Файл: Оптимизация управления бизнес-процессом: основные методы и пути, оценка эффективности проведенных мероприятий (Бизнес-процесс закупок: технология процесса).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Процесс закупок — один из важнейших бизнес-процессов, протекающих у хозяйствующих субъектов. Успех работы современного предприятия во многом определяется процессом закупок, оказывающим существенное влияние на стабильность и  конкурентоспособность предприятия.  На эффективность экономики предприятия влияет согласованное взаимодействие всех участников логистического процесса, начиная с производителя сырья и заканчивая конечными потребителями.

Планирование потребности в сырье и готовой продукции, упор на качество и производительность привели к переоценке существующих сегодня систем закупок. Если в прошлом наличие многочисленных поставщиков повышало вероятность удачных закупок, то в настоящее время появилась тенденция долгосрочной работы с одним или двумя крупными поставщиками. Это приводит к организации закупочного процесса с соблюдением принципов логистики, включая полную взаимосвязанность планов и графиков поставок. Таким образом, достигается положительный экономический эффект, который разрушает концепцию традиционного сотрудничества покупателя с многочисленными источниками товаров и услуг.

Приобретение сырья, услуг и оборудования наилучшего качества, в необходимом количестве и ассортименте, по минимальной цене, в удобное время и на основе долговременного сотрудничества в настоящий момент привлекает внимание различных специалистов.

Перенимаются и разрабатываются новые программы, помогающие автоматизировать процессы закупки и объединить участников процесса.

Предметом исследования являются бизнес-процессы закупочной деятельности компании.

Актуальность работы заключается в том, что эффективное построение процессов закупочной деятельности является одним из основных условий успешной работы предприятия. Составляющие закупочной деятельности приобретают все большую значимость для предприятия^[1].

Объект исследования – ООО «Мебельная Фея»

Основной целью курсовой работы является описание сущности бизнес-процесса закупок, а также рассмотрение бизнес-процесса закупок на примере компании ООО «Мебельная Фея».

Для реализации цели работы были выполнены основные задачи:

1. изучение современных методов аналитической работы в области поставок,
2. исследование и теоретическое обоснование бизнес-процесса поставок торговой фирмы,
3. анализ хозяйственной деятельности торгового предприятия,
4. разработка рекомендаций на основе принципов логистики для совершенствования бизнес-процесса поставок. 

Структура работы: работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованных источников.

ГЛАВА 1. БИЗНЕС-ПРОЦЕСС ЗАКУПОК: ТЕХНОЛОГИЯ ПРОЦЕССА

1.1. Определение, типы и характеристики бизнес-процесса

Понятие процесса и бизнес-процессов имеет множество трактовок. В общем можно сформулировать эти понятия следующим образом:

Процесс – это совокупность повторяемых действий, которые преобразуют исходный материал и/или информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с заданными критериями.

Определение бизнес-процесса напрямую связано с предыдущим определением.

Бизнес-процесс – это набор взаимосвязанных действий или функций, который по установленной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

 Бизнес-процессы классифицируют по месту в деятельности компании:

1. Основные бизнес-процессы - процессы производственно-хозяйственной деятельности предприятия, которые влияют на создание конечного продукта или услуги.

2. Обеспечивающие бизнес-процессы – процессы, которые обеспечивают выполнение основных процедур. Они могут меняться в зависимости от технологии основных процессов.

3. Бизнес-процессы внешнего взаимодействия – процессы взаимодействия с объектами, не входящими в состав предприятия; например, процесс отчетности контролирующим органам.

 Все бизнес-процессы характеризуется показателями:

• результативность – характеризует соответствие результатов процесса ожиданиям;
• управляемость – характеризует степень управления процессом производства продуктов/ услуг;
• эффективность – показывает оптимальность использования ресурсов для достижения требуемых результатов;
• повторяемость – характеризует способность бизнес-процесса создавать выходные потоки с одинаковыми характеристиками при его повторе;
• гибкость – способность бизнес-процесса приспосабливаться к изменениям внешних условий, без потери результативности и эффективности;
• стоимость бизнес-процесса.

Бизнес-процесс закупок включает в себя несколько взаимодействующих частей. Программа учёта использует их в зависимости от технологии работы предприятия, что обеспечивает эффективную информационную поддержку процесса закупки.

Цель процесса – заказать товары у поставщика и доставить их на склад компании/покупателя. Закупленные товары регистрируются на складе и резервируются на основании заявок на закупку.

Грамотное проектирование логистических операций, связанных с закупкой сырья и материалов, согласованию объемов и сроков поставок, формированием и оптимизацией складских ресурсов, а также организацией процесса транспортировки позволяет предприятию получить весомую экономию ресурсов, способствует снижению внутрипроизводственных затрат и является важным инструментом повышения его эффективности и конкурентоспособности. Поэтому одним из направлений повышения уровня сервиса автотранспортного предприятия и снижения его себестоимости является оптимизация логистических бизнес- процессов.

Решение задач оптимизации в логистике невозможно без использования систем поддержки принятия решений и применения гибких и многофункциональных подходов для описания логистических процессов в динамике. Это вызывает необходимость имитационного моделирования логистических бизнес-процессов.

Анализ последних исследований и публикаций показывает, что на сегодня в литературе существует множество работ, посвященных исследованию вопросов определения расходов и оценки эффективности отдельных бизнес-процессов, а также выбора направлений и рассмотрения процедур их улучшения.

Методики оценки эффективности бизнес-процессов заключаются в получении результатов по расчетам, которые могут включать различные показатели: финансовые (валовая прибыль, доходы, рентабельность и т.д.), критерии предоставления потребительской ценности и индикаторы удовлетворенности потребителей, показатели гибкости (продолжительность операционного цикла и цикла обслуживания, сроки выполнения операций и т.д.), качества, важности, затрат процессов и т.д. Включение тех или иных показателей с методиками оценки эффективности бизнес- процессов и обоснование необходимости их оптимизации объясняется рассмотрением бизнес-процессов на различных уровнях детализации, использованием различных методов расчета частичных и обобщающих показателей, а также расхождением во взглядах ученых на вопрос определения значимости и расстановки приоритетов составляющих оценивания.

Таким образом, в литературе достаточно внимания уделено вопросам оценки эффективности бизнес- процессов и рассмотрения процедур по их улучшению. Но использование описанных методов возможно лишь при условии предварительного обнаружения, моделирования и документирования бизнес-процессов. Точно построенная модель бизнес-процесса и определение его стоимости является залогом правильного принятия решения по его усовершенствованию, ведь это часто позволяет выявить «узкие места» и недостатки без осуществления трудоемких расчетов для оценки его эффективности и выбора на основании этого улучшающих мероприятий.

Существует широкий спектр различных технологий и стандартов моделирования логистических процессов. Описания видов моделирования бизнес-процессов, определению их преимуществ и недостатков, а также их сравнительной характеристике посвящено множество литературных источников. Наиболее популярными видами бизнес-процессов являются:

- SADT (Structured Analysis and Design Technique) - методология структурного анализа и проектирования, предусматривающая функциональное моделирование логистических систем на базе структурного их анализа, декомпозиции на подсистемы, из которых можно выделить подфункции и задачи. SADT предполагает использование различных инструментов, наиболее распространенной из которых являются IDEF - методология (разновидности: IDEF0 - описание процесса в виде иерархической системы взаимосвязанных функций; IDEF2 - моделирование информационных потоков внутри системы; IDEF3 - документирования технологических процессов, возникающих в системе). Важнейшим недостатком этого вида является невозможность ее использования для моделирования сквозных процессов.

• EPC (Extended event driven process chain) используется для описания процессов нижнего уровня и представляет собой упорядоченную последовательность процессов и функций (workflow). Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие ее.
• Описание бизнес - процессов в UML (Unified Modeling Language) базируется на построении диаграмм, представляющих статическую структуру процессов, а также диаграмм, характеризующих физические аспекты функционирования системы (диаграммы реализации).
• BPMN содержит описание условных обозначений для отображения бизнес-процессов и ориентирована как на технических специалистов, так и на бизнес- пользователей. Язык использует базовый набор интуитивно понятных элементов, позволяющих понять сложные семантические конструкции.

Кроме того, существует множество программных продуктов, позволяющих смоделировать бизнес-процессы в различных видах. Их характеристика, обзор основных возможностей, которые предоставляет каждая из программ, предоставлена в научных источниках. Описание логистических процессов с использованием указанных видов позволяет наглядно показать совокупность операций и проследить взаимосвязи между ними, выявить лишние действия и перепроектировать процесс таким образом, чтобы избежать дублирования связей или повторений.

Осуществим описание процесса загрузки автомобиля в наиболее распространенной форме моделирования бизнес-процессов - BPMN.

Для усовершенствования системы документирования, а также сокращение затрат времени и ресурсов также целесообразно определить затраты на выполнение каждой операции. Для этого использовано методологию Activity based costing, что позволяет точно определить затраты на выполнение каждой операции отдельного бизнес-процесса и предусматривает перенос расходов на отдельные ресурсы, которые были использованы в процессе определенной деятельности. Определив стоимость использования единицы ресурсов и количество единиц ресурсов, необходимых для выполнения операции, можно рассчитать стоимость определенного ресурса переносится на соответствующую операцию.

Существует множество вариантов составления бизнес модели. Рассмотрим самый распространенный. При моделировании бизнес процессов необходимо понимать, что существует несколько путей развития той или иной ситуации. В этом и заключается вся основа данного вида моделирования. На рисунке 1.1 предоставлены основные варианты развития модели в бизнес планировании.

Рис. 1.1 - Развитие модели в бизнес планировании

На рисунке изображены основные направления моделирования бизнес процессов. Можно выделить 3 варианта развития процессов: негативный вариант (наименее желаемый), оптимальный и позитивный. Данный вид моделирования часто используется при составлении бизнес планов, так как бизнес план - это не что иное, как моделирование логистических бизнес процессов. При моделировании все 3 варианта должны быть проработаны для более ясного видения дальнейшей ситуации. Негативная модель прорабатывается с целью нахождения всех минусов бизнес процесса. Не существует ни одного бизнес процесса, который можно назвать идеальным, ввиду этого, чем больше известно про минусы данного процесса, тем более ясно решение всех проблем. Оптимальная модель необходима для получения наиболее возможного результата развития бизнес процесса.