Добавлен: 01.12.2023
Просмотров: 83
Скачиваний: 3
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
-
типа вход (Input): Заказ клиента. Они представляют собой входную информацию. -
типа выход (Output): Исполненный заказ клиента. Она содержит в себе выходную информацию. -
типа механизм (Mechanism): Менеджер клиента, Оператор. Эти стрелки входят в нижнюю грань работы. -
типа управление (Control): Нормативные акты РФ, Стандартны бизнес-процессов (Регламенты компании).
Они входят в верхнюю грань работы и показывают правила, планы, которыми руководствуется предприятие при учете и анализе производственных запасов.
Контекстная (корневая) диаграмма имеет номер А-0 (рис. 4)
Рисунок 4 - Контекстная диаграмма.
После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции. Диаграммы декомпозиции содержат родственные работы, т.е. работы, имеющие общую родительскую работу. После декомпозиции контекстной диаграммы проводится декомпозиция каждого большого фрагмента системы на более мелкие и т.д. до достижения нужного уровня подробности описания системы.
Декомпозиция контекстной диаграммы имеет номер А0 (рис. 2). Эта декомпозиция состоит из следующих основных работ, осуществляемых при электронной коммерции:
-
Обработка заказа клиента. -
Утверждение заказа клиента. -
Исполнение заказа клиента.
Рисунок 5 - Диаграмма декомпозиции А0.
В декомпозиции контекстной диаграммы показаны основные работы, которые осуществляет предприятие в процессе своего функционирования на основе входной информации из внешней среды.
1.3 Характеристики документооборота, возникающего при решении задач
Документооборот неразрывно связан со всем бизнес-процессами на предприятии и, если идет речь об оптимизации бизнес-процессов , то чаще всего это невозможно без оптимизации документооборота.
Оптимизация документооборота может быть достигнута правильной постановкой процесса и использованием средств автоматизации.
Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:
-
обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях; -
поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам; -
поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности; -
протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности); -
оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля; -
исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации; -
Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
В процессе деятельности ПАО «Тат Телеком» возникает ряд документов:
-
Утверждение заказа; -
Первичная связь с клиентом по заказу; -
Обратная связь с клиентом по заказу;
Сама же деятельность не могла бы осуществляться должным образом без информации, как:
-
Информация о заказчиках; -
Информация об исполнителях заказах.
Все информационные потоки входят в документ «Утверждение заказа» ИС.
Рассмотрим схему действующего документооборота для данных документов на рис. 7.
Рисунок 7 - Документооборот по учету клиентов.
Анализ затрат на обработку документов приведу в таблице 4.
На основании приведенной таблицы видно, что автоматизация документооборота вследствие внедрения ИС управления взаиморасчетами с клиентами значительно ускорит процесс формирования и обработки документов.
Также ведение документов в электронном виде снизит уровень возникновения ошибок при занесении данных в документы, т.к. планируется, что она, информация, будет заноситься в формы автоматически.
Таблица 4. Оценка затрат на обработку документов.
| Название документа | Кол-во за месяц | Частота возникно- вения | Время на формирование (до автоматизации) | Время на формирование (после автоматизации) | Время на обработку (до автоматизации) | Время на обработку (после автоматизации) | Экономия времени (на формирование) | Экономия времени (на обработку) |
| Утверждение заказа | 2500-2800 | 75-95 (в день) | 20 мин. | 20 мин. | 15 мин. | 2 мин. | 0 | 13 мин |
| Текущие операции по заказу клиента | 2500 | 75-85 (в день) | 10 мин. | 1 мин. | 3 мин. | 0.5 мин. | 9 мин. | 2.5 мин. |
| Клиенты | Не определено | По требованию | От 2 часов | 1 минута | 30 мин. | 0,5 мин | От | 29.5 мин |
| Отчеты | Не определено | По требованию | От 30 мин. | 2 минуты | 30 мин. | 0,5 мин. | От 28 мин. | |
1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Система должна предоставлять возможность автоматизации учета взаиморасчетов с клиентами в ПАО «Тат Телеком».
Полученная информация накапливается в базе данных и обрабатывается системой с последующей возможностью оперативного доступа для контроля текущей ситуации, просмотра отчетов, анализа документов, внесения корректировок и обновления информационной базы, изменения условно-постоянной информации в справочниках, анализа обобщенной информации за период времени по каждому проекту или в целом.
Входная информация, содержащая данные оперативного новых учитываемых заказов, регистрируется первичными аналитическими документами и вносится в базу данных через интерфейсную форму ввода (обеспечивается отмена произведенных операций с возвратом исходных значений).
Условно-постоянная информация включает справочные данные о номенклатуре предлагаемых услуг по заказу, характеристиках заказов (срок, статус).
Исходная информация об услугах в рамках клиентской деятельности компании ПАО «Тат Телеком» хранится в справочниках. Сведения о заказчиках, менеджерах, заказах хранится в отдельных справочниках и корректируется по мере необходимости.
Учет операций по клиентам регистрируются в системе с контролем финансово-управленческой информации и возможностью отмены транзакции, при операции выписывается отчет в виде печатной формы.
Управление заказами клиентов ведется в разрезе менеджеров, а информация содержится в единой базе данных на сервере, соединение с клиентскими приложениями обеспечивается посредством архитектуры «клиент-сервер».
Клиентская часть системы должна быть многооконной и изменяемой под задачи отдельных операций, обеспечивать функции поиска, быстрой навигации и эргономичности управления.
Доступ к модулям системы обеспечивается через главное кнопочное меню. Проектируемая система должна предоставлять удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс.
Анализ накапливаемой количественно-суммовой информации в базе данных проводится в модуле аналитики с последующим выводом выходных данных.
Параметры обрабатываемой информации должны корректироваться в зависимости от устанавливаемого пользователем интервала времени и конкретного магазина или итоговая информация за весь период по всему предприятию.
Система должна иметь возможность последующей реорганизации и расширения для улучшения её возможностей или добавления функций. Должен обеспечиваться контроль ввода данных при отсутствии избыточности, а также надежное хранение и целостность базы данных.
В системе используется 5 видов кодирования, предназначенные для однозначной идентификации менеджеров, клиентов, договоров, платежей, проектов . Виды системы кодирования указаны в табл. 5.
Таблица 5
Используемые системы кодирования
| Кодируемое множество объектов | Длина кода | Мощность кода | Система кодирования | Система классификации | Вид классификатора |
| Менеджеры клиентов | 5 | 9999 | порядковая | иерархическая | общесистемный |
| Клиенты | 5 | 9999 | порядковая | иерархическая | общесистемный |
| Договоры | 5 | 9999 | порядковая | иерархическая | общесистемный |
| Заказы клиентов | 5 | 9999 | порядковая | иерархическая | общесистемный |
Все классификаторы ведутся менеджером.
Классификатор менеджеров.
Структурная формула классификатора:
F = [Фамилия] : [XXXXX] – код менеджера
Пример заполнения - 001234
Классификатор клиентов.
Структурная формула классификатора:
F = [Наименование ]:[ XXXXX] - код клиента
Пример заполнения - 00001
Классификатор заказаов.
Структурная формула классификатора:
F = [Наименование]:[ XXXXX] - код заказа
Пример заполнения - 00004
Классификатор договоров.
Структурная формула классификатора:
F = [Наименование]:[ XXXXX] - код договора
Пример заполнения – 00012