Файл: Оптимизация управления бизнес-процессом: основные методы и пути, оценка эффективности проведенных мероприятий (Бизнес-процесс закупок: технология процесса).pdf

Большинство современных организаций в той или иной форме пользуются электронным снабжением. По результатам ряд обзоров показал, что с начала 2000-х годов свыше 50% европейских компаний применяют автоматизированные системы в закупках. Такие системы позволяют: иметь доступ к поставщикам, расположенным в любой точке мира; автоматизировать закупки, применяя стандартные процедуры; снизить затраты (как правило, на 12 –15%).

Автоматизация закупок не обязательно улучшает физический материальный поток, но влияет на цепь поставок. У заказчиков появляется возможность покупать у множества поставщиков, географически удаленных друг от друга, у производителей или поставщиков начального уровня, у специализированных веб-ритейлеров. [1].

Некоторые европейские предприятия используют  программное  обеспечение,  которое  помогает им  оперативно  сопоставлять  заказы,  улучшить  аудит  и  предоставить  сотрудникам  возможность  более  легко  проверять  и  отслеживать  заказы^[9].

Система MBS Navision, внедряемая в Россию, удобна в использовании, содержит подсказки для сотрудников компании, какой этап следует за каким и какие действия требуются в тот или иной момент. Определяет участников процесса, границы процесса. Создает отчеты и другую необходимую документацию.

Российские программные разработчики не остались в стороне. Перечислим несколько из множества созданных ими программ, автоматизирующих бизнес-процессы закупок:

• Битрикс24. Бизнес процесс для отдела снабжения. Создает схему бизнес-процесса, объединяет пользователей в систему и содержит необходимую документацию.
• «ПитерСофт: Управление процессами». Бизнес-процесс "Закупка". Система объединяет участников процесса, ставит задачи, возникающие в процессе закупок, помогает согласовывать документы, показывает статус закупки каждой позиции.

Информационные  технологии  меняют форму взаимодействия предприятий  с  поставщиками  и  клиентами.  Сегодня  разные  программные продукты помогают  прогнозировать  данные,  отслеживать  уровень  запасов  и  определять  тенденции продаж,  быстро  обслуживать  заказы,  осуществлять инвентаризации,  а  также  улучшать обслуживание  клиентов.

Сокращение цикла выполнения заказа, повышение уровня идеальных заказов, систематизация и автоматизация процессов – термины, хорошо знакомые современным менеджерам по логистике и управлению цепями поставок, также как и общие преимущества от внедрения той или иной технологии. Ключевой вопрос состоит в том, с чего начать конкретный проект, какая должна быть последовательность шагов, какие подводные камни могут встретиться на пути к осуществлению поставленной цели. Именно на эти практические вопросы и призвана дать ответ– путеводитель и помощник в построении эффективной системы обмена данными между системами товародвижения компании (ERP)  и WMS складского оператора. Процедура строится на примере смены провайдера складских услуг  крупной  международной оптово-розничной сети по дистрибуции брендовой одежды, которая будет интересна и менеджерам компаний других сфер.  Общая методология представлена на Рис.1.3.

 Рис.1.3 - Процесс планирования закупок

Рассмотрим ситуации, при которых необходима работа по оптимизации системы обмена данными:

- Смена провайдера складских услуг и/или ERP;

- Желание оптимизировать текущие компоненты, например, внедрение и автоматизация складских дополнительных услуг  (этикетировка – наклейка ценников,  алармирование и  т.п.).

Интеграция по средствам передачи EDI сообщений (Electronic Data/Document Interchange) представляет собой автоматизированный обмен стандартизированными файлами (текстовый, эксель и т.п.),  с определенным для каждого процесса набором полей и единой интерпретацией в обеих программах. Главная задача менеджера проекта  определить бизнес-требования к системам и составить грамотное задание IT-специалистам с последующими тест-сценариями и контролем функционала.

На первом этапе выделяются основные процессы складской переработки, связанные с физическим движением товара:

- Приемка товара на склад;

- Сборка заказов;

- Отгрузка заказов.

Далее необходимо выделить типы номенклатуры, которым соответствуют  различные способы складской переработки, например:

- Штучный товар, адресное хранение в  ячейках по SKU (далее «Сток»);

-Кросс Док для оптовых клиентов (далее «Кросс»);

- POS материалы (в т.ч. пакеты, оборудование и т.п.) (далее «ПОСМ»)/

Наконец, товары, не требующие отдельной системы хранения, однако  находящиеся обособлено как физически, так и виртуально – для таких видов продукции эффективно использовать параметр «Статус» (альтернатива – использование виртуальных объектов их учета, что не является эффективным инструментом):

-Брак, уценка (отдельные зоны хранения);

- Блокируемый товар (по разным причинам, например, это массовый производственный брак, который хранится на полках, однако к отгрузке запрещен);

-  Утерянный товар. В процессе работы склада появляется несоответствие физического наличия товаров и данных систем, эффективное решение - помещать такие единицы в статус «Потеряны Складом» до инвентаризации, при этом они не будут доступны к заказам на сборку, но в случае, если склад найдет позицию, она вернется в основной статус – «К Продаже».

Таким образом, для каждого процесса будет существовать три различных сценария по типам номенклатуры, - приемка товара на полки (единица обработки – SKU) отличается от приемки коробов с рекламной продукцией (единица обработки – короб), соответственно и системные требования будут отличаться. А также четыре состояния статуса товаров – «Брак (4)», «Блокировка (3)», «Потеряно складом (2)», «К Продаже (1)».

ГЛАВА 2. ХАРАКТЕРИСТИКА БИЗНЕС-ПРОЦЕССА ЗАКУПОК НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «МЕБЕЛЬНАЯ ФЕЯ»

2.1 Краткая характеристика предприятия ООО «Мебельная Фея»

ООО «Мебельная Фея» (торговая марка «Дарсо») - одна из крупнейших компаний по изготовлению и продаже мебели в г. Москва. Производство находится по адресу: Московская область, г. Дмитров, ул. Бирлово поле, д.18.

1994 год – год основания компании. Первая коллекция мебели для гостиной была произведена на территории арендованной площади одной из московских фабрик. В 1998 году был приобретён первый раскроечный станок. 2000 г. - 2001 г.- строительство и оснащение современной фабрики.

Основной вид производственной деятельности ООО «Мебельная Фея» - розничная торговля, реализация товаров конечному потребителю, что является завершающим звеном движения товара в сфере обращения. Основные функции предприятия это производство и реализация товаров потребителям.

Предприятие имеет свыше 200 работников.

Должностные обязанности руководителя ООО «Мебельная Фея»:

• Контроль полного цикла производства мебели с последующими продажами.
• Менеджмент предприятия,
• Своевременная модернизация производственных ресурсов.

Компания осуществляет доставку продукции по Москве и Московской области, также предоставляет услугу сборки мебели в этом регионе. Клиенты также могут забрать товар самовывозом.

В остальные регионы продукция доставляется посредством транспортных компаний.

 Склад готовой продукции на ООО «Мебельная Фея» предназначен для хранения и отпуска продукции. Производство продукции происходит строго по плану-графику, который составляется на каждый месяц начальником цеха.

Ответственным лицом на складе в ООО «Мебельная Фея» является заведующий складом. Он организует прием и отпуск товаров и их документальное оформление, обеспечивает рациональное размещение товаров на хранение, осуществляет необходимые мероприятия по сохранности материальных ценностей, ведет учет движения и остатков товаров, руководит работой подсобных рабочих.

Производственный процесс здесь разделен на два ключевых этапа: верхний уровень – зона автоматической сборки компонентов и хранения необходимых материалов, и нижний уровень – зона ручной сборки, где также имеется несколько площадок хранения материалов.

Закупка обычно производится у постоянных поставщиков (производителей) в соответствии с планом закупки. Тем не менее, компания активно развивается, постоянно ищет новых поставщиков и новые товары. Прайс-листы поставщиков иногда меняются, поэтому при закупке товара уточняется цена и возможность скидки. Поставка товара от поставщика осуществляется на условиях предоплаты, если иное не оговорено в договоре.

Выбор поставщика - это сложная задача, так как от этого зависит своевременность поставок, репутация компании, а также ее рентабельность. Решение данной задачи состоит в анализе поставщиков и оценке работы с ними.

Для поиска потенциальных поставщиков используются способы:

1. Проведение тендера.
2. Изучение рекламных материалов (фирменные каталоги, объявления в средствах массовой информации).
3. Посещение специализированных мероприятий, таких, как выставки и ярмарки, и ознакомление с товарами и потенциальными поставщиками.
4. Личная переписка с возможными поставщиками.

При выборе поставщика оцениваются позитивные и негативные факторы работы с поставщиками (таблица 2.1).

Таблица 2.1 - Возможности и угрозы работы с поставщиками в ООО «Мебельная Фея»

В результате поиска составляется база потенциальных поставщиков, по которой в дальнейшем ведется работа.

Поиском и выбором поставщиков на предприятии занимается отдел закупки. Формируется база данных потенциальных поставщиков, в которой ведется информация об их коммерческих предложениях.

Большое значение имеет проверка соблюдения договоров поставки товаров отдельными поставщиками.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется по критериям, позволяющим сделать выбор наиболее выгодных партнеров.

В настоящее время ООО «Мебельная Фея» сотрудничает с поставщиками, представленными в таблице 2.2.

Таблица 2.2 – Поставщики компании ООО «Мебельная Фея»

2.2 Автоматизация бизнес-процесса закупок предприятия ООО «Мебельная Фея»

Организация закупочного процесса в ООО «Мебельная Фея» позволяет изготовить заказ любой сложности и объема в течение 3-5 дней без промежуточного накопления товара на складе. Подобная технологическая цепочка соответствует международным стандартам ведения бизнеса.[5]

Для автоматизации бизнес-процесса закупок в ООО «Мебельная Фея» используется система SyteLine ERP, которая была внедрена компанией «Фронтстеп» в 2004 г.

Эта система позволила ООО «Мебельная Фея» выйти на устойчивый режим выполнения заказов клиентов, сократив при этом сроки изготовления мебельных комплектов до 4 дней (среднее значение, точный срок зависит от заказа), при значительном сокращении запасов материалов и комплектующих. Автоматизированная система помогает контролировать выполнение каждого отдельного заказа. С помощью конфигуратора (SyteLine Configuration), встроенного в систему, при приеме заказа в течение нескольких минут происходит автоматический расчет всех необходимых параметров для выполнения данного заказа: номенклатуры комплектующих, исходных материалов, комплектность готовой продукции и т.п. В результате внедрения информационной системы SyteLine, в ООО «Мебельная Фея» были устранены «узкие места», авралы и простои, пересортица и затоваривание, значительно сократилось количество рекламаций и претензий потребителей. Внедрена система сбора данных при помощи штрих-кодирования, повышающая достоверность информации о проходящих бизнес процессах в режиме реального времени, что позволяет еще больше сокращать материальные и временные потери в ходе выполнения заказов клиентов.