В области нормативного регулирования делопроизводства в настоящее время накопилось много проблем [45]. Так, нет ясности относительно работ по унификации и стандартизации организационно-распорядительной документации, статуса и перспектив развития важных инструментов регулирования делопроизводственной сферы, а именно:

– Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

– Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

– Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в части ведения раздела этого классификатора, посвященного УСОРД.

Вместе с тем в указанной сфере идет активный процесс законотворчества. Например, на рассмотрении в Государственной Думе находятся законопроекты «О документировании информации и документообороте» (№ 162766-4) [56].

Таким образом, нормативно-правовое обеспечение деятельности документационного обеспечения управления в организации носит системный характер и осуществляется в любой компании. При замене работника, выполняющего функции ДОУ вновь принятый работник не должен вносить в работу с документами нововведения, продиктованные не деловой целесообразностью, а собственным опытом. Инструкция по делопроизводству, являясь локальным актом в компании, позволит утвердить ведение делопроизводства. Используя ее, работник может ознакомиться, научиться и выполнять работу по ДОУ поэтапно.
3.2 Разработка инструкции по делопроизводству для УК «Три кита»
В рамках работы предпринята попытка разработки инструкции по делопроизводству для УК «Три кита».

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Инструкции по ДОУ предназначена для сотрудников организации, работающих с документами.

Для УК «Три кита», создание инструкции по делопроизводству весьма актуально. Инструкция позволит регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах организации; закрепить в организации наиболее рациональную технологию делопроизводства; сделать систему работы с документами стабильной; обеспечить соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и правовых нормативных актов; установить ответственность за работу с документами.

---

Осознавая эти цели и назначение нормативного документа, работа по созданию Инструкции носила неформальный характер, а создавалась как инструмент совершенствования работы с документами в организации, содержащий свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. Разработка в УК «Три кита» Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства, которые охватывают следующие направления:

• 
  создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);
  
• 
  образование рациональной организационной структуры;
  
• 
  упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;
  
• 
  установление рационального порядка прохождения и обработки документов;
  
• 
  разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;
  
• 
  создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения.
  

Инструкция утверждается нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем УК «Три кита» или лицом, исполняющим его обязанности. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова УТВЕРЖДЕНА, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы. Первый из них является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных.

Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением.

Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.

---

При разработке Инструкции по делопроизводству в УК «Три кита» были изучены: действующее законодательство по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела; проанализированы состояния документационного обеспечения управления в организации; выявлены положения всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства; проанализированы ранее действовавшие в организации инструктивные материалы по делопроизводству; изучены инструкции по делопроизводству, применяемые в других организациях.

Количество и наименования разделов Инструкции, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств).

Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс документирования, все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения. В связи с этим составителями инструкции определяется структура текста и состав ее разделов. Количество и названия разделов и частей инструкции зависит от разработчика.

Рассмотрение содержания типовой инструкции позволяет выделить и применить в Инструкции УК «Три кита» три основных раздела и приложение:

– общие положения;

– документирование управленческой деятельности;

– организация работы с документами;

– приложение.

В разделе «Общие положения» инструкции, как правило, приводятся назначение и цели инструкции; нормативная база инструкции; виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции; общие принципы работы с документами; нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией; ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции. Назначением инструкции по ДОУ является установление единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции – совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

---

В разделе «Общие положения» отмечается также, на кого возложено ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства. Также отмечается, что работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность. В данном разделе следует перечислить те нормативные документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами. Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников и др.

В данном разделе можно указать, что настоящая методическая инструкция разработана с учетом требований следующих нормативных документов:

• 
  ГОСТ Р 1.0–2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения» (введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30.12.2004 №152-ст);
  
• 
  ГОСТ Р 1.12–2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения» (введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30.12.2004 №159‑ст);
  
• 
  ГОСТ 1.1–2002 «Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения» (введен в действие Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 08.10.2002 №366-ст);
  
• 
  ГОСТ Р 1.4–2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения» (введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30.12.2004 №154-ст);
  
• 
  ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст);
  
• 
  ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» (введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 08.08.1995 №426);
  
• 
  «Общероссийский классификатор управленческой документации» (введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299).
  

В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы: общие требования к документам; бланки документов; оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов; особенности оформления отдельных видов или комплексов документов; правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.

---

---

Смотрите также файлы

• Предел функции.docx

• аза тілі пнінен 3тосан бойынша жиынты баалау тапсырмалары.docx

• Художественное своеобразие поэзии Виктора Цоя Атаманская Елизавета Дмитриевна.pptx

• Удк 5 Формирование навыков функциональной грамотности на уроках математики в основной школе. Харьковская Валентина Григорьевна, Кудинова Валентина Ивановна, учителя математики огбоу Новоуколовская сош.docx

• Художественное своеобразие поэзии Виктора Цоя Выбрала я эту тему потому что хотела узнать и раскрыть творчество виктора цоя разобраться о чем и ком он поет, в этом деле мне помог мой руководитель проекта. Цель моей работы это.docx