Файл: Инструкция по делопроизводству в условиях применения систем электронного документооборота. Структура, порядок согласования и утверждения.pdf

1
Учебные материалы
по дисциплине
«Организация и технология делопроизводства»
(ДПО)
Содержание
Вопрос 1. Разработка инструкция по делопроизводству в условиях применения систем электронного документооборота. Структура, порядок согласования и утверждения. .................................................................................................................... 1
Вопрос 2. Система управления документами в организации: организационный и информационный аспекты систем электронного документооборота. Требования национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования». ............................................................................. 12
Вопрос 3. Электронные документы. Нормативная база использования электронных документов. Современные разработки в области автоматизированного документирования и документооборота. .................................................................... 21
Вопрос 4. Регистрация документов, контроль исполнения документов на бумажных носителях. .................................................................................................... 26
Вопрос 5. Организация документооборота электронных документов. .................... 34
Литература: ..................................................................................................................... 38
Вопрос 1. Разработка инструкция по делопроизводству в
условиях применения систем электронного документооборота.
Структура, порядок согласования и утверждения.
Делопроизводство – процесс не из самых простых. Он требует внимательности, аккуратности и знания многих важных аспектов.
Большую помощь в данном процессе оказывает инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству
(документационному обеспечению управления) – основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации
(учреждении, предприятии, фирме).
Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.
Инструкция по делопроизводству в государственных организациях
(Инструкция) разрабатывается в соответствии с Положением о
Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента
Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293, а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

2
Инструкция разрабатывается в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами.
Устанавливает правила, приемы, процессы подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.
Практически Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.
Наличие тех или иных разделов и сам текст Инструкции строго не регламентированы, они составляются с учетом специфики каждой организации.
Кроме того, иметь Инструкцию законодательно обязаны только государственные организации. Коммерческие структуры могут работать без подобного документа, но, как показывает практика, такой подход значительно усложняет и замедляет процесс делопроизводства.
В соответствии с нормативными правовыми актами Российской
Федерации
Инструкция является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство.
Основой для разработки и составления Инструкции выступают
Примерные и Типовые инструкции. Кроме того, Инструкция по делопроизводству основываться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для данной организации.
Правовым основанием для разработки
Инструкции по делопроизводству являются:
 законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела;
 правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (М. 2009);
 методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М.
2009).
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержка системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.

3
Составлением инструкции обычно занимается служба документационного обеспечения (ДОУ) при участии архива и юридической службы. Если же в организации нет службы ДОУ, то разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами, или же для ее составления приглашаются сторонние специалисты.
После того, как инструкция составлена и одобрена руководителем организации, ее необходимо утвердить. Утверждается инструкция нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.
Утвержденная инструкция должна быть доведена до сведения всех работников организации. В дальнейшем работники службы ДОУ вправе требовать от сотрудников организации работать с документами строго в соответствии с разделами инструкции.
Любой документ, который призван регламентировать те или иные процессы работы, имеет определенные разделы. Каждая организация создает свою Инструкцию, чтобы она полностью отражала именно их специфику и учитывала все аспекты работы с документами.
Поскольку инструкции носят характер указания, и по стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение: «должен», «следует», «необходимо»,
«имеет право», «рекомендуется», «устанавливается», «не допускается»,
«запрещается».
Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» инструкции рекомендуется указать её назначение и область применения, правовые основания разработки инструкции, порядок ее применения.
В разделе устанавливают:
 сферу распространения инструкции («инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
 ответственность за ее несоблюдение;
 подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации
(фирме) и в структурных подразделениях;
 нормативно-методическую базу.

4
В разделе целесообразно отметить, что:
 инструкция разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности организации документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности;
 правовым основанием для разработки Инструкции являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской
Федерации в сфере информации, документации и архивного дела;
 положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота
(системы автоматизированной обработки документов), применяемые в организации, должны обеспечивать выполнение требований
Инструкции;
 положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;
 особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем организации;
 требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно- технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;
 организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет служба ДОУ;
 функции, задачи, права и ответственность Службы ДОУ регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников Службы ДОУ и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях;
 непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным приказом руководителя организации и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.

5
В разделе Инструкции предусматривается, что:
 содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя;
 работники структурных подразделений организации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской
Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции;
 при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы другому работнику, по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
Инструкция - документ длительного действия. В «Общих положениях» оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмена ее введением ранее действующей.
Тематические разделы являются важнейшими, в них прописаны все особенности работы с документами. К ним относятся:
1. Правила подготовки и оформления документов (общие требования, реквизиты документа, бланки документов).
2. Организация документооборота (регистрация, учет и прохождение документов, контроль исполнения документов
(поручений), организация работы исполнителя с документами).
3. Документальный фонд организации.
4. Подготовка документов к хранению и использованию
(организация доступа к документам и их использования; изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей, передача документов на хранение в
Муниципальный архив, передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене ответственного за архив).
В разделе «Правила подготовки и оформления документов»
определяются:
 виды и разновидности документов, используемые для документирования;
 распорядительной, организационной, информационной деятельности;
 общие правила подготовки и оформления документов;
 правила подготовки отдельных видов распорядительных документов;
 включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
 порядок изготовления и размножения документов;
 правила оформления и заверения копий и приложений;

6
 порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
 порядок работы исполнителей с документами.
Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя, которые помогут полностью охватить все аспекты работы с документами в конкретной организации.
Согласно правилам, документы, создаваемые в организации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4
(210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить:
 порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов;
 виды бланков;
 требования к изготовлению бланков;
 в необходимых случаях порядок учета бланков.
Инструкцией может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов:
 бланк приказа;
 бланк распоряжения;
 бланк указания;
 бланк постановления;
 бланк протокола;
 бланк письма;
 бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя);
 бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
Инструкцией устанавливаются размеры служебных полей на документе.
Документы, создаваемые организацией, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. При подготовке раздела
Инструкции, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на
Правилах оформления реквизитов.

7
В деятельности организации создается комплекс организационно- распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, протоколы заседаний
(совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры
(контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
Инструкция в данном разделе устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.
Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера
(кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы организации, рассчитанные на разовое выполнение. В Инструкции рекомендуется изложить следующие положения:
 виды приказов, назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности;
 порядок подготовки приказов (распоряжений), функции структурного подразделения- исполнителя в подготовке проекта приказа, (распоряжения), порядок взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки проекта приказа (распоряжения), если исполнителей несколько, ответственность подразделения - исполнителя за подготовку проекта приказа (распоряжения);
 порядок оформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов приказа (распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (распоряжения), требования к структуре и изложению текста приказа (распоряжения), оформление приложений к проекту приказа
(распоряжения) и др.;
 процедуру согласования проекта приказа (распоряжения) с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта приказа должностными лицами;
 порядок представления проекта приказа (распоряжения) на подпись, подписание приказа (распоряжения);
 доведение приказа (распоряжения) до исполнителей;
 порядок внесения изменений в ранее изданный приказ
(распоряжение).

8
Инструкция может содержать положения, определяющие:
 назначение правил, положений, инструкций;
 порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;
 согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами организации, иными государственными органами и организациями;
 порядок утверждения правил, положений, инструкций приказом руководителя;
 доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;
 внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции.
В Инструкции целесообразно определить:
 виды протоколов, используемых в деятельности организации;
 порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);
 сроки подготовки протокола;
 порядок подписания протоколов;
 доведение протоколов для исполнителей;
 оформление выписки из протокола и др.
Служебные письма готовятся:
 как доклады о выполнении поручений;
 как сопроводительные письма к проектам локальных актов;
 как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
 как инициативные письма. В Инструкции рекомендуется определить: порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на бланках;
 требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в организацию;
 процедуру согласования служебных писем;
 особенности составления и оформления совместных писем;
 особенности применения в деятельности организации средств электросвязи для передачи документов. При установлении требований к деловой переписке в Инструкции должны быть учтены положения нормативных актов.

9
В Инструкции рекомендуется раскрыть состав реквизитов, используемых при оформлении служебных писем.
В Инструкции рекомендуется определить:
 виды записок, создаваемых в организации и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
 порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
 реквизиты записок различных видов и их оформление;
 структуру текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.
В разделе «Организация документооборота» Инструкции рекомендуется изложить положения, устанавливающие:
 прием и первичную обработку поступающих документов;
 предварительное рассмотрение документов;
 порядок регистрации поступающих документов;
 порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей;
 порядок регистрации отправляемых документов;
 порядок отправки документов;
 порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;
 порядок регистрации и прохождения внутренних документов;
 учет и анализ объемов документооборота;
 организацию работы с документами в структурных подразделениях.
В Инструкции рекомендуется определить:
 место и способ регистрации документов, поступающих в организацию;
 сроки регистрации поступающих документов;
 структуру регистрационного номера входящего (исходящего) документа;
 перечень сведений о документе, включаемых в систему электронного документооборота организации;
 порядок сканирования документов, поступивших на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов документов и электронных документов в систему электронного документооборота;
 передачу документов на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;
 регистрацию документов независимо от способа их доставки;
 регистрацию документов в пределах выделенных документопотоков;