СОДЕРЖАНИЕ

Введение	4
1. Общие требования к процедуре оформления входящей и исходящей документации	6
1.1. Организация документооборота	6
1.2. Порядок оформления входящей и исходящей документации в организации	10
1.3. Регистрация документов	13
2. Соблюдение техники безопасности и охраны труда 2.1 Общие требования охраны труда делопроизводителя 2.2 Требования к персональным электронно-вычислительным машинам 2.3 Требования к помещениям для работы с персональными электронно-вычислительными машинами 2.4 Требования к микроклимату 2.5 Требования к уровням шума и вибрации на рабочих местах	17
Заключение
Список используемой литературы Приложения

ВВЕДЕНИЕ
Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов. В их числе — умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ.

В ежедневной практической деятельности приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. С каждым документом в аппарате управления проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), сортировке, хранению, поиску, переработке содержащейся информации. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, на основе которых учреждения составляют свои организационные и нормативно-методические документы, обеспечивающие рациональную постановку делопроизводства.

Документированная информация составляет основу управления, так как его эффективность в значительной степени определяется производством и потреблением информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система,

---

пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Документы и документная информация лежат в основе принятия управленческих решений, являются их материальным воплощением и тем самым способствуют их исполнению. От того, насколько правильно организована работа с документами, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков. Важным направлением решения этой проблемы является подготовка квалифицированных работников в области документоведения и архивоведения.

Актуальность данной темы заключается в том, что без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Цель выпускной квалификационной работы определить порядок оформления входящей и исходящей документации организации.

Для выполнения главной цели выпускной квалификационной работы необходимо решить ряд задач:

• 
  описать общие требования к процедуре оформления входящей и исходящей документации, в том числе организацию документооборота, порядок оформления входящей и исходящей документации в организации и регистрацию документов;
  
• 
  рассмотреть основные требования соблюдения техники безопасности и охраны труда.
  

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является ООО «Пласт Сервис+» осуществляющее свою деятельность в сфере оптово-розничной торговли.

Методами исследования данной выпускной квалификационной работы являются:

- анализ технической литературы;

- классификация;

- обобщение.

Практическая значимость выпускной квалификационной работы состоит в составлении алгоритма действий при оформлении входящей и исходящей документации ООО «Пласт Сервис +».

Структура работы обусловлена объектом и предметом, целью и задачами исследования. ВКР состоит из введения, двух разделов, заключения, списка источников информации и приложения.

1. 
   ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПРОЦЕДУРЕ ОФОРМЛЕНИЯ ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
   

---

1. 
   Организация документооборота
   

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В организации поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, – отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения – внутренняя документация.

При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.

При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции.

Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан). ¹

По общим принципам организации документооборота в ООО «Пласт Сервис +» можно отнести следующие:

---

- оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;

- обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;

- исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Таким образом, главным правилом организации документооборота в ООО «Пласт Сервис +» является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.

Вся документация организации делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота организации. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов и отправка.

Порядок прохождения документов и операции с ними в федеральных органах исполнительной власти регламентируются:

- Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30;

- Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452.

К регламентирующим документам относятся также: инструкция но делопроизводству; регламент федерального органа исполнительной власти; табель унифицированных форм документов; положения о структурных подразделениях; должностные инструкции и должностные обязанности.

На основе этих документов в ООО «Пласт Сервис +» разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем организации и являющиеся нормативными документами по делопроизводству в организации.²

Вся документация организации по отношению к аппарату управления делится на три документопотока: входящие документы, исходящие документы и внутренние документы.

---

³

Основными параметрами этих потоков, учитываемых при организации документооборота, являются:

- направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения;

- объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через его сечение в единицу времени;

- структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления;

- режим потока, который определяется периодичностью движения документов через пункты обработки.

Движение документов в каждом потоке должно быть прямоточным, то есть исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения.

Документооборот современной организации формируется па основе синтеза традиционных "бумажных" и компьютерных технологий. Документы, как правило, создаются при помощи современных информационных технологий, а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в бумажном виде.

Для автоматизации документационного обеспечения управления используют различные информационные технологии:

- программное обеспечение для подготовки графических и текстовых документов, обработки изображений и оптического распознавания символов (позволяет работать с графическими образами документов и текстовыми файлами);

- системы управления документами, обеспечивающие автоматизацию хранения, поиска и управления электронными документами;

- системы автоматизации деловых процедур, предназначенные для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов;

- программные системы для рабочих групп, служащие организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами.

Основные положения по организации документооборота отражаются в уставе организации, положениях о подразделениях, приказах о распределении обязанностей, организационной структуре, а главными документами, регламентирующим конкретные способы организации документооборота, являются инструкция по делопроизводству и график документооборота.

Инструкция по делопроизводству. Для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации работы с ними на каждом предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству.

---

Смотрите также файлы

• Казанский технологический колледж федерального государственного бюджетного.docx

• Макроэкономическое планирование и прогнозирование.docx

• Проверь себя Грибы Вопрос Назови части гриба. Ответ. Вопрос 2.docx

• Практическая работа к теме Страна патриотизм Тема занятия День народного единства. 57 классы Мы одна страна. Класс 5 класс.docx

• 1. Признаки нарушений в системе крови и причины их возникновения.pdf