Файл: Инструкция по делопроизводству в условиях применения систем электронного документооборота. Структура, порядок согласования и утверждения.pdf

24
По Федеральному закону от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», электронный документ это - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно- телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
В Федеральном законе РФ от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» в ст. 6 Закона сказано:
1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия…».
Данный закон направлен на совершенствование действовавшего ранее законодательства, а также на расширение сферы использования и допустимых видов электронных подписей.
В Законе дается определение электронной подписи, в котором закреплен основной признак, присущий всем видам электронной подписи, - возможность использования подписи для идентификации подписавшего информацию в электронно-цифровой форме физического или юридического лица. Электронная цифровая подпись придавала юридическую значимость электронному документу.
Электронный документ с электронной цифровой подписью как форма является универсальным для документов, в которых фиксируется динамика отношений, особенно в гражданско-правовой сфере, что и закреплено законодательно.
Выбор формата определяет способ хранения текста в файле и зависит в первую очередь от того, для каких целей документ создается, и какие приложения будут использованы для последующей работы с данным файлом.

25
Законодательство РФ содержит следующие Федеральные законы, касающиеся электронного документа:
 «Об обязательном пенсионном страховании в Российской
Федерации» от 15 декабря 2001 года №167-ФЗ.
 «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября
2004года №125-ФЗ.
 «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ.
 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ и другие действующие Федеральные Законы, определяющие возможность использования электронных документов в различных сферах социально- экономической деятельности.
Кроме того,
Постановлением
Правительства
Российской
Федерации от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, то есть определяют принципы и правила делопроизводства, которые являются общими для всех федеральных органов исполнительной власти.
Правила определяют электронный документ как равнозначный документу на бумажном носителе, если при документировании соблюдается установленный порядок его оформления, т.е. электронному документу придан официальный правовой статус.
На федеральном уровне для обеспечения решения вопросов по организации межведомственного электронного взаимодействия, были приняты:
 Положение о системе межведомственного электронного документооборота (утв. Постановлением Правительства РФ от 22 сентября 2009 года № 754).
 Распоряжение Правительства РФ от 2 октября 2009 года № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».

26
 Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия (утв. Постановлением Правительства РФ от 8 сентября
2010 года № 697. В соответствии с Положением помимо системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) в России появляется единая система межведомственного электронного взаимодействия (МЭВ) Система МЭВ обеспечивает получение, обработку и доставку электронных сообщений в рамках информационного взаимодействия органов и организаций с обеспечением фиксации времени передачи, целостности и подлинности электронных сообщений, указания их авторства и возможности представления сведений, позволяющих проследить историю движения электронных сообщений при предоставлении государственных и муниципальных услуг.
 Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 478 «О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет».
Таким образом, выстраивается логическая цепочка нормативно- правовых актов, регулирующих вопросы более широкого применения электронных документов в практике управления.
При создании, хранении, использовании и т.д. электронных документов, пока нет четкой нормативной базы, поэтому следует руководствоваться Национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-
2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». В данном стандарте регламентируется управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности.
Вопрос 4. Регистрация документов, контроль исполнения
документов на бумажных носителях.
При установлении требований к организации документооборота в организации следует исходить из следующих принципов:
 централизация операций по приему и отправке документов;
 распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
 организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
 исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
 однократность регистрации документов;

27
 устранение необоснованных согласований проектов документов;
 регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
В документообороте организации в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки:
 поступающая документация (входящая);
 отправляемая документация (исходящая);
 внутренняя документация.
Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в организацию и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются
Службой ДОУ и представляются руководителю в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Документооборот включает всю последовательность перемещений документов в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, регистрация, рассмотрение руководителем).
Документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться и использоваться в форме электронных документов.
Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем организации.
В организацию доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.
Прием документов осуществляется Службой ДОУ. Документы, полученные работниками от других организаций, также передаются в
Службу ДОУ для регистрации и/или учета.

28
Все поступившие в организацию документы подлежат первичной обработке:
 проверка правильности доставки документов;
 проверка целостности упаковки (конвертов, пакетов);
 вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и графами ограничения доступа к документу);
 проверка целостности входящих документов, включая приложения;
 проставление отметки о поступлении документа.
Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:
 если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;
 если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;
 при большом расхождении между датами подписания и получения документов.
Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично» («Private»), грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:
 с отметкой «Лично» - непосредственно адресату;
 с грифами ограничения доступа - в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.
После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.
Обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые
Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе ДОУ или в структурном подразделении организации в соответствии с установленной формой организации делопроизводства.
Документы, поступающие из других организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в
Службу ДОУ.
Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

29
Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения.
Сведения о поступившем документе вносятся в журнал регистрации поступивших документов (электронную регистрационную карточку), а поступившему документу присваивается регистрационный номер.
Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года, который дополняется цифровыми индексами по номенклатуре дел.
На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, на первом листе в правом нижнем углу проставляются отметки о поступлении документа. В отметке о поступлении документа фиксируются дата поступления и входящий регистрационный номер документа.
Устанавливается следующий минимум реквизитов регистрации: а) наименование организации (корреспондента); б) наименование вида документа; в) дата поступившего документа; г) регистрационный номер поступившего документа; д) дата поступления документа; е) входящий регистрационный номер; ж) заголовок к тексту (краткое содержание документа); з) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение; и) срок исполнения документа; к) отметка о контроле; л) сведения об электронной подписи; м) результат проверки электронной подписи; н) отметка об исполнении; о) отметка о направлении документа в дело (индекс по номенклатуре).
Состав реквизитов может быть дополнен: расписка исполнителя в получении документа, наличие приложения, перенос сроков исполнения, отметка о прохождении документа и др.
Рассмотрение документов директором осуществляется в день передачи документов или на следующий рабочий день.
Результаты рассмотрения документа руководителем организации, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюции в соответствии с правилами.
Подлинники входящих документов, в случае назначения нескольких исполнителей передаются ответственному исполнителю, остальным исполнителям Служба делопроизводства передает копии документа.

30
Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, регистрируются в Службе ДОУ организации.
Устанавливается следующий минимум реквизитов регистрации: а) адресат; б) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; в) наименование вида документа; г) дата документа; д) регистрационный номер документа; е) заголовок к тексту (краткое содержание документа); ж) индекс дела по номенклатуре дел; з) отметка о приложении (количество приложений, количество листов приложений); и) ответственный исполнитель документа; к) сведения об электронной подписи.
Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.
Перед регистрацией исходящих документов Служба ДОУ проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.
Регистрационный номер исходящего документа должен состоять из индекса по номенклатуре дел и порядкового номера документа в пределах календарного года. Регистрационный номер указывается в угловом штампе бланка письма.
Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на отправляемом документе, а также на копии исходящего документа, который помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Если исходящий документ является ответом, то в угловом штампе бланка письма необходимо сделать ссылку на исходящий регистрационный номер и дату документа-запроса.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма – ответа.
Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

31
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.
Приказы по основной деятельности регистрируются Службой
ДОУ после подписания их руководителем организации.
Им присваиваются порядковые номера (по каждой группе документов отдельно) в пределах календарного года. Порядковый номер документа может дополняться буквенным индексом, обозначающим принадлежность документа соответствующей группе документов.
Сведения о регистрируемых приказах вносятся в электронные регистрационно-учетные формы.
Подлинники приказов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
Копии приказов рассылаются исполнителям и иным заинтересованным лицам в электронной форме или на бумажном носителе в соответствии с указанием руководителя.
Протоколы заседаний, совещаний, проводимых руководством организации, регистрируются в Службе ДОУ или секретарями соответствующих руководителей.
Протоколы заседаний, совещаний, проводимых коллегиальными
(совещательными) органами, комиссиями или в структурных подразделениях организации, регистрируются в подразделениях, ответственных за организацию и проведение мероприятия. Копии таких протоколов готовятся к рассылке и рассылаются структурным подразделением, ответственным за организацию и проведение мероприятия.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года или периода работы рабочей группы (комиссии) по каждой группе протоколов отдельно.
Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.
Контроль исполнения документов (поручений) ведется:
 руководителем или иным должностным лицом организации - исполнения документов (поручений) по существу;
 службой ДОУ организации и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях - сроков исполнения документов (поручений).

32
В Службе ДОУ централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»), проставляемой на документах, а в структурных подразделениях организации - все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.
Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:
 постановку документов (поручений) на контроль;
 проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;
 предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);
 снятие с контроля документов (поручений);
 учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);
 информирование руководителей о ходе исполнения документов
(поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.
Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.
Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.
Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).
Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством
Российской Федерации.
Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:
 с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
 без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» - в течение одного дня, «срочно» - в 3-дневный срок; «оперативно» - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более 30 дней;
 по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения;