Особенности языка служебных писем:

- точность и ясность;

- лаконичность;

- убедительность;

- нейтральность тона изложения;

- использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов);

- использование общепринятых сокращений.
Деловые письма всегда оформляются на бланке письма, при этом используются следующие обязательные реквизиты:

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- дата документа;

- адресат.

Принято выделять следующую классификацию писем:

1.Письма-приглашения. Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях т.д.

2. Письма - просьбы. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении.

3. Письма-предложения о совместном сотрудничестве. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве.

4. Сопроводительные письма. Составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей.

5. Письма-запросы. Направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между разными юридическими лицами.

6. Письма - благодарности.

7. Информационные письма. Цель информационного письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте.

8. Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

1) повторение просьбы, на которую составляет ответ;

2) обоснование причины отказа (если письмо-отказ);

3) констатация отказа.

9. Гарантийные письма. Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу.

Вопросы для самоконтроля
1. Понятие организационной документации, ее назначение и характеристика.

2. Строение и характеристика приказов.

3. Характеристика распорядительной документации.

4. Основное назначение и состав Справочно-информационных документов.

5. Письма организации, их классификация.

---

Тема 7. Договорно-правовая документация
1. Договор

2. Акты

3. Доверенность
1. Договор
Договор – это согласие о взаимных обязательствах экономического сотрудничества.

Составными частями договора являются:

- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку угля, контракт о техническом содействии);

- дата, номер, место составления;

- наименования сторон (полные названия организаций);

- предмет договора;

- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

- порядок сдачи-приема выполненных работ;

- ответственность сторон;

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

- подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

- печати фирм-контрагентов.

Коммерческие договоры (контракты) являются основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями.

Договорные отношения могут быть установлены:

- путем направления оферты - письменного предложения о заключении договора. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. 435 ГК РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием.);

- путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, подготовившей проект.

Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (ст. 434 ГК РФ).

Договоры оформляются на бланке договора или на стандартных листах.

Датой договора является дата его подписания сторонами.

Нумерация договоров производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.). При большом количестве договоров к номеру может быть добавлено условное обозначение (№ 1-КС — капстроительство) или номер контрагента (№ 1/5 — где 5 порядковый номер договора присвоенный другой стороной).

---

Основными видами договоров являются следующие:

1. Договор поставки – по данному договору организация поставщик обязуется в конкретные сроки поставить заказчику определенную продукцию, а заказчик в свою очередь обязуется принять эту продукцию и оплатить ее по предусмотренным ценам в определенный срок.

2. Договор аренды – это согласие и взаимное обязательство сторон на временное использование одной стороной имущества, принадлежащего другой стороне.

3. Договор подряда – по нему подрядчик обязуется выполнить определенную работу по заданию заказчика из своих или его материалов, а заказчик обязуется принять и оплатить работу.

Коммерческие договоры хранятся 5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий.

2. 
   Акты
   

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события и действия.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту, акт приема-передачи документов, акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нару­шений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного липа, ответственного за перевозку груза).

---

Особо разновидностью является коммерческий акт.

Коммерческие акты – документы, составляющиеся при несоответствии между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа по факту и данными, указанными в сопроводительном документе, при порче и повреждении груза, обнаружении груза без документов или документов без груза. Представители грузоперевозчика обязаны составить коммерческий акт, если они сами обнаружили перечисленные факты или если на наличие хотя бы одного из этих обстоятельств указал получатель или отправитель груза.

Коммерческие акты составляются в трех экземплярах: первый направляется в управление дороги, второй выдается под расписку грузополучателю, третий остается в делах станции.

Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного липа, ответственного за перевозку груза).

3. Доверенность
Доверенность – это документ, который организации и предприятия выдают должностным лицам с целью получения от поставщиков товарно-материальных ценностей.

Служебная доверенность составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации. Служебная доверенностьоформляется на бланке доверенности.

Личная доверенность выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится), или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства. Личная доверенностьоформляется на стандартных листах А4, А5.

Доверенность регистрируется бухгалтерией в книге регистрации доверенностей. Она составляется в одном экземпляре под расписку материально-ответственного лица, которому поручено получение материальных ценностей. Срок действия доверенности определяется бухгалтерией в зависимости от конкретной ситуации, но не должен превышать 15 дней.

Доверенность должна в обязательном порядке иметь следующие реквизиты:

1. номер документа;

2. полное наименование организации, выдавшей доверенность и ее адрес;

3. дата выдачи доверенности;

4. срок действия доверенности;

5. должность, фамилия, имя лица, которому доверено получить материальные ценности;

---

6. серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности;

7. наименование организации, в которой должны быть получены материальные ценности и сопроводительные документы;

8. перечень и количество получаемых ценностей;

9. печать организации.

Вопросы для самоконтроля
1. Назначение и строение договора.

2. Правила оформления актов в организации.

3. Порядок оформления и регистрации доверенностей.

Тема 8. Документация по внешнеэкономической деятельности
1. Контракты

2. Правила и формы переписки с зарубежными партнерами
1. Контракты
Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Слово «контракт» чаще всего используется в отношении внешнеторговых договоров и является языковым эквивалентом слова «договор».

Контракт (договор) — документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон — все это находит отражение в контракте.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить — направления оферты.

Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки. Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иной связи.

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и,еслинет возражений, подписывает. Один экземплярконтрактавозвращается стороне, составившей проект.

При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание:

- четкой формулировке прав и обязанностей сторон;

- возможности расторжения договора любой из сторон;

- санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

- соответствию пунктов контракта Федеральному закону «О защите прав потребителей» и другим законодательным актам;

- соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

При указании цены договора необходимо следовать требованиям, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание иных валют, но только в формулировке «подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте». Несоблюдение этого правила приведет к признанию договора недействительным.

---

Смотрите также файлы

• Исследование факторов внутренней и внешней среды предприятия.docx

• Программа мва дисциплина Финансовый менеджмент Экзаменационное задание Тест на проверку знаний (часть i ).docx

• Организационные моменты Здравствуйте, садитесь. Давайте отметим отсутствующих.docx

• Решение Если принять y k, то уравнение изоклины для заданного уравнения k 2.docx

• Вестник юурГУ. Серия Экономика и менеджмент.pdf