Добавлен: 28.03.2023
Просмотров: 112
Скачиваний: 2
СОДЕРЖАНИЕ
1.1 Выбор комплекса задач автоматизации
1.2 Анализ существующих бизнес-процессов
1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи
1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению
2.1 Информационная модель и ее описание
2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.3. Характеристика результатной информации
2.4 Программное обеспечение задачи
ВВЕДЕНИЕ
Развитие современного информационного общества предъявляет значительные требования к автоматизированным системам, которые становятся реальным активом, неотъемлемой частью и залогом нормального функционирования и работы организаций. Процесс разработки и внедрения автоматизированных информационных систем становится все более сложной задачей, что связано как с применением современных способов разработки, так и необходимостью соблюдения требований по защите информации.
Процесс внедрения информационных технологий на сегодняшний день проходит стадию построения интегрированных информационных систем. Производится централизация информационных ресурсов, специалисты, работающие в удаленных офисах, получают возможности доступа к центральным серверам организаций, расширяются области использования систем электронного документооборота с применением криптографических систем и технологий защиты информации. Таким образом, в настоящее время автоматизация бизнес-процессов на предприятиях является актуальной задачей и способствует повышению эффективности работы организаций в целом.
Объектом исследования является Интернет-магазин по продаже напольных покрытий.
Предмет исследования – состояние бизнес-процессов в технологии учета продаж.
Методы исследования – анализ бизнес-процессов, проектирование структуры данных информационной системы, разработка программного обеспечения.
Целью данной работы является разработка регламента бизнес-процесса «Продажи» на примере Интернет-магазина.
Задачи работы:
- проведение анализа использования информационных систем на предприятиях малого бизнеса, использующих технологии Интернет-торговли;
- анализ организационной структуры Интернет-магазина, специфики работы специалистов;
- анализ бизнес-процессов продаж в методологии IDEF0 с оценкой возможности внедрения информационной системы;
- постановка задач автоматизации;
- построение модели базы данных исследуемой технологии, выбор СУБД и средств проектирования;
- определение стратегии автоматизации и способа приобретения программного решения;
- определение перечня нормативно-справочной информации, входных и результатных данных;
- построение логической и физической моделей данных;
- выбор и обоснование средств разработки;
- разработка и внедрение программного продукта;
- оценка экономической эффективности проекта.
В первом разделе работы рассмотрены вопросы использования информационных технологий на предприятиях малого бизнеса, проведен анализ деятельности Интернет-магазина, бизнес-процессов в части управления продажами, проведен обзор существующей автоматизированной системы и технологий защиты информации. Во втором разделе проведено проектирование информационной модели, постановка задач автоматизации. В третьем разделе проведена оценка экономической эффективности внедрения разработанного программного решения.
1.АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Выбор комплекса задач автоматизации
Объектом исследования в рамках данной курсовой работы является Интернет-магазин напольных покрытий otdk.ru, г.Санкт-Петербург. Приведем общую характеристику организации.
Профилем деятельности торгового предприятия является реализация напольных покрытий. Клиентская база Интернет-магазина составляет контингент, выполняющий эксклюзивные виды ремонта, либо клиенты, находящиеся в населенных пунктах, где нет возможности приобрести напольные покрытия в торговых сетях.
Основными видами реализуемой продукции являются [1]:
- ламинат;
- линолеум;
- паркетная доска;
- ковролин;
- плинтус;
- щетинистые покрытия;
- пробковые покрытия;
- сопутствующие товары.
Способами доставки, используемыми в Интернет-магазине, являются [1]:
- курьерская служба;
- доставка Почтой России;
- самовывоз.
Также предусмотрены различные формы оплаты.
Организационная структура Интернет-магазина otdk.ru приведена на рис.1.1.
Директор
Отдел снабжения
Главный
экономист
Отдел по работе с клиентами
ИТ-отдел
Специалисты по работе с поставщиками
Склад
Бухгалтерия, Отдел реализации
- Оформление договоров поставки
Рисунок 1.1 - Организационная структура Интернет-магазина otdk.ru
Управление предприятием осуществляет директор, которому непосредственно подчиняются начальник отдела снабжения, главный бухгалтер, начальник отдела по работе с клиентами и ИТ-отдела.
В структуру отдела снабжения входят специалисты по работе с поставщиками, осуществляющие организацию поставок и организацию взаимодействия с поставщиками, определение оптимальных параметров поставок напольных покрытий по цене и качеству, а также специалисты по складскому учету, в компетенцию которых входят вопросы организации приема и отпуска товара со склада, хранения продукции, инвентаризации, а также подготовка отчетности о наличии товара на складе.
Специалисты по работе с клиентами взаимодействуют с покупателями продукции, оформляют документы, проводят организацию поставки товара клиентам. ИТ-отдел курирует вопросы функционирования сайта Интернет-магазина, а также технической поддержки клиентов и пользователей.
Предметом исследования в управление бизнес-процессом «Продажи». Организационная структура данных технологических процессов приведена на рисунке 1.2. Данная технология находится в компетенции отделов снабжения и отдела по работе с клиентами.
Рисунок 1.2 - Организационная структура технологии поставок и реализации напольных покрытий
Рассмотрим функции менеджера отдела по работе с клиентами в части реализации продукции Интернет-магазина.
Менеджер отдела по работе с клиентами осуществляет следующие функции:
1. Организация и ведение технологии реализации напольных покрытий:
- работа по расширению клиентской базы;
- работа с новыми клиентами, анализ их реквизитов, способов доставки, потребностей;
- проведение коммерческих переговоров с контрагентами и клиентами по вопросам реализации продукции;
- обработка информации, поступающей от клиентов;
- анализ потребностей клиентов в продукции, реализуемой фирмой, и согласование заказов с клиентом в соответствии с его потребностями и наличием ассортимента на складском комплексе фирмы;
- мотивация клиентов на работу с Интернет-магазином, в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта;
2. Анализ показателей и составление планов:
- планирование продаж на отчетный период;
- анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентов фирмы;
- построение сводной отчётности.
3. Проведение торговых операций:
- прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов фирмы, закрепленных за собой, а также для клиентов, закрепленных за соответствующими ведущими менеджерами отдела по работе с клиентами при нахождении их вне офиса;
- информационная поддержка клиентов;
- информирование клиентов об изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулирования спроса, времени поступления напольных покрытий на склад;
- окончательное согласование с клиентом условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции;
- решение вопросов о доставке напольных покрытий клиентам;
- контроль отгрузок продукции клиентам;
- контроль финансовой дисциплины клиента на основе документов, получаемых от отдела бухгалтерского учета и предупреждение о сроках оплаты.
1.2 Анализ существующих бизнес-процессов
Рассмотрим существующую технологию управления продажами. Контекстная диаграмма приведена на рисунке 1.6.
В соответствии с приведенной схемой, в качестве входных потоков информации используются заявки клиентов на покупку и информация о товаре, данные о контрагентах. На выходе данного процесса имеются расходная накладная, товарный чек, товарно-транспортная накладная, свод по заявкам поставщикам, аналитический отчет. Диаграмма декомпозиции первого уровня представлена на рисунке 1.7.
Рисунок 1.6 – Контекстная диаграмма
Рисунок 1.7 – Диаграмма декомпозиции нулевого уровня
Как показано на рис.1.7, основными процессами в технологии управления продажами являются:
- работа с контрагентами;
- закупка продукции;
- принятие на склад;
- реализация продукции
- формирование отчетности.
Диаграмма декомпозиции процесса «Работа с заказами клиентов» приведена на рис.1.8.
Рисунок 1.8 – Диаграмма декомпозиции первого уровня
Технология работы закупки продукции (напольных покрытий) предполагает:
- учёт потребности;
- учёт наличия продукции;
- формирование заказов на поставку напольных покрытий на склад;
- мониторинг состояния заказов.
Работа с документами в рамках оборота заключает в себе функции оформления сопроводительных документов и формирования сводной отчетности.
Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто возникает ситуация, когда объемы поставок и продаж не совпадают, несовпадение также может происходить и по наименованию товарных позиций. В результате большое количество товара остается хранится на складе или не может быть поставлено вовремя клиентам. В связи с этим фирма несет убытки.
В настоящее время учет и планирование продаж осуществляется напрямую менеджерами отдела по работе с клиентами.
Заявки клиентов на покупку фиксируются в файле Excel, где указывается номер заявки, наименование клиента, вид продукции и его количество, а также дата поставки клиенту. Менеджеры отдела реализации продукции (напольных покрытий) обобщают эти сведения по типу продукции, и, исходя из полученной информации, формируют план продаж и отчетные документы.
Таким образом, учет продаж включает в себя следующие основные подпроцессы:
- учет продаж и формирование сопроводительных документов;
- формирование отчетности по продажам продукции (напольных покрытий).
Работа с документами по реализации продукции начинается после того, как поступают заявки клиентов на покупку, выписываются счет-фактура и расходная накладная. Далее происходит формирование отчетности по продажам продукции, на выходе получается отчет по продажам.
Таким образом, при учете реализации продукции менеджеру, ответственному за учет, необходимо внести данные о клиенте, продукции, ее стоимости, количестве, сроке оплаты и виде оплаты.
Если же необходимо найти какую-либо информацию по продажам, то поиск осуществляется в архиве, который хранится в виде бумажных документов - журналов учета и других. Большую часть рабочего дня бухгалтер занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений.
Кроме того, в отчетный период менеджеру отдела реализации продукции необходимо составлять аналитические отчеты, включающие в себя анализ продаж фирмы за определенный период.
Для данного способа характерны следующие недостатки:
1. Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
2. Слабый контроль работы бухгалтера.
3. Усталость менеджеров - усиление негативного воздействия человеческого фактора.
В связи с этим, руководством компании было принято решение об автоматизации данного процесса, то есть создании экономической информационной системы для повышения качества учета и уменьшения временных затрат на обработку необходимых документов и получения результативной информации в рамках технологии управления Интернет-магазином.
Как показано в результате анализа бизнес-процессов, изучаемая технология связана со смежными задачами:
- учетом поставок;
- учетом клиентов;
- поддержки функционирования Интернет-портала;
- взаимодействием со службами доставки;