ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 23.11.2023
Просмотров: 76
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
- протоколы совещаний при руководителе организации;
- распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения)
организации;
- нормативные документы (положения, регламенты, правила),
утвержденные руководителем организации;
- методические документы, разработанные в организации;
- годовой план организации;
- штатное расписание организации;
- годовая смета затрат (финансовый план, план финансово-хозяйственной деятельности, государственное (муниципальное) задание и т.д.) организации;
- прейскуранты на продукцию, услуги, разработанные и утвержденные в организации;
- годовой(ые) отчет(ы) по основным направлениям деятельности организации (при отсутствии годовых отчетов в опись включаются отчеты по основным направлениям деятельности организации с максимально существующей периодичностью);
- годовой бухгалтерский отчет организации;
- годовой отчет о выполнении государственного задания, плана финансово- хозяйственной деятельности и т.д.;
- годовые статистические отчеты по основным направлениям деятельности организации (при отсутствии годовых отчетов в опись включаются отчеты по основным направлениям деятельности организации с максимально существующей периодичностью);
- информации, единовременные отчеты по основной деятельности организации, направляемые по запросам вышестоящих, уполномоченных органов;
- документы (акты, справки, предписания) ревизий, проверок деятельности организации, проведенных вышестоящими, контрольными (надзорными)
органами;
- документы (акты, справки, предписания) ревизий, проверок деятельности объектов контроля (надзора), проведенных специалистами организации (с участием специалистов организации);
- переписка по вопросам основной деятельности организации, отобранная на постоянное хранение;
- журналы регистрации и другие виды документов.
При расположении дел по хронологии необходимо помещать вначале дела,
датированные числом, месяцем и годом, затем – дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.
Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату,
первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты документов.
Внутри структурных подразделений единицы хранения распределяются по их значимости.
При наличии однотипных документов (например, отчетов) с обозначением разных географических объектов (город, район и т.д.) применяется
географический признак (документы в описи располагаются в алфавитном порядке начальных букв наименований единиц административного деления).
При наличии однотипных документов (например, документов проверок) с обозначением наименований организаций или физических лиц применяется корреспондентский признак (документы в описи располагаются последовательно в алфавитном порядке начальных букв наименований организаций с учетом организационно-правовой формы).
Заголовки единиц хранения при описании располагаются в описи в соответствии со схемой систематизации.
При внесении в годовой раздел описи подряд заголовков однородных дел каждый заголовок указывается полностью. Названное требование обосновано необходимостью ведения автоматизированного государственного учета посредством заполнения раздела «Опись» программного комплекса «Архивный фонд», где необходимо внесение полных заголовков дел.
Заполнение граф описи дел
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок воспроизводится полностью;
- графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, особенностях формирования и др.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).
Опись дел учреждения подписывается ее составителем с указанием его должности в составе структурного подразделения. Наименования структурных подразделений в этом и других подобных случаях при необходимости их указания в реквизите Подпись могут быть приведены в сокращенном виде в соответствии со списком принятых сокращенных наименований структурных подразделений учреждения.
К описи дел учреждения составляется научно-справочный аппарат,
включающий лист переименований и предисловие (историческую справку).
При проведении экспертизы ценности документов организации выделяются к уничтожению дела и документы с истекшими сроками хранения, которые систематизируются по определенным группам для последующего составления акта о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
Документы постоянного хранения организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, хранятся в организации до ее ликвидации, а при ликвидации – выделяются к уничтожению по акту с указанием в нем соответствующих статей Перечня (типового либо ведомственного) и пункта
При наличии однотипных документов (например, документов проверок) с обозначением наименований организаций или физических лиц применяется корреспондентский признак (документы в описи располагаются последовательно в алфавитном порядке начальных букв наименований организаций с учетом организационно-правовой формы).
Заголовки единиц хранения при описании располагаются в описи в соответствии со схемой систематизации.
При внесении в годовой раздел описи подряд заголовков однородных дел каждый заголовок указывается полностью. Названное требование обосновано необходимостью ведения автоматизированного государственного учета посредством заполнения раздела «Опись» программного комплекса «Архивный фонд», где необходимо внесение полных заголовков дел.
Заполнение граф описи дел
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок воспроизводится полностью;
- графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, особенностях формирования и др.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).
Опись дел учреждения подписывается ее составителем с указанием его должности в составе структурного подразделения. Наименования структурных подразделений в этом и других подобных случаях при необходимости их указания в реквизите Подпись могут быть приведены в сокращенном виде в соответствии со списком принятых сокращенных наименований структурных подразделений учреждения.
К описи дел учреждения составляется научно-справочный аппарат,
включающий лист переименований и предисловие (историческую справку).
При проведении экспертизы ценности документов организации выделяются к уничтожению дела и документы с истекшими сроками хранения, которые систематизируются по определенным группам для последующего составления акта о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
Документы постоянного хранения организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, хранятся в организации до ее ликвидации, а при ликвидации – выделяются к уничтожению по акту с указанием в нем соответствующих статей Перечня (типового либо ведомственного) и пункта
указаний по применению Перечня, в котором даются разъяснения о сроках хранения вышеуказанных документов.
Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период.
Организация деятельности экспертной комиссии
Организация и проведение работы по экспертизе ценности документов,
отбору и подготовке их к передаче на государственное хранение в учреждении отнесены к полномочиям экспертной комиссии организации (далее – ЭК).
Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК учреждения одновременно с описями дел. Утверждение актов о выделении документов и дел к уничтожению директором учреждения производится после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период ЭПК УГАС НСО либо для организаций, не являющихся источниками комплектования государственного архива, – после согласования описей дел по личному составу ЭК организации.
ЭК создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.
Председателем комиссии назначается заместитель руководителя либо начальник одного из ведущих отделов. Приказом директора учреждения утверждается
Положение об ЭК.
Регламент работы ЭМК предполагает работу с документами, на всех стадиях подготовки их к заседанию, организацию и проведение ЭК, а так же контроль исполнения принятых решений.
В своей деятельности ЭК организации руководствуется Положением об ЭК.
Порядок включения дел по личному составу в опись
В ГКУ НСО ГАНО в помощь организациям разработана Памятка по подготовке к передаче на государственное хранение документов по личному составу ликвидированных организаций, согласованная протоколом ЭМК ГКУ
НСО ГАНО от 07.12.2018 № 12 (далее – Памятка).
Памятка составлена в целях оказания организационно-методической помощи ликвидационным комиссиям (ликвидаторам), конкурсным управляющим и другим должностным лицам ликвидируемых организаций частной формы собственности, уполномоченным осуществлять работу по подготовке и передаче на государственное хранение документов по личному составу.
Памятка также может быть использована организациями государственной
(областной) и частной форм собственности, в том числе являющимися источниками комплектования ГКУ НСО ГАНО и не находящимися в стадии ликвидации, при организации упорядочения документов по личному составу в части пунктов 4.1. – 4.3. раздела IV, разделов V – VI, поскольку требования к составу, принципам отбора и технической обработке документов, а также
Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период.
Организация деятельности экспертной комиссии
Организация и проведение работы по экспертизе ценности документов,
отбору и подготовке их к передаче на государственное хранение в учреждении отнесены к полномочиям экспертной комиссии организации (далее – ЭК).
Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК учреждения одновременно с описями дел. Утверждение актов о выделении документов и дел к уничтожению директором учреждения производится после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период ЭПК УГАС НСО либо для организаций, не являющихся источниками комплектования государственного архива, – после согласования описей дел по личному составу ЭК организации.
ЭК создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.
Председателем комиссии назначается заместитель руководителя либо начальник одного из ведущих отделов. Приказом директора учреждения утверждается
Положение об ЭК.
Регламент работы ЭМК предполагает работу с документами, на всех стадиях подготовки их к заседанию, организацию и проведение ЭК, а так же контроль исполнения принятых решений.
В своей деятельности ЭК организации руководствуется Положением об ЭК.
Порядок включения дел по личному составу в опись
В ГКУ НСО ГАНО в помощь организациям разработана Памятка по подготовке к передаче на государственное хранение документов по личному составу ликвидированных организаций, согласованная протоколом ЭМК ГКУ
НСО ГАНО от 07.12.2018 № 12 (далее – Памятка).
Памятка составлена в целях оказания организационно-методической помощи ликвидационным комиссиям (ликвидаторам), конкурсным управляющим и другим должностным лицам ликвидируемых организаций частной формы собственности, уполномоченным осуществлять работу по подготовке и передаче на государственное хранение документов по личному составу.
Памятка также может быть использована организациями государственной
(областной) и частной форм собственности, в том числе являющимися источниками комплектования ГКУ НСО ГАНО и не находящимися в стадии ликвидации, при организации упорядочения документов по личному составу в части пунктов 4.1. – 4.3. раздела IV, разделов V – VI, поскольку требования к составу, принципам отбора и технической обработке документов, а также
оформлению описей дел по личному составу и научно-справочного аппарата к ним являются едиными для всех организаций.
Все имеющиеся виды документов, указанные в п. п. 4.1., 4.2., 4.3. Памятки,
чаще всего при небольшом объеме документов включаются в одну опись дел по личному составу (№ 2). Принцип систематизации дел в описи – хронологически- номинальный (опись делится на годовые разделы, а в каждом годовом разделе описи документы располагаются по их значимости, соответствующей их порядку перечисления в п.п. 4.1., 4.2., 4.3. Памятки.
Документы, заменяющие при необходимости лицевые счета, помещаются в описи на место лицевых счетов.
Документы, подтверждающие занятость на работах с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, помещаются в опись выше актов и документов по расследованию несчастных случаев.
При большом объеме одного вида документов (например, личные дела,
невостребованные трудовые книжки, акты расследования несчастных случаев и т.д.) на такие виды документов могут быть составлены отдельные описи дел по личному составу с последующими порядковыми номерами (№№ 3, 4, 5 и т.д.).
Порядок составления научно-справочного аппарата к описи
Как уже говорилось в п. 6.1. настоящей Памятки, к описи дел организации составляется научно-справочный аппарат, включающий титульный лист, лист переименований и предисловие (историческую справку).
Титульный лист к описи включает следующие реквизиты:
- полное наименование архива, в который передаются документы;
- наименование организации (с указанием подчиненности при ее наличии)
на конец описываемого периода с указанием даты начала периода действия последнего наименования организации. Оформление даты возможно как цифровым, так и буквенно-цифровым способом, при условии соблюдения единообразия оформления даты тем или иным способом во всех документах научно-справочного аппарата (титульном листе, листе переименований и исторической справке (предисловии)).
Образцы оформления титульных листов к описям приведены на листе
14 Презентации.
Лист переименований содержит перечень всех наименований организации с указанием подчиненности, действовавших в течение всего периода деятельности организации с указанием периодов действия отдельных наименований в формате:
(дата начала действия наименования (подчиненности) – дата окончания действия наименования (подчиненности)). Начальная и конечная даты наименований указываются в соответствии с датами выдачи свидетельств о регистрации изменений в Устав, связанных со сменой наименования организации. Эти даты должны точно совпадать со сведениями о переименованиях, указанными в исторической справке (предисловии) к описи.
Образец оформления листа переименований к описи приведен на листе
15 Презентации.
Все имеющиеся виды документов, указанные в п. п. 4.1., 4.2., 4.3. Памятки,
чаще всего при небольшом объеме документов включаются в одну опись дел по личному составу (№ 2). Принцип систематизации дел в описи – хронологически- номинальный (опись делится на годовые разделы, а в каждом годовом разделе описи документы располагаются по их значимости, соответствующей их порядку перечисления в п.п. 4.1., 4.2., 4.3. Памятки.
Документы, заменяющие при необходимости лицевые счета, помещаются в описи на место лицевых счетов.
Документы, подтверждающие занятость на работах с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, помещаются в опись выше актов и документов по расследованию несчастных случаев.
При большом объеме одного вида документов (например, личные дела,
невостребованные трудовые книжки, акты расследования несчастных случаев и т.д.) на такие виды документов могут быть составлены отдельные описи дел по личному составу с последующими порядковыми номерами (№№ 3, 4, 5 и т.д.).
Порядок составления научно-справочного аппарата к описи
Как уже говорилось в п. 6.1. настоящей Памятки, к описи дел организации составляется научно-справочный аппарат, включающий титульный лист, лист переименований и предисловие (историческую справку).
Титульный лист к описи включает следующие реквизиты:
- полное наименование архива, в который передаются документы;
- наименование организации (с указанием подчиненности при ее наличии)
на конец описываемого периода с указанием даты начала периода действия последнего наименования организации. Оформление даты возможно как цифровым, так и буквенно-цифровым способом, при условии соблюдения единообразия оформления даты тем или иным способом во всех документах научно-справочного аппарата (титульном листе, листе переименований и исторической справке (предисловии)).
Образцы оформления титульных листов к описям приведены на листе
14 Презентации.
Лист переименований содержит перечень всех наименований организации с указанием подчиненности, действовавших в течение всего периода деятельности организации с указанием периодов действия отдельных наименований в формате:
(дата начала действия наименования (подчиненности) – дата окончания действия наименования (подчиненности)). Начальная и конечная даты наименований указываются в соответствии с датами выдачи свидетельств о регистрации изменений в Устав, связанных со сменой наименования организации. Эти даты должны точно совпадать со сведениями о переименованиях, указанными в исторической справке (предисловии) к описи.
Образец оформления листа переименований к описи приведен на листе
15 Презентации.
Предисловие (историческая справка) к описи состоит из двух частей:
исторической и археографической.
В исторической части предисловия (исторической справки) к описи отражаются в хронологической последовательности следующие сведения,
характеризующие историю образования, деятельности и ликвидации организации:
- распорядительные акты и регистрационные документы о создании,
преобразовании и ликвидации организации;
- крайние даты деятельности организации;
- основные направления (виды) деятельности организации в соответствии с уставными документами и их изменения;
- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;
- место организации в экономической (общественно-культурной) жизни региона;
- изменения в названии и подчиненности организации;
- структура организации и ее изменения.
В археографической части предисловия (исторической справки) к описи приводятся следующие сведения:
- количество дел в описи и крайние даты дел;
- состав документов описи;
- наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда и причины их включения в опись;
- особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел,
наличие справочного аппарата к описи, основные принципы его составления и порядок пользования им;
- перечень отсутствующих документов с указанием хронологических периодов и причин отсутствия;
- сведения о наличии акта об отсутствии документов по личному составу с указанием даты его составления и номера;
- степень сохранности документов.
Предисловие подписывается ликвидатором (председателем ликвидационной комиссии, конкурсным управляющим либо другим уполномоченным должностным лицом) организации.
Образец оформления предисловия (исторической справки) к описи с подробными пояснениями по составлению приведен на листе 16 Презентации.
При наличии в тексте описи либо предисловия (исторической справки)
сокращений в обязательном порядке оформляется список сокращений.
Образец оформления списка сокращений приведен на листе
24 Презентации.
В том случае, если состав документов по личному составу, включенных в опись (описи) дел по личному составу организации, является неполным
(отсутствуют отдельные виды документов за определенные годы или за весь период деятельности), данный факт отражается в предисловии (исторической справке) к описи, а также в составляемом дополнительно к научно-справочному аппарату акте об отсутствии документов по личному составу.
Образец оформления примерного акта об отсутствии документов по личному составу представлен на листе 25 Презентации.
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представлена на листе 26 Презентации.