Файл: Совершенствование документооборота в муниципальном органе власти.pdf

42
Распределение должностей административно-правового отдела администрации приведено в приложении 1.
Изучение и анализ должностных обязанностей специалистов отдела показали, что функциональные обязанности распределены рационально и способствуют эффективному выполнению цели и задач данного структурного подразделения.
Ниже представлен анализ системы документооборота в администрации Камышловского городского округа. Подобный анализ был проведен в 2017 году Кашириной Е. И. на примере «Кубанского государственного технического университета» [25]. Были использованы эмпирические, комплексные, теоретические методы. По результатам исследования предложены пути решения проблемы сокращения объемов документов.
2.2 Анализ системы документооборота в муниципальном органе
власти
Теоретически, документооборот заключается в суммировании входящей, исходящей и внутренней документации. Однако анализируя документооборот администрации Камышловского городского округа отмечаем, что не весь документооборот организации проходит через секретаря главы, осуществляющую регистрацию документов, т.к. некоторые отделы администрации являются юридическими лицами и имеют свою регистрацию документов, которая в итоге предоставляется на подпись главы Камышловского городского округа.
Документооборот администрации Камышловского городского округа представлен на рисунке 11.

43
Схема документопотока в организации
Рис. 11. Документооборот администрации
Основные показатели документооборота администрации
Камышловского городского округа представлены в таблице 7, анализ указанных показателей проведен в таблице 8. На диаграмме 3 наглядно показано увеличение объемов документации.
Информационные ресурсы
Прием и регистрация поступивших документов
Изучение документов, определение исполнителя и наложение резолюции
Отметка в книге входящей корреспонденции и в электронной программе «Обращение граждан» об исполнителе и отправка документа для исполнения или для работы
Ознакомление с документом, подготовка ответа или использование документа в дальнейшей работе
Согласование и подписание документа
Регистрация готового документа в книге исходящей корреспонденции
Постановка документа на контроль
Снятие документа с контроля и отправка по назначению
Формирование исполненных документов в дела и отправка в архив
Уничтожение архивных дел, закончивших срок хранения

44
Таблица 7
Основные показатели документооборота администрации
Камышловского
городского округа за 2015- 2017 г.г.
№
п/п
Наименование
документов
2015
г.
2016
г.
2017 г.
Рост в %
2016 к
2015
2017 к
2016
2017 к
2015
1 2
3 4
5 6
7 8
1
Входящая корреспонденция
5984 6672 7125 111,5 106,8 119,1 2
Исходящая корреспонденция
4136 4522 4983 109,3 110,2 120,5 3
Обращения граждан
(заявления)
2606 3062 3123 117,5 102,0 120,0 4
Постановления главы
Камышловского городского округа
6432 7824 7140 121,6 91,25 111,0 5
Распоряжения главы
Камышловского городского округа
566 490 552 86,6 112,7 97,5 6
Распоряжения главы
Камышловского городского округа по личному составу
554 558 534 100,7 95,7 96,0 7
Грамоты и благодарственные письма главы Камышловского городского округа
289 291 293 100,7 100,7 101,4 8
Протоколы совещаний
197 208 250 105,6 120,2 127,0 9
Договора
608 616 728 101,3 118,2 119,7 10
Счета
786 836 983 106,4 117,6 125,0 11
Платежные поручения
1602 1710 1941 106,8 113,5 121,2 12
Акты выполненных работ
1653 1672 1876 101,1 112,2 113,5 13
Договора
1563 1785 1490 114,2 83,5 95,3 14
Акты приема передач
1563 1785 1490 114,2 83,5 95,3 15
Дополнительные соглашения
38 49 100 128,9 204,0 263,1 16
Договора социального найма
235 304 394 129,4 129,6 167,7 17
Разрешения на строительство
76 95 116 125,0 122,1 152,6 18
Документы по МОБ работе
99 101 124 102,0 122,8 125,3
ВСЕГО:
28987 32580 33242 112,4 102,0 114,4
Среднее кол-во документов в день (250 рабочих дней в год)
116 130 133 112,0 102,3 114,7

45
Таблица 8
Анализ документооборота администрации Камышлова
Наименование
документов
2015
г.
2016
г.
Отклонения
2016
г.
2017
г.
Отклонения
абсолю
тное
относите
льное
абсолют
ное
относител
ьное
1.Входящая корреспонденци я
5984 6672 688 11,5%
6672 7125 453 6,8%
2.Исходящая корреспонденци я
4136 4522 386 9,3%
4522 4983 461 10,2%
3.Обращения граждан
2606 3062 456 17,5%
3062 3123 61 2%
4.Постановлени я главы КГО
6432 7824 1392 21,6%
7824 7140
(684)
(8,7%)
5.Распоряжения главы КГО
566 490
(76)
(13,4%)
490 552 62 12,6%
6.Распоряжения главы КГО по личному составу
554 558 4
0,7%
558 534
(24)
4,3%
7.Грамоты и благодарственн ые
289 291 2
0,7%
291 293 2
0,7%
8.Протоколы совещаний
197 208 11 5,6%
208 250 42 20,2%
9.Договора
608 616 8
1,3%
616 728 112 18,2%
10.Счета
786 836 50 6,4%
836 983 147 17,6%
11.Платежные поручения
1602 1710 108 6,7%
1710 1941 231 13,5%
12.Акты выполненных работ
1653 1672 19 1,1%
1672 1876 204 12,2%
13.Договора
1563 1785 222 14,2%
1785 1490
(295)
(16,5%)
14.Акты приема передач
1563 1785 222 14,2%
1785 1490
(295)
(16,5%)
15.Дополнитель ные соглашения
38 49 11 29%
49 100 51 104%
16.Договора социального найма
235 304 69 29,3%
304 394 90 29,6%
17.Разрешения на строительство
76 95 19 25%
95 116 21 22,1%

46
Окончание таблицы 8
Наименован
ие
документов
2015г
2016г
Отклонения
2016г 2017г
Отклонения
абсол
ютное
относи
тельно
е
абсол
ютное

47 корреспонденции на 847 документов (19,5%). Одной из причин увеличения входящей и исходящей корреспонденции явилось изменение структуры
Правительства Свердловской области, т.е. появление новых министерств и управлений и создание внутри министерств департаментов, которые раньше были только в структуре администрации губернатора, в связи с этим увеличилась нормативно-правовая база.
Количество протоколов совещаний возросло на 53 документа
(25,8%) в связи с тем, что, например, Комплексная Программа по профилактике правонарушений, злоупотребления наркотиками и их незаконного оборота, предупреждения и ограничения распространения
ВИЧ/СПИДа, наркомании и алкоголизма (решение Думы № 487 от
27.04.2011 года, с изменениями и дополнениями решение Думы № 172 от
17.10.2014г.) на период 2012-2017 г. разделилась на 3 муниципальные самостоятельные программы: Программа «Анти- ВИЧ/СПИД»,
Программа по профилактике правонарушений и алкоголизма на территории Камышловского городского округа, Программа профилактики и предупреждения распространения наркотических средств на территории Камышловского городского округа. По всем этим программа созданы свои комиссии и 1 раз в квартал проводятся заседания с ведением протоколов и последующие отчеты в вышестоящие организации.
В связи с изменениями в Федеральном законе от 30 июня 2012 г. № 93-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты
Российской Федерации по вопросу оформления в упрощенном порядке прав граждан на отдельные объекты недвижимого имущества» и объявлением так называемой «дачной амнистией» в 2016 году в комитете по управлению имуществом и земельным ресурсам на 14,2 % возросло количество договоров и актов приема - передач земельных участков в аренду и в собственность на территории города, а в 2017 году уменьшилось на 16,5% в связи с увеличением ставок земельного налога.

48
В отделе учета и отчетности администрации Камышловского городского округа возрос документооборот по всем позициям в связи с тем, что Камышловский городской округ активно входит в областные и федеральные программы по развитию территории и все платежные документы проходят через этот отдел.
Анализируя документооборот администрации, конкретно остановимся на работе с обращениями населения, так как это является одной из проблем деятельности администрации, которая стоит на постоянном контроле в Межрайонной прокуратуре города Камышлова.
Обращения такого вида подразделяются на: обращение напрямую в приемную главы города и обращение через государственные органы
Свердловской области или РФ. Данные обращения подлежат контролю в соответствии с законом № 59, принятым 2 мая 2006 года.
Основной частью документооборота является контроль исполнения документов и решений по ним. Контроль состоит из нескольких этапов:
1) постановка документов на контроль;
2) контроль своевременности доведения документов до исполнителей;
3) предварительная проверку и контроль хода исполнения;
4) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Рассмотрим организацию работы по обращениям граждан за 2017 год: всего в администрацию поступило 3010 обращений граждан по разным вопросам. На диаграмме 4 представлены в процентах обращения граждан по темам.

49
Диаграмма 4. Обращения граждан в администрацию Камышлова
Анализ диаграммы показывает, что основные вопросы, задаваемые гражданами, касаются строительства (30%) и землепользования (35%). Это связано с тем, что в 2016 году были внесены поправки в земельный кодекс и гражданам необходимы были разъяснения по этому поводу. Вопросы строительства занимают второе место по числу обращений. Это связано с тем, что Камышлов участвует в муниципальной программе по переселению из аварийного жилья на 2013 – 2017 годы [47].
В течение 2016 - 2017 года отмечается ухудшение исполнительской дисциплины. Причиной является ослабление организационной работы в этом направлении со стороны руководителей структурных подразделений администрации.
Недочетом существующего порядка контроля за исполнением документов можно считать то, что формируемые базы не объединены друг с другом и во всех подразделениях ведется своя база.
Секретарь главы ведет регистрацию обращения граждан в программе
«LotusDomino», но из-за отсутствия дополнительного обслуживания и обновления данной системы контроль документов производится не в
Строительство
30%
Жилье
16%
Коммунальное хозяйство
8%
Муниципальна я собственность
3%
Вопросы архива
5%
Землепользова ние
35%
Другие вопросы
3%