Файл: Учебное пособие для высшего профессио нального образования В. Т. Еременко, О. И. Усачева. Орел фгбоу впо Госуниверситет унпк.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 488
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
209
Отдел воспита- тельной работы
200
Отдел развития
150 100 100 50 50 1
10 50 50
-
5 10 10 150 100
По данному отчету служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дис- циплину. Такие сведения помогают руководителю принять правиль- ные решения по оценке труда работников [11].
Контрольные вопросы
1. Покажите движение документов (поступающих, внутренних, отправляемых) в организации.
2. Каков порядок регистрации документов?
3. Можно ли протоколы регистрировать вместе с приказами?
4. Можно ли регистрировать приказы по основной деятельности с приказами по личному составу?
5. Какая дата указывается при регистрации протокола?
6. Можно ли внутри организации осуществлять переписку между отделами?
7. Допускается ли регистрация обращений граждан вместе со служебными документами?
8. Какие существуют сроки исполнения документов?
9. Определите объем документов в организации за один год.
10. Если вы отправляете письмо в три адреса на бланке с изобра- жением Государственного герба РФ, то можно ли во второй и третий адрес отправлять копию бланка?
11. Объясните порядок выдачи бланков должностным лицам орга- низации.
210
1 ... 8 9 10 11 12 13 14 15 16
ГЛАВА 11. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. КОНТРОЛЬ
ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
11.1. Порядок регистрации
В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно слаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необ- ходимой информации и документов и отсюда – обеспечение опера- тивного решения управленческих задач.
Регистрация документов – это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроиз- водства – в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справ- ку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ре- сурсов. Для этого нужно учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. докумен- ты должны быть зарегистрированы.
Регистрация определяется как запись учетных данных о докумен- те по установленной форме, фиксирующей факт его создания, от- правления или получения. Регистрация, прежде всего, придает юри- дическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не по- лучил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует.
Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Регистрация – один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и пред- последний для отправляемых – после регистрации исходящие доку- менты вкладываются в конверты или отправляются по другим кана- лам связи.
Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства.
Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами.
И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.
211
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочную работу по документам.
Учет документов дает количественные данные для обсчета обще- го объема документооборота, его анализа за определенный промежу- ток времени, по видам документов, по документопотокам, по струк- турным подразделениям и т.п.
Сам процесс регистрации – это снятие (перенос) с документа по- казателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистраци- онную форму (журнал, картотека, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе реги- страции закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и инфор- мационно-справочной работы по документам [11].
11.2. Поисковая система
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.
Документы, полученные только для сведения и не требующие от- вета и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руко- водителем перечень нерегистрируемых документов. Как правило, он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организа- ции, но может разрабатываться и как самостоятельный документ.
По мере необходимости этот перечень следует обновлять.
К нерегистрируемым документам относят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы се- минаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, бро- шюры, журналы); пакеты с пометой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных орга- нов; информационные материалы.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не сов- падает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.
212
Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации – одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии.
В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует цен- трализованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистра- ция документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализованно по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.
Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получае- мые по факсу, электронной почте. Поэтому факс, принимающий до- кументы, поступающие на имя организации, целесообразно устанав- ливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раз- дельные регистрационные формы с самостоятельными регистрацион- ными номерами.
Из входящего документа в процессе регистрации в регистрацион- ную форму выписываются, как правило, следующие сведения:
- дата получения;
- входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
- дата документа;
- регистрационный номер документа, присвоенный ему учрежде- нием-отправителем;
- автор (корреспондент) – тот, чей это документ;
- заголовок (о чем документ);
- резолюция;
- срок исполнения;
- исполнитель (кто с ним работает);
- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и резуль- тат исполнения);
- номер дела (куда документ помещен после исполнения).
213
Регистрационную форму на документ заполняют сначала не пол- ностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа ру- ководителем регистрационная форма дозаполняется – в нее вносятся эти сведения.
При четком взаимодействии с руководителем (если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденцию) можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резо- люцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведе- ния, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.
При регистрации отдельных видов документов, например внут- ренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, впи- сываемые в регистрационные формы, частично изменяются и допол- няются. При регистрации внутренних документов нет даты получе- ния, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписа- ния. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан запи- сывается их адрес.
Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д. [11, 25].
Формы регистрации документов. Формы регистрации докумен- тов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизиро- ванная электронная (на ПЭВМ).
Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет доку- ментов выступает на первое место, предотвращает претензии со сто- роны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета догово- ров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д.
Журнальная система регистрации используется в работе с доку- ментами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными.
Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о до- кументе (табл. 11.1, 11.2).
214
Таблица 11.1
Журнал учета конфиденциальных документов
Учетный номер документа
Дата документа
Вид и
краткое содержание док ум ент а
Наи м
енов ание подразделения и
фамили я исполнителя
Номер а нос ите ля и
листов черновика
Коли- чество
Подпись за получение проекта и
черновика документа
Подпись за возврат
, дата
Отметка об уничтожении черновика
Отметка об уничтожении проекта или лишн их экземпляров документа
Куда отправлен
Номер а эк зем пл яров
Наи м
енов ание номера и дата оправдательного документа
Индекс дела
. Номер по учету документов выделенного хранения
Номер а листов дела
, количество экземпляров
, зарегистрированных по учету документов выделенного хр анения экземпляр ов документа листов в
эк зем пл яре
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Таблица 11.2
Регистрационный журнал обычных входящих документов
Дата получения
Регистрационный но мер
Корреспондент
Номер и
дата документа
Содержан ие
Резолюция
Исполнитель
Срок исполнения
Отметка об исполнении
Номер дел а
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
215
Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает небольшое количество документов.
Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется
(устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:
- поскольку запись в журнал ведется в последовательности по- ступления документов, регистрацию может вести только один чело- век. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что, естественно, приво- дит к задержке дальнейшей работы с документом;
- журнальная система регистрации неизбежно приводит к дубли- рованию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передает- ся для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех от- делах, через которые проходит. В результате в крупных учреждениях документ регистрировался три–пять раз в различных формах жур- налов;
- журнальная система регистрации делает практически невозмож- ной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;
- при журнальной системе регистрации невозможно вести сроко- вый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок испол- нения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие кон- троля, в организациях обычно заполняли дополнительные контроль- ные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.
Указанные недостатки журнальной системы регистрации позво- лила преодолеть карточная система регистрации. Она появилась в начале XX в. и нашла широкое распространение в странах Европы.
В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 20-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских
216
учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в дело- производство с разработкой ЕГСД.
Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:
- регистрацией одновременно могут заниматься несколько работ- ников;
- карточки можно изготовить в требуемом количестве экземпля- ров, и, следовательно, отпадает необходимость в повторной реги- страции документов в структурных подразделениях;
- карточки «подвижны», их можно систематизировать по различ- ным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная си- стема регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
- карточная система регистрации позволяет сразу же один экзем- пляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за испол- нением документов.
Преимущества карточной системы регистрации позволяют значи- тельно поднять уровень организации делопроизводственного обслу- живания в учреждении.
Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) и располо- жение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству (рис. 11.1).
Рис. 11.1. Форма регистрационно-контрольной карточки для входящих документов
217
Можно предложить форму регистрационной карточки на фор- мате А5 (148×210) или А6 (105×148). Вычертив такую форму карточ- ки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу.
Для различных регистрируемых групп документов можно использо- вать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два карто- течных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной карто- теке и справочной картотеке.
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Одну из них помещают в сроковую картотеку, другую – в информационно-справочную, а документ передают ис- полнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контроль- ную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю.
Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соот- ветственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпля- ров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести.
Естественно, что создание и ведение больших картотек – это тру- доемкая работа, и она была поставлена лишь в отдельных учреждени- ях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную служ- бу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учрежде- нии позволило внедрение компьютерных технологий [11].
11.3. Автоматизация регистрации документов
Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно за- меняется наиболее рациональной регистрацией документов на ком- пьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.
Регистрация документов на компьютере позволяет:
- регистрировать документы на различных рабочих местах;
- организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о докумен-