Файл: Таймменеджмента.pdf

33
!
Рассмотрим шаги выполнения алгоритма на примере самого простого инструмента планирования – ежедневника:
1.
На сетке времени в ежедневнике (или в календаре в Outlook) отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв времени на непредвиденные обстоятельства.
2.
Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами.
3.
В списке
гибких
задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые, работающие на ключевые стратегические цели и задачи (не более 2–3 задач).
4.
«Бюджетируем» время на крупные гибкие задачи. Рядом с задачей указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения.
5.
В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем. Невыполненные задачи переносим на следующий день.
Выполните задание.
Скопируйте условия задания в документ Word. Составьте план на день, используя алгоритм планирования жестко-гибких задач (кроме последнего шага).
9.00 10.00 11.00 12.00 13.00 14.00 15.00 16.00 17.00 18.00 19.00 20.00 21.00 22.00 23.00

34
Список задач:
1.
Подписать документы для заключения договора.
2.
15.10 -16.20 провести презентацию у клиента.
3.
Оплатить мобильный.
4.
Купить новый ежедневник.
5.
Заказать авиабилеты.
6.
Подать заявку в тех. отдел.
a.
9.00 – 9.15 – планерка.
7.
Закончить недельный отчет.
8.
Сдать недельный отчет.
9.
Подобрать статистику для отчета.
10.
Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта.
11.
Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.
12.
Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.
13.
Родители попросили подъехать сегодня вечером, помочь с ремонтом.
14.
Позвонил потенциальный поставщик, перенес встречу на 17.00.
15.
Проверить правильность реквизитов.
16.
Начальник поставил задачу: провести собеседование с кандидатами на должность менеджера нашего отдела с12.00 до 13.00.
Бюджетирование времени в плане дня. При определении бюджета времени на выполнение всех задач в ежедневном плане важно помнить, что планировать следует не более 60% рабочего времени (жесткие задачи
+ приоритетные). Остальные 40% времени используем как свободный резерв на непредвиденные изменения ситуации. Между задачами всегда нужно оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.

35
Вопросы для самопроверки:
1.
Насколько целесообразно планировать свои дела и задачи в ситуациях постоянных изменений и высокой степени непредсказуемости?
2.
В чем заключается суть контекстного планирования?
3.
Чем отличается жесткое планирование от гибкого? Как вы думаете, какой из видов планирования дает больше преимуществ в ситуациях постоянных изменений? Почему?
4.
Что такое контекст? Какие типы контекстов вы знаете? Приведите примеры контекстов каждого типа.
5.
В чем состоит основное отличие жестких задач от гибких?
Приведите примеры.
6.
Какие задачи называют бюджетируемыми? Для чего необходимо выделять задачи этого типа при планировании своего времени?
7.
С помощью каких инструментов можно наладить свою систему контекстного планирования? Приведите примеры.
8.
Каким образом алгоритм жестко-гибкого планирования дня помогает управлять своим временем?

36
ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ.
Задание №1.
Задание состоит из двух частей.
1.
Установите соответствие между гибкими задачами и контекстами.
Для каждого контекста допишите по три своих варианта задач
(Выполняйте задание в документе Word).
Какая из задач, приведенных в списке, не подходит ни под один из данных контекстов? Дайте название тому контексту, которому соответствовала бы эта задача.
В офисе
Во время подготовки к
экзамену
На каникулах
1.
1.
1.
2.
2.
2.
3.
3.
3.
4.
4.
4.
5.
5.
5.
6.
6.
6.
Задачи:

Съездить с ребятами на рафтинг.

Сделать резервную копию информации базы данных по клиентам.

Сходить на выставку.

Повторить вопросы по экономической теории.

Помочь родителям на даче.

Дописать и сдать реферат до начала КИМ-ов.

Подобрать материал для разработки презентации у клиента.

Подобрать в электронной библиотеке книги и учебные пособия.

Помочь стажеру освоить программу.

Собрать информацию о потенциальных партнерах на отраслевой выставке.
2.
Подумайте и запишите, с помощью каких инструментов планирования и где удобнее размещать напоминания о приведенных гибких задачах.

37
Объясните свой выбор. Например: все задачи, связанные с покупками продуктов, удобнее записать на стикеры или отдельный лист бумаги и прикрепить с помощью магнита на холодильник. Когда собираемся идти в магазин, заглядываем в холодильник, чтобы понять, что нужно купить, поэтому дверца холодильника – самое удобное место для напоминания об отсутствии необходимых продуктов. В ежедневник или Outlook записывать такие задачи не стоит, они не попадутся на глаза в нужный момент.
Задание №2.
Используя алгоритм планирования жестко-гибких задач, в течение недели ведите свое ежедневное планирование. Запишите вывод, содержащий ответ на вопросы:
1.
Каких задач было больше в ваших планах: гибких или жестких?
2.
Как часто вам приходилось вносить коррективы в план дня?
3.
Помогает ли разделение на гибкие и жесткие задачи оптимизировать расходы времени и сделать управление задачами более гибким в вашем случае? Обоснуйте ответ.
Задание №3.
Скопируйте таблицу в документ Word. Определите, какие из перечисленных задач относятся к жестким, а какие – к гибким.
Распределите задачи по нужным столбцам.
Жесткие
Гибкие
Задачи:

Сдать отчет по проекту в 18.00.

Купить хлеба по дороге домой.

14.00 – совещание у начальника.

Когда руководитель отдела рекламаций вернется из командировки, передать ему информацию по «Колобку».

38

14 мая в 13.10 – сдать зачет по маркетингу.

19.00 – театр комедии.

Купить билеты до Новокузнецка.

Достать теплые вещи, пока не грянули морозы.

Передать требования к вакансии старшего менеджера нашего отдела специалисту по рекрутингу.

По дороге на переговоры заехать в банк.
!
С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:
1.
Метод структурированного внимания.
2.
Планирование на основе метода структурированного внимания.
Горизонты планирования (схемы см. далее).
3.
Результато-ориентированное планирование
4.
Результато-ориентированность и конкретизированность задач: различия, области применения.
Структура внимания

39
3. СОЗДАНИЕ ЭФФЕКТИВНОГО ОБЗОРА ЗАДАЧ
Основные понятия и определения.
Чтобы принимать верные решения, иметь возможность сделать выбор и начинать что-то предпринимать, необходимо иметь достаточно полное представление о ситуации, проблеме. Любая ситуация выбора и принятия решения связана с неопределенностью. Мы не знаем, что нас ждет впереди, поэтому боимся ошибиться и сделать неверный шаг. Страх порождает состояние напряжения, и риск совершить неверный шаг, допустить ошибку возрастает в разы.
Чем более полной информацией мы обладаем, тем легче действоват, тем ниже страх перед неизвестностью, тем меньше состояние напряжения и тем лучше видны открывающиеся возможности, следственно, возрастает способность принимать верные решения в ситуациях изменений. Снизить неопределенность и обозначить верные ориентиры мы можем с помощью создания эффективного обзора.
!
Обзор – наглядное представление информации (задач, сроков, справочных данных и т.д.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.
!
Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, в которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали.
Основное отличие обзора от плана: обзор не привязан ко времени, он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы все внимание было направлено на решение наиболее важной на данный момент задачи, не упуская из виду все остальные дела, задачи, возможности.

40
Для того чтобы обзор стал эффективным средством принятия решений и достижения результата, необходимо соблюдать основной принцип, присущий сем технологиям тайм-менеджмента:
!
Вся
информация
обязательно
должна
быть
материализована. Материализация крайне важна при создании обзора, так как внимание человека ограничено, и часть информации может быть не замечена, а ведь именно она имеет шанс оказаться решающей при принятии решения, повлиять на исход дела. Все, что хранится в голове – ненадежно (есть возможность забыть) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности). Если учесть, что около 70 % информации человек получает через визуальный канал восприятия, принцип наглядности становится ведущим при создании обзора.
Инструменты создания обзора задач: особенности и
преимущества каждой группы инструментов.
С целью создания обзора задач можно использовать совершенно различные инструменты: от простых записей на стикерах или схем на листе бумаги до двухмерных графиков MS Project и креативных интеллект-карт.
В тайм-менеджменте чаще всего используются три группы инструментов, позволяющих легко и просто создать эффективный обзор.
Рассмотрим подробнее каждую из групп инструментов создания обзора, особенности их составления и использования.
Контрольные списки.
С этим простым инструментом обзора приходилось иметь дело каждому из нас. Списки товаров для дома, вещей в отпуск, книг, которые хотелось бы прочитать, – все это контрольные списки. Контрольный список позволяет быстро собрать необходимую информацию, является прекрасным инструментом самоконтроля.

41
Примеры контрольных списков:

Список вопросов для телефонного разговора.

Вопросы к новым клиентам.

Список тем и вопросов к совещанию.

Анкеты сбора информации (например, анкета вопросов к посетителям выставки и др.).

Перечень необходимых мероприятий, действий.

Список задач на день (один из самых важных контрольных списков).
Правила составления контрольного списка:

Список составляется в свободном порядке, что позволяет не забыть ни одной детали, вопроса, пункта.

Количество пунктов в списке не должно быть большим (в соответствии со структурой внимания человека – не более 10).

Все пункты в списке должны быть сформулированы в результато- ориентированном виде. Особенно важно это правило для списка задач на день (todo list).

42
Можно эту задачу записать просто: «Документы» или «Приемная комиссия». Но при этом теряется смысл задачи. Какие документы? Что с ними нужно сделать? Какой вопрос решать в приемной комиссии? Ехать ли туда или просто позвонить? Такие формулировки не отвечают на вопрос «Что сделать?» и не дают представления о результате.
Можно записать так: «Поехать в институт». Активный глагол, мотивирующий на совершение действия, есть, а вот видения ясного результата – нет.
Чтобы все было точно и понятно, эту задачу следовало бы записать так: «Сдать документы в приемную комиссию». Есть и активный глагол, мотивирующий на совершение действия есть, и результат понятен
(сданные в институт документы). Что дает такая тщательно выверенная формулировка? Определение критериев достижения результата. Для нас важен не сам факт поездки в институт, а цель – вовремя сданные документы. Четкая фокусировка на желаемом результате, лежащая в основе данной технологии, имеет одну важную особенность: когда мы держим в фокусе нашего внимания определенную цель, задача, правильно сформулированная и записанная, часто может решиться без лишних усилий с нашей стороны.
Важно запомнить, что контрольный список – это не жесткий план или алгоритм, он позволяет действовать гибко.
Двумерные графики.
Использование двумерного обзорного графика помогает осуществлять гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих вполне определенные сроки исполнения.

43
!
Правила создания двумерного обзорного графика:

Крупную задачу или проект разбиваем на подзадачи, которые записываем в левой колонке таблицы. Подзадачи записываем в произвольном порядке так же, как для составления контрольного списка.

Вводим второе измерение – время (календарные даты, дни, недели и т.д.). Например, проект рассчитан на год, следовательно, в качестве временного измерителя будут использоваться месяцы.
Если необходимо построить двумерный график для краткосрочного проекта, рассчитанного например на две недели, то в качестве временных измерителей будут использоваться дни или недели.

С помощью горизонтальных полосок или штрихования ячеек вдоль оси времени осуществляем привязку подзадач к срокам исполнения.
Наибольшей наглядности можно достичь, используя различные цвета для разных задач.