Файл: Оптимизация управления бизнес-процессом: основные методы и пути, оценка эффективности проведенных мероприятий (Бизнес-процесс закупок: технология процесса).pdf

Infor SyteLine основана на стратегии «Бережливого управления производством», управлении гарантийным и сервисным обслуживанием, управлении качеством, управлении сложными структурами.

Система обеспечивает:

• задание разных методов планирования для различных узлов, деталей, уровней изделия под прогноз, портфель заказов по пополнению запаса;
• «поглощение» прогноза спроса принимаемых заказов клиентов во избежание дублирования плана закупок;
• Синхронное оптимизационное планирование (APS);
• Конфигурирование сложной продукции;
• Управление материально-техническими ресурсами;
• Управление себестоимостью;
• Управление эффективностью;
• Систему оповещения и управления событиями;
• Управление проектами.

На входе каждой производственной линии в зоне автоматической сборки установлена лазерная установка для печати кодов. При существующем производственном сценарии только две сборочные линии используют такую машину, но в будущем для удовлетворения растущего спроса на продукцию они будут установлены на каждой из 5 производственных линий.

2.3 Документация бизнес-процесса закупок предприятия ООО «Мебельная Фея»

Закупка товаров начинается с формирования документа закупки, в котором указываются поставщик, номер, количество, договорная стоимость и планируемая дата поставки номенклатуры. Документ закупки формируется после фактического заключения договора.

Закупаемая номенклатура может доставляться как поставщиком, так и заказчиком самостоятельно. В последнем случае необходимо наличие доверенности на получение товарно-материальных ценностей (формы М2, М2а). Поставляемая номенклатура сопровождается первичными документами, выписанными поставщиком в зависимости от использования транспорта (форма 1-Т) и вида номенклатуры (формы Счет-фактура, ТОРГ-12, М-15).

Поступившая номенклатура проверяется кладовщиком. Фактическое количество отражается в формах М-4, М-7 или ТОРГ-1, ТОРГ-2, передаваемых позже материально-ответственным лицом в отдел бухгалтерии. Оприходование номенклатуры выполняется на основе сопроводительных документов поставщика.

Список используемых формуляров при закупке товаров приведен в таблице 2.3.

Таблица 2.3. Формуляры закупки товаров

Отличительной особенностью закупки работ и услуг является необходимость указания в закупочном заказе как атрибутов договора. Следуя заключенному договору, поставщик оказывает работы и услуги заказчику. Контроль полноты и качества выполненных работ и оказанных услуг осуществляется ответственным лицом и закрепляется подписью в сопроводительных документах (табл.2.4). Подписанные документы передаются в отдел бухгалтерии для формирования бухгалтерских проводок и регистрации входящего счета-фактуры.

Таблица 2.4. Формуляры закупки работ и услуг

2.4 Анализ бизнес-процесса закупок предприятия ООО «Мебельная Фея»

Бизнес-процесс в ООО «Мебельная Фея» состоит из 10 этапов, которые включают в себя выполняемые сотрудниками компании функции. Каждый этап сопровождается одним или несколькими потоками: материальным, информационным и документальным.

1. Оформление и отправка заказов поставщикам.

Заявка составляется согласно договору. Для этого осуществляется прогноз продаж за будущий период по каждой товарной позиции, для каждого артикула. Для прогноза продаж вычисляют норму запаса товаров, которая включает в себя и страховой запас, и товары, которые движутся от поставщика до склада или магазинов компании. Норма запаса вычисляется по формуле:

N_з=P_сут (N₁+N₂+N₃), (2.1) где:

Р _сут — среднесуточное потребление товара;

N ₁ — норма подготовительного запаса, дней;

N ₂ — норма текущего запаса, дней;

N ₃ — норма страхового запаса, дней.

Также вычисляют потребность в товарах по формуле:

N_потр=( N_з + N_нп )*N_{прогноз} - P_cкл - P_тек , (2.2) где:

N_нп - норма производства,

N_{прогноз} – прогноз,

P_cкл – количество товара на складе,

P_тек – текущее количество товара.

Заявка поставщику отправляется чаще всего по электронной почте.

2. Получение и проверка подтверждения заказа, общение с поставщиками.

На данном этапе сотрудник проверяет подтверждение заявки от поставщика. В случае ошибок в подтверждении поставщик уведомляется об этих ошибках. По договоренности ответ поставщик должен дать в течение двух рабочих дней. Дата поставки согласовывается с поставщиком заранее и оговаривается в договоре.

 3. Работа с документами на оплаты. Поставщик предоставляет счет. Сотрудник отдела закупок отдает счет в бухгалтерию на оплату. Бухгалтер проводит оплату и высылает платежное поручение, которое затем отправляется поставщику. Оплата производится в течение такого срока, который прописывается в договоре.

 4. Получение информации о транспортном средстве. Номер машины, который сообщил поставщик, передается сотрудникам склада.

5. Контроль прибытия транспортного средства. Сотрудник, контролирующий закупки, проверяет, приехала ли машина вовремя. Если машина задерживается, то это может отразиться на оприходовании товара. Время прибытия машины уточняется, работники склад информируются.

 6. Контроль отгрузочных документов. Отгрузочные документы сохраняются и передаются в бухгалтерию. Если в документах есть ошибки, их исправляют.

7. Согласование цен. Проверяются цены в поставке, если они неверны, составляется претензия.

 8. Выставление претензий поставщику. После выставления претензии сотрудникам нужно добиться от поставщика получения компенсации по претензии и передать документы в бухгалтерию.

 9. Оприходование поставки. Поставка оприходуется по инструкции. Если документальное и фактическое количество товара не совпадает, выставляется претензия поставщику.

1. Подведение итогов бизнес-процесса.

Основные этапы бизнес-процесса закупок ООО «Мебельная Фея» схематично изображены на рис. 2.1.

Рис.2.1. Этапы бизнес-процесса закупок ООО «Мебельная Фея».

Одной из основных задач управления закупками является выбор поставщика. Важность решения данной задачи объясняется не только тем, что на рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковой продукции, но и тем, что поставщик должен быть надежным партнером в бизнесе.

При определении поставщика необходимо учитывать не только качество, надежность и цену, но и другие показатели, например, как управленческая совместимость и ряд других показателей, которые являются качественными. Решить эту задачу помогает метод аналитической иерархической процедуры (МАИ). Он получил широкое распространение в различных странах мира при определении приоритетов, потому что с его помощью можно выбрать более оптимальный проект решения проблемы с учетом интересов всех заинтересованных сторон, так, например, в США его используют при прогнозировании будущего развития образования и распределении ресурсов по направлениям исследований.

Сущность МАИ состоит в декомпонизации проблемы на все более простые составные части и дальнейшей обработке по парным сравнениям.

Рассмотрим этот метод на следующем примере. При оценки четырех поставщиков: «Кроношпан», «Шекснинский комбинат древесных плит», «Шаттдекор» и «Техноколор» будем использовать пять критериев: цена, качество, количество, расстояние и условия платежа.

На первом этапе предполагается разложение проблемы на более простые составные части и иерархическое воспроизводство проблемы:

1 УРОВЕНЬ: ПОСТАВЩИК

• УРОВЕНЬ: КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ПОСТАВЩИКА:
• цена продукции;
• качество продукции;
• количество продукции;
• растояние до поставщика;
• условия платежа.
  • УРОВЕНЬ: ЧЕТЫРЕ ПОСТАВЩИКА-КАНДИДАТА «Кроношпан», «Шекснинский комбинат древесных плит», «Шаттдекор» и «Техноколор» (см. рис. 2.2).

На втором этапе менеджер по закупкам должен присвоить оценки всем выбранным критериям. Для проведения субъективных попарных сравниваний разрабатывается шкала относительной важности (см. табл. 3.1).

Таким образом, если менеджер по закупкам считает, что цена важнее качества, то его мнение будет выражено 2 баллами. А также, если цена важнее количества, то тогда ставится балл 4. Аналогично можно установить, что цена существенно важнее расстояния и присвоить ему балл 5. Полученные результаты заносятся в таблицу матрица парных сравнений (см. табл. 3.2).

Весовой коэффициент показывает степень приоритетности каждого критерия по отношению к остальным критериям, т. е. чем он больше, тем более приоритетный критерий.

Весовой коэффициент рассчитывается по следующей формуле:

где ВПi — вектор приоритетов i-го критерия.

Поставщик

Цена продукции

Качество продукции

Количество продукции

Расстояние до поставщика

Условия платежа

Союз текстиль

Техноколор

Кроношпан

Техноколор-НН

Союз текстиль

Техноколор

Кроношпан

Техноколор-НН

Союз текстиль

Техноколор

Кроношпан

Техноколор-НН

Союз текстиль

Техноколор

Кроношпан

Техноколор-НН

Союз текстиль

Техноколор

Кроношпан

Техноколор-НН

Рис. 2.2. Иерархия поставщика по методу МАИ

Вектор приоритетов рассчитывается по следующей формуле

где а1, а2, …, аn — построчные значения по каждому критерию; n — количество критериев.

Вычисления представлены в таблице. Как видно из таблицы цена оценивается важнее качества примерно в полтора раза (0,42/0,26).

Для проверки согласованности суждений рассчитывается отношение согласованности (ОС):

Таблица 2.4 - Шкала относительной важности