Файл: Теоретические аспекты информации и коммуникации в управлении бизнесом.rtf
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 09.12.2023
Просмотров: 46
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Б - коммуникации, существующие в сфере межличностных отношений госаппарата.
В - коммуникации, обращенные к обществу, часть коммуникационной деятельности в системе управления, которая делает ее открытой, способной к адаптации, совершенствованию.
Виды коммуникаций как социальной (гуманитарной) технологии в управлении показаны на рисунке 1.
Рис. 1 Виды коммуникаций [9, с.82]
На эффективность работы и сплоченность служащих влияет используемая в организации модель внутрикоммуникативных сетей.
Коммуникативные сети подразделяются на централизованные (вся коммуникация замыкается на руководителе) и децентрализованные (коммуникация относительно равномерно распределяется между всеми членами организации). Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, снижают уровень коллективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства.
Известно множество других вариантов коммуникационных моделей: цепочная, звездная, иерархическая. Связи между передающей стороной (коммутатор - руководитель, Р) и воспроизводящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются.
Рис. 2 Структура коммуникаций [9, с.85]
При цепочной структуре коммуникаций решение, передаваемое с одного конца на другой, становится известно всем исполнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а командный стиль руководства не проявляется. Такая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.
Многозвенная структура коммуникации - наиболее часто встречаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участники коммуникации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Ярко выражены отношения субординации и командования.
В звездной структуре ярко выражен руководитель, через которого передается вся информация, все связи замыкаются на нем.
Для иерархической структуры характерны опять же ярко выраженные административно-командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными.
В реальной жизни имеется еще большее разнообразие коммуникативных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры - важный элемент интенсификации контактов внутри коллектива и управления им.
Руководитель - это центр коммуникативного взаимодействия и информационных потоков, который выполняет ведущие информационные роли:
- пользователя информации - внешней и внутренней, поступающей в организацию;
распространителя информации - не только через документооборот, но и вербальные контакты (обзоры, беседы и т.д.);
- предоставителя информации внешним организациям, заинтересованным лицам (о планах, стратегии, действиях и результатах работы организации, проявляется как эксперт по вопросам своей сферы деятельности).
Выделяют шесть областей коммуникативного взаимодействия руководителя с сотрудниками.
. Прием на работу. Задача - убедить потенциального сотрудника в достоинствах работы в данной организации, получить определенное представление о новом сотруднике.
. Ориентация. Задача - ознакомить с базовыми целями организации, конкретными программами, условиями их выполнения, формировать у сотрудников уверенность в общественной необходимости успешного решения поставленных перед коллективом задач.
. Индивидуальная оценка сотрудников. Задача - сообщить подчиненному свое отношение к его работе, оценить вклад в деятельность организации.
. Обеспечение безопасности (физической, экологической, психологической). Задача - представить сотрудникам информацию об условиях работы, степени их безопасности и мерах, принимаемых для ее обеспечения, создания творческого морально-психологического климата в коллективе.
. Обеспечение дисциплины. Задача - ознакомить сотрудников с действующими в организации правилами, инструкция ми, традициями, контролировать их выполнение.
. Функционирование. Задача - обеспечить сотрудников необходимой служебной информацией, оказывать необходимую организационно-методическую поддержку.
Регулирование и координация индивидуальных усилий с последующим созданием единого упорядоченного организационного процесса с помощью коммуникативного взаимодействия являются центральной функцией руководителя.
Выделяют следующие основные причины неэффективной коммуникации [18, с.137].
Недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций.
Отсутствие у организации обратных связей.
Неблагоприятный психологический климат в коллективе. К неверному восприятию информации и ее умышленному искажению приводят недоброжелательные отношения между сотрудниками.
Личностные моменты: предвзятость отдельных работников по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к информации, нарушенное эмоциональное состояние и др.
Отсутствие единого понимания используемых понятий и терминов, символов, т.е. наличие семантических барьеров коммуникативного взаимопонимания и взаимодействия.
Большое количество промежуточных звеньев в коммуникативной цепи.
.3 Информация как фактор оптимизации работы механизмов системы управления бизнесом
Термин «информация» используется в двух значениях: как уменьшение неопределенности в отношении ожидаемых событий и как значимое сообщение, некая сущность коммуникационного потока, ресурс.
Каждая управляющая система с замкнутым контуром есть совокупность субъекта и объекта управления, взаимодействие между которыми происходит через каналы прямой и обратной связи, по которым проходят потоки информации. Сам процесс управления совершается по единой схеме, предусматривающей получение, хранение, обработку и передачу информации; информация - неотъемлемая часть управленческого процесса [5, с.92].
Информационное обеспечение управления - практика технологизации управленческого процесса (и учебная дисциплина для госслужащих), которая обусловливает воздействие информации на все элементы управленческой деятельности, предоставление всем звеньям и работникам необходимой профессиональной, экономической, правовой и другой информации.
С информацией работают все специалисты управления, но затраты времени у них структурируются по-разному.
Таблица 1 Ориентировочное распределение рабочего времени управленческого персонала, % [5, с.93]
| Категории персонала | Подготовка информации | Выработка и принятие решений | Организация реализации решений |
| Руководители, выполняющие организационно-административные операции | 10-20 | 50 | 40-30 |
| Специалисты и ответственные исполнители, выполняющие аналитико-конструктивные операции | 50 | 30 | 20 |
| Технический персонал, выполняющий информационно-технические операции | 80 | | 20 |
По своему целевому назначению в процессе управления информационно-технические операции разделяются на следующие классы:
. Документационные. На работу с документацией, как показывает практика, специалисты тратят до 15% рабочего. времени. Большую часть своего рабочего дня на этот класс операций расходуют работники штата технических исполнителей: работники канцелярий, делопроизводители, архивариусы, операторы, машинистки, стенографистки и т.д.
. Первично-счетные и учетные операции, содержание и объем которых обусловлены номенклатурой и количеством объектов и показателей, подлежащих учету, измерениям, регистрации. Затраты труда на эти операции зависят от применяемых методов и средств их выполнения, а сокращение - от автоматизации процессов получения данных.
. Коммуникативно-технические операции, обеспечивающие взаимосвязь работников с помощью различного рода технических средств.
. Вычислительные и формально-логические операции - все операции по переработке информации, выполняемые специалистами или техническими исполнителями (в зависимости от сложности) на ручных счетных инструментах, а также с помощью вычислительной техники.
Управленческие операции с информацией могут быть разделены на группы.
Выделяют следующие виды управленческих операций:
по характеру преобразования информации - на стереотипные, которые выполняются по заранее разработанным инструкциям и методикам, и эвристические, связанные с творческим поиском;
по степени механизации на ручные, машинно-рутинные, автоматизированные и аппаратурные. Эта классификация отражает технологическую регламентацию процессов труда и выбор методов выполнения.
Виды информации, используемой в управлении [5, с.94]:
по типу отражаемых отношений - технико-технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая;
по масштабам отражаемого объекта - федеральная (общегосударственная), региональная, местная;
по отраслям (сферам) жизнедеятельности общества - промышленная, сельскохозяйственная, военная, образовательная и т.п.;
по структурированности - систематизированная и несистематизированная;
по характеру носителя - документированная и вербальная.
по структуре делится на распорядительную, координационную, контрольно-оценочную, плановую и т.д.
В государственных организациях и учреждениях информационную структуру обычно подразделяют на научную и управленческую документацию. Научная информация не структурируется по иерархии, формируется не руководителями или специалистами по обеспечению информацией, а пользователями. Информационные потоки здесь децентрализованы и определяются только теми, кто запрашивает ту или иную информацию.
по источнику поступления делится на внутреннюю и внешнюю.
Внутренняя информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации и используется внутри ее для осуществления процессов принятия решений
, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Использование ее характеризуется высокой степенью регламентированности в отношении предоставления и использования.
Значительный объем внутренней информации занимает исходная информация:
организационно-хозяйственная - сведения о состоянии системы управления, о кадрах, материально-техническом, административно-хозяйственном обеспечении и службах (МТС, АХС) и т.п.;
оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т.е. отражающая ход производственно-управленческого процесса.
Еще более регламентированный вид внутренней информации - исходящая информация, т.е. документы, создаваемые в системе управления:
внутреннего пользования, доступные правкам, изменениям;
для выдачи во внешние системы, форма которых в большинстве случаев определена и не может подвергаться изменениям.
Информация об управляющих воздействиях по содержанию является одним из видов оперативно-технической информации, так как включает сведения о функционировании подразделений, осуществляющих принятие решений для поддержания системы в заданных рамках, режимах. Форма их предоставления - приказы, распоряжения, инструкции, т.е. текстовые документы, язык которых близок к естественному. Регламентированность заключается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы его выражения многообразны. Из регламентированности вытекает возможность стандартизации, унификации, построения стандартных бланков и т.д. Еще одно проявление регламентированности заключается в заданности временных и ситуационных характеристик.
Внешняя информация - сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сообщений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды также невозможны и необходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и многообразного использования первичных документов.
Внешняя информация может быть разделена на подвиды: дескриптивная и прескриптивная (нормативная).
Дескриптивная информация отражает сведения о наблюдаемых свойствах социальных управляемых объектов.