Файл: Анализ документирования основной деятельности организации и направления ее совершенствования на примере Управляющей компании Три кита.docx
Добавлен: 29.11.2023
Просмотров: 547
Скачиваний: 17
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Курсовая РАБОТА
По дисциплине: Основы делопроизводства
Направление подготовки: Государственное и муниципальное управление 38.03.04
На тему: Анализ документирования основной деятельности организации и направления ее совершенствования (на примере Управляющей компании «Три кита».
Выполнил
Обучающийся
Группа
форма обучения Заочная
Проверил
преподаватель_________________
Результат проверки_____________
Челябинск, 2020
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………………………………...3
1 Теоретические основы организации документационного обеспечения управления.9
1.1 Понятия и основные принципы организации делопроизводства………………….9
1.2 Основные этапы документооборота организации…………………………………15
1.3 Возможности совершенствования делопроизводства……………………………..21
2 Анализ и оценка системы документационного обеспечения в УК «Три кита»…...24
2.1 Характеристика объекта и методов исследования………………………………...24
2.2 Организация документационного обеспечения управления УК «Три кита»……29
3 Пути совершенствования документационного обеспечения деятельности УК «Три кита»………………………………………………………………………………………45
3.1 Теоретические основы нормативной базы документационного обеспечения…..45
3.2 Рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству для УК «Три кита»………………………………………………………………………………………50
Заключение……………………………………………………………………………….57
Список литературы………………………………………………………………………59
Введение
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, не может осуществляться без документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей, но и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере управления предприятием и даже всего бизнеса.
Документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. В современный период термин «документооборот» употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. С ростом компании, ее развитием происходит возрастание объемов документации, что в дальнейшем приводит к большей загруженности персонала, либо увеличению штатных единиц, актуализируется вопрос делопроизводства, как совокупности организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.
Любая работа сегодня, основана на научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научной организации труда.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. В одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в-третьих, эти процессы полностью автоматизированы. При этом этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие операции выполняются с данными документами.
Таким образом, в любой организации, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации и персональных данных. Все это возможно при системном подходе, наличии единства требований и упорядоченности на основе нормативных документов.
Все вышесказанное обуславливает актуальность изучения проблемы качества и системности документационного обеспечения.
Объектом исследования, согласно пособию для аспирантов и соискателей, доктора экономических наук, профессора З. А. Капелюка, может выступать процесс или явление, порождающее проблемную ситуацию и избранное для изучения. Предмет исследования – это то, что находится в границах объекта исследования в определенном аспекте рассмотрения.
Объектом данного исследования является документирование деятельности и организация работы с документами в Закрытом акционерном обществе «Общее Дело».
В качестве предмета исследования рассматриваются особенности и специфика документационного обеспечения компании.
Целью исследования является изучение документирования деятельности и организация работы с документами, а также предложение путей ее совершенствования.
Исходя из указанной цели, предполагается решение следующих задач:
-
определение теоретических основ организации документооборота, принципов и подходов; -
изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства; -
анализ организации работы с документами в УК «Три кита»; -
выявление недостатков в технологии работы с документами; -
разработка рекомендаций по совершенствованию документооборота в компании.
Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования и рекомендации могут быть использованы для совершенствования документирования деятельности и системной организации работы с документами, как в исследуемой компании, так и в другом Закрытом акционерном обществе.
В исследовании использованы методы анализа документальных источников, включенное наблюдение. Исследование базируется на изучении законодательных актов, нормативно методических документов, регламентирующих процесс работы с документами.
Это – Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2. Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
Одним из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, является Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Этот документ представляет
собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в компаниях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организации технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает ГОСТ Р6. 30-2003г. правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.
ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. М., 1998. Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, использованы в данном исследовании.
ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов». Направленный на более эффективную работу с документами в сфере управленческой деятельности, ГОСТ Р.6.30.-2003 принципиально отличается от всех своих предшественников. Впервые за свою историю отечественной стандартизации он провозглашает рекомендательный принцип в применении стандартов.
При написании курсовой работы были изучены труды следующих специалистов в области документоведения: профессора Т. В. Кузнецовой, к. и. н. С. Л. Кузнецова, А. В. Кудряева, И. К. Корнеева.
В работе «Делопроизводство» (документационное обеспечение управления) Кузнецова Т.В. уделяется большое внимание рассмотрению современных требований к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р6. 30-2003г. и организации работы службы делопроизводства. В специальные главы выделены составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности работы с кадровыми документами.
В издании «Организация работы с документами» Кудряев В. А., Корнеев И. К. дана подробная характеристика нормативно-методической базы, регламентирующей современное отечественное делопроизводства. Как основа документоведческих научных дисциплин рассматривается развитие и современное состояние терминологии в сфере документационного обеспечения управления. Так же даны характеристики общих и специальных функций документов, а также список основных систем управленческой документации. Значительное внимание уделяется правилам подготовки и оформлению отдельных видов документов, объединенных в системы. Рассмотрен порядок движения документов в организации, даны характеристика, анализ структуры, методы учета и сокращения документооборота организации и рассмотрены его основные этапы.
В справочном издании М. В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормы по составлению документ в соответствии с существующими стандартами. Даны образцы наиболее используемых документов. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.
В процессе подготовки курсовой работы были использованы публикации в периодических изданиях - журнале «Секретарское дело».
Авторы статей данного журнала рассматривают и конкретизируют общие обязательные требования к ведению делопроизводства, программному обеспечению.
Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и приложения. В первой главе описываются теоретические основы документационного обеспечения управления. Во второй главе «Анализ и оценка системы документационного обеспечения в УК «Три кита»» дана характеристика деятельности конкретной организации и проведен анализ организации работы с документами: проанализировано движение документопотоков, изучены все виды документов и выявлен тип документооборота. В третьей главе «Пути совершенствования документационного обеспечения деятельности УК «Три кита»» раскрыты предложения по устранению выявленных недостатков, рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности УК «Три кита».