Файл: Оптимизация управления бизнес-процессом: основные методы и пути, оценка эффективности проведенных мероприятий (Бизнес-процесс закупок: технология процесса).pdf

Чаще всего именно эта модель и является реальной, так как в ней учтены и плюсы и минусы развития процесса, чего нельзя сказать о двух других моделях. И, наконец, позитивная модель. Данная модель необходима для понимания всех перспектив развития и выделения исключительно сильных сторон. В отдельности каждая модель не представляет собой смысловой нагрузки и может только негативно повлиять на развитие бизнес процесса на стадии моделирования. Все 3 вышеописанные модели имеют смысл только в совокупности. Иными словами, негативная, оптимальная и позитивная модели возможны только в случае, если их совокупно используют для составления окончательного вывода, т. е. учитывая и плюсы, и минусы, и возможности, и перспективы, и все другие факторы, влияющие на развитие логистической бизнес модели.

1.2. Технология и этапы бизнес-процесса закупки

Технология бизнес-процесса закупки состоит из следующих стадий:

1. Определение потребности в товаре;
2. Выбор поставщиков;
3. Обработка заказов;
4. Выполнение обязательств по оплате заказа;
5. Контроль выполнения условий договора;
6. Поступление материала;
7. Оприходование материала;
8. Контроль счетов.

Рис. 1.2 – Схема бизнес процесса закупка

Стадия 1. Для определения потребности в товаре работники склада подсчитывают наименование и количество требуемых товарных позиций, желаемые сроки поступления. Затем со склада в отдел закупок передается заявка о необходимости закупить товар. Вид заявки определяет предназначение товара. Заявки бывают следующих видов:

• • Обычная консигнация (комиссионная продажа);
  • Производственная;
  • Поставка для третьего лица;
  • Движение товарных запасов между филиалами/складами.

В заявке указывается идентификатор, наименование требуемого товара/группы товаров, количество товара, сроки поставки, вид заявки, также может присутствовать краткое описание товара.

После оформления заявки она согласовывается. Исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку, согласует её содержание с руководителем отдела. В некоторых случаях в процессе согласования появляется необходимость поменять какие-либо пункты заявки, тогда исполнитель подготавливает и оформляет исправленную заявку, после чего повторяет согласование.

1. Выбор поставщиков происходит по плану^[2]:

• Составление списка предполагаемых поставщиков. Список поставщиков составляется сотрудниками отдела закупок, он состоит из постоянных поставщиков (с которыми заключены договора на долгосрочную работу) и/или новых (с которыми еще не заключен договор).
• Общение с поставщиками в соответствии с заявкой. Сотрудник связывается с предполагаемыми поставщиками по почте/факсимильной связи/электронной почте/личное общение с представителем компании.
• Выбор поставщиков. Сравниваются цены и условия поставки возможных поставщиков. После этого составляется список поставщиков, их цен и условий поставки. Из списка выбираются поставщики, предоставляющие оптимальные цены и условия поставок.

Организация работы с поставщиками, выбор поставщика и мониторинг его работы является составной частью функционального цикла отдела снабжения.

Взаимодействие с поставщиками является одной из самых сложных задач логистики снабжения, т.к. имеется низкий уровень прозрачности при работе с поставщиками, трудности в создании единой базы поставщиков и невысокий уровень долгосрочных отношений.

Одним из важных условием эффективного взаимодействия с поставщиками является ведение электронного документооборота, применение современных информационных систем^[3].

Технологий SAP, применяемая в логистике снабжения помогает  создавать интегрированные решения, которые позволяют эффективно управлять и координировать все виды деятельности производственного предприятия. Интеграция и оптимизация при использовании данной технологии выступают основными требованиями к созданию эффективной системы управления предприятием. Данная технология предусматривает раздел «Управление взаимоотношениями с поставщиками» (mySAP SRM), который  сосредотачивается на оптимизации всех бизнес-процессов, которые возникают при построении взаимоотношений с поставщиками. Так же она направлена на снижение затрат, которые связаны непосредственно с закупкой сырья и услугу поставщиков^[4].

Объединяя в одно целое все процессы по закупкам и работе с поставщиками, помогает определить оптимальных поставщиков по наиболее значимым критериям. Данное объединение предусматривает создание долгосрочных партнерских отношений с поставщиками сырья и услуг.

Применение электронного документооборота EDI предполагает объединение всех участников цепи поставок в единую систему взаимоотношений. Данную систему можно рассматривать в двух категориях^[5]:

• информационные системы для автоматизации внешний информационных потоков на основе согласованных и строго контролируемых стандартов, регламентов и протоколов;
• информационные системы для внутренней автоматизации информационных потоков.

Применение информационных систем в работе с поставщиками позволит быстро подавать заявки на заказ, производить более быстрый обмен информацией, связанный с изменение в условиях поставки, изменяющего спроса или в условиях риска и неопределенности^[6].

Еще одним примером может служить применение системы 1С – снабжение и закупки. Данная система предусматривает оформление заказов и отправку этого заказа поставщику на согласование. Поставщик в свою очередь указывает сроки поставки и график оплаты.

Выбор поставщиков – задача очень серьезная и ответственная. От ее решения зависят стабильность производства и качество выпускаемой продукции, а значит, эффективность всей компании и ее конкурентоспособность^[7].

Выбор поставщика можно осуществлять различными методами. Рассмотрим несколько из них.

Метод экспертных оценок наиболее распространенный метод.  В данном методе необходимо выбрать наиболее значимые критерии при выборе поставщика. Экспертами могут выступать сотрудники отдела снабжения или привлеченные эксперты. Выбирается список поставщиков, с которыми предприятие уже сотрудничает или новые поставщики, с которыми нет деловых отношений. Каждому поставщику присваивается экспертная оценка по каждому критерию. Итоговое значение рейтинга поставщика определяется путем суммирования оценок. По итогам данного метода происходит сравнение поставщиков, и определяют наилучшего. Если же экспертная оценка одинакова у нескольких поставщиков, то данная процедура проводится еще раз, но при этом она дополняется критериями выбора, не использовавшиеся ранее.

Метод оценки затрат/затратно-коэффициентный метод заключается в том, что весь исследуемых процесс снабжения делится на несколько вариантов, и тщательно рассматриваются все расходы и доходы для каждого из них. В итоге получается исходный материал для сравнения и выбора вариантов решений отдела снабжения. При выборе поставщиков для каждого из них рассчитываются все возможные издержки на закупку и доставку сырья. Затем из списка поставщика с полученными расчетами по расходам выбирается наиболее выгодный поставщик.

Метод доминирующих характеристик предполагает сосредоточение на одной выбранной характеристики (критерии). Критерий может быть выбран любой: низкая стоимость, качество, удаленность и т.д. Преимуществом данного метода является простота выбора, а недостатком – отсутствие внимания на другие критерии выбора. Этот недостаток может привести к необоснованному выбору поставщика, который может снизить эффективность деятельности отдела снабжения, а так же предприятия в целом.

Метод критерий предпочтений предполагает, что выбор поставщика и выбор критериев, по которым оценивается поставщик, выбираются исходя из данных, которые предоставляют различные подразделения фирмы. В данном методе рассматривается различная информация по каждому поставщику, получаемая от различных отделов предприятия. Поставщик оценивается исходя из большого объема информации, в котором ключевой критерий может даже не рассматриваться.

Метод анализа иерархии применяется в том случае, если выбор поставщиков оценивается более, чем по 5 показателями. Метод анализа иерархии оценивает каждого поставщика по 9-ти бальной шкале, чем выше оценка у критерии тем он наиболее значим для предприятия. На основе полученной матрицы определяется вес для каждого критерия по степени значимости. После этого происходит попарное сравнение критериев.

Поэтому некоторые предприятия проводят мониторинг деятельности своих поставщиков, чтобы убедиться в том, что они продолжают предоставлять удовлетворительные услуги. Преимущественно это выполняется неформально, как субъективный анализ, однако предприятие может также прибегать и к более сложным показателям, количественно измеряя аспект деятельности поставщиков.

3. Обработка заказов. Сотрудник отдела закупок совершает действия: подготовка заказа; проверка наличия договора с поставщиком; оформление и отправка заказа поставщику.

• Подготовка заказа. Определяются: номер заказа, дата отправления заказа, номенклатура заказываемого товара/группы товаров, краткая характеристика заказываемых товарных позиций, условия поставки.
• Проверка наличия договора с поставщиком. Если договор еще не заключен или закончился срок его действия, совершается процедура заключения или продления.
• Оформление и отправка заказа. Подготовленный ранее заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново. Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью выбранного канала связи.

4. Выполнение обязательств по оплате заказа. Сотрудник совершает следующие действия:

• Получает счет-фактуру в соответствии с заказом. В позициях счета-фактуры должны быть указаны следующие данные: номер счета-фактуры, дата отправки счета-фактуры, идентификатор заказываемого товара/группы товаров количество товара, условия оплаты согласно договору с указанием реквизитов счета, расчетная валюта.
• Согласование счета-фактуры. На данном этапе в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылку повторного счета-фактуры.
• Заказ оплачивается в соответствии с условиями договора.
• Отправляется уведомление о выполнении обязательств по оплате.
• Приходит информация о сроках готовности товара к отгрузке. В уведомлении о сроках сообщается, как быстро поставщик готов произвести поставку товара согласно условиям по договору, когда подтвердится выполнение обязательств по оплате.

5. Контроль выполнения условий договора. Сотрудники выполняют функции:

• Отслеживания местонахождения товара в процессе доставки. Контроль выполняется после получения заказчиком уведомления, что товар отгружен со склада поставщика.
• Регистрация нарушения сроков поставки. Отступления от сроков, указанных в договоре, факты нарушения пунктов и условий договора, отмеченные сотрудником отдела закупок заказчика, обязательно регистрируются, чтобы в дальнейшем использоваться для возможного выставления претензий поставщику.

6. Поступление товара. Сотрудник компании-заказчика выполняет следующие действия:

- Организация приёма груза в установленном месте, контроль фактически полученного груза;

- Сравнение полученного товара с заявкой, документальное оформление обнаруженных отклонений.

- Выставление претензий по факту отступления от условий договора. Претензия выставляется в случае нарушения поставщиком условий и/или пунктов договора, повлекшего убытки или иной урон заказчику.

- Оприходование товара. Груз размещается на складах компании-заказчика и в специальную форму заносятся следующие данные:

• Наименование товара;
• Дата поставки и номер договора, по которому была произведена закупка;
• Количество товара;
• Краткое описание;
• Цели закупки.

- Контроль счетов. Проверяется правильность движения денежных средств в процессе закупки, проверка налоговых отчислений, а также таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в данном бизнес - процессе.

1.3. Автоматизация бизнес-процессов закупок в России и за рубежом

Автоматизация процесса закупок повышает эффективность работы специалистов по закупкам и руководителей отдела закупок, позволяет руководителю своевременно анализировать и планировать процесс закупок деятельность, а также контролировать выполнение плановых показателей^[8].

Для автоматизации процесса закупок важно решить задачи:

1. Стандартизировать процесс закупок.
2. Уменьшить вероятность ошибок сотрудников при оформлении заказа.
3. Получить определенный бизнес–эффект (финансовый или временной).