Файл: Таймменеджмента.pdf

44
Составление такого графика для любой крупной задачи занимает всего 5–10 мин. При этом график достаточно гибок: мы не стараемся записать подзадачи в строгой последовательности их выполнения. В случае возникновения изменений и необходимости пересмотра графика на его исправление уйдет также не более 5–10 мин.
Но помимо долгосрочных и краткосрочных проектов существуют рутинные, повседневные дела. Когда их скапливается много, они
«замусоривают» наше сознание и работу. Для осуществления контроля над их выполнением применяется график регулярных задач.
Например, простые списки рутинных дел, которые приходится выполнять каждому из нас, могут быть представлены в виде уже знакомого двумерного графика.
В левой колонке приведены примеры регулярных задач. Далее слева направо – колонки по календарным неделям (неделя, начинающаяся с 1.09 по 7.09 и т.д.). Выполнение задачи отмечается галочкой в соответствующей ячейке; неисполнение – прочерком.
Важно обратить внимание, что данный график – это не жесткий план, нам не принципиально, в какой именно день недели и час будет сделана резервная копия информации или произведена уборка на рабочем столе. Важно, что эти дела должны делаться один раз в неделю. Если в течение недели какое-то дело было пропущено (например, в первую неделю мы так и не нашли время, чтобы убраться в комнате), и появился прочерк, ничего страшного в этом нет. Если же количество прочерков

45 начинает увеличиваться, это дает нам сигнал: регулярная задача не выполняется уже достаточно долго, пора обратить на нее пристальное внимание и заняться ее решением. Например, задача «расчистка рабочего стола» не выполнялась в течение всего месяца, количество прочерков показало, что еще немного, и скоро на столе придется делать генеральную уборку.
Преимущества двумерного графика как инструмента обзора:

Дает наглядное представление о структуре сложной задачи.

Обеспечивает четкий обзор всех подзадач.

Дает четкий обзор привязки подзадач к срокам исполнения.

Отражает взаимосвязи задач между собой, что немаловажно при работе над крупными проектами, так как нарушение этих взаимосвязей чаще всего и приводит к срыву сроков.

Позволяет осуществлять контроль делегированных задач, отслеживать работу исполнителей.

Гарантирует управляемость работы над сложной задачей.

Дает возможность укладываться в сроки.
Технология майнд-менеджмента с использованием интеллект-
карт для создания эффективного обзора задач.
!
Майнд-менеджмент – это технология представления потоков информации в виде, требующем минимального времени и психофизиологических ресурсов для ее поиска, анализа и понимания.
Подобная технология позволяет существенно повышать эффективность решения интеллектуальных задач и получать от этого процесса больше удовольствия.
Автором этой технологии принято считать Тони Бьюзена – английского психолога, всемирно известного писателя, консультанта

46 многих компаний и правительственных учреждений по вопросам интеллекта.
Ещѐ будучи учеником колледжа и готовясь поступать в университет,
Тони Бьюзен столкнулся с трудностью, хорошо знакомой каждому учащемуся: объем информации увеличивается, записывать приходится много, а понимать и запоминать становится все труднее. Пытаясь решить эту проблему и успешно сдать вступительные экзамены в университет,
Тони начал подчеркивать ключевые слова и определения в тексте разными цветами, а главные мысли заключать в цветные рамочки (многие из студентов тоже так поступают, чтобы быстро найти нужное определение в конспекте). Удивительным и необъяснимым образом память начала улучшаться.
Учась в университете, Тони Бьюзен продолжал исследовать проблему запоминания, и ответ на многие вопросы он нашел у древних греков. Оказалось, что для развития и укрепления памяти они использовали воображение и ассоциации. Они помогали запоминать, а затем воспроизводить не десятки, а сотни и тысячи самых разнообразных фактов (необходимая способность при сдаче экзаменов и зачетов, когда успех зависит не только от того, сколько билетов выучено, но и от того, насколько точно получилось воспроизвести информацию во время ответа).
Бьюзен сделал вывод, что записи, память, творчество связаны между собой, поэтому комбинированные записи, состоящие из рисунков, надписей и соединенные между собой линиями, помогают максимально использовать возможности нашего мозга и делать процесс работы над проблемой наиболее эффективным и рациональным.
!
Это и составляет основную идею интеллект-карт: организация
работы
с
информацией
с
максимальным
использованием
возможностей мозга.

47
!
Интеллект-карта – это наиболее эффективный и простой способ организации мыслительной деятельности, основанный на использовании комбинированных записей (рисунков, слов, символов, линий).
!
Правила создания Интеллект-карт:
Описание правил представлено в виде интеллект-карты.
Внимательно изучите ее. Более подробно описание правил можно найти в учебном пособии по тайм-менеджменту.
[6]
Приведем только самые основные комментарии к правилам, которые помогут легко и быстро создать первые интеллект-карты:

В центре интеллект-карты находится цель ее построения – самая основная мысль. Начинайте с нее и у вас появятся новые идеи о том, чем ее можно дополнить. Центральный образ должен быть для вас самым ярким объектом, потому что он будет основной целью создания интеллект- карты.

Информация с интеллект-карт считывается по кругу от центра к правому верхнему угла, далее по часовой стрелке. Это правило принято для чтения всех интеллект-карт.

Используйте разные цвета. Цвет мы видим мгновенно, а на восприятие текста нужно время. Цвет привлекает внимание, при восприятии цветных иллюстраций или текста мозг утомляется меньше.

У каждой интеллект-карты существует свой неповторимый индивидуальный стиль. Мышление каждого человека уникально, и карта, как результат мышления, тоже оказывается уникальной и неповторимой.
Двух одинаковых карт не бывает.

Рисуйте. Зрительный образ запоминается на долгое время, воспринимается с максимальной быстротой и формирует огромное количество ассоциаций. Человеческий мозг устроен так, что у нас

48 практически в первое же мгновение возникает зрительная ассоциация в ответ на любое слово. Вот ее и нарисуйте.

Используйте ключевые слова. Если совместить слово с визуальным образом, то будет работать бόльшее количество клеток головного мозга. Количество ключевых слов должно быть минимальным – одно, максимум два–четыре. Используйте печатные буквы, так как рукописный текст воспринимается длительнее, чем печатный, особенно учитывая особенности почерка некоторых людей. Все появляющиеся новые ассоциации вписывайте в следующие ветки карты или заносите в комментарии.

Связывайте мысли и ветки между собой. Использование связующих ветвей помогает нашему мозгу с максимальной скоростью структурировать информацию и создавать целостный образ. Используйте не более семи (плюс-минус два) ответвлений от каждого объекта, а лучше
– от пяти до семи, чтобы интеллект-карту можно было легко воспринять.
Правила создания интеллект-карты
В последнее время стали появляться программы для построения интеллект-карт в электронном виде, что открыло дополнительные возможности для их корпоративного использования и решения бизнес-задач. Творческие способности людей, применявших метод интеллект-карт в своей работе, стали раскрываться сильнее, что, несомненно, повысило результативность их труда. Интеллект-карты стали основным инструментом выполнения задач для многих специалистов различных сфер деятельности.

49
Вопросы для самопроверки:
1.
В чем состоит суть создания эффективного обзора задач?
2.
Почему одним из основных принципов, влияющих на эффективность обзора, является принцип материализации информации?
3.
На какие группы можно разделить все инструменты обзора?
Перечислите их, дайте краткую характеристику каждой группы.
4.
В чем особенности применения двумерных графиков? Какие задачи помогает решать использование этого инструмента?
5.
В чем особенности использования в тайм-менеджменте интеллект- карт (Mind Maps)? Для решения каких задач целесообразнее использовать этот инструмент?
6.
Какие из инструментов обзора подходят для решения задачных ситуаций (стратегия «воронка шагов»)? Дайте объяснение, подкрепленное ссылками на текст.
7.
Какие из инструментов обзора подходят для решения проблемных ситуаций (стратегия «веер возможностей»)? Дайте объяснение, подкрепленное ссылками на текст.
8.
В чем состоит суть результато-ориентированного формулирования задач? Назовите формулу результато-ориентированной формулировки задач.

50
ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ.
Задание №1.
С помощью двумерного графика запланируйте свою подготовку к сдаче экзамена / зачета по Тайм-менеджменту. Подзадач должно быть не менее семи.
Задание №2.
Используя технологию создания интеллект-карт, составьте карту своих ключевых областей жизни. Для каждой области напишите одну цель, которую хотелось бы достичь в этой сфере. Цель может быть сформулирована как с помощью SMART-критериев, так и в виде надцели или мини-миссии. Ключевых областей должно быть от пяти до девяти, но не менее четырех.
Задание №3.
Подготовьте с помощью интеллект-карты одно из перечисленных видов выступлений (выбор сделайте по своему усмотрению):

выступление с докладом на тему «Особенности организации времени студента»;

ответ на любой из контрольных вопросов к теме «Создание эффективного обзора задач»;

выступление с докладом на научной конференции;

выступление на планерке с докладом об итогах работы за неделю.
!
С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите данный вопрос темы:
1.
Управленческая полезность применения инструментов создания обзора задач.

51
4. ТЕХНОЛОГИИ ДОСТИЖЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ: СПОСОБЫ
РАСПРЕДЕЛЕНИЯ РАБОЧЕЙ НАГРУЗКИ И САМОНАСТРОЙКИ
НА ДЕЙСТВИЯ
Правила организации эффективного отдыха.
Современный мир развивается непрерывно и динамично, постоянно диктуя нам все новые и новые условия. Мы, стремясь быть успешными, пытаемся вписаться в изменяющийся и ускоряющийся темп жизни.
Рабочие нагрузки растут, количество задач увеличивается с каждым днем, частые переработки и ненормированный рабочий график становятся привычным делом. Это всеобщая проблема, от которой в первую очередь страдают самые передовые, технологически развитые страны. Например, в японском языке даже появился термин «кароши» – смерть от переутомления на рабочем месте.
Поэтому одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку: в нашей жизни должно быть место и для работы, и для отдыха. В грамотно выстроенной системе личного тайм-менеджмента важную роль играет не только количество времени, но и его качество. Для того чтобы отдых стал по настоящему эффективным, приносящим пользу и уберегающим нас от чрезмерных перегрузок, он должен быть правильно организован.
!
Человек – сложная биологическая система, подчиняющаяся большому числу различных ритмов, естественных и искусственных. Как показали исследования, наиболее важными для человека являются следующие естественные биологические ритмы:

Дневной.

Недельный.

Годовой.

52
Внутри этих основных биологических ритмов работоспособность человека не остается постоянной, она изменяется (тоже ритмично). Есть свои периоды спада и подъема активности. Это важно учитывать при организации собственной деятельности. Например, в течение дня наша активность имеет два спада (примерно с 13 до 15 часов и после 21 часа) и два подъема (примерно с 4–5 до 11 часов утра и с 16 до 18 часов).
У «жаворонков» (людей, привыкших рано вставать и рано ложиться спать), первый подъем будет выше, они более продуктивно работают в первой половине дня. У «сов»
(людей, которые привыкли поздно вставать и поздно ложиться спать) второй, вечерний, подъем активности будет выше. Эти особенности важно учитывать при планировании своей деятельности в течение дня: наиболее важные, приоритетные дела лучше наметить на время подъема активности, а мелкие, рутинные дела и вопросы оставить на период спада, когда работа творческая, требующая большого напряжения сил будет неэффективна.
Это самый удобный момент разобраться на рабочем столе, убраться в комнате.
!
Правила эффективного отдыха.
1.
Ритмичность. Первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы для отдыха через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10 – 15 минут через каждые 1,5 часа. Именно этот принцип используется при организации

53 учебного процесса: не случайно одна пара длится 1,5 часа, а перерыв – 10 минут. Вспомните и школу: урок – 45 минут, перемена – 5. Это обусловлено тем, что непрерывная работа в интервале длительностью 1–
1,5 часа – наиболее комфортна для человека. Дальше наступает перегрузка, мы начинаем уставать и хуже воспринимать информацию. Поэтому как бы вы ни были загружены или увлечены работой, найдите несколько минут на отдых.
Важно не только соблюсти принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность наших перерывов зависит от того, чем заполнены минуты отдыха.
2.
Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут переключить свое внимание с того дела, которым занимаетесь, или задачи, которую решаете, на что-то другое. Чем кардинальнее будет переключение, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы. Если вы целый день анализировали цифры, делали математические расчеты, позвоните другу, обсудите что-нибудь приятное с эмоциональной точки зрения; если работали с людьми, побудьте в одиночестве; если писали реферат, послушайте музыку, дайте отдохнуть глазам.
3.
Смена контекста. Во время пятиминутного отдыха стоит изменить условия, в которых вы находитесь. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом, встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений; если весь день провели на ногах, были в разъездах, отдохните сидя.
Но после даже самого эффективного отдыха нужно настроиться на дальнейшую работу. В этом нам помогут способы самонастройки.
Самонастройка на решение задач: методы, способы.
Одним из самых трудных шагов является включение в работу.
Особенно если перед нами стоят большие, достаточно трудные и не всегда приятные задачи. Как правильно включиться в работу, чтобы сэкономить