Файл: Проектирование организационной структуры управления для Общества с ограниченной ответственностью «Моноритм НТ».pdf

Процесс проектирования организационной структуры состоит из трех основных этапов.

Первый этап — анализ действующей структуры управления. Он призван установить, в какой мере она отвечает требованиям, предъявляемым к организации, т.е. насколько эта структура рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев, характеризующих ее качество. Комплексный анализ организационной структуры управления ООО «Моноритм НТ» был проведён во второй главе выпускной квалификационной работы. В результате данного анализа нами были выявлены «узкие» места в деятельности организации: большая перегруженность в работе администраторов магазина, отсутствие функциональных обеспечивающих служб, профессионально выполняющих определённые функции, присущие каждому отделу. Кроме того, некоторые функции, такие как качественный отбор и подбор персонала, его мотивация и управление карьерой, маркетинг и рекламная деятельность, а также правовое сопровождение деятельности фирмы, реализовывались на минимальном уровне, либо вообще отсутствовали.

Второй этап — проектирование организационных структур. В процессе проектирования структуры управления организацией решаются, как правило, следующие задачи: определение типа структуры управления; уточнение состава и количества подразделений по уровням управления; численность административно-управленческого персонала; характер соподчиненности между звеньями организации; расчет затрат на содержание аппарата управления. В конечном итоге для каждого структурного подразделения устанавливаются управленческие функции, потоки информации, взаимосвязи и документооборот, полномочия, ответственность и права подразделений и работников.

Организационная структура для ООО «Моноритм НТ» проектируется нами по типу линейно-функциональной (Приложение 8).

Общее руководство организацией ООО «Моноритм НТ» осуществляет директор. В обязанности директора входят руководство всей деятельностью организации.

В непосредственном линейном подчинении у директора находятся следующие должностные лица:

- главный бухгалтер;

- специалисты отдела правовой и кадровой работы: юрист и менеджер по персоналу;

- специалисты коммерческого отдела: специалист по маркетингу и рекламе (PR – менеджер), мерчендайзер, кладовщик склада;

- управляющий магазинами.

Обозначенные отделы и входящие в них должностные лица наделены определённым объёмом соответствующих функций.

Главный бухгалтер в ООО «Моноритм НТ» – это специалист, который ведет учет всей финансовой деятельности организации, осуществляет начисления и расчёт заработной платы всем сотрудникам, совместно с товароведом и управляющим магазина проводит ревизию и оформляет её результаты, подготавливает предусмотренные формы финансовой отчётности, а также выполняет иные поручения директора, касающиеся работы организации. Свою деятельность осуществляет на основании требований нормативно – правовых актов Российской Федерации. Главный бухгалтер в пределах своих должностных обязанностей взаимодействует с государственными учреждениями, предприятиями и общественными организациями.

Юрист в ООО «Моноритм НТ» привлекается к работе на условиях аутсорсинга по договору гражданско – правового характера.

За юристом закрепляются следующие должностные обязанности:

- разрабатывает необходимые учредительные документы, осуществляет внесение изменений в учредительные документы;

- обеспечивает структурные подразделения и должностные лица организации законами, нормативными правовыми документами, необходимыми для осуществления их функций;

- осуществляет проверку соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю организации проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера;

- ведет договорную работу в организации;

- занимается досудебной (претензионной) работой в организации:;

- принимает участие совместно с менеджером по персоналу в разработке документов, регламентирующих приём, перемещение и увольнение сотрудников, наложение на них дисциплинарных взысканий, а также вопросов, касающихся обеспечения сохранности собственности организации (договоров о материальной ответственности и т.д.);

- представляет интересы организации при проверках, проводимых в организации государственными контрольно-надзорными органами с целью правового контроля за соблюдением процессуальных действий проверяющими, обоснованностью и правильностью выводов проверяющих, оформлением результатов проверок и составлением процессуальных документов;

- осуществляет представительство от имени организации в государственных надзорных органах и в судах;

- осуществляет письменное или устное консультирование работников организации по различным правовым вопросам, оказывает правовую помощь в составлении юридических документов.

Предлагаемая организационная структура управления ООО «Моноритм НТ» предусматривает в отделе правовой и кадровой работы должность менеджера по персоналу, поскольку в действующей структуре такие функции лежат на администраторе, что не является эффективным.

Основные задачи, которые возлагаются на менеджера по персоналу, следующие:

- определение совместно с руководителем потребности фирмы в работниках различных должностей и квалификаций;

- анализ рынка труда и управление занятостью;

- формирование кадров организации (планирование, набор, отбор и наем, адаптация работников, высвобождение, анализ текучести и т.п.);

- безусловная ориентация на требования законодательства о труде;

- управление деловой карьерой работников (профессиональная ориентация и переподготовка, оценка профессиональной деятельности персонала, организация продвижения по службе);

- анализ затрат и результатов труда, обобщение табелей учёта рабочего времени и формирование данных, необходимых главному бухгалтеру для начисления заработной платы сотрудникам;

- совершенствование организации труда и его стимулирование, создание хорошего социально-психологического климата, предупреждение возникновения конфликтных ситуаций;

- разработка системы мотивации персонала;

- учет не только текущих, но и перспективных потребностей организации в персонале, исходящих из задач его развития, прогноза рыночной конъюнктуры и тенденции естественного движения рабочей силы;

- разработка социальной политики организации;

- разработка методик аттестации персонала, оценки результатов работы каждого сотрудника.

Менеджер по персоналу координирует деятельность по оценке результатов работы сотрудников и принимает решение о необходимости поощрения либо осуществления мероприятий по повышению квалификации, дополнительной подготовке или переподготовки сотрудника.

В проектируемой организационной структуре управления ООО «Моноритм НТ» полагаем целесообразным создать коммерческий отдел, в который будут включены следующие должности: мерчендайзер, специалист по маркетингу и рекламе, кладовщик склада.

Мерчендайзер работает в коммерческом отделе и обслуживает все магазины. Главная задача мерчендайзера - это правильное расположение товара на полках определенной торговой точки, и как результат, рост числа продаж. Он работает с конкретными товарами и следит за тем, чтобы именно эти товары покупались лучше всего. Также в его обязанности могут входить корректирование цен на товар и консультации продавцов.

Указанные данные необходимы для планирования, организации и проведения различных мероприятий маркетинговой и рекламной кампании. Для этих целей считаем целесообразным исключить соответствующие функции из должностных обязанностей администратора и учредить должность специалиста по маркетингу и рекламе – PR- менеджера, целью которого является обеспечение максимально эффективной работы компании, увеличение объема продаж и повышение узнаваемости торговой марки.

В этой связи PR - менеджер на профессиональной основе должен выполнять следующие обязанности:

- брендинг и позиционирование компании;

- изучение и анализ конкурентной среды, оценка перспектив развития рынка;

- взаимодействие с партнерами по вопросам разработки рекламной продукции, определять конкретные носители рекламы, редактирование рекламы (газеты, журналы, радио и ТВ, наружная реклама) и их оптимальное сочетание;

- участие в наполнении сайта;

- организация мероприятий по продвижению продукции, организация участия компании в выставках и специализированных маркетинговых мероприятиях, составление плана маркетинговых и рекламных мероприятий;

- управление совместно с главным бухгалтером бюджетом, выделенным на маркетинговые мероприятия;

- подготовка презентаций, публикаций, новостей;

- работа с социальными сетями, организация сбора информации от потребителей;

- подготовка аналитических отчетов по результатам маркетинговых мероприятий;

- контроль качества предоставляемых услуг.

С внедрением должности PR – менеджера в организационную структуру управления ООО «Моноритм НТ» предполагается рост числа продаж, что позволит увеличить до 20% прибыль организации.

В новой организационной структуре управления предлагается создание единого централизованного склада, с одной должностной единицей кладовщика.

В обязанности кладовщика входит:

- прием на склад, хранение и выдача со склада товара для реализации в магазины фирмы с учетом наиболее рационального использования складских и торговых площадей, облегчения и ускорения пополнения ассортимента магазинов необходимыми товарами и перемещение на склад нераспроданных коллекций аксессуаров;

- обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, предотвращающих порчу и потери товарно-материальных ценностей;

- проверка соответствия принимаемых товарно-материальных ценностей сопроводительным документам (приходным накладным и сертификатам);

- по заявке управляющего и при согласовании с PR – менеджером и мерчендайзером осуществляет комплектование партий товаров по расходным накладным и их отпуск;

- учет наличия на складе хранящихся товарно-материальных ценностей и ведение отчетной документации по их движению;

- участие в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей совместно с иными должностными лицами по указанию директора.

Создание централизованного склада и введение должности кладовщика позволит оптимизировать работу фирмы, сократить количество операций между магазинами и складом, своевременном обеспечении магазинов необходимым ассортиментом и высвобождении торговых площадей от нереализованной продукции.

Таким образом, скоординированная работа специалистов коммерческого отдела выполняет основную задачу – стимулирование продаж и укрепление фирмы на потребительском рынке.

Непосредственное руководство структурными подразделениями (магазинами) осуществляет управляющий. В предлагаемой организационной структуре управляющий выполняет ключевые функции администраторов магазинов, при этом освобождается от множества обязанностей, которые переданы вновь созданным функциональным отделам. Учитывая данные обстоятельства, за управляющим сохранятся следующие функции:

- линейное руководство продавцами - консультантами магазинов;

- осуществляет анализ продаж, своевременное оформление заявки для пополнения ассортимента товаров, приём, разборку поставок;

- обеспечивает выполнения плана продаж и повышение качественных показателей обслуживания;

- ведение установленной отчётности‚ участие в проведение инвентаризаций;

- координация совместно с юристом процесса взаимодействия с внешними проверяющими органами и работы с потребителями.

В каждом структурном подразделении (магазине) предусматриваются по три должностные единицы продавцов – консультантов (кассиров).

Продавец-консультант (кассир) выполняет ряд функций:

- занимается прямыми продажами в торговом зале, работает непосредственно с клиентами;

- оказывает помощь при каких-либо изменениях в торговом зале;

- занимается приемом, разбором поставок;

- следит за порядком в торговом зале, оперативно выявляет необходимость пополнения ассортимента товаров, проводит подсортировку;

- работает на кассовом терминале.

Кроме того, особенностью режима работы продавцов – консультантов в предлагаемой нами организационной структуре будет являться скользящий график, при котором одновременно в каждом магазине работают по два продавца – консультанта, один из которых является старшим смены. В его обязанности, кроме перечисленных выше, будут входить функции по открытию и закрытию смены, оформлению возвратов и отчёта по итогам работы смены.

Предлагаемая организационная структура управления ООО «Моноритм НТ» предусматривает по штату 17 человек. Все сотрудники будут приняты по трудовому договору на постоянной основе.

3.2 Оценка эффективности разработанной организационной

структуры управления

Во второй главе выпускной квалификационной работы был проведён комплексный анализ существующей организационной структуры управления ООО «Моноритм НТ». Для оценки её эффективности нами были использованы различные показатели. Отдельные параметры эффективности организационной структуры были нами определены с использованием ряда коэффициентов. Проведённая в предыдущем параграфе работа по проектированию организационной структуры управления сводится к выработке направлений по их совершенствованию, что относится к числу важнейших средств повышения эффективности управленческой деятельности организации. Итогом проектно – исследовательской работы является построение усовершенствованной организационной структуры управления ООО «Моноритм НТ». Для сравнения её с существующей организационной структурой и определения степени эффективности предлагаемой структуры управления проведём оценку эффективности разработанной организационной структуры управления ООО «Моноритм НТ» по критериям, обозначенным в параграфе 2.3.