Подготовка приказа включает следующие стадии:

- изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

- подготовка проекта приказа;

- согласование проекта;

- подписание руководителем.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем.

Нумерация приказов производится в валовом порядке с января до декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.).

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания).

Постановление – акт, принимаемый высшими органами исполнительной власти в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм и правил.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения организации составляются в основном по вопросам:

- информационно-методического характера;

- повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;

- связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:

• о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании;

• о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками;

• о применении правил работы с конфиденциальными документами;

• о сроках предоставления авансовой отчетности;

• о порядке использования служебного автотранспорта;

• о проведении ежегодной диспансеризации работников и т. п. Распоряжение государственного или муниципального органа управления — правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано. Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.

Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывают основания издания распоряжения.

---

В распорядительной части указывают:

- "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)";

- "кому" (исполнителю или структурному подразделению);

- "что сделать" (указывают конкретную работу);

- "до какого числа" (сроки ее окончания).

Распоряжения подписывают руководитель или заместители ру­ководителя предприятия.

Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов. Решения могут приниматься по разнообразным вопросам, вхо­дящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания акционеров, совета директоров, научно-технического совета и др.), например:

- о приоритетных направлениях развития фирмы;

- о разработке программы электронного документооборота;

- о реорганизации системы повышения квалификации работников;

- об организации сайта в Интернете;

- об участии в международной выставке;

- о внедрении рацпредложения и т. п.

Подготовка решения включает следующие стадии:

- изучение существа вопроса ответственным исполнителем;

- сбор необходимых сведений;

- обсуждение проекта коллегиальным органом на собрании (заседании);

- подготовка проекта решения;

- подписание руководителем и секретарем коллегиального органа (в ряде случаев всеми участниками обсуждения). Проекты решений готовятся ответственными исполнителями по поручению коллегиального органа.

Решения оформляются на общем бланке предприятия.

Датой решения является дата проведения собрания (заседания). Нумерация решений производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.) отдельно от других видов документов.

Текст решения состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части указывают состояние вопроса, цели, задачи или основание решения.

Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа. Констатирующую часть опускают, если причина издания решения очевидна и не нуждается в разъяснении. В распорядительной части указывают:

- "РЕШИЛ (РЕШИЛИ)'';

- "что сделать" (указывают конкретную работу, перечень мероприятий или действий, предписываемых решением);

- "до какого числа" (срок окончания работ);

- исполнителя (структурные подразделения предприятия или должностные лица).

---

Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются как приложение.

3. Справочно-информационная документация
Справочно-информационные документы выполняют служебную функцию по отношению к организационно-распорядительной документации и не содержат поручений, а сообщают сведения, позволяющие принять те или иные управленческие решения.

К справочно-информационным документам относят:

Докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия (реже — вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).

Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (ст. 40 КЗоТ РФ).

---

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты.
В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, например, 41-е отделение милиции; школа № 1.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На предприятиях, в организациях составляются протоколы:

- заседаний совета директоров (учредителей);

- общих собраний трудовых коллективов, акционеров, кредиторов и т. п.

Проведению совещания (собрания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение прошло эффективно, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиального органа или работниками, готовившими собрание. Секретарь конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Проект протокола визируется сотрудниками или подразделениями, выносившими вопрос на обсуждение. Протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем собрания (заседания). В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, президиума, правления).

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги.

Датой протокола является дата проведения собрания. Номер протокола — порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года (№ 1, № 2 и т. д.). Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание (научно-технический совет, совет кредиторов) или протоколируемого мероприятия. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

---

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

1. Председатель — фамилия и инициалы;

2. Секретарь — фамилия и инициалы;

3. Присутствовали — фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных.

Если присутствующих более 10, указывается их общее количество. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?".

Текст каждого раздела строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

2. ВЫСТУПИЛИ:

3. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире краткое изложение текста выступления.

Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: "текст выступления прилагается (приложение 1)".

Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т. к. является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, вносится в текст протокола после соответствующего решения.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.
4. Письма
Под корреспонденцией понимается работа над составлением и обменом письмами между организациями.

Официальное письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т.е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные.

Наиболее простая структура письма — это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй — выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания.

Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования.

---

Смотрите также файлы

• Исследование факторов внутренней и внешней среды предприятия.docx

• Программа мва дисциплина Финансовый менеджмент Экзаменационное задание Тест на проверку знаний (часть i ).docx

• Организационные моменты Здравствуйте, садитесь. Давайте отметим отсутствующих.docx

• Решение Если принять y k, то уравнение изоклины для заданного уравнения k 2.docx

• Вестник юурГУ. Серия Экономика и менеджмент.pdf