Файл: 1. Общие требования к процедуре оформления входящей и исходящей документации.docx
Добавлен: 04.12.2023
Просмотров: 63
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Инструкция по делопроизводству содержит:
- образцы оформления документов с указанием имен файлов, при этом на компьютерах сотрудников должны быть установлены шаблоны документов, применяемых в работе организации;
- номенклатуру дел организации и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
- порядок регистрации документов;
- правила хранения файлов (с указанием директории и папки, в которой следует сохранять файлы различных видов документов);
- сроки храпения документов и файлов;
- правила работы с версиями документов, для которых предусмотрено уничтожение всех предыдущих вариантов (то есть хранение только одного файла с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа);
- сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
- порядок информирования руководства организации о состоянии исполнения документов;
- правила составления и оформления дел;
- порядок временного изъятия документов из дел;
- правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
- порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;
- методическое руководство работой с документами.4
Однако, в ООО «Пласт Сервис +» еще не разработана инструкция по делопроизводству, так как организация небольшая, и при работе с документами используют "Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" и "Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".
График документооборота. Создание и обработка документов производятся в соответствии с порядком и сроками, установленными графиком документооборота организации.
График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. В ООО «Пласт Сервис +» график документооборота разрабатывается с учетом ее конкретных особенностей: размера, вида деятельности и структуры управления.
Рекомендуется по каждому документу включать в график документооборота следующие разделы:
1) порядок создания документа:
— количество экземпляров;
— ответственный за выписку;
— ответственный за оформление;
— ответственный за исполнение;
— срок исполнения;
2) порядок проверки документа:
— ответственный за проверку;
— кто представляет;
— порядок представления;
— срок представления;
3) порядок обработки документа:
— исполнитель;
— срок исполнения;
4) порядок передачи документа в архив:
— исполнитель;
— срок передачи.
Каждому исполнителю целесообразно вручить выписку из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к его работе. Лица, составляющие и подписывающие управленческие документы, должны обеспечивать своевременное и качественное оформление документов, а также достоверность содержащихся в них данных.
Организация документооборота с применением компьютерных технологий должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют рациональному распределению должностных обязанностей между работниками и усилению контрольных функций, обеспечивают своевременность подготовки необходимых управленческих документов.5
-
Порядок оформления входящей и исходящей документации в организации
В любой компании ведут учёт и обрабатывают входящую и исходящую корреспонденцию. Так и в ООО «Пласт Сервис+», чтобы зарегистрировать поступающие и отправляемые письма ведут специальные журналы, куда и вносят сведения обо всех документах(Приложение 1).
Поступающие и отправляемые документы регистрирует секретарь. Все письма сортируют, присваивают им регистрационные номера. Входящие — передают руководителю или его заместителю, который расписывает их исполнителям. Исходящие – вкладывают в конверты и относят на почту. После того, как письму присвоят регистрационный номер, информацию о нём вносят в специальный журнал учёта. Входящие и исходящие письма регистрируют в разных журналах.
Учет входящей корреспонденции ведут в специальной тетради. В журнале фиксируют поступление корреспонденции и вносят информацию о её последующем распределении по компании. Тетрадь имеет электронную форму. Электронные журналы дают больше возможностей для систематизации и поиска информации, поэтому их и используют в организации. Регистрируют входящую корреспонденцию в день её поступления в секретариат организации. Книга учета входящей корреспонденции облегчает и формализует процесс регистрации поступающих писем.
Основное назначение журнала, в котором регистрируют входящую корреспонденцию:
- регистрация, учет и дальнейшая обработка поступающих писем и распоряжений;
- оперативная реакция на требования руководства;
- контроль сроков исполнения организации;
- выдача справок по входящей документации.
Традиционно бумажный журнал учета входящей корреспонденции ведут или в обычных общих тетрадях или в изготовленных типографским способом книгах формата А4. В такой книге есть титульный лист, образец заполнения, табличка, в которую вносят сведения о сотрудниках, ответственных за ведение журнала. Страницы книги имеют вид таблицы. 6
Журнал удобен тем, что всегда остается возможность вписать в него дополнительные графы, которые руководство посчитает нужным, сообразуясь с потребностями и спецификой процесса делопроизводства.
Для ведения журнала можно использовать голубые, синие, фиолетовые и черные чернила. Использование гелиевых ручек не желательно, поскольку они не обеспечивают сохранность информации, и лучше использовать обычную шариковую ручку.
Сложившаяся практика подтверждает, что бумажная форма книги — наиболее удобная в использовании и надежная в хранении. Единственный недостаток — отсутствие поиска по книге и сортировки по заданным параметрам. Для мелких и средних предприятий как ООО «Пласт Сервис +» этот недостаток не является большой проблемой, а более крупные организации переходят на электронную форму ведения журнала.
Любая компания, даже та, в которой не внедрена система электронного документооборота, может разработать и вести электронный журнал входящих и исходящих документов, образец которого можно создать в текстовом редакторе Word или электронных таблицах Microsoft Excel, табличная форма ведения этих книг учета позволяет это легко реализовать. Есть готовые электронные шаблоны, которые доступны для скачивания. Их можно адаптировать к той форме журнала, которая утверждена в учетной политике компании.
Конечно, электронной вариант системы регистрации поступающей почты имеет свои преимущества и дает дополнительные возможности. В первую очередь, это, конечно, поиск и сортировка по любому полю и по ключевым словам, дате, адресату, отправителю. Второе преимущество, это возможность сортировки столбцов по тем же параметрам. Третье – возможность хранить данные на сервере так, что одновременно с книгой могут работать несколько человек, у которых есть к ней доступ.
Преимуществ можно найти много, но есть и недостатки. Во-первых, это риск потери данных в результате компьютерных сбоев и вирусных атак. Во-вторых, это возможность искажения данных и несанкционированного доступа. В-третьих, это необходимость преодолеть сопротивление сотрудников старшего поколения, нежелающих переходить на электронные системы обработки входящей информации. Все вышеперечисленные причины и масса других, неназванных, обуславливают тот факт, что многие предприятия сохраняют бумажную систему регистрации входящей корреспонденции.
Для учета входящих и исходящих писем организация ведет два разных журнала. Необходимость объясняется тем, что журнал учета исходящей корреспонденции и входящей содержат разные сведения.
Руководитель организации или подразделения вправе добавить в книгу учета исходящих писем или журнал учета входящей корреспонденции любое количество дополнительных граф. Самые распространённые из них — «Отметка об исполнении» и «Резолюция»:
Резолюцию руководитель организации ставит на входящем документе. Она содержит указание, что нужно сделать с ним в дальнейшем. Потом резолюцию переписывают в книгу. Рядом с резолюцией проставить дату ее наложения на письмо. Это облегчит в дальнейшем контроль за сроком выполнения данного резолюции.
Отметка об исполнении — это итоговый результат действий, которые совершили по документу. Чаще всего ограничиваются надписью «Выполнено», но рекомендуется делать расшифровку слова: кем и когда выполнено, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений.
Дополнительными графами могут также стать информация о количестве листов в документе, способ его доставки и любое количество примечаний.
Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не являются документами строгой отчётности. Единственное, что обязательно сделать – в тот день, когда начали вести журнал, его нужно зарегистрировать и присвоить регистрационный номер. Как уже отмечалось выше, количество столбцов в журналах, а также их названия никак не регламентируется законодательством. Это определяется самим руководством в соответствии со спецификой и традицией делопроизводства в каждой конкретной организации.7
Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции - обязательный элемент системы делопроизводства любой организации. Строгий учет входящих и исходящих писем – гарантия своевременного принятия руководством компании оперативных и верных управленческих решений.
1.3 Регистрация документов
Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства, в случае ООО «Пласт Сервис +» им является секретарь.
При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений.
Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.
Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов секретарем существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа – установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать руководителю организации. В основном руководители получают 80-90% всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей.8
При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.
Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступающих документов.
Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя.
Предварительное рассмотрение документов осуществляет секретарь. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.