Файл: Инструкция по делопроизводству в условиях применения систем электронного документооборота. Структура, порядок согласования и утверждения.pdf

33
 по запросам членов Совета Федерации, депутатов
Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения;
 по межведомственным запросам о представлении документов и
(или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг - 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;
 по обращениям граждан - 30 дней со дня регистрации.
Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).
В целях своевременного исполнения документов, поручений
(указаний), поставленных на контроль, работник Службы ДОУ, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.
Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа
(поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов
(поручений).
Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:
 документов (поручений) последующих лет - не реже одного раза в год;
 документов (поручений) последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
 документов (поручений) текущего месяца - за 5 дней до истечения срока исполнения.
Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД.
Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).
При необходимости изменения срока исполнения документа
(поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.
Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа
(поручения).

34
Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства.
Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.
Решение об исполнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы ДОУ организации.
На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело, сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.
Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы
(поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.
Служба ДОУ организации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:
 в порядке предварительного контроля направляет в структурные подразделения организации напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают (за 3-5 дней до окончания срока исполнения документа);
 раз в месяц и по окончании года руководителю организации и руководителям структурных подразделений направляет отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по организации в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, - по отдельным исполнителям.

Вопрос 5. Организация документооборота электронных
документов.
Электронный документооборот
(ЭДО)
– это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».
По мере своего развития любое предприятие сталкивается с необходимостью введения электронного документооборота.
Естественно, передаваемые в электронном виде документы имеют различную степень конфиденциальности и могут содержать сведения от полностью открытых до являющихся коммерческой тайной самого предприятия или его партнеров.

35
Кроме того, при введении электронного документооборота возникнет вопрос обеспечения достоверности передаваемых документов, поэтому, помимо защиты конфиденциальных документов от ознакомления, необходимостью будет также использование кодов подтверждения достоверности документов - электронной цифровой подписи.
Электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами
(входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.
В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:
 производственный ЭДО;
 управленческий ЭДО;
 архивное дело;
 кадровый ЭДО;
 бухгалтерский ЭДО;
 складской ЭДО;
 технологический ЭДО;
 секретный и конфиденциальный ЭДО.
Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.
Документы формируются и подписываются в электронном виде.
Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.
Обеспечить конфиденциальность информации можно с помощью шифрования, использование же электронной цифровой подписи поможет сохранить целостность информации. Электронная цифровая подпись позволит также установить авторство посланного документа.

36
Входящие электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте, посредством СЭД и/или МЭДО принимаются Службой ДОУ.
Электронные документы, поступившие по информационно- телекоммуникационным каналам и подписанные усиленной квалифицированной подписью, включаются в СЭД после проверки электронной подписи и подтверждения ее действительности; электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте и подписанные усиленной неквалифицированной подписью или простой электронной подписью, проходят предварительное рассмотрение и включаются в СЭД при наличии между организацией-отправителем и организацией-получателем соглашения об обмене электронными документами, подписанными соответствующей подписью.
Первичная обработка электронных документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, МЭДО, сайт организации) от других организаций и граждан, должна соответствовать технологии работы с входящими документами.
Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД.
После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в Службе ДОУ или в подразделении, осуществлявшем регистрацию документа, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов.
При регистрации исходящего письма в СЭД сведения об отправляемом документе фиксируются в ЭРК, к которой прикрепляется электронная копия отправляемого документа.
Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в базе данных СЭД. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно - телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с
Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

37
Электронный документооборот внутренних документов в принципе можно осуществлять аналогично технологии работы с входящими документами. Но при работе с внутренней перепиской возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире.
Процедуры сканирования с распознанием или без распознания текста, характерные для технологии обработки входящих документов, могу быть исключены. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа.
Сведения о регистрируемых приказах, распоряжениях вносятся в СЭД или в иные регистрационно-учетные формы на бумажном носителе или в электронной форме.
Главное назначение систем электронного документооборота – это организация хранения электронных документов, а также работы с ними
(в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии.
Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.
Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

38
Литература:
1. Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ
«О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации»
2.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
(постановление Правительства Российской
Федерации от 15 июня 2010 года № 477)
3.
Положение о системе межведомственного электронного документооборота
, (постановление Правительства Российской
Федерации от 22 сентября 2009 года № 754)
4. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221
«Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»
5. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. В.А.
Кудряева. – (М. 2002).
6. Организация и технологии документационного обеспечения управления. Учебник для вузов. / Под ред. Т.В. Кузнецовой. (М. 2003)
7. Захаров О. Что такое электронный документооборот.
Компьютер пресс. 1997г., № 4,
8. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело - 2001. № 3 9. Ларин В.М. Электронные документы: нормативно- методическое обеспечение // Вестник архивиста. 2009. № 2.
10. Храмцовская Н.А. Федеральный закон «Об архивном деле в
Российской Федерации»: заметки на полях» // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. № 8.
11. Храмцовская Н.А. Тихая электронная революция в делопроизводстве и архивном деле // Секретарь-референт. 2010. № 12.