Файл: Учебное пособие для высшего профессио нального образования В. Т. Еременко, О. И. Усачева. Орел фгбоу впо Госуниверситет унпк.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 494
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
64
уровне объектов (документов) метаданные желательно генерировать автоматически, для чего требуется разработка или использование соответствующего программного обеспечения.
При этом в каталоге метаданных могут храниться записи:
– на уровне коллекции (содержание, предназначение, протоколы, форматы, наборы, условия доступа) – созданные специалистами в наборе элементов, принятом за стандарт обмена (например, Дуб- линское ядро);
– на уровне объекта (документа, item) – в одном из поддерживае- мых данной ИС стандартов метаданных;
– нормализованные записи на уровне объектов – отражение оригинального набора элементов метаданных в некоторый формат обмена [7].
Формат метаданных. Метаданными на практике обычно назы- вают данные, представленные в соответствии с одним из форматов метаданных.
Формат метаданных – это стандарт, предназначенный для фор- мального описания некоторой категории ресурсов (объектов, сущно- стей и т.п.). Такой стандарт обычно включает в себя набор полей (ат- рибуты, свойства, элементы метаданных), позволяющих характеризо- вать рассматриваемый объект. Например, формат MARC позволяет описывать книги (и не только книги), содержит поля для описания названия, автора, тематики и огромного множества других характе- ристик.
Форматы можно классифицировать, во-первых, по охвату и по- дробности типов описываемых ресурсов, во-вторых, по ширине и по- дробности области описания ресурсов и мощности структуры эле- ментов метаданных. Кроме того, их можно классифицировать по предметным областям или целям разработки и использования форма- та метаданных.
Форматы метаданных часто разрабатываются международными организациями, включающими в себя заинтересованные в появлении стандарта государственные организации и частные компании. Разра- ботанный формат часто закрепляется как стандарт в одной или нескольких организациях, занимающихся разработкой и принятием стандартов [7].
65
Контрольные вопросы
1. Дайте определение понятий «автор документа» и «дата».
2. Что означает понятие «черновик»?
3. Кто может быть автором черновика?
4. Что такое беловой документ?
5. Дайте определение понятия «подлинный документ».
6. Что означает понятие «оригинал»?
7. Перечислите основные способы подделки документов.
8. Что представляет собой копия документа?
9. Какие виды копий документов существуют?
66
1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 16
ГЛАВА 6. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ
6.1. Цели, объекты унификации в делопроизводстве
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация документов производится в целях сокращения коли- чества применяемых в управленческой деятельности документов, ти- пизации их форм, установления единообразных требований к оформ- лению документов, создаваемых при решении однотипных управлен- ческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях дея- тельности.
Управленческая деятельность любой организации характеризует- ся набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, – организаци- онно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчет- ность и др. Существуют специфические (отраслевые) функции, кото- рые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.
Каждая управленческая функция реализуется через комп- лекс (систему) документов, характерных только для данной функции.
Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохож- дения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.
Системы документации могут быть функциональными и отрасле- выми. В отраслевых системах документации происходит документи- рование соответствующих видов деятельности и отражение их спе- цифики. Например, в систему документов по образованию (общее, среднее профессиональное, высшее, послевузовское и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образователь- ной деятельности в зависимости от вида образовательной организа- ции. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, ком- петенции организации и других факторов.
67
Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реали- зуется через систему организационно-распорядительной докумен- тации (ОРД).
Организационно-распорядительная документация, в которой фик- сируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования дея- тельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.
Система организационно-распорядительной документации пред- ставляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.
Работа по унификации документов включает:
- разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответствен- ными за определенные системы документации;
- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках региональных и отраслевых УСД;
- ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономи- ческой документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм до- кументов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
- разработку отраслевых классификаторов технико-экономи- ческой информации, отражающих специфику отрасли.
При проведении унификации документов учитывались все требо- вания к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обра- ботки и хранения, а также психофизиологические возможности чело- века и параметры технических средств.
Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требования кото- рого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия
(страна, отрасль, отдельная организация) [7, 21, 22].
6.2. Требования к формуляру-образцу
В общем случае формуляр-образец документа – это комплекс расположенных в определенной последовательности реквизитов, ко-
68
торые присущи данной системе документов. В нем указывается гра- фическое месторасположение каждого из реквизитов этого комплекса на материальном носителе документа.
Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте позволя- ет существенно сократить время на издание документа организации- автору и время на обработку документа организации-получателю.
Кроме того, применение формуляра-образца документов позволяет избежать ошибок при внесении необходимых реквизитов в документ и избежать риска создания документа, не обладающего необходимой юридической силой.
Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, со- держащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов.
Формуляр-образец документа устанавливает:
– форматы бумаги;
– служебные поля;
– конструкционную сетку;
– расположение зон размещения реквизитов;
– координаты расположения реквизитов.
Формат применяемой бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме до- кумента.
В настоящее время для издания документов используют бумагу форматов A3 (297 × 420 мм), А4 (210 × 297 мм), А5 (148 × 210 мм),
А6 (105 × 148 мм). Формат бумаги для документов устанавливают
ГОСТ 9327-60, ГОСТ 2.301-68 и ИСО 216-75.
Для форматов бумаги приняты два варианта расположения: вер- тикальное (обычное) и горизонтальное. При горизонтальном распо- ложении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L (например, A4L).
В настоящее время принято подшивать документы в дело за ле- вую сторону документа, независимо от вертикального или горизон- тального расположения формата бумаги. Поэтому при издании доку- мента на лицевой стороне листа бумаги ширина левого служебного поля устанавливается равной 20 мм, а ширина правого служебного поля – 10 мм. При издании документа на оборотной стороне листа бумаги ширина правого служебного поля равна 20 мм, а ширина ле-
69
вого служебного поля – 10 мм. Размеры ширины верхнего и нижнего служебных полей могут быть различными для разных систем доку- ментов.
Конструкционная сетка формуляра-образца документа образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на листе бумаги установленного формата в зоне расположения документа, ограничен- ной служебными полями.
Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки определяется техническими характеристиками печатающих устройств и должно составлять:
– между соседними вертикальными линиями – величину, рав- ную 2,6 мм (шаг письма);
– между соседними горизонтальными линиями – величину, равную 4,25 мм (межстрочный интервал).
Допускается использовать конструкционную сетку:
– с шагом письма, равным 2,54 мм;
– с межстрочным интервалом, равным 4,24 мм.
Размер указанной конструкционной сетки соответствует шагу письма и межстрочному интервалу, которые применялись в пишущей машинке. При создании документов на компьютерах с использовани- ем различных текстовых редакторов следует высчитывать месторас- положение реквизитов в миллиметрах, исходя из размеров печатных знаков и межстрочного интервала в применяемом редакторе. Это свя- зано с тем, что при использовании текстовых редакторов шаг письма и межстрочный интервал могут не соответствовать шагу письма и межстрочному интервалу, применявшимся в пишущей машинке.
Вертикальные линии конструкционной сетки имеют непрерыв- ную нумерацию слева направо. Крайней левой вертикальной линии соответствует номер «0». Горизонтальные линии конструкционной сетки нумеруются сверху вниз, крайняя верхняя горизонтальная линия имеет номер «0». Нумерация также непрерывная.
Конструктивным элементом проектируемых документов является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикаль- ными и горизонтальными линиями. Конструктивным элементом мо- жет быть также базисный прямоугольник, включающий две или бо- лее ячеек конструкционной сетки.
Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линий кон-
70
струкционной сетки, ограничивающих ячейку или базисный прямо- угольник. При написании координаты ячейки или базисного прямо- угольника между номером горизонтальной и номером вертикальной линии ставится точка.
Существующая система построения формуляра-образца преду- сматривает разделение площади листа бумаги на зону расположения документа, в которой проставляются реквизиты документа, и слу- жебные поля документа, где реквизиты документа не располагаются.
В свою очередь, зона расположения документа разделяется на зоны размещения группы реквизитов, каждая из которых разделяется на поля каждого из реквизитов. Все это одинаково применимо и при по- строении формуляра-образца бланка документа. Зоны формуляра- образца документа устанавливают унифицированную структуру документа.
Зоны формуляра-образца документа устанавливают границы рас- положения определенной номенклатуры реквизитов и при написании обозначаются координатами верхней левой ячейки конструкционной сетки и нижней правой ячейки конструкционной сетки, ограничива- ющих зону, между которыми ставится тире.
При размещении реквизитов формуляра-образца документа опре- деляют границы полей размещения каждого из реквизитов и границы полей соответствующих им данных, определяемые при проектирова- нии форм документов.
При написании координаты поля данных характеризуются коор- динатами верхней левой и нижней правой ячеек этого поля данных или соответствующими координатами базисных прямоугольников, между которыми ставится тире.
Поля данных реквизитов определяются исходя из максимального количества знаков, необходимых для записи данного реквизита.
Наименования реквизитов унифицированных форм документов долж- ны соответствовать наименованиям, установленным в соответствую- щих классификаторах, принятых в Российской Федерации.
В реквизитах, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых класси- фикаторов или принятую для них идентификацию. Постоянные рек- визиты форм документов должны, как правило, предшествовать пе- ременным [7, 21, 22].
71
6.3. Комплекс действий по унификации
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Трафарет – способ фиксации постоянной информации в виде связного текста с пробелами для переменной. В такой форме создают приказы, заявления.
Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянную информацию располагают в левой части листа, а переменную вносят в документ в процессе его составления в пра- вую. В УСОРД анкетным методом смоделированы приказы о приёме, переводе, увольнении; докладные и объяснительные записки. Досто- инства анкет состоят в том, что они упрощают подготовку документа, облегчают машинописные работы.
Таблица – разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация – в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Таб- лица обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию, проводить сравни- тельный анализ данных.
Приняты следующие принципы унификации документов:
– унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра образца документа для конкретной системы документа- ции и установлении на его основе состава реквизитов для данной си- стемы документации, отдельных видов документов, конкретного документа;
– единообразие форм документов и правил их построения, со- ставления, оформления. Обеспечивают путём максимальной типиза- ции и трафаретизации документов, унификации расположения дан- ных на поле документа, выработки технологий и условных сокра- щений;
– комплексность унификации. При её проведении должны быть предусмотрены требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны быть учтены психофизиологические возможности человека и параметры техниче- ских средств;
– информативность. Означает включение в документ только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;
72
– сокращение числа видов документов. Достигают за счёт совер- шенствования методов управления, например, при повсеместном применении организационной техники;
– стабильность требований к документам. Зафиксировано в госу- дарственных и отраслевых стандартах;
– сопряжение с действующими системами классификации и ко- дирования технико-экономической информации;
– экономичность. Достигают за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления опти- мального объема реквизитов и т. д.
Унификация текстов документов проходит четыре этапа:
1) определение критериев отбора документов для унификации; отбор документов, соответствующих критериям, составление на них аннотаций;
2) выбор последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа. С этой целью производят предварительную структуризацию текста, позволяющую сформировать базовую модель унифицированного текста документа;
3) предварительную унификацию стилистических средств текста;
4) формирование окончательного варианта унифицированного содержания документа.
Принятый в качестве окончательного вариант унифицированного текста документа (форму документа) помещают в альбом унифици- рованных форм документов организации и (или) в банк унифициро- ванных форм ЭД.
В дальнейшем унифицированные формы применяют для подго- товки конкретных вариантов документов. Содержание альбома (бан- ка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации.
С этой целью из их состава выводят устаревшие формы, разрабаты- вают и включают вновь утверждённые, а также корректируют дей- ствующие.
В соответствии с Методическими рекомендациями по унифика- ции текстов управленческих документов тексты последних излагают деловым стилем, характерными чертами которого являются подчерк- нутая официальность, адресность, использование стандартных (под- ходящих для изложения) словарных единиц, нейтральность и лако- ничность, точность и ясность изложения; тематическая ограничен- ность содержания, подразумевающая освещение в документе не более одного-двух вопросов.
73
Следование перечисленным стилистическим нормам при подго- товке текстов документов в значительной степени способствует яс- ному пониманию их содержания и позволяет адресату в более корот- кие сроки выработать оптимальное управленческое решение, подго- товить ответный документ [7, 21, 22].
6.4. Современные стандарты на документацию
Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В со- ответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:
– безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;
– технической и информационной совместимости, а также взаи- мозаменяемости продукции;
– экономии всех видов ресурсов;
– безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возник- новения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.
Стандарт представляет собой нормативно-технический доку- мент, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Стандарты могут быть следующих видов:
– международные (региональные) стандарты;
– государственные стандарты РФ (ГОСТ);
– стандарты отраслей (ОСТ);
– стандарты предприятий (СТП);
– стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.
Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а так- же общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную авто- матизированную обработку данных, содержащихся в унифицирован- ных документах и системах документации. В настоящее время в Рос- сии разработано 37 общероссийских классификаторов.