информационные данные о ходе исполнения документа могут переда- ваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
Руководство организации
Руководство структурных подразделений
Секретарь-референт руководителя
Секретарь-референт структурного подразделения
Исполнители
Канцелярия
195
Схемы движения всех документов в организации разрабатывают- ся руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцеля- рии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: по- ступающих в организацию, отправляемых из организации и внутрен- них документов (приказы по основной деятельности, личному соста- ву, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).
Движение документов в организации, учреждении, где есть служба документационного обеспечения управления, например канцелярия, показано на рис. 10.1 [3, 11].
10.2. Основные этапы документооборота
Входящие, исходящие и внутренние документы имеют свои осо- бенности обработки и прохождения. В этой технологической цепочке выделяют следующие этапы:
- прием и первичную обработку документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрацию;
- рациональное движение документов внутри организации;
- исполнение документов (составление);
- контроль за исполнением;
- обработку исполненных и отправляемых документов.
Основу правильной организации работы с документами составля- ет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей по- вышает ответственность каждого работника, в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях.
Для установления единого порядка составления документов и ор- ганизации работы с ними на предприятии разрабатывается инструк- ция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформлен- ных документов (по ГОСТ Р 6.30-97) и правила работы с ними.
Кроме того, ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохожде- ния документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационно- го обеспечения управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
196
Основными целями исследования документопотоков организации являются:
- повышение эффективности управленческой деятельности;
- ускорение движения документов в организации;
- уменьшение трудоемкости обработки документов.
К наиболее эффективным современным методам совершенство- вания потоков документов относятся: создание унифицированных си- стем документов; унификация текстов документов; построение ин- формационно-поисковых систем; регламентирование документообра- зования и прохождения документов; введение компьютерных техно- логий обработки информации [11].
10.3. Документопотоки: входящая, исходящая, внутренняя
документация. Технология обработки документопотоков
Обработка входящих документов. Все поступающие в органи- зацию документы независимо от способа поступления (почта, теле- граф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.
При поступлении документов по почте до вскрытия конвертов проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвер- тов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресо- ванные или поврежденные документы возвращаются отправителям.
Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного ра- ботника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия.
Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях
(на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверт. Конверты с обращениями граждан со- храняются всегда.
Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его рассмот- реть. Предварительное рассмотрение документов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управлен- ческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотре- ния документа – установить подразделение или должностное лицо, которому следует направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать руко- водителю учреждения.
197
Во многих учреждениях руководители получают 80–90 % всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заме- стителям. При этом решение принимается по 2–3 % документов. По- следующие резолюции ничего нового исполнителю не дают.
На подпись также передаются 90–95 % отправляемых документов.
Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность
(время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей.
При предварительном рассмотрении документа следует учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопро- сов, авторство, вид документа.
Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями струк- турных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.
Предварительное рассмотрение документов осуществляют секре- тари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или реги- стрируются этим же должностным лицом.
На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу пер- вой страницы проставляется регистрационный штамп (рис. 10.2).
Наименование организации
Вх. №__________________
От_____________________
Рис. 10.2. Регистрационный штамп
Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по поряд- ку номеров начиная с календарного года) производится в день по- ступления документа.
Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистри- ровать документы, поступающие из вышестоящих органов, обще- ственных организаций, важные письма других организаций, обраще- ния граждан и др. Не регистрируются поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы,
198
поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопро- изводства и дается в инструкции по делопроизводству, утвержденной руководителем организации.
Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в ор- ганизации регистрируются централизованно. Децентрализованная ре- гистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.
В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. докумен- тов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистра- цию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцеля- рии, остальные – в структурных подразделениях.
Документы регистрируются на карточках. На первом этапе реги- страции заполняют разделы карточки (машинописным или рукопис- ным способом):
- входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от
15.01.2000 (№ 150 – порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 – дата поступления ре- гистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;
- от кого поступил документ (Кемеровское объединение «Оксид»);
- количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);
- дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2000
№ 259/10);
- краткое содержание документа. Например: просьба заключить
договор на поставку строительных материалов.
После первого этапа регистрации документы передаются на рас- смотрение руководителю учреждения или руководителям структур- ных подразделений.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом карточек (контрольные, справочные, по вопросам, по геогра- фии и т.д.). Для визуального различия карточки могут изготавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему по- лю. Использовать их можно следующим образом: входящие – один цвет, отправляемые – другой, внутренние – третий цвет; или: посту- пающие на имя первого руководителя – один цвет, в структурные подразделения – другой, контрольные – третий, неконтрольные – чет- вертый, отправляемые – пятый, внутренние – шестой цвет.