документ делопроизводство управление

1 Теоретические основы организации документационного обеспечение управления
1.1 Понятия и основные принципы организации делопроизводства
Информация играет важную роль в жизни общества. Основным информационным ресурсом любой организации являются документы. Причиной появления документа послужила необходимость зафиксировать информацию. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит [1].

Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) любой материальный объект, облеченный в письменную форму, удостоверяет наличие фактов определенного значения [2].

Официальная формулировка понятия документ – по законодательству РФ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Документ обязательно содержит реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать содержащуюся в нем информацию [3].

«Делопроизводство» в России возникло во второй половине XVIII в. Термин был образован от сочетания слов «производство дела», а «делом» в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Определения терминов претерпевали изменения: позже «дело» стало употребляться и в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу [4].

Термин «документационное обеспечение управления» вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов («делопроизводства» на «документационное обеспечение управления»), которые употребляются сегодня как синонимы [5].

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

---

Делопроизводство (или ДОУ) предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения [6].

Каждый автор трактует понятие по-своему, привнося в него свое видение. Одни авторы считают, что делопроизводство – это ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Некоторые авторы считают, что делопроизводство – это наука, которая учит работать с документами: правильно составлять, заполнять и оформлять деловые бумаги, а также контролировать их движение, учет, исполнение, организовывать хранение.

Официальное закрепление понятия делопроизводства, нашло в Государственном Стандарте РФ и трактуется, как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [7].

Важной составляющей делопроизводства является документирование – это запись необходимой информации на различных носителях в соответствии с определенными правилами. Второе не менее важное определение документирования – это процесс составления и оформления деловых бумаг.

Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот.

Термин «документооборот», на текущий момент, часто употребляется и встречается в описании практически каждой информационной системы. Ему даются несколько видов определений во многом схожих по формулировке, дополняющих и раскрывающих друг друга.

Документооборот – это движение документов внутри организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [8]. Следует отметить, что в этом определении определяющей является фраза «движение документов», то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Термин «документооборот» возник в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д. Р.Покровский, П. М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов: распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация подписания [9].

---

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т. е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». При введении общих требований к документам и службам документационного обеспечения, согласно Государственной системе документационного обеспечения управления, в понятие «документооборот», включена операция «подшивка документа в дело». Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в учреждении, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов.

В 90-е годы возникает термин «информационно-документационное обеспечение управления» [10]. Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление и с тем, что помимо традиционной работы с документами осуществляется и информационное обеспечение управления, работа с базами данных.

В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности, документирование, хранение и использование ранее созданных документов.

Для оперативного прохождения документов по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т. д. [11].

Организация делопроизводства делится условно на две части: документирование и организация работы с документами (таблица 1).
Таблица 1 – Организация делопроизводства

Составные части делопроизводства	Операции делопроизводства	Группы документов
		внутренние	исходящие	входящие
Документирование	Составление проекта документа	обязательно	обязательно	не используется
	Согласование проекта со специалистами	возможно	возможно	не используется
	Проверка правильности оформления документа	обязательно	обязательно	не используется
	Подписание (утверждение) документа руководителем	обязательно	обязательно	не используется
	Регистрация	возможно	возможно, отправка	возможно, разметка
Организация работы с документами	Контроль исполнения	возможно	возможно	возможно
	Исполнение документов	обязательно	возможно	обязательно
	Формирование дел	обязательно	обязательно	обязательно
	Текущее хранение и использование	обязательно	обязательно	обязательно
	Передача на архивное хранение	возможно	возможно	возможно
	Рассмотрение документов руководителем (резолюция)	возможно	не используется	возможно
	Уничтожение документов	возможно	возможно	возможно

---

Организация работы с документами основывается на следующих принципах [12]:

• 
  единый порядок составления документов и работы с ними;
  
• 
  четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающие дублирование документных операций;
  
• 
  современное техническое оснащение делопроизводства;
  
• 
  целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для предприятия, оправдана конкретной целью);
  
• 
  умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным.
  

В организации работы с документами по правилам должно быть предусмотрено:

• 
  инструкция по делопроизводству предприятия;
  
• 
  образцы правильного оформления документов;
  
• 
  номенклатура дел предприятия со сроками хранения документов;
  
• 
  должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку, и сохранность документов;
  
• 
  техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;
  
• 
  методическое руководство для работы с документами;
  
• 
  информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;
  
• 
  назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.
  

Качество организации работы с документами определяется следующими показателями [13]:

• 
  оперативностью перемещения документов внутри организации;
  
• 
  качеством и своевременностью исполнения документов;
  
• 
  эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.
  

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным и используется в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционной, автоматизированной), а также влияет на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Таким образом, документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься с общими целями делопроизводства. Документооборот, как движение документов отражает связи компании с внешними организациями, показывает какова структура и жизненный цикл документов в организации. Объем документооборота зависит от масштаба организации, ее функций и уровня решаемых задач. Организация работы с документами, направлена на обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение называется.

---

1.2 Основные этапы документооборота организации
Организация документооборота на предприятии предусматривает движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т. е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки [14]. С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности, так как процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т. д.) [15].

Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т. е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки [16].

Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении). Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов [17]. От оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание [18].

Говоря о порядке движения документов, можно выделить такие этапы документооборота как:

• 
  прием и обработка входящих документов;
  
• 
  рассмотрение документов руководством (резолюция);
  
• 
  работа с исходящими документами.
  

В связи с наличием трех документопотоков документооборот или порядок движения документов, можно разделить на следующие этапы:

• 
  прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;
  
• 
  предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
  
• 
  организация рационального движения документов внутри организации;
  
• 
  экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.
  

---

Смотрите также файлы

• Предел функции.docx

• аза тілі пнінен 3тосан бойынша жиынты баалау тапсырмалары.docx

• Художественное своеобразие поэзии Виктора Цоя Атаманская Елизавета Дмитриевна.pptx

• Удк 5 Формирование навыков функциональной грамотности на уроках математики в основной школе. Харьковская Валентина Григорьевна, Кудинова Валентина Ивановна, учителя математики огбоу Новоуколовская сош.docx

• Художественное своеобразие поэзии Виктора Цоя Выбрала я эту тему потому что хотела узнать и раскрыть творчество виктора цоя разобраться о чем и ком он поет, в этом деле мне помог мой руководитель проекта. Цель моей работы это.docx