Файл: Совершенствование документооборота в муниципальном органе власти.pdf
Добавлен: 30.11.2023
Просмотров: 302
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
33
ГЛАВА 2. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ
КАМЫШЛОВСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА
2.1Характеристика деятельности администрации Камышловского
городского округа и структурного подразделения, занимающегося
документооборотом
Администрация города Камышлова является исполнительным и распорядительным органом власти, который занимается урегулированием вопросов муниципалитета, входящих в статью 6 Устава города [8]. Вся деятельность администрации подконтрольна главе городского округа
Камышлов.
Администрация действует в соответствии с Конституцией РФ, федеральными, областными законами, постановлениями главы города и
Положением об администрации Камышлова. Ее миссия заключается в повышении благосостояния народа, правовой защите, обеспечении безопасности, развитии экономики и социального обеспечения города.
Полномочия администрации распространяются на всю территорию городского округа Камышлов.
Основной целью стратегического развития города является улучшение качества жизни жителей города, основой этому служит укрепление экономики благодаря интенсивному развитию потенциала города. Цель утверждена Постановлением № 330 от 3 марта 2009 года.
Администрация Камышлова является юридическим лицом, которое не является коммерческой организацией. Характер собственности организации - муниципальная.
34
Администрация Камышловского городского округа функционирует на основе [8]:
законности;
самостоятельности в решении вопросов, относящихся к ее компетенции;
гласности и учета мнения населения;
ответственности за принимаемые решения и практические действия;
отчетности и подконтрольности.
Администрация Камышлова имеет расчетный счет в банке, печати, штампы, бланки со своим наименованием, другие реквизиты, регистрируемые в установленном порядке. Основные этапы создания администрации Камышловского городского округа [37]: а) с 07.10.1977 г. по 12.12.1991 г. – исполнительный комитет
Камышловского городского Совета народных депутатов; б) с 12.12.1991 г. – администрация города Камышлова, на основании постановления № 1 главы администрации
Камышлова от 12.12.1991 года в соответствии с Указом
Президента РСФСР № 75 «О некоторых вопросах деятельности органов исполнительной власти в РСФСР» в) с 26.02.201 г. по 30.12.2005 г. – администрация муниципального образования «город Камышлов» на основании постановления главы МО «город Камышлов» № 186/1 «Об изменении наименования администрации города Камышлова» г) с 01.01.2006 г. и по сегодняшний день – администрация
Камышловского городского округа.
Структура администрации Камышлова представлена на рисунке 8 и выглядит следующим образом [46]:
35
УТВЕРЖДЕНО решением Думы
Камышловского городского округа от 30.10.2008 г. № 183
Рис. 8. Структура администрации Камышловского городского округа
Глава Камышловского городского
округа
Заместитель главы
администрации
Камышловского
городского округа по
социальным вопросам
Заместитель главы
администрации
Камышловского
городского округа по
городскому хозяйству
Отдел архитектуры и жилищно- коммунального хозяйства
Административно
-правовой отдел
Ведущий специалист по вопросам ГО и ЧС
Специалист 1 категории по мобилизационной работе
Отдел учета и отчетности
Отдел образования, культуры и спорта
Отдел экономики, инвестиций и развития
Отраслевые
(функциональные)
органы
Комитет по управлению имуществом и земельным ресурсам
Заместитель главы
администрации
Камышловского
городского округа
по вопросам
экономики
36
Высшая должность – глава Камышловского городского округа. В его прямом подчинении находятся заместитель по социальным вопросам, заместитель по городскому хозяйству, заместитель по вопросам экономики. В свою очередь каждый из заместителей курирует определенный отдел в администрации. Заместитель по социальным вопросам курирует отдел образования, культуры и спорта. Заместитель по вопросам городского хозяйства курирует отдел архитектуры и ЖКХ.
Заместитель по вопросам экономики – отдел экономики, отдел учета и отчетности.
Администрация
Камышлова имеет линейно-функциональную управленческую структуру [6]. Данная структура самая распространенная на сегодняшний день. В ней сочетаются линейные подразделения
(заместители главы администрации) с отделами, осуществляющими определенные управленческие функции для всей организации (кадровые, финансовые, бухгалтерские).
Организации, действующие по такой структуре, имеют высокопроизводительный, специализированный потенциал управления.
Линейные подразделения, освобожденные от управленческих задач всего учреждения, увеличили масштабы своей деятельности, что позволило реализовать положительный эффект. Достоинства и недостатки линейной структуры представлены в таблице 5.
Таблица 5
Достоинства и недостатки линейной структуры управления
Достоинства
Недостатки
1)Освобождение линейных руководителей
(заместители главы администрации) от решения большинства вопросов, связанных с планированием финансовых расчетов, материально – техническим обеспечением и др.;
1)Все структурные подразделения нацелены на достижение своей узкой цели, а не общей цели администрации;
2)Отсутствие тесных связей и взаимодействия на горизонтальном уровне между заместителями главы администрации;
37
Окончание таблицы 5
Достоинства
Недостатки
2)Создание связей «руководитель — подчиненный» по иерархической лестнице, при которых каждый работник подчинен только одному руководителю.
3)Слишком развитая система взаимодействия по вертикали;
4)Аккумулирование на верхнем уровне полномочий по решению наряду со стратегическими множествами оперативных задач.
Важнейшие технико-экономические показатели (ТЭП) работы организации за период 2015 – 2017 гг., их динамика представлены в таблице 6.
Таблица 6
Основные технико-экономические показатели в 2015 – 2017гг.
Показатели
2015
2016
2017
2017г. в % к
2015г.
Численность работников, чел
37 37 37 100,0%
Основные фонды, тыс. руб.
1494 1597 1779 22,7%
Материальные запасы, тыс. руб.
59 77 88 49,1%
Анализируя приведенные данные, можно сказать, что за последние три года изменения в численности работников нет. Штат полностью укомплектован, текучесть кадров отсутствует. Это свидетельствует о том, что сотрудники довольны занимаемой должностью, микроклиматом организации и своей заработной платой. Дополнительных ставок не вводилось, так как количество штатных единиц строго ограничено и зависит от численности населения муниципального образования
Камышловский городской округ.
Анализируя динамику основных фондов можно сделать вывод о том, что динамика положительная. За последние три года наблюдается увеличение основных фондов на 22,7%, за счет приобретения основных средств (приобретение автомобиля, компьютеров и т.д.). Так же
38 наблюдается и увеличение материальных запасов за последние три года на
49,1% за счет ежегодного увеличения сметы расходов администрации.
В силу специфики организации невозможно проанализировать данные по некоторым из показателей (энергетические мощности, производственную площадь, проектную мощность и рентабельность).
В целом можно сказать, что все анализируемые технико- экономические показатели за последние три года имеют положительную динамику.
Конкуренты. На территории Камышловского городского округа конкурентов у администрации Камышловского городского округа нет, но на региональном уровне идет жесткая конкурентная борьба с другими администрациями за ресурсы региона, за участие в областных программах, за инвестиции предприятий и организаций, расширяющих свое производство и т.д.
Для изучения и последующего анализа рассмотрим административно-правовой отдел, в обязанности которого входит и процесс документооборота администрации Камышловского городского округа.
Постановлением главы Камышловского городского округа от
10.07.2012 г. № 999 утверждено Положение административно-правового отдела и должностные инструкции работников входящих в структуру отдела [5].
Отдел реализует свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями администрации, а также органами государственной власти всех уровней, организациями всех форм собственности по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
Правовую основу деятельности отдела составляют:
Конституция Российской Федерации, федеральные законы,
39
Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской
Федерации;
Устав Свердловской области;
Областные законы, указы и распоряжения Губернатора
Свердловской области, постановления и распоряжения
Правительства Свердловской области;
Решения Думы Камышловского городского округа, постановления и распоряжения главы Камышловского городского округа (далее – глава).
Отдел хранит и использует для заверения подписи главы на документах администрации, гербовую печать, имеющую полное наименование администрации.
Отдел имеет печать «Для документов», которая ставится на копиях документов, выпускаемых администрацией, для подтверждения их соответствия подлинникам, на справках установленного образца.
Непосредственное руководство отделом осуществляет заведующий отделом, который назначается на должность и освобождается от должности постановлением главы.
Специалисты отдела назначаются и освобождаются от должности постановлением главы по предоставлению заведующего отделом.
Структура организационного отдела соответствует линейной структуре управления. Это одна из самых простейших организационных структур управления. Во главе отдела находится руководитель – единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками. Таким образом, подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Структуру отдела и его задачи рассмотрим на рисунке 9,
10 соответственно [5].
40
УТВЕРЖДЕНА постановлением главы
Камышловского городского округа от 10.07.2012 г. № 999
СТРУКТУРА
административно-правового отдела администрации Камышловского городского округа
Рис. 9. Структура административно-правового отдела администрации Камышловского городского округа
Заведующий отделом
Главный специалист
(кадровые вопросы)
Ведущий специалист
(юридические вопросы)
Ведущий специалист
(архивные вопросы)
Специалист 1 категории
(организационные вопросы)
Секретарь главы
Машинистка администрации
Специалист 1 категории
(юридические вопросы)
41
Рис. 10. Задачи административно-правового отдела администрации
1.Организаци онное обеспечение деятельности главы администрац ии;
Задачи административно-правового отдела
2.Осуществление контроля за исполнением законов, постановлений, распоряжений всех уровней власти;
3.Обеспечение реализации полномочий главы по кадровым вопросам;
4.Обеспечение соответствия правовых актов, издаваемых главой федеральному, областному и муниципальному законодательству;
5.Осуществление функций планирования, анализа, правотворчества, входящих в компетенцию отдела;
6.Организационн ое обеспечение рассмотрения письменных и устных обращений граждан личного характера в адрес главы.