Файл: Проведение экспертизы ценности архивных документов.pdf

- распорядительные документы по личному составу (приказы,
распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.) о приеме, переводе, перемещении, увольнении; об изменении фамилии; о поощрении, награждении; об оплате труда, о различных выплатах (об установлении окладов, доплат, надбавок к окладу и др.); о временном замещении,
совмещении должностей; о премировании; об аттестации; о повышении квалификации; о присвоении званий (классных чинов), разрядов; об отпуске по беременности и родам; об отпусках по уходу за ребенком; об отпусках без сохранения содержания (заработной платы); о всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; о дежурствах по профилю основной деятельности; о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда (следует учитывать, что в 1960-80-е годы в отдельных организациях вопросы приема, перемещения и увольнения работников оформлялись приемными, переводными и увольнительными записками);
- утвержденные индивидуальные инструкции о правах и обязанностях работников (должностные инструкции);
- протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет (до 2010 года);
- документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии,
наградные листы, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
- документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии,
выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску
Почета (не вошедшие в состав личных дел);
- ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным,
муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы
(заявления, справки) к ним (в награждающих организациях постоянно);
- невостребованные государственные, муниципальные и ведомственные награды (удостоверения);
- штатные расстановки (штатно-списочный состав работников);
- тарификационные ведомости, списки;
- списки работников организации (личного состава);
- списки и карточки учета освобожденных работников общественной организации (объединения);
- трудовые договоры, контракты, соглашения с работниками;
- документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных;
- реестры сведений о доходах физических лиц;
- лицевые карточки, счета работников по заработной плате;
- индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении),
доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица;
- расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при использовании кодов в расчетных листках);

- списки табельных номеров (в случае формирования лицевых счетов по табельным номерам);
- личные карточки уволенных работников, в том числе временных (форма
Т-2);
- характеристики работников, не включенные в состав личных дел (до
2010 года);
- личные дела уволенных работников (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.);
- договоры подряда и акты выполненных работ к ним (не вошедшие в состав личных дел);
- письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин (не вошедшие в состав личных дел);
- акты о несчастных случаях, связанных с производством, и документы
(протоколы, справки, сведения, схемы и др.) по их расследованию;
- акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний;
- договоры страхования работников от несчастных случаев (при наступлении несчастного случая);
- невостребованные личные документы (трудовые книжки/трудовые списки,
дипломы, аттестаты, свидетельства, военные билеты и т.п.);
- книги, журналы регистрации, карточки, указатели к распорядительным документам по личному составу;
- книги, журналы, карточки учета приема, перемещения (перевода),
увольнения работников;
- книги, журналы учета, алфавиты личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений;
- книги, журналы выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним;
- алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж,
оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права,
изменение в должности и социально-правовом положении граждан;
- журналы регистрации несчастных случаев на производстве.
К документам долговременного срока хранения (15 лет), подлежащим приему на государственное хранение в случае ликвидации организации, относятся протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных,
тарификационных комиссий. При отсутствии в организации приказов
(распоряжений) об утверждении результатов аттестации работников (присвоении работникам квалификационных категорий) указанные протоколы и
постановления хранятся 75 (50) лет в соответствии с Перечнем и Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Перечень документов по личному составу, подлежащих передаче
в архив в случае отсутствия лицевых счетов по начислению
заработной платы
В соответствии с Перечнем в случае отсутствия в организации лицевых счетов упорядочению и передаче в архив подлежат следующие виды документов:
- документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости
(табуляграммы)) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат;
- налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц
(ф. № 1-НДФЛ);
- декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование;
- сведения о доходах физических лиц;
- сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц;
- документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ по трудовым договорам, договорам подряда с физическими лицами.
4.3. Перечень документов по личному составу, подтверждающих
занятость на работах с тяжелыми, вредными и опасными
условиями труда, подлежащих передаче в архив
К документам по личному составу, подтверждающим занятость на работах с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, подлежащим передаче в архив, относятся:
- документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения,
перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные,
информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда;
- документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые,
вредные, опасные условия труда;
- документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных,
опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях;
- документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников вредных профессий на сокращенный рабочий день или рабочую неделю;
- документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда;
- списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда;
- списки работников, уходящих на льготную пенсию;
- командировочные удостоверения работников, направленных в
командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности;
- табели и наряды работников вредных профессий;

- табели (графики), журналы учета рабочего времени работников вредных профессий;
- журналы учета работников вредных профессий, совмещающих профессии.
В случае отсутствия каких-либо других документов, подтверждающих занятость на работах с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда,
упорядочению и включению в опись дел по личному составу подлежат:
- акты, заключения об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием;
- путевые листы работников вредных профессий.
Оформление результатов экспертизы ценности документов
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
На все завершенные в делопроизводстве учреждения дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с установленными правилами, составляются описи дел.
Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Описи составляются отдельно на:
- дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу и иные однотипные дела;
- дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);
- служебные ведомственные издания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел учреждения.
При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов,
включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушения

установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.
В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации,
структурными подразделениями принимаются меры по их розыску.
Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то проводится экспертиза документов временных сроков хранения с целью замены утраченных сведений на аналогичные по содержанию. При отрицательном результате составляется акт об отсутствии документов,
подписанный уполномоченными работниками организации и утвержденный руководителем организации.
Описательная статья описи дел постоянного хранения включает в себя следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- примечание.
Описательная статья описей дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, помимо элементов, характерных для описей дел постоянного хранения, содержит дополнительную графу «Крайний срок хранения дела».
При составлении описи дел учреждения необходимо соблюдать следующие требования:
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть)
вносится в опись под самостоятельным номером;
- систематизация дел в описи и присвоение номера описи устанавливается лицом, ответственным за составление описей, по согласованию с должностным лицом отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства,
курирующим архив учреждения.
Как правило, систематизация дел в описи соответствует их систематизации в номенклатуре дел учреждения.
Схемы систематизации дел в описи
Систематизация единиц хранения внутри описи проводится с учетом следующих признаков:
- хронологического (по периодам и датам, к которым относятся документы);
- структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

- номинального (по делопроизводственной форме – родам дел, видам и разновидностям документов);
- корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
- географического (в соответствии с определенными территориями,
населенными пунктами и др. географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты);
- авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Как правило, единицы хранения группируются не по одному, а по нескольким признакам, последовательное применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда. При выборе признаков группировки единиц хранения управленческой документации в пределах названных схем систематизации учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.
Хронологически-структурная схема – дела в описи располагаются по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям организации, например:
2010 год
Административно-управленческий отдел
Бухгалтерия
Отдел кадров
Хронологически-номинальная схема – основой расположения дел в описи является год, внутри года по видам документов, расположенных по номинальной значимости, например:
2010 год
Постановления, распоряжения Губернатора, Правительства Новосибирской области, относящиеся к деятельности департамента
Приказы руководителя департамента по основной деятельности
Годовой план работы департамента
Годовой отчет департамента по основной деятельности

Документы (акты, справки, предписания) проверок деятельности департамента,
проведенных органами контроля (надзора)
При хронологически-функциональной схеме группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам,
направлениям) деятельности фондообразователя, например:
2010 год
Руководство
Документационное обеспечение управления
Планирование деятельности
Бухгалтерский учет и отчетность
Кадровое обеспечение
Охрана труда
При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:
- дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;
- планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления;
перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
- дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;
- в пределах года или хронологического периода дела структурных подразделений располагаются в соответствии с номенклатурой дел организации.
Для управленческой документации постоянного срока хранения
принят следующий порядок значимости:
- нормативно-распорядительные документы вышестоящих органов,
относящиеся к деятельности организации;
- поручения вышестоящих органов, адресованные организации и документы об их исполнении;
- учредительные документы организации (Уставы, Положения,
свидетельства о регистрации);
- лицензии на право осуществления организацией лицензируемых видов деятельности, свидетельства об аккредитации и т.д.;
- документы (протоколы, информации, справки, доклады и т.д.) заседаний коллегиального исполнительного органа организации;