Файл: Инструкция по делопроизводству в условиях применения систем электронного документооборота. Структура, порядок согласования и утверждения.pdf

18
Стандарт содержит ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость
«создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени».
Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности
«следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами».
Стандарт содержит также методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами. До настоящего времени этот вопрос в нормативных актах, регулирующих деятельность в сфере документационного и информационного обеспечения управления, в должной мере не был отражен. Между тем такие документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности, а системный подход к управлению документами, отраженный в них, позволяет организациям создавать, использовать и сохранять документы во времени. В свою очередь, система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность, обеспечивать оперативное принятие отдельных решений и представление необходимой и своевременной отчетности.
В разделе стандарта, посвященном вопросам проектирования и внедрения систем управления документами описываются:
 характеристики систем управления документами, основными из которых являются надежность, целостность, соответствие, комплексность, системность;
 процесс проектирования и внедрения системы управления документами и его методология;
 механизм и условия прекращения применения системы управления документами, главным из которых является условие, что независимо от причин прекращения использования системы управления документами или утраты ею легитимности «документы, находящиеся в этой системе, должны быть доступны», а сам процесс прекращения деятельности этой системы должен быть «документально зафиксирован в той мере, в которой это потребуется для сохранения аутентичности, достоверности и пригодности для использования документов, по- прежнему находящихся в системе».

19
Методология проектирования и внедрения системы управления документами, заложенная в ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007, проста и логична. Она включает в себя несколько задач (этапов), которые допускается выполнять на различных стадиях проектирования и внедрения системы управления документами, «многократно, частично или полностью, в соответствии с организационными потребностями, официальными требованиями и изменениями организационной среды или среды управления документами».
Основными задачами предлагаемой методологии являются:
 предварительное обследование организации, намеренной внедрить систему управления документами;
 анализ ее деловой деятельности;
 определение требований к документам, подлежащим включению в эту систему;
 оценка систем управления документами, существующих на рынке;
 разработка и внедрение в практику работы организации принципов политики, стандартов, процедур и других документов, обеспечивающих соблюдение требований к документам и правилам документирования;
 проектирование системы управления документами;
 внедрение системы управления документами;
 обследование системы управления документами после внедрения.
Важная особенность национального стандарта ГОСТ Р ИСО
15489-1 – 2007 – его универсальность с точки зрения традиционного и электронного делопроизводства. Отсюда вытекает следующее:
 во-первых, системы традиционного и электронного документооборота могут и должны существовать параллельно и быть взаимодополняющими;
 во-вторых, система управления документами включает оба эти направления.
Следовательно, при проектировании системы управления документами необходимо выбирать «подходящую среду хранения и носители информации, средства физической защиты, процедуры обработки и системы хранения документов».

20
Одним из нововведений данного стандарта является стандартизированная возможность распределенного хранения и управления документами, которая предоставляет организациям право физически хранить документы в одной организации, а управлять ими
(например, использовать) и возложить ответственность за их сохранность либо на организацию - создателя документов, либо на другой полномочный орган, при условии, что правовая и нормативная среда это позволяют.
На современном этапе многие коммерческие организации, чьи офисы расположены в респектабельных зданиях в центре Москвы, уже используют этот порядок в практике своей работы. При этом данный порядок распространяется на документы как на электронных, так и на традиционных (бумажных) носителях. Этим и объясняется рост числа частных архивов, предоставляющих подобные услуги и составляющих серьезную конкуренцию государственным.
Несмотря на то что действие ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях, в нем подчеркивается значимость архивной службы при привлечении ее к участию в процессе планирования и внедрения политики и процедур управления документами.
В стандарте особое внимание уделяется проблемам сохранности документов, введенных в систему управления документами, и, в частности, срокам хранения этих документов. Стандарт не определяет эти сроки - в Российской Федерации подобные вопросы давно и достаточно полно проработаны в отношении традиционных документов на бумажных носителях и в отношении электронных документов этот вопрос рассматривается также.
Значимость положений национального стандарта заключается в том, что принятие решения о сроках хранения документов в системе управления документами должно происходить на основе существующих норм, исходя из потребностей деловой деятельности, с учетом прав всех заинтересованных лиц, а также при оценке рисков, возможных в случае несвоевременного уничтожения документов.
Также приоритетное значение имеет соблюдение нормативных требований нормативной. При этом «правовыми или иными нормативными требованиями устанавливаются минимальные сроки хранения документов в системе управления документами», а к решению этого вопроса «следует привлекать уполномоченные органы (архивные органы или аудиторов)».
Не следует забывать о том, что Россия имеет огромный опыт унификации и стандартизации процессов управления документами, а также самих форм документов, особенно в системах организационно- распорядительной документации. Эти традиции уходят еще в советский период, когда все было строго централизованно и огосударствлено.

21
С появлением частного сектора экономики в России государство не распространило на него уже имеющиеся и опробованные правила и методы управления документами, а со временем вообще устранилось от этой проблемы.
Все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере ДОУ, адресованы исключительно федеральным органам исполнительной власти. И совершенно непонятно, что же делать организациям, намеренным добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе.
И в этой связи ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 отвечает на эти вопросы. Распространяя единые правила и процедуры управления документами на государственный и частный сектор экономики, данный стандарт способствует созданию единой системы документационного и информационного обеспечения управления.

22
Любой электронный документ имеет свой определенный вид или формат. Формат электронного документа - это, если точнее, формат файла, в котором содержится текстовая или аудиовизуальная информация в закодированном виде, т.е. формат электронного документа определяет способ расположения и представления данных в электронном документе.
Использование электронных документов получило широкое распространение в большинстве сфер деятельности. В современном делопроизводстве электронные документы применяются не только наряду с традиционными бумажными документами, но и вместо них.
В нашей стране вопрос об использовании и хранении электронных документов был поставлен на нормативную основу в 1980 году.
Постановление Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 года №274 утвердило «Положение о Государственном архивном фонде СССР», где было установлено, что документы созданные средствами вычислительной техники, имеющие политическое, научное, народно- хозяйственное, социально-культурное и историческое значение, входят в состав Государственного архивного фонда СССР и подлежат передаче на государственное хранение.
В 1981 году Главное архивное управление СССР возложило на
Центральный государственный архив народного хозяйства (ЦГАНХ)
СССР задачу по разработке концепции постоянного хранения документов на магнитных носителях. Источниками комплектования
ЦГАНХ СССР являлись 80 министерств, государственных комитетов и ведомств СССР; на учете архива находилось 70 вычислительных центров, обеспечивавших функционирование отраслевых и межотраслевых АСУ. В перспективе именно ЦГАНХ должен был первым начать прием на хранение машиночитаемой документации.
В результате проведенных исследований было подготовлено ряд положений и инструкций, среди которых «Положение о порядке отбора, приема на архивное хранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники» (1983). Положение определяло источники комплектования, порядок и критерии экспертизы ценности, устанавливало правила и порядок подготовки доступа и передачи на постоянное хранение электронных документов.

23
В 70-80-годы в связи с переходом к безбумажному документообороту были приняты первые нормативные документы по вопросу юридической силы электронных документов. Большое значение имело принятие ГОСТа 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».
ГОСТ
6.10.4-84 был введен
Постановлением
Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 г. № 3549, срок введения установлен с 01.07.87. В соответствии с новым стандартом документ на машинном носителе должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями ГОСТ 12065-74,
ГОСТ 20598-80, ГОСТ 8303-76, ГОСТ 25752-83, ГОСТ 25764-83, ГОСТ
6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ 6.10.3-83, ГОСТ 2.003-77, ГОСТ 2.301-
77-ГОСТ 2.034-77, ГОСТ 19767-74, ГОСТ 19768-74, а информация закодирована в соответствии с общесоюзными классификаторами технико-экономической информации.
ГОСТ разграничил понятие подлинника, копии и дубликата применительно к электронным документам и устанавливал обязательные реквизиты, удостоверяющие их юридическую силу.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» был разработан
Всероссийским научно- исследовательским институтом документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД) Федеральной архивной службы. Принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года
№ 28. ГОСТ Р 51141-98 давал основное определение документу, как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать; машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами; документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронной вычислительной машиной (ЭВМ).
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» дает определение электронному документу как
«документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». В этом определении внимание обращено на форму предоставления информации данного вида документов, отличающую его от других.
Федеральный закон от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» утратит силу с 1 июля 2012 года.