Файл: Учебное пособие для высшего профессио нального образования В. Т. Еременко, О. И. Усачева. Орел фгбоу впо Госуниверситет унпк.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 403
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
74
Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Гос- стандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований госу- дарственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные спе- циально уполномоченные государственные органы управления в пре- делах их компетенции.
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифициро- ванные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:
- ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
- ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. За- пись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
- ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации.
Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.
Основные положения;
- ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации.
Требования к построению формуляра-образца;
- ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации.
Формуляр-образец;
- ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации.
Счет;
- ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Си- стема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
- ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
6.5. Унификация текстов служебных документов
Под унификацией служебных документов следует понимать це- ленаправленную, упорядоченную работу по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов.
75
В результате унификации обеспечивается:
– сокращение временных и материальных затрат на составление текстов служебных документов;
– наиболее целесообразное и оправданное применение в текстах устоявшихся семантических конструкций и терминологии;
– максимальная универсализация представления документи- рованной информации;
– совершенство структуры служебных документов.
В конечном счёте на этой основе достигается оптимизация вос- приятия содержания служебных документов, что, в свою очередь, в значительной мере способствует повышению эффективности и со- кращению сроков принятия управленческих решений должностными лицами предприятия (организации, учреждения) на основе предо- ставленной в их распоряжение документированной информации.
В качестве других относительно самостоятельных задач, решае- мых в процессе работы по унификации текстов служебных докумен- тов, можно указать:
– упорядочение состава служебных документов предприятия
(в том числе по их видам), фиксирующих осуществление однотипных управленческих действий;
– создание и применение универсальных текстовых шаблонов в автоматизированных системах документационного обеспечения управления предприятием.
В основе унификации текста служебного документа лежит метод выделения постоянной (повторяющейся) и переменной (оригиналь- ной) информации. При этом постоянная информация, как правило, отражает суть управленческой ситуации и вытекающих из неё реше- ний и действий. В концентрированном виде постоянная информация находит отражение в заголовке к тексту служебного документа.
Переменная информация, в свою очередь, конкретизирует тему слу- жебного документа, отраженную в заголовке к тексту.
Осуществление работы по унификации текста служебного доку- мента производится поэтапно:
– унификация структуры текста посредством выбора последова- тельности расположения компонентов текста в соответствии с назна- чением служебного документа;
– унификация стилистических средств выражения текста служеб- ного документа;
– разработка предварительного варианта унифицированного текста;
76
– разработка окончательного варианта унифицированного текста
(связный текст, трафарет, анкета, таблица или их сочетание).
В процессе выполнения каждого из перечисленных выше этапов работы по унификации текста служебного документа необходимо обеспечить неукоснительное соблюдение нескольких важных требо- ваний, к основным из которых относятся:
– ясность;
– информативность (информационная емкость);
– убедительность.
Ясность унифицированного текста обеспечивается логичностью и точностью изложения сути содержания служебного документа. При этом логичность изложения достигается правильным (с учетом вида и функционального назначения служебного документа) расположе- нием элементов каждого предложения в составе текста (подлежащее, сказуемое, обстоятельства, дополнения, определения, вводные слова, причастные и деепричастные обороты), а также придаточных пред- ложений.
Важен также и выбор формы предложений, которые в зависимо- сти от особенностей построения могут быть одно-, двусоставными и сложными. Точность изложения достигается правильным выбором словарных единиц (слов, включая служебные термины) с учетом их смыслового значения и взаимосочетаемости в составе того или иного предложения.
Информативность унифицированного текста обеспечивается, с одной стороны, тщательным отбором из источников, используемых для подготовки текста, фактов, данных, представляющих с учетом вида и функционального назначения служебного документа наибольшую ценность и значимость для его адресата (получателя), а с другой – их умелой группировкой и компоновкой в абзацы и от- дельные предложения.
Иными словами, информация, содержащаяся в унифицированном тексте, должна быть в равной мере необходимой и достаточной для того, чтобы по результатам ее изучения и уяснения получатель слу- жебного документа имел возможность выработать в минимальные сроки наиболее эффективное управленческое решение.
Убедительность унифицированного текста достигается, во-пер- вых, использованием во вводной и центральной (основной) частях текста служебного документа соответствующей аргументации в форме изложения фактов, данных, сведений и, во-вторых, путем
77
усиления и концентрации использованной ранее аргументации в за- ключительной части текста (в предложениях и выводах).
При этом исключительное значение приобретает качество ис- пользуемых в тексте служебного документа аргументов: они должны в первую очередь служить объективному отражению позиции автора документа в глазах адресата, исключающему тенденциозность, пред- взятость. Следовательно, при разработке текста служебного докумен- та нужно побеспокоиться не только о подборе соответствующих фак- тов, но и о форме и способах их изложения, с тем чтобы произвести на адресата должное (убеждающее) впечатление.
При этом в качестве объекта унификации могут выступать как от- дельные служебные документы, так и группы документов, сформиро- ванные по видовому (функциональному) признаку, например: прика- зы по основной деятельности предприятия, приказы по персоналу и т.п. Рассмотрим далее общий порядок работы по унификации текста на примере обычного трудового договора.
Прежде всего, следует с точностью определить объект унифика- ции. В данном случае это могут быть все трудовые договоры, когда- либо заключенные с работниками предприятия (организации, учре- ждения), или же только их определенная часть, допустим, трудовые договоры со специалистами или трудовые договоры с работниками конкретной специальности.
Необходимо также установить хронологические рамки для отбора и последующего изучения служебных документов. Опять-таки в дан- ном случае это могут быть трудовые договоры, заключенные с работ- никами предприятия за весь период его функционирования либо только за истекший год (квартал и др.). Разумеется, что и для выпол- нения работы по унификации также должен быть установлен кон- кретный и при этом обоснованный срок.
Исключительное значение имеет и целевая установка. Важно с самого начала работы четко представлять, к какому результату должна привести эта работа, что именно получит «на выходе» ее ис- полнитель и какую пользу, соответственно, сможет извлечь из нее заказчик.
Наконец, заказчику и исполнителю необходимо иметь ясное представление о средствах и методах технологии выполнения пред- стоящей работы. При этом следует исходить из того, что практиче- ская унификация текста обычно производится путем последователь- ного выявления типовых (повторяющихся) служебных ситуаций, воз-
78
никающих в процессе заключения договоров (в данном примере), и установления возможно более точного соответствия между доку- ментируемыми в тексте трудового договора условиями (содержа- тельной стороной документа) и формой представления соответству- ющей информации.
Основными рабочими (промежуточными) материалами, отражаю- щими ход выполнения работы по унификации текста служебного документа, являются карта и аннотация документа.
Карта документа включает перечень и характерные особенности реквизитов, используемых при подготовке трудового договора: название документа, дату документа, указание на место составления документа, основной текст документа (включающий несколько пунк- тов), реквизиты и подписи сторон по договору.
В свою очередь, аннотация документа содержит краткую характе- ристику целевого (функционального) назначения трудового договора, а также его структуры и содержания (с учетом категории работника, с которым заключен трудовой договор).
Карта и аннотация, составленные на договор с работником, вы- полняющим свои трудовые функции на общих основаниях (на усло- виях занятости в течение полного рабочего дня), будут определенным образом отличаться от аналогичных документов, составленных по ре- зультатам изучения трудовых договоров с сезонными работниками или с работниками по совместительству.
На основе анализа сведений о документе, содержащихся в карте и аннотации:
– производится предварительная структуризация унифицирован- ного текста;
– осуществляется предварительная унификация стилистических средств выражения унифицированного текста;
– составляется модель унифицированного текста, т.е. его предва- рительный вариант (версия и версии), требующий последующей до- работки и оптимизации посредством уточнения структуры текста и состава стилистических средств его выражения.
С целью выработки основного варианта унифицированного текста на основе предварительных версий:
выбирается окончательная форма стилистического выражения текста;
выделяется постоянная и переменная информация;
определяется оптимальная форма представления текста слу- жебного документа.
79
В итоге унифицированный текст может быть представлен в виде связного текста, трафарета, анкеты или таблицы. Не исключается и сочетание перечисленных форм представления в виде так называе- мого интегрированного текста.
Принятый в качестве окончательного вариант унифицированного текста служебного документа помещается в альбом унифицирован- ных форм документов предприятия и (или) в банк унифицированных форм электронных документов.
В дальнейшем составленная форма применяется в повседневной работе сотрудниками предприятия, допущенными к подготовке соот- ветствующих видов документов, например, специалист по кадрам ис- пользует в повседневной работе, помимо унифицированных текстов трудового договора, формы приказов по персоналу.
Контрольные вопросы
1. Что такое унификация?
2. Перечислите основные виды работ по унификации документов.
3. Каковы принципы унификации документов?
4. Дайте определение понятия «стандартизация документов».
5. Какие нормативные акты регламентируют оформление доку- ментов?
6. Где применяется стандартизация документов?
7. Где используется унификация документов?
80
1 2 3 4 5 6 7 8 9 ... 16
ГЛАВА 7. ФОРМУЛЯР СОВРЕМЕННОГО
УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ДОКУМЕНТА
7.1. Структура документа
Структура – это относительно устойчивый способ организации элементов документа как системы. Если понятие системы охватывает самые различные стороны того или иного объекта: его строение, со- став, способ существования, форму развития, – то понятие структуры выделяет прежде всего такой момент, как устойчивость, стабильность этого объекта, благодаря чему он сохраняет свое качество при изме- нении внешних или внутренних условий. Пока сохраняется структу- ра, сохраняется и система в целом, а разрушение или преобразование структуры ведет к существенной перестройке или гибели системы.
По своей структуре документ может быть простым (элементар- ным) или составным (сложным). Под простым документом понимает- ся отдельное завершенное сообщение (произведение), целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой из- ложения, зафиксированное на одной единице материального носите- ля. Иными словами, простой документ – это одно сообщение, поме- щенное на одном материальном носителе (автореферат диссертации, препринт, открытка).
Составной (сложный) документ состоит из двух или более сооб- щений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т. п., зафиксированных на нескольких материальных носителях. Составной документ – это несколько сообщений, помещенных в нескольких томах, выпусках и др. (собрание сочинений, журнал, многолистная газета, серия, комплект грампластинок) [12].
Существует деление документов на монодокументные (монодо-
кументы) и полидокументные (полидокументы).
Монодокумент содержит одно произведение (монография, учеб- ник, буклет, карта, открытка). Полидокумент состоит из нескольких произведений. Разновидностями полидокумента являются: сборник – документ, содержащий ряд произведений; многотомник – документ, состоящий из двух или более нумерованных томов (собрание сочине- ний), серийное издание – периодическое (журнал, газета, бюллетень) и продолжающееся (серия). Все они, кроме сборников, состоят из ну-
81
мерованных или датированных томов или выпусков, выходят в одно- типном оформлении. С другой стороны, одно сообщение (произведе- ние) может размещаться на нескольких обособленных материальных носителях (листы, страницы, тома, выпуски и т. п.).
Деление документов на простые и сложные, моно- и полидоку- ментные во многом условно. Так, коллективная монография, имею- щая разделы, написанные разными авторами, либо грампластинка, включающая произведения нескольких композиторов, дайджест, со- держащий подборки извлечений из различных текстов, и т. п. могут быть одновременно отнесены к разряду сложных и полидокументов.
Рисунки-иллюстрации, схемы, комментарии, ссылки, будучи собраны в приложении, преобразуют простой документ в сложный.
Иными словами, существует диалектика понятий «документ» и «часть документа»: самостоятельное произведение (целостный текст) может быть одновременно отдельным документом, частью до- кумента или состоять из нескольких документов. Это может быть в том случае, когда полидокумент (на одном носителе) состоит из не- скольких сообщений; монодокумент состоит из одного сообщения на нескольких отдельных носителях; любой документ (сообщение) мож- но поделить на части, фрагменты и рассмотреть их как самостоятель- ные (разделы монографии, главы, параграфы и т. д.). В документове- дении минимальная единица деления текста точно не установлена.
Это может быть абзац, предложение, которое может состоять даже из одного слова.
Благодаря единству всех сторон, присущих документному сооб- щению, документом обозначаются не только обособленные, самосто- ятельно оформленные вещественные объекты, но и сообщения, явля- ющиеся частью такого объекта. Например, документом является не только журнал, но и отдельная публикация (статья, рецензия, объяв- ления) в журнале. Однако более распространена точка зрения, со- гласно которой документ – это завершенное, самостоятельно оформ- ленное сообщение, размещенное на материальном носителе.
Таким образом, структура документа представляет собой скоор- динированное множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грампластинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты, т. е. идентифицировать каждый тип и вид документа.
Документ должен отвечать определенным требованиям, быть со- ответствующим образом оформленным с целью его использования