Файл: Анализ документирования основной деятельности организации и направления ее совершенствования на примере Управляющей компании Три кита.docx
Добавлен: 29.11.2023
Просмотров: 551
Скачиваний: 17
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.
В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан). Поскольку при работе с документами в компании используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков.
В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов. Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др.
Структура этого раздела может быть следующей:
В приложении к инструкции УК «Три кита» размещены:
Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции всем сотрудникам и обращают внимание на наиболее важные, принципиальные положения.
Таким образом, инструкция по делопроизводству, являясь локальным актом УК «Три кита», имеет общепринятую структуру, вносит упорядоченность, систематизацию в работу с документами, позволит правильно и грамотно формировать отработанные документы в дела и обеспечить им сохранность.
Заключение
Для полноценного функционирования и развития организации необходимо качественное и своевременное управление ее деятельностью. Главным условием правильности принимаемых решений является исчерпывающая осведомленность. Эффективность развития компании зависит от усовершенствования управленческой структуры, которая основывается на производстве и использования информации, значительная часть которых сконцентрирована в документах. Выполнение этого условия в настоящее время возможно только на базе современных информационных технологий, хорошей локальной базы компании и квалифицированных работников. Расширение и модернизация документационного обеспечения становятся неотъемлемой частью организационной структуры, без которой невозможно эффективного функционирования организации в целом.
Цель дипломного исследования, которая заключалась в изучении документирования деятельности и организация работы с документами конкретной компании, была достигнута. В рамках данной цели выявлены теоретические основы организации документооборота; определения и принципы организации делопроизводства; структура и делопроизводство исследуемой компании. Вместе с тем, выявлены недостатки в технологии работы с документами и разработаны рекомендации по совершенствованию документооборота в компании.
Анализ документов позволил выявить все виды документов в компании, преобладающие документопотоки, рост документооборота. Проведенный анализ исследования документационного обеспечения деятельности УК «Три кита», позволил сформулировать определенные выводы и получить ряд результатов.
Документы, участвующие в документообороте УК «Три кита», делятся на внутренние, входящие и исходящие. Преобладающим является внутренний. В процессе деятельности компании появляются
Следует отметить, что новые виды документов: служебные записки, отчеты, протоколы, постановления. Документопотоки за несколько лет увеличились на 47,95 %. в компании отсутствует централизованное архивное хранение, что привело к загроможденности офисного помещения, потери и порчи документов, иногда необходимых в работе организации. Отсутствует в компании локальный акт, который бы регулировал этот процесс.
Было установлено, что первоначальная обработка документов в компании осуществляется традиционным журнальным способом. Увеличение количества документов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации документооборота. При работе с постоянными клиентами, часто возникает необходимость быстрого поиска тех документов, по которым уже закончены договорные отношения. Следовательно, встает необходимость систематизации документооборота. И этот недостаток может восполнить разработанная нами инструкция.
В результате автором дипломной работы самостоятельно разработан необходимый для УК «Три кита» локальный нормативный документ – инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству в данной организации, закрепляя нормы и правила ведения документооборота, позволит сделать его систематизированным. Разработанная инструкция по делопроизводству позволит правильно и грамотно оформлять документы, в соответствии с номенклатурой дел, сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства.
Список литературы
В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан). Поскольку при работе с документами в компании используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков.
В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов. Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др.
Структура этого раздела может быть следующей:
-
организация документооборота; -
прием, обработка и прохождение поступающих документов; -
регистрация и учет поступающих документов; -
организация работы с отправляемыми документами; -
регистрация и прохождение внутренних документов; -
учет объемов документооборота; -
контроль исполнения документов; -
организация работы с обращениями граждан; -
работа исполнителя с документами; -
изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков; -
использование средств факсимильной связи; -
ксерокопирование и тиражирование документов; -
организация хранения документов; -
составление и ведение номенклатуры дел; -
формирование дел; -
оформление дел; -
оперативное хранение дел; -
передача дел на архивное хранение; -
работа исполнителя с документами; -
изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков; -
организация работы с документами, поступающими по факсимильной связи; -
организация работы с документами, поступающими по электронной почте; -
копирование и тиражирование документов.
В приложении к инструкции УК «Три кита» размещены:
-
образцы бланков документов; -
образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.); -
перечень нерегистрируемых документов; -
перечень утверждаемых документов; -
перечень документов, заверяемых печатью организации; -
формы журналов, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам; -
форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.
Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции всем сотрудникам и обращают внимание на наиболее важные, принципиальные положения.
Таким образом, инструкция по делопроизводству, являясь локальным актом УК «Три кита», имеет общепринятую структуру, вносит упорядоченность, систематизацию в работу с документами, позволит правильно и грамотно формировать отработанные документы в дела и обеспечить им сохранность.
Заключение
Для полноценного функционирования и развития организации необходимо качественное и своевременное управление ее деятельностью. Главным условием правильности принимаемых решений является исчерпывающая осведомленность. Эффективность развития компании зависит от усовершенствования управленческой структуры, которая основывается на производстве и использования информации, значительная часть которых сконцентрирована в документах. Выполнение этого условия в настоящее время возможно только на базе современных информационных технологий, хорошей локальной базы компании и квалифицированных работников. Расширение и модернизация документационного обеспечения становятся неотъемлемой частью организационной структуры, без которой невозможно эффективного функционирования организации в целом.
Цель дипломного исследования, которая заключалась в изучении документирования деятельности и организация работы с документами конкретной компании, была достигнута. В рамках данной цели выявлены теоретические основы организации документооборота; определения и принципы организации делопроизводства; структура и делопроизводство исследуемой компании. Вместе с тем, выявлены недостатки в технологии работы с документами и разработаны рекомендации по совершенствованию документооборота в компании.
Анализ документов позволил выявить все виды документов в компании, преобладающие документопотоки, рост документооборота. Проведенный анализ исследования документационного обеспечения деятельности УК «Три кита», позволил сформулировать определенные выводы и получить ряд результатов.
Документы, участвующие в документообороте УК «Три кита», делятся на внутренние, входящие и исходящие. Преобладающим является внутренний. В процессе деятельности компании появляются
Следует отметить, что новые виды документов: служебные записки, отчеты, протоколы, постановления. Документопотоки за несколько лет увеличились на 47,95 %. в компании отсутствует централизованное архивное хранение, что привело к загроможденности офисного помещения, потери и порчи документов, иногда необходимых в работе организации. Отсутствует в компании локальный акт, который бы регулировал этот процесс.
Было установлено, что первоначальная обработка документов в компании осуществляется традиционным журнальным способом. Увеличение количества документов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации документооборота. При работе с постоянными клиентами, часто возникает необходимость быстрого поиска тех документов, по которым уже закончены договорные отношения. Следовательно, встает необходимость систематизации документооборота. И этот недостаток может восполнить разработанная нами инструкция.
В результате автором дипломной работы самостоятельно разработан необходимый для УК «Три кита» локальный нормативный документ – инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству в данной организации, закрепляя нормы и правила ведения документооборота, позволит сделать его систематизированным. Разработанная инструкция по делопроизводству позволит правильно и грамотно оформлять документы, в соответствии с номенклатурой дел, сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства.
Список литературы
-
Об обязательном экземпляре документов: федеральный закон от 23 ноября 1994 года № 77-ФЗ (в ред. от 26.03.2008 N 28-ФЗ) [Электронный ресурс] / СПС «Гарант» -
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. [Электронный ресурс] / СПС «Консультант плюс» -
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: практическое пособие с образцами документов / В.И. Андреева. – М.: Интел-Синтез, 2018. – 191 с. -
Архипова Т.Г. История государственной службы в России XVIII - XX века: учеб. Пособие / Т.Г. Архипова, М.Ф. Румянцева, А.С. Сенин. – М.: Российск. гос. гуманит. ун-т, 2019. – 230 с. -
Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы / А.В. Бадьина // Делопроизводство. ─ 2019. ─ №1.─ С. 34-39. -
Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности / Н.В. Басакин // Секретарское дело. ─ 2020. ─ №3. ─ С.87-90. -
Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учеб. пособие / М.И. Басаков. – 4 изд., перераб. и доп. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2017. – 419 с. -
Басаков М.И. Кадровое делопроизводство: учеб. пособие / М.И. Басаков – Ростов-на-Дону: Феникс, 2019. – 217 с. -
Басаков М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо: учеб.-практич. Пособие / М.И. Басаков. ─ 3 изд., испр. и доп. ─ М.: Дашков и К0, 2015. ─ 198 с. -
Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): практич. пособие / М.И. Басаков. – 4 изд., перераб. и доп. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015. – 311 с. -
Белов А.П. Делопроизводство и корреспонденция / А.П. Белов, В.Н. Белов. ─ М.: МГИАИ, 2018. ─ 213 с. -
Бобылева М. Документооборот в организации: современные подходы / М. Бобылева // Финансовая газета. ─ 2015. ─ № 16. ─ С. 7. -
Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем / М.П. Бобылева // Делопроизводство. ─ 2017. ─ №1. ─ С. 36-41. -
Вялова Л.М. Организация движения документов / Л.М. Вялова // Секретарское дело. ─ 2020. ─ №2. ─ С.16-20. -
ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 26 с. -
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения: приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 [Электронный ресурс] / СПС «Консультант плюс» -
Давыдова Э.Н. Делопроизводство / Э.Н. Давыдова, А.Е. Рыбаков. ─ М.: ТетраСистемс, 20016. ─ 312 с. -
Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов / Ю.М. Демин. - Спб: Феникс, 2014. ─ 257 с. -
Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства / О.А. Ефимова // Секретарское дело. ─ 2020. ─ №─ 4.─ С. 40. -
Илюшенко М. П. История делопроизводства в дореволюционной России: учеб. пособие / М. П. Илюшенко. – М.: Российск. гос. гуманит. ун-т, 2015. - 80 с. -
История делопроизводства в СССР: учеб. пособие / под ред. Я. 3. Лившица, В.А. Цикулина. – М.: МГИАИ, 2014. - 169 с. -
Кемпинский Э.В. История организации делопроизводства в России X-начале XX в.: учеб. пособие / Э.В. Кемпинский. – Ставрополь: СтавропольСервисшкола, 2016. – 275 с. -
Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев. – 2 изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА – М, 2017. – 592 с. -
Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства / С.Л. Кузнецов // Управление персоналом. ─ 2018. ─ №1.─ С. 42. -
Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства: первый этап / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. ─ 2020. ─ №1. ─ С. 35. -
Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. ─ 2020. ─ №1. ─ С. 3-5. -
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2017. – 356 с. -
Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н. Г. Филиппов. – М.: Интел-Синтез, 2020. – 297 с. -
Кузнецова Т.В. Делопроизводство: учеб. пособие / Т.В. Кузнецова. – М.: МЦФЭР, 2014. – 542c. -
Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. ─ 2019. ─ №2.─ С.4. -
Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. ─ 2019. ─ №1. ─ С. 5. -
Кузнецова Т.В. Разработка методик рационализации делопроизводства в 1960 – 1970-х гг. / Т.В. Кузнецова, И.А. Подольская // Делопроизводство.– 2013. – № 4. – С. 101 – 107. -
Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. ─ М.: Научная книга, 2018. ─ 76 с. -
Ларьков Н.С. Документоведение: учеб. пособие / Н.С. Ларьков. – М.: Восток-Запад, 2016. – 427 с. -
Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова. – Ростов-на-Дону: МарТ, 2017. – 315 с. -
Надершина М.Д. Законодательное регулирование информационных процессов в России в 1990-е годы / М.Д. Надершина // Делопроизводство. – 2018. – № 2. – С. 18 – 23. -
Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: постановление Правительства РФ от 5 января 2014 г. N 1 [Электронный ресурс] / СПС «Гарант» -
Основные правила работы ведомственных архивов: приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 263 [Электронный ресурс] / СПС «Консультант плюс» -
Рогожин М.Ю. Документы делового общения / М.Ю. Рогожин. – 2 изд., перераб. и доп. – М.: РДЛ, 2015. – 312 с. -
Русакова С.В. Эволюция системы документирования деятельности губернских учреждений XVIII – начала XIX вв. (по документам Государственного архива Тверской области): автореф. дис. … канд. истор. наук: 05.25.02 / Русакова С.В.; Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. – М., 2016. – 23 с. -
Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению /Л.В. Санкина // Трудовое право. ─ 2017. ─ №2. ─ С. 12. -
Стенюков М.В. Делопроизводство: практ. пособие по документац. обеспечению деятельности предприятия / М.В. Стенюков. ─ 9 изд., перераб. и доп. ─ М.: Приор-издат, 2014. ─ 160c. -
Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел / Н.В. Шатина // Секретарское дело. ─ 20020. ─ №1. ─ С. 20. -
Ядов В.А. Социологические исследования / В. А. Ядов. – М.: ИНФРА-М, 2015. – 305 с. -
Янкова В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии / В.Ф. Янкова // Делопроизводство. ─ 2014. ─ №1. ─ С. 12-18