Файл: Проведение экспертизы ценности архивных документов.pdf

Проведение экспертизы ценности архивных документов
28.11.2019, 15-30 – 16-00
КОЛУПАЕВА Ирина Евгеньевна, ведущий архивист отдела комплектования,
ведомственных архивов и делопроизводства государственного казенного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области»
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
Целью проведения экспертизы ценности документов являются:
- отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на государственное хранение;
- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
- выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.
Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:
- при составлении номенклатуры дел;
- в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
- при подготовке дел к передаче в архивохранилище.
Первым
этапом, обеспечивающим
выполнение
процесса
комплектования архива организации документами, является проведение
экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве организации - это изучение документов на основании критериев их ценности (научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов),
выработанных в процессе архивной практики:
- критериев происхождения (функционально-целевого назначения организации с учетом ее роли или типового характера, времени и места создания документа и т.п.);
- критериев содержания документов (значимости информации, в том числе ее уникальности, типичности или повторяемости, вида документа, его подлинности);
- критериев внешних особенностей документов (формы фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа, физического состояния, степени полноты сохранности документа).
С целью всестороннего и полного отражения деятельности организации при формировании ее архивного фонда необходимо комплексное применение критериев экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится на основании Федеральных законов от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от
18.06.2017 № 127-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты
Российской Федерации»;
Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук
М. 2007 с изменениями,
утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от
16.02.2009 № 68, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526; Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры
Российской Федерации от 25.08.2010 № 558, сводной номенклатуры дел;
нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и управления ГАС Новосибирской области.
Для определения сроков хранения документов, образующихся в научно- технической и производственной деятельности организаций, применяется
«Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182.
Для установления сроков хранения специфической отраслевой документации применяются отраслевые перечни, примерные номенклатуры дел,
являющиеся действующими на момент упорядочения документов.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании указанных выше перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел учреждения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов,
черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
При экспертизе ценности следует обращать особое внимание на документы с временными сроками хранения, имеющими отметку «ЭПК». Отметка «ЭПК»
означает, что часть документов, представленных в деле, может иметь научно- историческое значение и быть отобрана на постоянное хранение. К таким документам относятся информации, справки по оперативно-отраслевой деятельности, переписка, докладные записки руководству организации и др.
Отбору на постоянное хранение подлежат документы, отражающие основные направления деятельности организации в соответствии с ее целевым назначением.
При проведении экспертизы ценности документов дело с отметкой «ЭПК»
просматривается полистно. Документы постоянного хранения выделяются и из

них формируются отдельные дела, которые будут включены в опись дел постоянного хранения. Оставшиеся документы временного хранения хранятся в течение сроков установленных перечнями или номенклатурой дел.
Среди таких документов особое место занимает комплекс документов
«переписка». Она образуется в результате осуществления связей организаций с вышестоящими и другими организациями. В письмах могут содержаться вопросы, не освещенные или недостаточно освещенные в других документах. В
них отражаются вопросы о планировании и финансировании деятельности организации, о согласовании или утверждении документов, информировании о ходе и результатах исполнения поручений и др. Наиболее важные и обладающие информационной ценностью письма необходимо оставить на постоянное хранение.
В деле с перепиской могут содержаться копии справок, отчетов и других документов, направляемые в вышестоящие и подчиненные организации. При плохой сохранности документов организации необходимо выделить копии наиболее важных документов для включения в опись дел постоянного хранения.
Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов службы документационного обеспечения (управление делами, канцелярия и др.), затем таких структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, отраслевые отделы, производственные структуры и др. Если в организации отсутствуют структурные подразделения, то изучение документов организации следует начать с организационно-распорядительных документов, планово-отчетной документации.
Следует обратить внимание на то, что в документах структурных подразделений могут отложиться документы комиссий и коллегиальных органов организации, документационное обеспечение которых поручено работнику одного из структурных подразделений. Документы комиссий и коллегиальных органов выделяются в отдельные дела.
В пределах каждого подразделения полистно просматривают сначала до- кументы постоянного хранения: положения, приказы, перспективные планы,
отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине подлинники этих документов отсутствуют, и их поиск не дал результатов, выявляют и отбирают на хранение заверенные копии документов.
В процессе полистного просмотра документов проводится предварительное выделение дублетных экземпляров, проектов, вариантов. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры, проекты, варианты документов при наличии подлинных виз, резолюций, помет и правок текста,
отсутствующих на подлиннике, а также, если подлинник находится в плохом физическом состоянии.
При отсутствии подлинных экземпляров протоколов и стенограмм конференций, съездов, общих собраний, «круглых столов», которые были изданы типографским способом, на постоянное хранение отбираются печатные экземпляры.

Также на постоянное хранение оставляются брошюры, малотиражные периодические издания, агитационные материалы, афиши, подготовленные в организации и имеющие значение для всестороннего раскрытия ее деятельности.
Это в большей степени относится к общественным организациям, учреждениям культуры и др.
Документы постоянного хранения (приказы, штатные расписания, указания и др.), размноженные в нескольких экземплярах и направленные для сведения в структурные подразделения (дублетные экземпляры) выделяются к уничтожению после сверки с подлинными экземплярами, которые остаются на хранение в составе документов тех структурных подразделений, где они были созданы и отложились. При утрате подлинного экземпляра документа можно взять на хранение один из дублетных экземпляров с указанием копийности при описании.
Распорядительные документы вышестоящих организаций, присланные в организацию для руководства и сведения, просматриваются с целью выявления документов, относящихся непосредственно к деятельности данной организации,
Их формируют в отдельные дела для включения в опись постоянного хранения.
Выявление указанных документов важно также для подготовки исторической справки об истории организации, а также они могут быть использованы при уточнении фондовой принадлежности документов организации (постановления,
приказы и др. о создании, реорганизации, ликвидации организации).
Если в фонде организации имеются отчеты о проведении научно- исследовательских работ (НИР), социологических опросов, методические рекомендации по вопросам основной деятельности организации, выполненные другими организациями по заказу данной организации, они включаются в описи дел постоянного хранения с целью всестороннего освещения деятельности организации. При описании таких документов необходимо обязательное указание авторства.
Если при проведении экспертизы ценности документов было выявлено отсутствие годовых планов, отчетов по основной деятельности, бухгалтерских годовых отчетов, то на хранение необходимо оставить квартальные планы и отчеты, при отсутствии сводных годовых отчетов по основной деятельности организации на хранение можно взять годовые отчеты структурных подразделений организации.
Экспертиза ценности документов по личному составу
Виды документов по личному составу долговременного срока хранения,
образующиеся в деятельности организаций, определены перечнями типовых документов, действовавшими в период образования этих документов.
Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Условное разделение документов по личному составу:
- документы, фиксирующие трудовую деятельность человека: приказы по личному составу, записки о приеме, увольнении, перемещении, списки работников, личные дела, личные карточки по форме Т-2, трудовые книжки,
трудовые договоры, контракты.
- документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности
человека: штатные расписания, лицевые счета (налоговые карточки, документы персонифицированного учета (на государственное хранение передаются в случае отсутствия лицевых счетов), ведомости на получение заработной платы,
единовременные трудовые соглашения,
документы по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок,
надбавок.
- документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм, а
также удостоверяющие работу человека в условиях вредного производства и
дающие право на льготы, получение льготной пенсии, в том числе и по
инвалидности: коллективный договор, документы (акты, заключения,
протоколы) о производственных авариях и несчастных случаях, акты расследования профессиональных отравлений, заболеваний, списки работающих на производстве с вредными условиями труда, перечни профессий с вредными условиями труда, разработанными на предприятии, табели (подземные табели) и наряды работников вредных профессий, журналы инструктажа по технике безопасности и др.
При упорядочении документов по личному составу организаций,
осуществлявших свою деятельность в течение длительного периода, необходимо учесть, что в зависимости от времени образования сроки хранения отдельных видов документов по личному составу изменялись:
- до 1967 года для основных видов документов по личному составу
Перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности народных комиссариатов и других учреждений, организаций и предприятий
Союза ССР, с указанием срока хранения материалов, утвержденным НКВД СССР
27.12.1942, и Перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов, утвержденным Министерством внутренних дел СССР 10.01.1957, установлен постоянный срок хранения;
- с 1967 года до 1995 года Перечнем типовых документальных материалов,
образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений,
организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов,
утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР
03.12.1967 и Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций,
предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988, для отдельных видов документов по личному составу был установлен срок хранения: «75 лет–
Возраст ЭПК»;

- с 06.10.2000 до 25.08.2010 Перечнем типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения,
утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000,
установлены следующие сроки хранения документов по личному составу: 75 лет и 75 лет ЭПК.
Состав современных документов по личному составу, подлежащих передаче на государственное хранение, начиная с 25.08.2010 по настоящее время определен
Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом
Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (далее –
Перечень), а также ведомственными перечнями, утвержденными для отдельных министерств, ведомств, служб и подчиненных им организаций.
Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации В редакции Федерального закона от 18.06.2017 № 127-ФЗ
«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской
Федерации» установлены сроки временного хранения документов по личному составу организаций, а именно:
- документы по личному соста ву, законченные делопроизводством до
01 января 2003 года, хранятся 75 лет;
- документы по личному составу, законченные делопроизводством после
01 января 2003 года, хранятся 50 лет;
- документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
По истечении установленных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности документов.
Приведенные выше положения закона не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.
Перечень документов по личному составу долговременного срока
хранения, подлежащих передаче на государственное хранение в случае
ликвидации организации
К документам по личному составу долговременного срока хранения,
подлежащим передаче на государственное хранение в случае ликвидации организации, относятся: