Файл: Инструкция по делопроизводству в условиях применения систем электронного документооборота. Структура, порядок согласования и утверждения.pdf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 01.12.2023
Просмотров: 41
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
10
проставление на поступающих документах отметки о поступлении;
внесение соответствующих сведений о поступающем электронном документе в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.
Раздел «Документальный фонд организации» содержит:
разработка и ведение номенклатуры дел;
правила формирования дел и их хранение в структурных подразделениях организации;
подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение;
уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения;
передача дел на архивное хранение (составление описей дел);
устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов.
Документальный фонд организации составляют документы, созданные в организации и полученные ею в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. В
Инструкции определяется порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного
(календарного) года.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
Рекомендуется в Инструкции определить:
принцип формирования дел (централизованное - в Службе ДОУ или децентрализованное - в структурных подразделениях);
место текущего хранения дел (Служба ДОУ и/или структурные подразделения);
методическую функцию архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива в вопросах формирования дел;
срок передачи законченного делопроизводством документа в дело;
работников, осуществляющих формирование дел в структурных подразделениях;
условия хранения дел в структурных подразделениях;
порядок учета дел;
порядок выдачи дел во временное пользование;
11
порядок изъятия документов из дела;
подразделения (Служба ДОУ, архив), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях, проверки наличия и состояния дел.
В разделе «Подготовка документов к хранению и использованию» раскрывается комплекс работ, выполняемых в организации в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив и на уничтожение.
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение или на уничтожение, экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
В данном разделе Инструкции рекомендуется раскрыть порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения; определить порядок передачи дел в архив организации, предусматривающий передачу дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов
(печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).
К Инструкции обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др. То есть, в конце инструкции дается подробная «шпаргалка», помогающая сотрудникам оперативно найти актуальную информацию для работы со всеми видами документов.
12
Вопрос 2. Система управления документами в организации:
организационный и информационный аспекты систем электронного
документооборота. Требования национального стандарта ГОСТ Р
ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие
требования».
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
В организациях технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
В современной организации основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть.
Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - работа исполнителей с документами на рабочих местах.
Автоматизация делопроизводства внутри одной организации обеспечивает полноценную работу пользователей через Интернет, управление деловыми процессами, поддержку жизненных циклов и версий документов, динамическое управление правами доступа.
Система управления документами
(СУД)
– система, обеспечивающая работу с документами.
Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит много ценного, выявляемого только при обработке.
Этой цели отвечает СУД, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.
Главная задача этой системы – поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно знать, кто пользуется документами в любой момент времени.
13
Системы электронного управления документами (СЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов, которые, поддерживают системы СЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем СЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.
Основными функциями СУД являются:
прием, регистрация и учет документов;
упорядочение и классификация документов;
обработка документов;
дописывание комментариев к документам;
поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;
создание личных библиотек документов;
изменение конфигурации документов;
контроль версий документов при их модификации;
предоставление возможности удаленного доступа к документам;
управление информацией в базе данных;
обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;
пересылка и рассылка документов;
администрирование учета и архивирования данных.
Система управления документами должна обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы.
Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи
СУД) необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.
Поиск документов должен осуществляться в соответствии с их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети.
14
СУД можно разбить на пять подсистем, решающие самостоятельные задачи:
Задача
Подсистемы СУД
Документы нужно надежно хранить и быстро находить
Централизованное хранилище электронных документов
Документы нужно обрабатывать в соответствии с действующими процедурами
Система управления документооборотом
Участники процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия
Коммуникационная среда
СУД должна быть связана с другими компонентами информационной системы
Интеграционные компоненты
Все это должно на чем-то работать
Системные компоненты
Хранилище электронных документов.
Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип
СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа. Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные – прямо из той программы, в которой они создаются. Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.
Система управления документооборотом.
Документооборот обычно рассматривается в рамках одной организации, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой организации уникален.
Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов.
Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства. С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов.
15
На каждом шаге обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.
Коммуникационная среда.
Электронная почта позволяет обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота.
По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из централизованного хранилища.
В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями, позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными организациями, общаться «в режиме реального времени»: получать информацию о наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводить аудио- и видеоконференции.
Интеграционные компоненты.
СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с «ручной» обработкой информации.
Системные компоненты.
Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение.
Управление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления знаниями, обычно на корпоративном уровне.
Внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными составляющими, некоторые из которых, бывает, не приживаются в конкретном бизнес- процессе.
16
Наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.
Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических и физиологических нагрузок, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
1 июля 2007 года введен в действие стандарт в области делопроизводства – ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1—
2007). Данный национальный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management». Международный стандарт ISO 15489-1:2001 послужил основой разработки национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-
2007.
Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования.
Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам
(аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).
Действие ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.
17
Стандарт носит рекомендательный характер, что установлено
Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Вместе с тем нельзя забывать о том, что стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001, а следовательно, обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества (СМК).
Стандарт содержит очень важный для отечественной практики
ДОУ раздел
-
«Политика
управления
документами
и
ответственность», в котором определено, что ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами.
Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации.
В данном случае представляет интерес дифференциация ответственности в области управления документами между сотрудниками организации в зависимости от их должностных обязанностей и занимаемого поста.
Например, специалисты в области управления документами отвечают за все его аспекты, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности.
Администраторы систем управления документами отвечают за точность введенной документации (документов), удобство их воспроизведения и восприятия, а также за доступ персонала организации к этим документам. Ответственность руководства заключается в поддержке политики управления документами во всей организации и т.п. Вместе с тем все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.