Файл: Проектирование организационной структуры управления для Общества с ограниченной ответственностью «Моноритм НТ».pdf

При приёме кандидата на должность администратора предусмотрены следующие этапы:

- собеседование с руководителем фирмы;

- ряд тестирований;

- практические кейсы.

К кандидату на данную должность предъявляются следующие требования: наличие высшего профессионального образования, без предъявления к опыту работы, возраст 18-30 лет. График работы администратора 5/2. При таких требованиях к уровню квалификации и с учётом условий работы, повышенной интенсивности и большого объёма функционала заработная плата для данной позиции в организации составляет 25000 рублей.

При приеме на работу, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, кандидат должен предоставить необходимые документы: С новым сотрудником подписывается трудовой договор, договор о материальной ответственности. Один оригинал хранится в личном деле сотрудника, второй выдается ему на руки.

После окончания процедуры оформления сотрудник приступает к своим прямым обязанностям. По усмотрению работодателя и с согласия работника новый сотрудник может проходить испытательный срок с первого дня работы.

Непосредственная процедура ввода в должность продавца-консультанта предусматривает следующее:

- администратор в первый день выхода должен быть на рабочем месте;

- заказать заранее пропуск, если это необходимо, встретить нового сотрудника;

- ознакомить с обязанностями;

- ознакомить с коллективом, предоставить контакты всех необходимых сотрудников;

- ознакомить с магазином (рассказать о месторасположении и окружении, рассказать о расположении коллекции, показать места хранения товара, рассказать о специфике функционирования магазина);

- ознакомить с кассой, контроль работы на кассе;

- ознакомить с распорядком дня, а также внести сотрудника в график;

- рассказать о порядке вознаграждения за трудовую деятельность.

Для эффективной работы персонала не достаточно применение одних лишь методик отбора и подбора персонала. Необходимо систематически осуществлять повышение квалификации работников, совершенствование деловых и нравственных качеств сотрудников. Кроме того, в процессе трудовых отношений необходимо предусмотреть процедуру аттестации работника на соответствие занимаемой должности. Указанные задачи в своей совокупности составляют функцию профессионального обучения, аттестации и повышение квалификации персонала.

В связи с этим каждому новому сотруднику в компании То Be Queen необходимо пройти предварительное обучение. В зависимости от обязанностей, а, следовательно, и должности, будет проводиться обучение различного уровня. Обязательным тренингом для сотрудников любого уровня является ориентационная программа. Данный тренинг рассказывает о компании, учит основным стандартам работы в компании.

В целях проверки работников на соответствие занимаемой должности, в случаях, предусмотренных трудовым законодательством, проводятся аттестации следующих видов:

- ежегодные;

- по окончании испытательного срока;

- промежуточные (оценка квалификационных знаний).

Все результаты аттестации сохраняются. На основании этих данных принимается решение о повышении, либо об увольнении по соответствующим основаниям. В связи с этим необходимо отметить, что руководителям следует уделять большое внимание обучению своих сотрудников, т.к. от этого зависит качество продаж.

Таким образом, анализ структуры управления предприятием показал, что в данной фирме принято за основу линейная организационная структура управления. Скалярная цепь управления по линии администратора кратна количеству торговых точек, остальные отделы и должностные лица осуществляют свою деятельность в отношении всех торговых точек.

Можно обозначить существенный недостаток – отсутствие координации между различными отделами и их должностными лицами, что затрудняет слаженность действий и в итоге снижает эффективность деятельности фирмы. Кроме того, ряд должностных лиц совмещает несколько функций, которые зачастую совместить не представляется возможным, либо затруднительно, а некоторые функции, свойственные обычно торговым фирмам вообще не имеют конкретного исполнителя. При таких обстоятельствах наблюдается чрезмерная перегруженность линейных руководителей (менеджеров среднего звена).

Указанные обстоятельства и будут являться в числе прочего предметом исследования выпускной квалификационной работы.

2.3 Эффективность управления фирмой ООО «Моноритм НТ»

Для оценки эффективности управления важно определить соответствие системы управления и ее организационной структуры объекту управления. Это выражается в сбалансированности состава функций и целей управления, содержательной полноте и целостности процессов управления, соответствии численности и состава работников объему и сложности работ, затратам на содержание персонала, наличии и функционировании системы обучения и повышения квалификации персонала, полноте обеспечения производственно-технологических процессов требуемой информацией, обеспеченности процессов управления технологическими средствами с учетом их номенклатуры, мощности и быстродействия.

Проведём оценку эффективности существующей организационной структуры управления ООО «Моноритм НТ» по обобщённым критериям.

1. Соответствие функций и целей организации структуре управления.

Исследуемая в выпускной квалификационной работе фирма в качестве основной деятельности предусматривает торговлю разнообразными аксессуарами сопутствующими формированию внешнего облика потребителя, служащими дополнениями к одежде:

Учитывая торговую деятельность и ассортимент товаров, организационная структура управления данной фирмой должна предусматривать следующие структурные подразделения и должности: руководитель, отдел маркетинга, отдел рекламы, отдел кадров, юридический отдел, бухгалтерскую службу, складское хозяйство, транспортную службу, отдел обучения и развития персонала, а также отдел по работе с клиентами. Кроме того, в каждом структурном подразделении – магазине должны предусматриваться должности администратора и продавцов – консультантов, количество которых зависит от масштабов магазина и режима работы (3 – 4 продавца). При наличии указанных элементов структуры управления, функции организации будут реализовываться на достаточно высоком уровне, а её конечная цель будет успешно достигаться.

Анализ организационной структуры ООО «Моноритм НТ» показал, что ряд функций, имеющих ключевое значение для осуществляемого вида торговой деятельности, либо вообще не реализуется, либо сосредоточен в компетенции одного субъекта управления, что создаёт существенную перегруженность некоторых должностных лиц. Данный недостаток в целом свойственен линейным организационным структурам управления, к которым и относится структура исследуемой организации.

В связи с этим, функции кадровой работы, маркетинга, рекламы, обучения персонала, юридическая работа, а также работа с клиентами в масштабах всей организации реализуются на довольно низком уровне, поскольку их выполнение возлагается на администраторов каждого магазина. Учитывая, что в линейной организационной структуре ООО «Моноритм НТ» практически отсутствуют горизонтальные координационные связи, указанные выше функции выполняются стихийно, так как отсутствует общая стратегия их развития на уровне организации в целом.

2. Затраты на содержание персонала.

В основу расчетов положены данные, предоставленные ООО «Моноритм НТ».

Ежемесячный фонд заработной платы, при существующей в ООО «Моноритм НТ» организационной структуре управления, складывается из совокупных затрат на оплату труда всех сотрудников фирмы. Заработная плата в данной фирме установлена в следующих размерах:

- директор: 40000 рублей в месяц;

- главный бухгалтер: 30000 рублей в месяц;

- мерчендайзер: 25000 рублей в месяц;

- администратор (3 единицы): 30000 рублей в месяц;

- продавец – консультант (9 единиц): 15000 рублей в месяц.

Таким образом, месячный фонд оплаты труда составляет 320000 рублей. С учётом отчислений на социальные нужды затраты на содержание персонала в месяц составляют 428800 рублей.

Рассчитаем коэффициент эффективности организационной структуры управления по следующей формуле:

К_э = Р_п / З_у, где…………………………………….(2.1)

Р_п – конечный результат (эффект), полученный от функционирования организационной структуры управления (прибыль предприятия).

З_у – затраты на управление (фонд заработной платы, расходы на содержание помещений, приобретение и ремонт средств оргтехники, прием и передачу управленческой информации).

Р_п = 12780000 рублей в год,

З_у = 5145600 + 3232800 + 540000 = 8918400 рублей в год.

К_э = 12780000 / 8918400= 1,43

Данный коэффициент будет использован для сравнения эффективности существующей организационной структуры управления и проектируемой.

3. Обучение персонала и управление деловой карьерой.

Для стабильной и эффективной работы фирмы необходимо постоянно реализовывать функцию обучения персонала, повышение квалификации и освоение современных методов работы.

Под обучением персонала понимается целенаправленный, планомерно и систематически осуществляемый процесс овладения знаниями, умениями, навыками и способами общения под руководством специалистов соответствующих направлений деятельности.

Среди множества существующих целей обучения персонала наиболее ключевыми являются, на наш взгляд, следующие:

- формирование у сотрудника комплекса необходимых знаний и навыков;

- соответствующего профессионального уровня персонала фирмы;

- обеспечение возможности в случае производственной необходимости взаимозаменяемости сотрудников;

- управление деловой карьерой сотрудников, в том числе продвижение по службе;

- поддержание добросовестного и позитивного отношения к работе, а также мотивация сотрудников.

Критерием оценки эффективности управления в данном случае должна являться степень достижения обозначенных выше целей обучения персонала.

Знания, которые сотрудники фирмы получили на тренинге или семинаре, сохраняют свою актуальность до шести месяцев. По истечении данного периода целесообразно обновлять, совершенствовать знания, умения и навыки сотрудников. Применение долгосрочных программ обучения персонала даёт более продолжительный эффект – от года до трех лет, в зависимости от длительности, качества обучения и содержания программы.

Анализ реализации функции обучение персонала как одного из критериев оценки эффективности организационной структуры управления ООО «Моноритм НТ» показал, что в данной организации указанная функция осуществляется по минимальному принципу. В частности, из многообразия методов и приёмов обучения персонала при действующей организационной структуре в ООО «Моноритм НТ» применяется лишь самообразование сотрудников и разовые эпизодические тренинги, что ни в коем случае не может являться высокоэффективным в данной сфере деятельности. Негативную тенденцию в данном явлении обуславливает и то обстоятельство, что принятая в данной организации линейная структура управления не предусматривает ни отдела обучения и развития персонала, ни соответствующего ответственного должностного лица. Частично указанные функции выполняет администратор, который в линейной организационной структуре чрезмерно перегружен многочисленными функциями.

В силу этого, по данному критерию организационная структура ООО «Моноритм НТ» недостаточно эффективна.

4. Обеспеченность организации информационными и правовыми ресурсами.

Профиль деятельности ООО «Моноритм НТ» предусматривает постоянное использование актуальных информационных и правовых ресурсов. В частности, работа с потребителями, контролирующими органами, поставщиками и деловыми партнёрами, требует квалифицированного юридического и информационного сопровождения. В силу этого, полагаем, что отсутствие соответствующего отдела либо специалиста в данной сфере снижает состояние защищённости фирмы во взаимоотношениях с потребителями, контролирующими органами и контрагентами фирмы.

Указанное обстоятельство также существенно снижает эффективность действующей в ООО «Моноритм НТ» организационной структуры управления.

Глава 3. Мероприятия по совершенствованию организационной структуры ООО «Моноритм НТ»

3.1 Проектирование организационной структуры

В процессе проектирования ставится задача создания такой структуры управления, которая бы наиболее полно отражала цели и задачи организации, т.е. вновь созданная структура должна наилучшим образом обеспечить организации взаимодействие с внешней средой, продуктивное распределение усилий своих сотрудников и, как следствие, удовлетворение потребности клиентов и достижение своих целей с высокой эффективностью.